Gestión de documentos

Servicios de documentación y publicaciones

El Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias presta, entre otros, los siguientes servicios de documentación y publicaciones:

  • Edición
  • Traducción
  • Procesamiento de textos y autoedición
  • Impresión
  • Distribución
  • Redacción de actas oficiales de las sesiones.
     

Las consultas de índole general sobre los documentos deben dirigirse a la Sección de Gestión de Documentos (planta 12 del edificio de la Secretaría; tel.: +1-212-963-6579; correo electrónico).

Las consultas de índole general sobre la impresión y distribución de documentos y servicios conexos deben dirigirse a la Sección de Apoyo a las Reuniones (oficina L1B-100, primer sótano del edificio de la Biblioteca; tel.:+1-212-963-1483 o +1-212-963-7348; correo electrónico).

 

Traducción e impresión de documentos

Las delegaciones que deseen someter un documento al examen de un órgano de las Naciones Unidas deberán presentarlo al Secretario General o al secretario del órgano correspondiente. El personal de la Sección de Gestión de Documentos no está autorizado a aceptar directamente de las delegaciones ningún documento para su traducción o reproducción.

Los documentos se clasifican con arreglo a las categorías siguientes:

  • Serie general;
  • Serie limitada (número de serie precedido de la letra L), que comprende los documentos de carácter transitorio, como los proyectos de resolución y modificaciones. Cuando los documentos se presentan durante una sesión y se necesitan con urgencia, se traduce y reproduce inmediatamente con arreglo a disposiciones especiales una versión preliminar, que lleva la indicación “provisional” y se distribuye a los participantes en inglés únicamente. El texto editado y las traducciones revisadas se publican con posterioridad;
  • Serie reservada (número de serie precedido de la letra R), que comprende solo los documentos que, por su contenido, no se hacen públicos. Estos documentos no están disponibles en el Sistema de Archivo de Documentos;
  • Documentos de sesión (CRP) o documentos de trabajo (WP), que son documentos oficiosos en inglés o en el idioma de presentación que se utilizan en el curso de una reunión y se distribuyen únicamente a los participantes y otros asistentes a ella. Las secretarías sustantivas pueden publicarlos en sus sitios web o distribuirlos por otros medios electrónicos, pero no están disponibles en el Sistema de Archivo de Documentos.

 

Planificación de los documentos

La Sección de Gestión de Documentos gestiona la planificación de los documentos y su procesamiento una vez recibidos, y está en contacto con todos los departamentos autores de la Secretaría, los equipos de gestión de conferencias de los órganos intergubernamentales y las misiones permanentes para garantizar que la presentación de los manuscritos sea en gran medida previsible. El sistema de asignación de fechas para la presentación de documentos, implantado en 2002, permite preparar pronósticos de la carga de trabajo para que las dependencias del Departamento que procesan los documentos puedan planificar su capacidad, a fin de que los recursos se utilicen con la máxima eficiencia y los documentos se entreguen con puntualidad a los órganos intergubernamentales. La Sección coordina los documentos que deben examinar la Asamblea General, el Consejo de Seguridad, el Consejo Económico y Social y sus órganos subsidiarios en Nueva York, entre otros. Además, examina las resoluciones y las decisiones aprobadas por los órganos intergubernamentales y comprueba que todos los documentos anteriores a cada período de sesiones, es decir, los que van a examinar los órganos deliberantes en sus períodos de sesiones, se redacten y presenten de conformidad con los mandatos legislativos. La razón de ser de todo documento es el mandato, es decir la solicitud de un órgano intergubernamental de que se le presente información sobre un tema concreto para examinarla en un período de sesiones determinado y adoptar decisiones a partir de ella.

 

Procesamiento de los documentos

Para procesar la documentación, la Sección utiliza un sistema de gestión de documentos llamado gDoc que permite rastrear y gestionar el avance de cada manuscrito en todas las etapas del proceso, desde su presentación hasta su publicación como documento oficial.

 

Cómo presentar un manuscrito en gDoc

Para que un manuscrito sea procesado por el Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias debe remitirse primero a la Sección mediante la aplicación en línea gDoc. Para acceder por primera vez al sistema hay que solicitar una cuenta en la siguiente dirección: https://gdoc.un.org/pre-reg.html.

Una vez concedido el acceso, se puede solicitar el servicio rellenando electrónicamente el formulario D2, que contiene información pertinente o metadatos relacionados con el manuscrito, como la signatura, el título, los datos del autor o instrucciones especiales. Si el documento se considera extrapresupuestario, habrá que incluir también en este momento información sobre la financiación.

Tras rellenar el formulario D2 se puede finalizar la solicitud cargando el manuscrito en gDoc y enviándolo a la Sección para que lo registre, después de lo cual esta lo reenviará al proveedor de servicios pertinente para que lo procese.

Cuando se ha terminado de tramitar la solicitud de servicios, los solicitantes reciben un correo electrónico. La manera en que se entrega el producto final depende del tipo de manuscrito y de las políticas que rigen la distribución. La documentación para reuniones se publica electrónicamente y de manera simultánea en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas y, en función de los recursos a que tenga derecho cada órgano, pueden proporcionarse también copias impresas. Los documentos no destinados a reuniones, como las traducciones sin signatura, pueden descargarse directamente de gDoc, o, en ciertos casos, remitirse directamente al solicitante por correo electrónico.

Las directrices del Departamento para la presentación de documentos por gDoc contienen más información y orientaciones detalladas para usar la aplicación.

 

Distribución de los documentos para las delegaciones

Cada día se distribuye un número predeterminado de ejemplares de ciertos documentos para reuniones publicados en la Sede, que pueden recogerse en la zona de distribución situada en la planta 1B del edificio de la Biblioteca. Para modificar el número de ejemplares de documentos destinados a las delegaciones debe enviarse, al menos con dos días de antelación, una solicitud por escrito a la Jefatura de la Sección de Apoyo a las Reuniones correo electrónico).

Se pueden solicitar servicios de documentación a demanda (impresión de documentos, asistencia para acceder a los servicios en línea, etc.) en el Centro de Asistencia sobre Documentación (oficina CB-0264) y en el Mostrador de Documentos (oficina S-1B-032).

En las salas de conferencias habrá un número limitado de ejemplares de los documentos que contengan proyectos de propuesta sobre los que deban adoptarse medidas en la sesión.

También se pueden solicitar ejemplares impresos a la dirección publishing@un.org especificando la signatura del documento, los idiomas en que se necesita, el número de ejemplares y la dirección física a la que deben enviarse.

Durante las sesiones solo se podrán distribuir documentos de las Naciones Unidas.

Cualquier otra documentación necesaria se puede consultar en línea, en el Sistema de Archivo de Documentos o en el portal eStatements. Para entrar al portal no se necesitan credenciales de acceso. Los documentos también se pueden consultar a través del servicio de suscripción electrónica de las Naciones Unidas, en el que las delegaciones pueden inscribirse para recibir un correo electrónico con enlaces a la edición más reciente del Diario y a los documentos publicados cada día en la Sede.

 

Comunicaciones remitidas por los Estados Miembros para su publicación como documentos de la Asamblea General

Las delegaciones que soliciten que sus comunicaciones se publiquen como documentos de la Asamblea General deben asegurarse de que estén dirigidas al Secretario General y firmadas por el representante permanente o el encargado de negocios interino de la misión permanente ante las Naciones Unidas. En las comunicaciones es necesario indicar el período de sesiones de la Asamblea General y el número y título del tema del programa en relación con el cual se solicita la distribución, tal como figuran en el programa más reciente.

Para facilitar el procesamiento, las comunicaciones deben enviarse en formato Microsoft Word a la dirección dms@un.org. Si existen versiones en otros idiomas oficiales de las Naciones Unidas, también deben incluirse, indicando claramente cuál es el idioma original y qué versión o versiones han de usarse únicamente como referencia. El material que pueda consultarse en sitios web o en los medios informativos, como declaraciones, comunicados de prensa e imágenes, debe citarse, no incluirse en las comunicaciones.

 

Contacto

Para obtener más información llame al teléfono +1-212-963-6579 o envíe un correo electrónico.

 

Recursos