Gestion des documents
Services de documentation et de publication
Le Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences est chargé de fournir les services de documentation et de publication suivants :
- Édition
- Traduction
- Traitement de texte et publication assistée par ordinateur
- Impression
- Distribution
- Procès-verbaux de séance officiels
Pour tout renseignement d’ordre général concernant la documentation, veuillez vous adresser à la Section de la gestion des documents, située au 12e étage du bâtiment du Secrétariat, par téléphone (+1 212 963 6579) ou par courrier électronique.
Pour tout renseignement d’ordre général concernant l’impression et la distribution des documents et les services connexes, veuillez vous adresser à la Section de l’appui aux réunions, située au bureau L1B-100 au premier sous-sol du bâtiment de la Bibliothèque, par téléphone (+1 212 963 1483 ou +1 212 963 7348) ou par courrier électronique.
Traduction et impression des documents
Les délégations qui désirent soumettre des documents à un organe de l’ONU pour examen doivent les adresser au Secrétaire général ou au secrétariat de l’organe intéressé. Le personnel de la Section de la gestion des documents n’est pas autorisé à recevoir directement des délégations des documents à traduire ou à reproduire.
Les documents sont classés selon les catégories suivantes :
- Série « Distribution générale ».
- Série « Distribution limitée » (numéro d’ordre précédé de la lettre « L » dans la cote). Il s’agit de documents à caractère provisoire, comme les projets de résolution et leurs amendements. Lorsque des documents de cette catégorie sont présentés pendant une séance et doivent être utilisés sur-le-champ, des dispositions spéciales permettent qu’ils soient traduits et reproduits immédiatement à titre de version préliminaire portant la mention « Provisoire » et qu’ils soient distribués en anglais uniquement aux participantes et participants. Le texte édité et ses traductions révisées sont publiés ultérieurement.
- Série « Diffusion restreinte » (numéro d’ordre précédé de la lettre « R » dans la cote). Il s’agit uniquement de documents qui, étant donné la nature de leur contenu, ne sont pas rendus publics au moment de leur parution. Ces documents ne sont pas publiés dans le Système de diffusion électronique des documents.
- Les documents de séance (désignés par les lettres « CRP » dans la cote) et les documents de travail (désignés par les lettres « WP » dans la cote). Ce sont des documents non officiels, qui restent en anglais ou dans la langue de l’original. Ils sont utilisés en séance et ne sont distribués qu’aux participantes et participants et aux autres personnes intéressées qui assistent aux séances où ils sont examinés. Ces documents ne sont pas publiés dans le Système de diffusion électronique des documents, mais les secrétariats des organes compétents peuvent les publier sur leur site Web ou les diffuser par d’autres moyens électroniques.
Planification des documents
La Section de la gestion des documents gère la planification des documents en amont ainsi que leur traitement une fois reçus. Elle coordonne ses activités avec tous les départements auteurs du Secrétariat, les équipes des organes intergouvernementaux chargées de la gestion des conférences et les missions permanentes afin de veiller à ce que les documents soient soumis avec un degré élevé de prévisibilité. Au moyen du système de créneaux pour la soumission des documents institué en 2002, elle établit les prévisions relatives à la charge de travail des services du Département qui peuvent ainsi planifier les capacités de manière à garantir l’utilisation la plus efficace possible des ressources ainsi que la publication en temps voulu des documents destinés aux organes intergouvernementaux.
La Section est le point de contrôle des documents devant être examinés, entre autres, par l’Assemblée générale, le Conseil de sécurité et le Conseil économique et social, ainsi que par leurs organes subsidiaires à New York. Elle examine les résolutions adoptées et les décisions prises par les organes intergouvernementaux et s’assure que tous les documents d’avant session destinés aux organes délibérants, c’est-à-dire les documents qui doivent être examinés lors des sessions de ces organes, sont rédigés et soumis pour traitement conformément au mandat des organes en question. Le mandat est la « raison d’être » du document. C’est le moyen par lequel les organes intergouvernementaux demandent les informations dont ils ont besoin pour examiner une question lors d’une session donnée et prendre des décisions à ce sujet.
Traitement des documents
Pour le traitement des documents en aval, la Section utilise un système informatisé de gestion des documents appelé gDoc, qui lui permet de suivre et de gérer les différentes étapes du traitement d’un texte, de sa soumission à sa publication comme document officiel.
Comment soumettre un document dans gDoc
Les documents devant être traités par le Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences doivent d’abord être transmis à la Section au moyen de gDoc. Pour pouvoir accéder au système, les nouveaux utilisateurs doivent demander l’ouverture d’un compte à l’adresse suivante : https://conferences.unite.un.org/uc/Account/Register.
Une fois la création du compte autorisée, l’utilisateur peut soumettre une demande de service en remplissant un formulaire électronique « D2 ». Ce formulaire comporte des informations ou métadonnées relatives au document, telles que la cote, le titre, l’auteur, les instructions spéciales, etc. Si le document soumis ne relève pas du budget ordinaire, l’utilisateur doit également communiquer des informations sur le financement.
Après avoir rempli le formulaire D2, l’utilisateur peut télécharger le document dans gDoc et le transmettre à la Section pour enregistrement. Une fois enregistré, le document est alors transmis aux prestataires de services concernés pour traitement.
La personne ayant soumis le document reçoit une confirmation par courrier électronique lorsque la demande de service a été traitée. La livraison du produit final dépend du type de document et des politiques régissant la distribution. La documentation destinée aux organes délibérants est publiée simultanément dans les six langues officielles de l’ONU au format électronique. Des versions papier peuvent également être fournies si l’auteur de la demande est habilité à recevoir ce type de service. Les documents qui ne sont pas destinés aux organes délibérants, tels que les copies au net des traductions, peuvent être récupérés directement dans gDoc ou, dans certains cas, renvoyés par courriel à l’auteur de la demande.
On trouvera des informations complémentaires ainsi que des instructions détaillées sur l’utilisation de l’application dans les directives du Département relatives à la soumission de documents dans gDocPDF.
Distribution des documents à l’intention des délégations
Chaque jour, les délégations peuvent retirer au guichet situé au niveau 1B du bâtiment de la Bibliothèque un nombre déterminé à l’avance d’exemplaires des documents destinés aux organes délibérants qui sont publiés au Siège. Les délégations qui souhaitent modifier le nombre de documents à retirer doivent le faire par écrit au moins deux jours ouvrables à l’avance en envoyant un courrier électronique au ou à la Chef de la Section de l’appui aux réunions.
Pour les services à la demande (impression de documents, aide concernant les services en ligne, etc.), il convient de s’adresser au Pôle Documents (bureau CB-0264) ou au Guichet Documents (bureau S-1B-032).
Dans chaque salle de conférence, un nombre limité d’exemplaires des projets de texte à l’examen sont mis à la disposition des délégations.
Pour obtenir la version imprimée de tout document, il convient d'envoyer un courrier électronique en précisant la cote du document, les langues et le nombre d’exemplaires requis et l’adresse de livraison.
Seuls les documents des Nations Unies peuvent être distribués pendant les séances.
Tout autre document qui serait nécessaire peut être consulté via le Système de diffusion électronique des documents. Le Département propose aussi un service d’abonnement électronique (e‑Abonnement), grâce auquel les membres des délégations peuvent recevoir chaque jour, par courriel, des liens hypertextes donnant accès à la dernière édition du Journal des Nations Unies ainsi qu’aux documents publiés au Siège.
Communications des États Membres devant être distribuées comme documents de l’Assemblée générale
Pour obtenir la publication d’une communication comme document de l’Assemblée générale, les délégations doivent s’assurer que celle-ci est bien adressée au Secrétaire général et signée par le (la) Représentant(e) permanent(e) ou le (la) Chargé(e) d’affaires de leur mission permanente. La communication doit porter le numéro de la session de l’Assemblée générale ainsi que le numéro et l’intitulé du point de l’ordre du jour (le dernier en date) au titre duquel elle doit être publiée.
Une version électronique au format Microsoft Word doit être envoyée à la Section de la gestion des documents pour en faciliter le traitement. S’il existe une version du document dans une autre langue officielle de l’ONU, il convient de la joindre en indiquant qu’elle est communiquée à titre de référence et ne saurait être considérée comme l’original. Il importe aussi de faire des renvois à tout ce qui est accessible au public sur les sites Web ou par l’intermédiaire des médias (déclarations, communiqués de presse, contenu des médias sociaux ou images) plutôt que d’en reproduire le texte in extenso dans les communications.
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Pour de plus amples informations, veuillez nous contacter par téléphone (+1 212 963 6579) ou par courrier électronique.