مرحباً بكم في الأمم المتحدة
اللغة:
  1. الرئيسية
  2. التعريف بعملنا
  3. إدارة الوثائق

إدارة الوثائق

خدمات الوثائق والنشر

تقدم إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات خدمات الوثائق والنشر التالية:
 
  • التحرير
  • الترجمة التحريرية
  • تجهيز النصوص والنشر المكتبي
  • طباعة الوثائق
  • توزيع الوثائق
  • تدوين محاضر الجلسات الرسمية
 
للاستفسارات العامة بشأن الوثائق، يرجى الاتصال بقسم إدارة الوثائق (الطابق الثاني عشر، مبنى الأمانة العامة، الهاتف 6579 963 212 1+، البريد الإلكتروني).
 
وللاستفسارات العامة بشأن طباعة وتوزيع الوثائق والخدمات ذات الصلة، يرجى الاتصال بقسم دعم الاجتماعات (الغرفة L1B-100، الطابق السفلي الأول، مبنى المكتبة؛ الهاتف 1483 963 212 1+ أو 7348 963 212 1+، البريد الإلكتروني).
 

ترجمة الوثائق وطباعتها

ينبغي للوفود التي ترغب في تقديم وثائق لكي تنظر فيها هيئة من هيئات الأمم المتحدة أن توافي بها الأمين العام أو أمين الهيئة المعنية. ولا يجوز أن يتسلم موظفو قسم إدارة الوثائق من الوفود مباشرة أي وثائق تريد الوفود ترجمتها أو نسخها.
 
وفيما يلي فئات الوثائق:
 
  • المجموعة المعدة للتوزيع العام ”General“؛
  • المجموعة المعدة للتوزيع المحدود "Limited" (L، متبوعة برقم تسلسلها). وتشمل هذه المجموعة الوثائق ذات الطابع المؤقت من أمثال مشاريع القرارات وتعديلاتها. وحين تقدم هذه الوثائق خلال انعقاد جلسة ما وتكون مطلوبة على وجه الاستعجال، يستعان بترتيبات خاصة للتكفل فورا بأمر ترجمة ونسخ نصوص مسبقة منها تحمل لفظة ”Provisional“ (مؤقت)، وتوزع على المشاركين في الجلسة بالإنكليزية فقط. أما نصوصها المحررة والصيغ المنقحة لترجمتها فتصدر في وقت لاحق.
  • المجموعة المعدة للتوزيع المقيد "Restricted" (R، متبوعة برقم تسلسلها). وتقتصر هذه المجموعة على الوثائق التي يستوجب مضمونها وقت إصدارها عدم توزيعها توزيعا عاما. وهذه الوثائق لا تنشر في نظام الوثائق الرسمية.
  • ”ورقات الاجتماع“ (Conference Room Papers) (CRPs) أو ”ورقات العمل“ (Working Papers) (WP)، وهي ورقات غير رسمية تعد باللغة الإنكليزية أو بلغة تقديمها. وتستخدم خلال انعقاد جلسة، ويقتصر توزيعها على المشاركين في الجلسات التي تناقش فيها وغيرهم من المتلقين المهتمين. ويمكن أن تنشر الأمانات الفنية هذه الوثائق على مواقعها الشبكية أو بوسائل إلكترونية أخرى. ولا تنشر هذه الوثائق في نظام الوثائق الرسمية.

 

تخطيط الوثائق 

يتولى قسم إدارة الوثائق إدارة تخطيط الوثائق في المراحل الأولى وتجهيزها بمجرد استلامها. وهو يتواصل مع جميع الإدارات المعدة للوثائق داخل الأمانة العامة، وأفرقة إدارة المؤتمرات التابعة للهيئات الحكومية الدولية، والبعثات الدائمة لكفالة تقديم المخطوطات بدرجة عالية من القدرة على التنبؤ. واستنادا إلى نظام تعيين فترات زمنية محددة، الذي أنشئ في عام 2002، يعد توقعات عبء العمل لوحدات التجهيز داخل الإدارة لتكون أساسا لتخطيط القدرات، الذي يتمثل هدفه في كفالة استخدام الموارد بأقصى قدر من الكفاءة وإصدار الوثائق في الوقت المناسب للهيئات الحكومية الدولية. ويعمل القسم كمركز لمعالجة الوثائق التي ستنظر فيها الجمعية العامة ومجلس الأمن والمجلس الاقتصادي والاجتماعي وهيئاتها الفرعية في نيويورك، ضمن أجهزة أخرى. ويستعرض القرارات التي اتخذتها الهيئات الحكومية الدولية والمقررات التي اتخذتها، ويتحقق من أن جميع الوثائق التداولية لما قبل الدورات - الوثائق اللازمة لنظر الهيئات التداولية خلال دوراتها - يتم إعدادها وتقديمها وفقا للولايات التشريعية. والولاية هي ”علة وجود“ الوثيقة: الطلب المقدم من هيئة حكومية دولية للحصول على معلومات عن موضوع معين ترغب في دراسته في دورة معينة وتتخذ على أساسه إجراءات.

 

تجهيز الوثائق

لتجهيز الوثائق في المراحل النهائية، يستخدم القسم نظاما لإدارة الوثائق يسمى gDoc لتتبع ورصد التقدم المحرز في كل مخطوطة عبر جميع حلقات السلسلة منذ تقديم الوثيقة حتى إصدارها كوثيقة رسمية.

 

كيفية تقديم مخطوطة في نظام gDoc

يجب أولا إرسال المخطوطات الموجهة إلى إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات لتجهيزها إلى القسم عن طريق التطبيق الإلكتروني gDoc. وللدخول إلى هذا النظام، يجب على المستخدمين لأول مرة تسجيل أنفسهم مسبقا لإنشاء حساب على عنوان صفحة الشبكة التالي: https://gdoc.un.org/pre-reg.html.
 
وبمجرد الموافقة على الدخول، يمكن لمقدمي طلبات الخدمة الشروع في تقديم طلب خدمة عن طريق ملء استمارة إلكترونية (D2). وتحتوي هذه الاستمارة على معلومات أو بيانات وصفية ذات صلة تتعلق بالمخطوطة مثل الرمز والعنوان ومعلومات الإدارة المعدة والتعليمات الخاصة وما إلى ذلك. وإذا اعتُبرت الوثيقة التي تقدم خارجة عن الميزانية، إذاك يجب على مقدم الطلب أن يقدم أيضاً معلومات عن التمويل.
 
وعند الانتهاء من ملء الاستمارة D2، يمكن لمقدم الطلب إتمام طلبه بتحميل المخطوطة على نظام gDoc وإرسالها إلى القسم لتسجيلها. وتُحال المخطوطة، بعد تسجيلها، إلى مقدم الخدمة المعني/مقدمي الخدمة المعنيين لتجهيزها.
 
ويتم إخطار مقدمي الطلبات بالبريد الإلكتروني بمجرد إتمامهم طلب الخدمة. ويكون إنجاز المنتج النهائي رهنا بنوع المخطوطة المقدمة والسياسات التي تنظم توزيع الوثائق. وتصدر الوثائق التداولية إلكترونيا وفي آن واحد باللغات الرسمية الست للأمم المتحدة. ويمكن أيضا توفير نسخ مطبوعة استنادا إلى الاستحقاقات. ويمكن الحصول على الوثائق غير التداولية مثل ترجمات الوثائق غير الرسمية مباشرة من نظام gDoc أو في حالات معينة عن طريق إرسالها بالبريد الإلكتروني مباشرة إلى مقدم الطلب.
 
ويرجى الرجوع إلى المبادئ التوجيهية للإدارة بشأن تقديم طلبات الخدمة في نظام gDoc للاطلاع على معلومات إضافية، وإلى التوجيهات المتعلقة بخطوات استخدام هذا التطبيق.

 

توزيع الوثائق على الوفود

توزع يوميا بكميات محددة سلفا نسخ من وثائق تداولية معينة صادرة في المقر وتتاح في منطقة الاستلام والتوزيع في الطابق السفلي الأول لمبنى المكتبة. ويجدر بالإشارة أن أي طلبات لتغيير كميات الوثائق الموزعة على الوفود ينبغي تقديمها قبل يومي عمل على الأقل من التاريخ الفعلي، وتوجيهها خطيا إلى رئيس قسم دعم الاجتماعات (البريد الإلكتروني).
 
وتقدم خدمات الوثائق تحت الطلب (طباعة الوثائق، وتقديم المساعدة للحصول على الخدمات الإلكترونية، وغير ذلك) عن طريق مركز المساعدة المتعلقة بالوثائق (الغرفة CB-0264) وفي منصة الوثائق (الغرفة S-1B-032).
 
ويتاح في غرف الاجتماعات عدد محدود من نسخ الوثائق التي تحوي مشاريع مقترحات تدعو إلى اتخاذ إجراءات خلال الجلسات المعقودة.
 
ويمكن، كخيار آخر، تقديم طلبات للحصول على نسخ مطبوعة من الوثائق عن طريق البريد الإلكتروني، مع تحديد رمز الوثيقة، واللغات المطلوبة، وكمية النسخ المطلوبة من كل وثيقة، وعنوان التسليم المادي الخاص بطالب الوثيقة.
 
ولا توزع خلال الجلسات إلا وثائق الأمم المتحدة.
 
ويمكن الحصول عند الحاجة على نسخ إلكترونية من أي وثائق إضافية باستخدام نظام الوثائق الرسمية أو البوابة الموفرة للورق. ولا حاجة للتسجيل لدخول البوابة. وتتاح الوثائق أيضا عن طريق خدمة الاشتراك الإلكتروني بوثائق الأمم المتحدة eSubscription التي يمكن من خلالها لأعضاء الوفود التسجيل من أجل تلقي تنبيهات بالبريد الإلكتروني تتضمن روابط شبكية تحيل إلى آخر عدد من يومية الأمم المتحدة وإلى الوثائق الصادرة يوميا في المقر.

 

الرسائل الواردة من الدول الأعضاء لإصدارها كوثائق من وثائق الجمعية العامة

ينبغي أن تكفل الوفود التي تطلب إصدار رسائل كوثائق من وثائق الجمعية العامة أن تكون تلك الرسائل موجهة إلى الأمين العام وموقعة من الممثل الدائم أو القائم بالأعمال بالنيابة للبعثة الدائمة لدى الأمم المتحدة. وينبغي أن تبين الرسائل دورة الجمعية العامة ورقم بند جدول الأعمال المطلوب توزيعها في إطاره، وعنوانه، وذلك باستخدام أحدث جدول أعمال.
 
وينبغي إرسال النسخ الإلكترونية المعدة بصيغة Microsoft Word إلى عنوان البريد الإلكتروني dms@un.org تيسيرا لمعالجة الرسائل. وفي حال توافر نسخ من الرسائل بأي لغة أخرى من لغات الأمم المتحدة الرسمية، ينبغي إرفاقها بها، مع الإشارة بوضوح إلى اللغة الأصلية و/أو النسخ اللغوية التي يجب استخدامها كمرجع فقط. والمواد التي يتاح إطلاع الجمهور عليها في المواقع الشبكية أو عن طريق وسائط الإعلام، من قبيل البيانات والنشرات الصحفية والصور، ينبغي الاستشهاد بها بدلا من إرفاقها بالرسائل.