Innovación

El mundo está cambiando a un ritmo sin precedentes, y queremos aplicar lo mejor de esos cambios al entorno de la gestión de conferencias. Poniendo la innovación en el primer plano de su estrategia de perfeccionamiento continuo, el Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias sigue centrándose en su función principal, a saber, prestar servicios de reuniones y de documentación de gran calidad de manera eficiente y eficaz, y mejorando su desempeño al respecto.

A lo largo de los años el Departamento ha introducido una amplia gama de innovaciones en todos los aspectos de la gestión de conferencias y sigue aprovechando el potencial de los sistemas tecnológicos avanzados y ajustando sus métodos de trabajo en aras de la constante modernización y mejora de sus operaciones en Nueva York y en las Oficinas de las Naciones Unidas en Ginebra, Nairobi y Viena. Se han añadido nuevas características a las herramientas existentes para ampliar su alcance, diversificar sus funciones y facilitar su utilización, y se han puesto en marcha mecanismos novedosos para simplificar los procedimientos y mejorar la experiencia de los clientes. También se han desarrollado aplicaciones desde cero para generar más inteligencia institucional de gran valor y, cuando ha sido posible, se han introducido innovaciones a nivel global que se han integrado con los sistemas institucionales existentes. En algunos casos se han compartido además con otras entidades de las Naciones Unidas.

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Innovación en los servicios intergubernamentales

e-deleGATE: acceso digital a los servicios de la Secretaría en todo momento y lugar

A fin de racionalizar los servicios intergubernamentales prestados a las delegaciones de los Estados Miembros y facilitar aún más sus negociaciones y deliberaciones, el Departamento desarrolló y puso en marcha en 2018 el portal e-deleGATE. El portal, plataforma integral de servicios electrónicos prestados por la Secretaría, permite a los delegados autorizados acceder a los servicios de la Secretaría a cualquier hora y desde cualquier lugar. Entre toda la gama de servicios digitales que ofrece e-deleGATE cabe destacar los siguientes:

  • e-Speakers, para inscribir a nuevos oradores en una lista de oradores
  • e-Sponsorship, para abrir proyectos de resolución al patrocinio y sumarse a los patrocinadores de un proyecto de resolución
  • e-Submission, para presentar proyectos de resolución a la Secretaría
  • e-Voting intention, para presentar una intención de voto que se recogerá en las actas oficiales de la sesión
  • e-List of participants, para inscribir una lista de delegaciones para los respectivos órganos intergubernamentales
  • e-Credentials, para presentar credenciales electrónicas para los períodos de sesiones de la Asamblea General y las conferencias de las Naciones Unidas
  • e-Decisions, para publicar los proyectos de texto de las decisiones de la Asamblea General
  • CandiWeb, para proporcionar información actualizada sobre las próximas elecciones en los respectivos órganos intergubernamentales
  • Committee Place, para publicar documentación relacionada con la labor de los respectivos órganos intergubernamentales
  • Committee Announcement, para publicar y registrar anuncios de la Secretaría sobre la labor de los respectivos órganos intergubernamentales
     

Los servicios de e-deleGATE se ofrecen actualmente al pleno de la Asamblea General, las Comisiones Principales y otros órganos subsidiarios de la Asamblea General; al Consejo de Seguridad y algunos de sus órganos subsidiarios; al Consejo Económico y Social y algunos de sus órganos subsidiarios; y, en ocasiones, a las conferencias de las Naciones Unidas.

En su resolución 72/313, la Asamblea General alentó a los Estados Miembros a que, en la medida de lo posible, hicieran pleno uso de los servicios electrónicos que brindaba la Secretaría, a fin de economizar en los costos y reducir el impacto ambiental y mejorar la distribución de documentos y, a ese respecto, solicitó a la Secretaría que continuara mejorando, armonizando y, cuando procediera, unificando esos servicios, en el marco del portal e-deleGATE, en particular que se mantuviera la práctica de distribuir toda la correspondencia oficial de las Naciones Unidas dirigida a los Estados Miembros.

 

Innovaciones en la gestión de reuniones

gMeets (One-Stop Shop)

Para la gestión de reuniones, en los 15 últimos años el Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias ha utilizado y mejorado continuamente el sistema gMeets, que es la herramienta principal de gestión de las reuniones, de manera que abarca toda la variedad de actividades relacionadas con las reuniones en Nueva York y en otras entidades de las Naciones Unidas, entre ellas las Oficinas de las Naciones Unidas en Ginebra, Viena y Nairobi, las Comisiones Económicas para Europa y África, las Comisiones Económicas y Sociales para Asia y el Pacífico y Asia Occidental, el Organismo Internacional de Energía Atómica, la Organización de Aviación Civil Internacional y la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura.

gMeets se utiliza a lo largo del ciclo de vida de las reuniones encomendadas, en que ofrece una verdadera experiencia de planificación de conferencias de principio a fin, que comienza con el examen de los proyectos de resolución para determinar las consecuencias para los servicios de conferencias y se extiende a la planificación del calendario, la ejecución y la evaluación posterior a la ejecución.

Diario de las Naciones Unidas

El Diario de las Naciones Unidas, publicación emblemática del Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias, es la fuente de la información más actualizada y detallada sobre las reuniones del día y de próxima celebración en la Sede de las Naciones Unidas. Abarca las reuniones oficiales convocadas por los órganos intergubernamentales; las consultas oficiosas convocadas por las delegaciones para examinar proyectos de propuesta; y otras reuniones organizadas por los Estados Miembros, los departamentos y oficinas de la Secretaría y otras entidades de las Naciones Unidas. Además, también proporciona una amplia gama de información útil, como la lista diaria de documentos publicados en la Sede; firmas o ratificaciones de tratados multilaterales; resúmenes de sesiones oficiales pasadas; anuncios de los departamentos y oficinas de la Secretaría; y demás información general de interés. En la sección de otros eventos, reservada exclusivamente a los anuncios de las Misiones Permanentes y de Observación, se destacan las reuniones informativas paralelas y los eventos paralelos que los Estados Miembros desean dar a conocer ampliamente. Todo el contenido relacionado con las reuniones oficiales, incluidos sus resúmenes, está disponible en los seis idiomas oficiales. El sitio web del Diario, multilingüe, fácil de usar y actualizado en tiempo real, también es compatible con teléfonos inteligentes y tabletas, y ofrece una versión en PDF del Diario generada automáticamente.

 

Innovaciones en la gestión de documentos

gDoc

El proyecto gDoc 2.0 tiene por objeto crear un único sistema mundial de flujo de trabajo y gestión de la capacidad en relación con los documentos que sustituya a varios sistemas existentes que funcionan por separado (gDoc, DCPMS, CMA, etc.). gDoc 2.0 consistirá en una serie completa de módulos de interfaz para los clientes, planificación, gestión, procesamiento y publicación de documentos para apoyar la coordinación a nivel mundial del flujo de trabajo y la gestión de la capacidad en relación con los documentos. El nuevo sistema se implantará en los cuatro lugares de destino con servicios de conferencias, las comisiones regionales y otras organizaciones internacionales. Su amplia base de usuarios abarca usuarios y contratistas tanto de la Secretaría como de fuera de ella. gDoc 2.0 tendrá un impacto considerable en la gestión y la cadena de procesamiento de la documentación en el Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias al favorecer la adopción de prácticas y modelos institucionales armonizados, modernizados y racionalizados.

Desde mediados de 2018 se han implantado algunos módulos comunes y de apoyo de gDoc 2.0 y se han puesto en marcha varios componentes del flujo de trabajo que permiten a los usuarios, entre otras cosas, presentar o examinar las consecuencias para los servicios de conferencias de las resoluciones de la Asamblea General y el Consejo Económico y Social, y presentar y examinar programas de publicaciones para su aprobación por la Junta de Publicaciones de las Naciones Unidas. Se prevé que el sistema con todos sus componentes principales esté disponible en 2020.

gText

El proyecto global gText proporciona a los traductores internos y por contrata de los cuatro lugares de destino en que hay servicios de conferencias, las comisiones regionales y otras entidades de las Naciones Unidas una serie completa y uniforme de herramientas lingüísticas basadas en Internet, así como acceso ininterrumpido a la información de referencia necesaria para una traducción de calidad. El proyecto se puso en marcha para aumentar la calidad y la eficiencia de la traducción y los procesos conexos.

Al transformar radicalmente los métodos de trabajo en la cadena de procesamiento de la documentación multilingüe, el proyecto gText ha proporcionado un conjunto de herramientas que satisfacen las necesidades muy específicas del personal lingüístico de las Naciones Unidas. Constantemente se introducen mejoras y novedades en la serie de herramientas de gText.

En la base de las innovadoras herramientas desarrolladas en el marco del proyecto gText se encuentran dos aplicaciones cruciales: UNTERM, la base de datos terminológica de las Naciones Unidas, y eLUNa, una herramienta de traducción asistida por computadora que combina la detección automática de las frases traducidas con anterioridad y de la terminología establecida con el acceso a la traducción automática. Leer más

 

Innovaciones relacionadas con los recursos humanos

Concursos para la contratación de personal lingüístico

Creación de más trayectorias profesionales para el personal lingüístico

Habida cuenta de que las combinaciones de idiomas y los conocimientos que se exigen a los traductores, editores y redactores de actas literales de las Naciones Unidas que trabajan en un mismo idioma son muy semejantes, en 2017 se introdujeron exámenes combinados para la contratación de traductores (o traductores/redactores de actas resumidas), editores y redactores de actas literales. De ese modo no solo se ha reducido el número de exámenes que deben realizarse, sino que se han creado listas de candidatos capaces de desempeñar múltiples funciones, lo que ofrece más trayectorias profesionales para los candidatos y da lugar a una fuerza de trabajo más versátil para la Organización.

Ampliación de la reserva de candidatos y exámenes más accesibles para la contratación por las Naciones Unidas

1. Exámenes totalmente a distancia

Después de las progresivas experiencias piloto de las pruebas a distancia realizadas en 2015 y 2016, los concursos para traductores, editores y redactores de actas literales organizados desde 2017 se han celebrado totalmente a distancia, lo que permite a los candidatos de cualquier parte del mundo presentarse a los exámenes desde el lugar de su elección, siempre que tengan acceso a una computadora y conexión a Internet. Para garantizar la integridad del proceso, los exámenes se realizan de manera simultánea para todos los candidatos, con plazos de entrega ajustados para cada una de las tareas, y se supervisa a los candidatos mientras están haciendo el examen mediante un componente de vigilancia por vídeo y un programa informático de grabación de pantalla diseñado para este fin. Además, una de las tareas se hace de forma presencial en la entrevista de la etapa final. El paso a los exámenes totalmente a distancia ha aumentado considerablemente la accesibilidad de los exámenes para los candidatos que antes no tenían posibilidad de participar porque, por circunstancias financieras, físicas o de otro tipo, no podían viajar a otra ciudad o país para hacer el examen. El Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias fue galardonado con el Premio del Secretario General a la Innovación de 2018 por su papel en la creación del sistema de exámenes en línea de las Naciones Unidas.

2. Exención de los requisitos de tercer idioma para atraer a candidatos de África y de América Latina y el Caribe

Habida cuenta de la elevada proporción de trabajo de traducción que se realiza a partir del inglés, la importancia de los conocimientos especializados para los traductores y otros profesionales lingüísticos y el mandato de aumentar el número de candidatos de África y de América Latina y el Caribe, donde los lingüistas en su mayoría están formados y trabajan en un único segundo idioma, en los últimos exámenes para traductores, editores y redactores de actas literales de francés y español se suprimió para los titulados en las materias pertinentes el requisito tradicional de tener un excelente conocimiento de dos idiomas distintos del idioma principal. Se pide a los candidatos seleccionados con solo un segundo idioma que agreguen un tercer idioma después de la contratación, del mismo modo que otros profesionales lingüísticos agregan un cuarto, quinto o incluso sexto idioma a lo largo de su carrera en las Naciones Unidas.

Como resultado de estas dos innovaciones, junto con una labor más activa para llegar a los posibles candidatos, el número de candidatos de los exámenes se ha disparado en comparación con los anteriores exámenes celebrados en centros designados y para los que se exigían tres idiomas. La participación de candidatos de África y de América Latina y el Caribe, en particular, ha aumentado espectacularmente en los exámenes en los que cabe esperar que participen más candidatos de esas regiones debido a sus combinaciones de idiomas.

Marco de gestión del rendimiento Agile

En 2018, la División de Documentación se sumó a un proyecto piloto dirigido por la Oficina de Recursos Humanos destinado a poner a prueba un enfoque innovador de la gestión de la actuación profesional y el perfeccionamiento del personal basado en evaluaciones de 360 grados (evaluaciones por calificadores múltiples). En el proyecto piloto participó un grupo integrado por directivos y personal de todos los servicios de traducción. Su primera tarea fue participar en sesiones de capacitación sobre cómo dar y recibir retroalimentación utilizando los programas informáticos especializados que se habían seleccionado para el proyecto. Después, se alentó a los funcionarios a que intercambiaran sus valoraciones con sus colegas, jefes y supervisores directos. El proyecto piloto constaba de tres ciclos de retroalimentación programados en que se invitaba a los participantes a que transmitieran sus valoraciones a sus colegas en función de categorías y atributos predefinidos relacionados con el marco de competencias de las Naciones Unidas. Los participantes también utilizaron la plataforma para intercambiar retroalimentación de manera ocasional y expresar elogios y reconocimiento mutuos. A lo largo del proyecto piloto la División colaboró estrechamente con el equipo de la Oficina de Recursos Humanos para adaptar el proyecto a las necesidades específicas de la División, informar sobre los problemas encontrados y comunicar las preocupaciones y sugerencias relativas a las características del instrumento informático utilizado para intercambiar valoraciones. Una vez concluido el proyecto piloto, los participantes asistieron a sesiones de intercambio de experiencias en que reflexionaron juntos sobre los desafíos que había supuesto dar y recibir retroalimentación durante el proyecto.

Convencida de que una sólida cultura de retroalimentación es vital para nuestras operaciones y para el perfeccionamiento del personal, la División ha desempeñado un papel proactivo en este proyecto transformador, habiéndolo adoptado como un valioso instrumento que tiene el potencial de ayudar a mejorar el rendimiento y la comunicación, crear equipos más fuertes y elevar la moral del personal, contribuyendo en última instancia a mejorar la calidad de la prestación de servicios.

 

Innovación en la formación

SPOT – autoaprendizaje en línea para el personal lingüístico.

La División de Documentación de Nueva York ha elaborado una herramienta de autoaprendizaje en línea denominada SPOT (por la sigla en inglés de “self-paced online training” (“formación en línea a su propio ritmo”)), que contiene materiales, orientación, actividades de aprendizaje y otros recursos para apoyar el desarrollo profesional continuo de su personal. SPOT reduce la duplicación y agiliza el intercambio de conocimientos entre los servicios lingüísticos, al tiempo que añade otra herramienta para complementar los otros tipos de formación puestos a la disposición del personal lingüístico. La herramienta también sirve como repositorio central de materiales de formación. El contenido está siendo creado por pequeños equipos de los propios servicios de traducción, de modo que puede ser actualizado y ampliado fácil y rápidamente a medida que evolucionen las necesidades de formación. SPOT fue presentado en Nueva York en abril de 2020. En una etapa posterior, el proyecto podría ampliarse a los demás servicios lingüísticos, como los de redacción de actas literales y de interpretación, y a los demás lugares de destino con servicios de conferencias.

 

Otras innovaciones

Estudio sobre los datos y la cadena de suministro: prestación integrada de servicios de conferencias

El Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias ha iniciado un estudio sobre el diseño y la prestación de servicios de conferencias. Este estudio, basado en el concepto de la fuente única de información (SSOT por la sigla en inglés de “single source of truth”), examina cómo los datos fluyen y se enriquecen con diversos procesos a medida que se desplazan a lo largo de la cadena de suministro. Mediante este estudio, el primero de este tipo en la esfera de los servicios de conferencias, el Departamento está tratando de integrar la labor que ha realizado durante más de una década en la esfera de la innovación para adaptarse al futuro del trabajo, en que las máquinas pueden hacer lo más insignificante y el personal puede centrarse en las tareas que agregan valor.

El Departamento toma este estudio como punto de partida para vincular la prestación de su gama de servicios de conferencias, incluidos los servicios lingüísticos (traducción e interpretación) y de apoyo técnico a través de una cadena de suministro para la entrega de sus procesos y productos, tales como datos relacionados con votaciones, patrocinadores, declaraciones de los Estados Miembros o documentación, documentos oficiales, resoluciones y decisiones. La cadena de suministro apoyará el uso de datos y metadatos, reunidos o actualizados en su ubicación principal, para entregar documentos aptos para la lectura mecánica, escritura robótica e inteligencia institucional. El acceso a datos que sean auténticos, pertinentes y referenciables, en que cada elemento de datos se gestione o edite en un solo lugar, no solo permitirá romper los compartimentos estancos y detectar la duplicación de tareas, sino que también aportará eficiencia.

El estudio, que se prevé terminar en 2020, tiene por objeto lograr una transformación de la cultura del Departamento a medida que los procesos de la cadena de suministro prestan servicios de manera integrada y motivar al mismo tiempo un cambio de paradigma al añadir los conocimientos de datos como un idioma más en la canasta de competencias del Departamento, haciendo que la mera acumulación de datos quede como una práctica del pasado.

 

Innovación en la División de Gestión de Conferencias de la Oficia de las Naciones Unidas en Ginebra

En su labor de organización de conferencias, la División de Gestión de Conferencias tiene como objetivo la creación de un entorno que facilite los intercambios productivos entre los delegados, dando la máxima prioridad a la prestación de servicios de interpretación y traducción de alta calidad, la agilidad de los procesos administrativos, la eliminación de las tensiones logísticas y la eficacia de la circulación de la información y la comunicación. La División pone todo su empeño en que las necesidades de los clientes sean el eje de sus actividades. La inversión continua en innovación ayuda a la División a responder a esas necesidades para que los Estados Miembros puedan trabajar con mayor rapidez y eficacia. En los últimos años, el personal de la División ha iniciado, impulsado o implementado innovaciones en esferas clave, tales como el registro de participantes en las reuniones (Indico), el apoyo a la adopción de decisiones de planificación (herramienta de visualización del volumen de trabajo), las publicaciones digitales (informe anual de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra), los flujos de trabajo administrativos y las relaciones con los clientes.

En 2019, en el marco de su enfoque estratégico en la orientación al cliente y la adaptabilidad, la División realizó una evaluación detallada de las necesidades de las organizaciones clientes en ese año titulada “Conferencing Today and Tomorrow” (Las conferencias hoy y mañana). El tema del proyecto era la forma de mejorar la experiencia de los Estados Miembros y las secretarías sustantivas en materia de conferencias en la actualidad, y la forma en que sus necesidades podían evolucionar en los cinco a diez años venideros. Al examinar tanto las necesidades existentes como las emergentes, la División analizó los servicios, las innovaciones y las tecnologías de conferencias que podrían servir para apoyar los procesos intergubernamentales en la actualidad y en el futuro.

Servicios de asesoramiento y orientación para reuniones

Se elaboró un amplio compendio de servicios en consulta con la División y las partes interesadas de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra (ONUG) para satisfacer las necesidades de los clientes y proporcionar una orientación clara en cada etapa de las fases de planificación y ejecución de las principales conferencias y eventos en que participan múltiples proveedores de servicios.

Servicio de voz a texto

En colaboración con la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual se llevó a cabo el proyecto FAST (“Fully Automated Speech to Text”) para adaptar la herramienta de reconocimiento del habla elaborada por esa entidad para los clientes.

Mecanismo de retroalimentación sobre los servicios de reuniones

Se trata de un mecanismo sencillo para proporcionar retroalimentación inmediata al término de las reuniones sobre la experiencia de los participantes y los principales servicios recibidos de la ONUG.

Calculadora de estimación de gastos de conferencias extrapresupuestarias

La División ha puesto en funcionamiento en autoservicio una calculadora para estimar los gastos de las reuniones extrapresupuestarias. El propósito de la calculadora es ayudar a los clientes en la planificación financiera de reuniones y eventos al permitir planificar los gastos en servicios de conferencias a partir de escenarios. Los clientes pueden seleccionar los servicios que desean incluir en la reunión (como interpretación, documentación o servicios audiovisuales), y al instante obtienen una estimación provisional de los gastos que entrañará la reunión. También pueden modificar su selección para obtener otra estimación de los gastos en función de la inclusión o exclusión de determinados servicios de gestión de conferencias.

Procedimiento operativo estándar para la organización de reuniones accesibles

La División ha publicado un procedimiento operativo estándar para la organización de reuniones accesibles con miras a aplicar en la ONUG la Estrategia de las Naciones Unidas para la Inclusión de la Discapacidad. El procedimiento ofrece a los organizadores de las reuniones orientación detallada, paso a paso, sobre todas las etapas del proceso, desde los anuncios accesibles de conferencias hasta los procedimientos de acreditación y la realización de eventos inclusivos.

Creación de una cultura de innovación

La División ha puesto en marcha un equipo interno de innovación para fomentar una cultura de la creatividad y proporcionar un foro en que las nuevas ideas se hagan pasar de concepto a realidad. Presentado a raíz de un desafío de 100 días para la innovación, el equipo tiene una configuración ágil que permite a sus integrantes actuales dedicar una cantidad limitada de tiempo a los proyectos de innovación, y una composición en que los miembros del equipo rotan cada trimestre. El grupo investiga el modo en que las tecnologías y métodos emergentes pueden mejorar la oferta de servicios a los clientes y se ocupa de incubar ideas y llevarlas a la fase de prototipo. Entre los proyectos piloto derivados de esta iniciativa cabe mencionar la elaboración de estudios junto con instancias académicas sobre el impacto de las tecnologías emergentes en los servicios de conferencias y la celebración de eventos con organizaciones internacionales y misiones permanentes sobre los cambios que está trayendo la tecnología al terreno de las conferencias intergubernamentales. Otros proyectos consisten en la introducción de una lista de oradores automatizada para los delegados en las salas de reuniones; la revitalización y modernización de los formatos de la documentación; y el uso del análisis predictivo para optimizar los tiempos de espera y automatizar las soluciones de voz a texto. Los proyectos con una prueba del concepto satisfactoria se promueven dentro de la División y se utilizan para mejorar la oferta de servicios a los delegados de las reuniones.

Innovación en materia de publicaciones

La División enriquece la experiencia que ofrece a los lectores al desdibujar los límites entre los productos impresos y digitales. El equipo de impresión con certificado ISO aplica las mejores prácticas a los productos físicos, como el empleo de tintas vegetales, la adopción de formatos de impresión originales y la potenciación de la experiencia táctil mediante el uso de barnices y troquelados. El galardonado equipo de diseño y multimedia ofrece experiencias innovadoras y atractivas a través de la realidad virtual inmersiva, las presentaciones visuales basadas en la narración y las publicaciones en línea totalmente adaptables. Los productos web del equipo favorecen una experiencia de lectura sin contratiempos en todas las plataformas y dispositivos. El equipo fue asignado a trabajar en las dos últimas ediciones del informe del Secretario General.

 

Innovaciones en el Servicio de Gestión de Conferencias de la Oficina de las Naciones Unidas en Viena

El Servicio de Gestión de Conferencias de la Oficina de las Naciones Unidas en Viena (ONUV) desempeñó un papel innovador en la evolución de los servicios de conferencias al crear muchas de las herramientas de tecnología de la información que se utilizan actualmente en todos los lugares de destino. Esas aplicaciones heredadas ayudaron a sentar las bases de los instrumentos de gestión global integrada y muchas siguen apoyando los procesos institucionales del Departamento. Además de gText y gMeets, el personal de tecnología de la información de Viena también desarrolló la herramienta eCorrespondence, la aplicación de gestión de contratistas CMA y el programa de asignación de intérpretes eAPG.

El Servicio de Gestión de Conferencias creó asimismo una ventanilla única para los delegados llamada VIC Online, una plataforma accesible, intuitiva y sin papel donde los participantes en las conferencias pueden encontrar información actual e histórica aportada por las organizaciones con sede en Viena. Además de documentos para reuniones, grabaciones digitales y publicaciones periódicas, la plataforma también proporciona información útil sobre la orientación, el transporte público y los servicios del Centro Internacional de Viena.

En la presente etapa, la innovación en el Servicio de Gestión de Conferencias es más importante que nunca. Las soluciones creativas están ayudando al Servicio a absorber un volumen de trabajo cada vez mayor y a cumplir sus mandatos pese a la mengua de los recursos. Las innovaciones también están ayudando a la fuerza de trabajo a ser más flexible y ágil para afrontar mejor las necesidades y los desafíos en tiempos de cambio.

Servicios de reuniones

En 2019, el Servicio de Gestión de Conferencias prestó servicios a 6.600 reuniones, batiendo el récord anterior de 2018 y duplicando el número de reuniones de 2013. Tal tasa de crecimiento llevaría al límite los recursos de cualquier proveedor de servicios, por no hablar de uno del tamaño del Servicio, que carece de puestos de plantilla de personal de sala. Dado que el Servicio recurre a una lista de preselección de personal contratado a corto plazo para prestar servicios en las salas de reuniones, se adoptó un enfoque innovador para garantizar los más altos niveles de calidad. La Dependencia de Gestión de Reuniones creó un programa de capacitación adaptado para el personal temporal de las salas de reuniones, que abarcaba la sensibilización sobre la discapacidad y cuestiones de seguridad, servicio al cliente y etiqueta. Como prueba del éxito del programa, el 94 % de los participantes en conferencias encuestados en 2019 dieron calificaciones positivas a la cortesía y profesionalidad del personal auxiliar de reuniones.

Documentación y publicaciones

En los últimos tiempos, los clientes de todas las organizaciones con sede en Viena han venido solicitando una amplia gama de productos modernos de publicación electrónica que transmitan la información con eficacia y tengan un impacto ambiental mínimo. El personal de la Dependencia de Publicación Electrónica del Servicio tenía la experiencia necesaria para crear esos productos, pero su capacidad no era suficiente para seguir el ritmo de la demanda. La dirección del Servicio encontró la solución perfecta aprovechando el talento de las dependencias de procesamiento de textos. Desde 2018, los procesadores de textos han recibido capacitación en el uso del programa Adobe InDesign, gracias a lo cual han podido absorber parte del trabajo de composición de la Dependencia de Publicación Electrónica, de modo que los diseñadores gráficos puedan centrarse en los proyectos más técnicos. Los clientes aprecian los productos de vanguardia que han pasado a estar disponibles y el personal ha tenido oportunidad de diversificar sus habilidades, una innovación en que todo el mundo han salido ganando.

De manera semejante, los traductores del Servicio pronto tendrán la oportunidad de ampliar y perfeccionar sus habilidades profesionales. La secretaría de la Convención contra la Corrupción en Viena presenta periódicamente resúmenes en nombre de los Estados Miembros para que se procesen en el Servicio. En el pasado, el Servicio proporcionaba traducciones de estos resúmenes “tal como se recibieron” (es decir, sin editar), ya que la Dependencia de Control Editorial solo se ocupa de los documentos en inglés. Esta forma de trabajar hacía particularmente difícil asegurar la coherencia de la terminología y el estilo de los resúmenes. A título experimental, a partir de la primavera de 2020, estos resúmenes están siendo editados primero en su idioma original, por traductores, antes de ser remitidos para su traducción a las secciones de otros idiomas. Al sacar así pleno partido de las habilidades de los traductores, el Servicio está armonizando sus prácticas con la idea que subyace al examen de contratación combinado del Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias para traductores, redactores de actas, editores y redactores de actas literales.

Multilingüismo

Los clientes del Centro Internacional de Viena están interesados en desarrollar sitios web multilingües y solicitan al Servicio traducciones de alta calidad para ese fin. Sin embargo, la transferencia del contenido recién traducido a un sitio web va un paso más allá del proceso de traducción tradicional, que suele concluir con archivos Word y PDF. Esta exigencia suponía un escollo para los clientes que carecían de los conocimientos necesarios para transferir ellos mismos el contenido multilingüe. A fin de satisfacer esta nueva necesidad, el Servicio ha estado recurriendo a los conocimientos técnicos y la flexibilidad del personal. Para el reciente relanzamiento en todos los idiomas oficiales (y en alemán) del portal de Internet de las organizaciones con sede en Viena, los procesadores de textos de las secciones de traducción al árabe, chino y ruso introdujeron los textos traducidos directamente en el sistema de gestión de contenidos. Al hacerlo, también comprobaron la concordancia de la traducción y se aseguraron de que la disposición gráfica del contenido fuera coherente. A través de Twitter, la Directora General de la ONUV y Directora Ejecutiva de la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito celebró la gran contribución del portal web para aumentar la visibilidad mundial del sistema de las Naciones Unidas en Viena y su labor en relación con los Objetivos de Desarrollo Sostenible.

Las pequeñas innovaciones pueden tener un gran impacto. En junio de 2019 el Servicio introdujo un nuevo bloque de firma de correo electrónico para promover el multilingüismo. Elaborado por diseñadores gráficos del Servicio, el bloque de firma presenta un ícono de megáfono, seguido de la frase “Soy multilingüe” y una lista de los idiomas que habla el miembro del personal. El bloque de firma, que ahora aparece en la correspondencia electrónica de más de 180 miembros del personal, ha recibido elogios de toda la Organización. Otras oficinas en Viena también han expresado interés en adoptar el componente de multilingüismo en sus propios bloques de firma.

Cuestionario de infoentretenimiento para los delegados

Las valoraciones de los participantes en las reuniones proporcionan una valiosa información sobre el desempeño del Servicio y los aspectos que podría haber que mejorar. Sin embargo, la tasa de respuesta de Viena a la encuesta global eSurvey siempre ha sido baja. El Servicio palió esta carencia creando su propio cuestionario, en un formato entretenido y adaptado a los móviles, que puede rellenarse en varios dispositivos al salir de las salas de reuniones. Desde el lanzamiento de este cuestionario de infoentretenimiento, el número de delegados que han presentado valoraciones se ha multiplicado, proporcionando una gran cantidad de datos sobre todos los aspectos de los servicios de conferencias, incluyendo la interpretación, la documentación, el apoyo en las salas, las instalaciones y otros servicios.

Accesibilidad

El Servicio está procurando mejorar la accesibilidad en todo el Centro Internacional de Viena. Recientemente encargó un estudio al Consejo Austríaco de Discapacidades para evaluar las necesidades de medidas correctivas a fin de eliminar los obstáculos al acceso a las conferencias. Las conclusiones del Consejo, resultado de las visitas in situ de personas con discapacidad visual, auditiva, cognitiva y de movilidad, se compartieron con todos los asociados de los servicios de conferencias del Centro Internacional de Viena. Desde la iniciación del informe y las visitas in situ, ya se está actuando en relación con varias recomendaciones, como la instalación de puertas automáticas y ascensores accesibles. Además, el Servicio tiene previsto adquirir las tecnologías de apoyo y el mobiliario adaptable recomendados a fin de establecer un Centro de Accesibilidad para los participantes en las conferencias.