Управление документооборотом

Услуги по обработке документации
и издательские услуги

Департамент по делам Генеральной Ассамблеи и конференционному управлению предоставляет следующие услуги по обработке документации и издательские услуги:

  • техническое редактирование
  • письменный перевод
  • обработка текстов и компьютерная верстка
  • печать
  • распространение
  • составление официальных письменных отчетов о заседаниях.
     

За информацией общего характера, касающейся документации, просьба обращаться в Секцию управления документооборотом (Documents Management Section; 12-й этаж здания Секретариата, тел. +1-212-963-6579, электрoнная почта).
За информацией общего характера, касающейся услуг по распечатыванию и распространению документов и смежных услуг, просьба обращаться в Секцию вспомогательного обслуживания заседаний (Meetings Support Section; комн. L1B-100, 1-й подвальный этаж здания Библиотеки, тел. +1-212-963-1483 или +1-212-963-7348, электронная почта).

 

Перевод и распечатывание документов

Делегации, желающие представить документы на рассмотрение какого-либо органа Организации Объединенных Наций, должны направить их Генеральному секретарю или секретарю соответствующего органа. Сотрудники Секции управления документооборотом не уполномочены принимать документы для перевода или тиражирования непосредственно от делегаций.

Существуют следующие категории документов:

  • серия General (общего пользования);
  • серия Limited (ограниченного пользования), в которой перед порядковым номером документа стоит буква “L” и к которой относятся документы временного характера, например проекты резолюций и поправки к ним. Если такие документы представляются в ходе заседания и требуются срочно, то они незамедлительно переводятся в особом порядке и распространяются среди участников заседания в качестве предварительного варианта только на английском языке с пометкой Provisional. Отредактированные тексты и переводы выпускаются позднее;
  • серия Restricted (для служебного пользования), в которой перед порядковым номером документа стоит буква “R” и к которой относятся только те документы, которые в силу своего содержания не подлежат на момент выпуска публичной огласке. Эти документы не попадают в  Систему официальной документации;
  • документы зала заседаний (conference room papers, CRP) или рабочие документы (working papers, WP) представляют собой неофициальные документы, которые выпускаются на английском языке или на языке оригинала. Они используются в ходе заседания и распространяются только среди участников и других заинтересованных лиц, присутствующих на заседании. Секретариаты профильных заседающих органов могут размещать эти документы на своих веб-сайтах или предоставлять доступ к ним по другим электронным каналам. В Систему официальной документации эти документы не попадают.
     

 

Планирование документооборота

Секция управления документооборотом отвечает за планирование выпуска документов до их представления и их обработку после получения. Она взаимодействует со всеми подразделениями — составителями документов в Секретариате, группами конференционного управления межправительственных органов и постоянными представительствами государств-членов для обеспечения того, чтобы исходные документы представлялись с высокой степенью предсказуемости. На основе системы документооборота по графику, которая была введена в 2002 году, Секция составляет прогнозы рабочей нагрузки для подразделений Департамента, занимающихся обработкой документов, и эти прогнозы служат основой для планирования численности персонала, с тем чтобы обеспечить наиболее эффективное использование ресурсов и своевременный выпуск документов для межправительственных органов. Секция выступает в роли диспетчера, регулирующего обработку документов, которые рассматриваются, в частности, Генеральной Ассамблеей, Советом Безопасности, Экономическим и Социальным Советом и их вспомогательными органами в Нью-Йорке. Она изучает резолюции и решения, принятые межправительственными органами, и следит за тем, чтобы все предсессионные документы заседающих органов — то есть документы, которые будут рассматриваться совещательным органам во время их сессий, — были составлены и представлены для обработки в соответствии с мандатами директивных органов. Мандат является основанием для подготовки документа: он представляет собой просьбу межправительственного органа о предоставлении информации по конкретной теме, которую он желает рассмотреть на данной сессии и на основе которой он принимает решение. 

 

Обработка документов

Для обработки документов после их представления Секция использует систему управления документооборотом под названием gDoc для отслеживания и управления ходом обработки каждого исходного документа на всех этапах этого процесса: от его представления до выпуска в качестве официального документа.

 

Как отправить документ в gDoc

Исходные документы, предназначенные для обработки Департаментом по делам Генеральной Ассамблеи и конференционному управлению, сначала направляются в Секцию через онлайновое приложение gDoc. Для получения доступа к системе новые пользователи должны предварительно зарегистрировать учетную запись по следующему адресу: https://gdoc.un.org/pre-reg.html

После получения разрешения на доступ пользователь может отправить заявку на получение услуг, заполнив электронную форму D2. Эта форма содержит требуемые данные или метаданные, касающиеся исходного документа, такие как его условное обозначение, название, информация об авторе и особые указания. Если представляемый документ считается внебюджетным, то именно на этом этапе пользователь должен также предоставить информацию о его финансировании.

После заполнения формы D2 пользователь может завершить подачу заявки, загрузив исходный документ в gDoc и отправив его в Секцию для регистрации. После регистрации исходный документ направляется на обработку соответствующему(-им) поставщику(-ам) услуг.

После завершения выполнения заявки пользователь получает по электронной почте соответствующее уведомление. Способ доставки конечного продукта определяется типом представленного исходного документа и правилами, регулирующими распространение документов. Документы заседающих органов издаются в электронном виде одновременно на шести официальных языках Организации Объединенных Наций. В зависимости от прав на обслуживание несколько экземпляров могут быть также представлены пользователю в печатной форме. Документы, не относящиеся к заседающим органам, такие как переводы т.н. «чистовых экземпляров» (fair copy), могут быть загружены непосредственно из системы gDoc или, в некоторых случаях, направлены пользователю напрямую по электронной почте.

Дополнительная информация и пошаговые инструкции по использованию системы gDoc содержатся в руководстве Департамента по представлению gDoc (gDoc submission guidelines).

 

Распространение документов среди делегаций

Заранее определенное количество экземпляров ряда издаваемых в Центральных учреждениях документов заседающих органов ежедневно доставляется в пункт выдачи документации, расположенный на первом подвальном этаже здания Библиотеки, где их можно заказать и получить. О любом изменении количества экземпляров, требующегося для распространения среди делегаций, просьба сообщать письмом на имя начальника Секции вспомогательного обслуживания заседаний (Chief of the Meetings Support Section; электронная почта) не позднее чем за два рабочих дня до даты выдачи.

В Центре документационной поддержки (Documents Assistance Centre; комн. CB-0264) и на стойке документации (Documents Counter; комн. S-1B-032) оказываются услуги по предоставлению документов по требованию (распечатка документов, помощь с доступом к онлайн-сервисам и т. д.).

Ограниченное количество экземпляров документов с проектами предложений, решения по которым должны приниматься в ходе того или иного текущего заседания, доставляется в соответствующий зал заседаний.

Кроме того, документы в печатной форме можно получить, отправив по электронной почте  заявку, в которой следует указать условное обозначение документа, язык, запрашиваемое количество экземпляров и физический адрес доставки.

На заседаниях могут распространяться только документы Организации Объединенных Наций.

Любые дополнительные необходимые документы можно получить по Интернету через Систему официальной документации или через портал PaperSmart. Для входа на портал регистрация не требуется. Документы можно также получать с помощью сервиса  eSubscription, через который члены делегаций могут подписаться на получение электронных оповещений с веб-ссылками, выводящими на свежий номер «Журнала Организации Объединенных Наций» и на документы, выпущенные за день в Центральных учреждениях.

 

Сообщения государств-членов, издаваемые в качестве документов Генеральной Ассамблеи

Для публикации сообщений государств-членов в качестве документов Генеральной Ассамблеи делегациям следует направлять свои сообщения за подписью постоянного представителя или поверенного в делах постоянного представительства при Организации Объединенных Наций на имя Генерального секретаря. В сообщении следует указывать сессию Генеральной Ассамблеи, а также номер и название пункта повестки дня (согласно последнему ее варианту), в связи с которым предполагается распространить это сообщение. 

Для ускорения обработки сообщений следует направлять их электронные версии в формате Microsoft Word в Секцию управления документооборотом. При наличии текстов сообщений на других официальных языках Организации Объединенных Наций их следует прилагать с четким указанием языка оригинала и тех языков, тексты на которых следует использовать только в справочных целях. В отношении находящихся в широком доступе материалов, размещенных на веб-сайтах или в средствах массовой информации, таких как заявления, пресс-релизы и изображения, допускаются только ссылки без их включения в текст сообщения. 

 

Дополнительная информация

За получением дополнительной информации следует обращаться по телефону +1-212-963-6579 или по электронной почте.

 

Ресурсы