Seguimiento y evaluación
Para que la labor del Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias se lleve a cabo respetando plenamente los mandatos de los órganos intergubernamentales y para mejorar los procesos que aumentan la eficiencia y la eficacia, la Dependencia de Evaluación, Análisis y Supervisión de la Sección de Apoyo a la Gestión, que pertenece a la División de Planificación Central y Coordinación, realiza periódicamente actividades de seguimiento y evaluación en varias esferas: gestión de documentos, traducción, gestión de reuniones, interpretación e impresión.
La Dependencia lleva a cabo análisis para garantizar una mayor transparencia y rendición de cuentas en la gestión de conferencias, lo que permite a los Estados Miembros y al personal directivo superior tomar decisiones fundamentadas acerca de las políticas y los procesos. También prepara análisis estadísticos de los indicadores clave del desempeño y formula recomendaciones para resolver los problemas detectados. En lo que respecta al seguimiento, los dos principales productos analíticos son el informe del Comité de Conferencias y la información que complementa el informe del Secretario General sobre el plan de conferencias.
Además de realizar actividades de seguimiento permanente y elaborar informes periódicos, la Dependencia hace evaluaciones a fondo para analizar en más detalle cuestiones específicas de la gestión de conferencias. El Departamento elaboró y actualizó recientemente su propia política de evaluación, partiendo de las normas y los estándares establecidos por el Grupo de Evaluación de las Naciones Unidas. Los resultados y las recomendaciones de las evaluaciones han ayudado a cumplir los objetivos estratégicos del Departamento y a mejorar y modernizar sus operaciones. La Dependencia también colabora con la Oficina de Servicios de Supervisión Interna y la Junta de Auditores para responder a las solicitudes que formulan esos órganos cuando hacen sus evaluaciones independientes del Departamento y efectúa un seguimiento de las recomendaciones para asegurarse de que se apliquen.
En el contexto de estas actividades, la Dependencia ha creado un registro completo de riesgos, conforme a la metodología de gestión de los riesgos institucionales, para definir los principales riesgos que corre el Departamento y las estrategias para mitigarlos. El registro de riesgos se vigila y actualiza regularmente.
Las actividades de seguimiento y evaluación del Departamento evolucionan constantemente, teniendo en cuenta las mejores prácticas metodológicas y los nuevos adelantos tecnológicos para facilitar información precisa y actualizada sobre el desempeño. Estas funciones están estrechamente relacionadas con la gestión del conocimiento, la estandarización de los procedimientos operativos y la innovación en todos los lugares de destino. Las actividades de seguimiento y evaluación contribuyen a aumentar la eficacia y la eficiencia y a mejorar el servicio que se presta a los Estados Miembros.