الابتكار

يشهد العالم تغييرات بوتيرة غير مسبوقة، ونحن نريد أن نجلب أفضل هذه التغييرات إلى بيئة إدارة المؤتمرات. وإذ تضع إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات الابتكار في صدارة وقلب استراتيجيتنا للتحسينات المستمرة، فهي تواصل التركيز على أعمالها الأساسية المتمثلة في تقديم خدمات الاجتماعات والوثائق العالية الجودة على نحو يتسم بالكفاءة والفعالية، وتحسين هذه الأعمال.
 
وعلى مر السنين، استحدثت الإدارة طائفة واسعة من الابتكارات في جميع جوانب إدارة المؤتمرات وهي تواصل تسخير إمكانات التكنولوجيات المتقدمة وتعديل أساليب عملنا في إطار التحديث والتحسين المستمرين لعملياتنا في نيويورك وفي مكاتب الأمم المتحدة في جنيف وفيينا ونيروبي. وأضيفت خصائص جديدة من أجل توسيع نطاق الأدوات القائمة وتنويع وظائفها وزيادة سهولة استخدامها. وبدأ استعمال آليات جديدة بهدف تبسيط الإجراءات وتحسين تجربة الجهات المستفيدة. ووضعت تطبيقات أصلية لزيادة التحليلات العالية القيمة للمعلومات المتعلقة بالأعمال. وجرى الأخذ، حيثما أمكن، بالابتكارات على الصعيد العالمي وإدماجها في النظم المركزية القائمة. وفي بعض الحالات، جرى تقاسمها أيضا مع كيانات الأمم المتحدة الأخرى.

idea_newv3.png

 

الابتكار في مجال الخدمات الحكومية الدولية

 
بوابة e-deleGATE: الوصول الرقمي إلى خدمات الأمانة العامة في أي وقت ومن أي مكان
 
من أجل ترشيد تقديم الخدمات الحكومية الدولية إلى وفود الدول الأعضاء وتيسير مفاوضاتها ومداولاتها على نحو أفضل، وضعت الإدارة البوابة الإلكترونية للوفود e-deleGATE ونشرتها في عام 2018. والبوابة التي تتمثل في منصة جامعة بمدخل وحيد للخدمات الإلكترونية التي تقدمها الأمانة تتيح للمندوبين المأذون لهم إمكانية الوصول إلى خدمات الأمانة العامة في أي ساعة من اليوم ومن أي مكان. وتقدم بوابة e-deleGATE مجموعة متنوعة من الخدمات الرقمية، بما في ذلك:
 
  • الأداة الإلكترونية للتسجيل في قائمة المتكلمين e-Speakers: تسجيل الأفراد في قائمة متكلمين
  • الأداة الإلكترونية للتسجيل في قائمة مقدمي مشاريع القرارات e-Sponsorship: فتح الباب للمشاركة في تقديم مشروع قرار والانضمام إلى مقدمي مشروع قرار
  • الأداة الإلكترونية للتقديم e-Submission: تقديم مشاريع القرارات إلى الأمانة العامة
  • الأداة الإلكترونية للإعراب عن النية بالتصويت e-Voting: الإعراب عن نية بالتصويت لإدراجها في المحاضر الرسمية للاجتماع
  • القائمة الإلكترونية للمشاركين e-List of participants: تسجيل قائمة بالوفود للهيئات الحكومية الدولية المعنية
  • وثائق التفويض الإلكترونية e-Credentials: تقديم وثائق التفويض الإلكترونية لدورات الجمعية العامة ومؤتمرات الأمم المتحدة
  • المقررات الإلكترونية e-Decisions: نشر مشاريع نصوص المقررات التي اتخذتها الجمعية العامة
  • الموقع الشبكي للمرشحين Candiweb: تقديم معلومات مستكملة عن الانتخابات المقبلة في الهيئات الحكومية الدولية المعنية
  • ركن اللجنة Committee Place: الوثائق المتعلقة بعمل الهيئات الحكومية الدولية المعنية
  • إعلان اللجنة Committee Announcement: إعلانات عن المنشورات والمحاضر الصادرة عن الأمانة العامة بشأن أعمال الهيئات الحكومية الدولية المعنية
 
وتقدم حاليا خدمات بوابة e-deleGATE إلى الجلسات العامة للجمعية العامة، واللجان الرئيسية والهيئات الفرعية الأخرى التابعة للجمعية العامة؛ ومجلس الأمن وبعض هيئاته الفرعية؛ والمجلس الاقتصادي والاجتماعي وبعض هيئاته الفرعية؛ وفي بعض الأحيان، مؤتمرات الأمم المتحدة.
 
وشجعت الجمعية العامة، بقرارها 72/313، الدول الأعضاء على أن تستخدم بشكل كامل، قدر الإمكان، الخدمات الإلكترونية التي تقدمها الأمانة العامة، من أجل خفض التكاليف والحد من الأثر البيئي وتحسين توزيع الوثائق، وطلبت في هذا الصدد إلى الأمانة العامة أن تواصل تحسين وتنسيق هذه الخدمات الإلكترونية، وتوحيدها، متى أمكن، في إطار البوابة الإلكترونية للمندوبين e-deleGATE، بما في ذلك مواصلة العمل بممارسة إتاحة جميع المراسلات الرسمية للأمم المتحدة الموجهة إلى الدول الأعضاء.

 

الابتكارات في مجال إدارة الاجتماعات

 
النظام الإلكتروني الشامل لإدارة الاجتماعات gMeets (المركز الجامع)
 
دأبت إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات على مدى السنوات الـ 15 الماضية على استخدام النظام الإلكتروني الشامل لإدارة الاجتماعات gMeets وتحسينه باستمرار، وهو الأداة المركزية لإدارة الاجتماعات لتغطية كامل طيف الأنشطة المتصلة بالاجتماعات في نيويورك، وفي كيانات الأمم المتحدة الأخرى، بما في ذلك مكاتب الأمم المتحدة في جنيف وفيينا ونيروبي، واللجنتان الاقتصاديتان لأوروبا وأفريقيا، واللجنتان الاقتصاديتان والاجتماعيتان لآسيا والمحيط الهادئ وغرب آسيا، والوكالة الدولية للطاقة الذرية، ومنظمة الطيران المدني الدولي ومنظمة الأمم المتحدة للتربية والعلم والثقافة.
 
ويُستخدم نظام gMeets في جميع مراحل دورة حياة الاجتماعات الصادر بها تكليف، حيث يتيح تجربة للتخطيط الموثوق للمؤتمرات من البداية إلى النهاية - بدءا من استعراض مشاريع القرارات المتعلقة بالآثار المترتبة على خدمة المؤتمرات إلى تخطيط الجداول الزمنية من خلال التنفيذ والتقييم اللاحق للتنفيذ.
 
يومية الأمم المتحدة
 
تمثل يومية الأمم المتحدة، وهي منشور رئيسي لإدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات، المصدر لأحدث وأدق المعلومات التي تغطي الاجتماعات اليومية والمقبلة في مقر الأمم المتحدة. وهي تغطي الاجتماعات الرسمية التي تعقدها الهيئات الحكومية الدولية؛ والمشاورات غير الرسمية التي تعقدها الوفود بشأن مشاريع القرارات؛ والاجتماعات الأخرى التي تنظمها الدول الأعضاء، وإدارات ومكاتب الأمانة العامة وكيانات الأمم المتحدة الأخرى. وإضافة إلى ذلك، توفر اليومية أيضا مجموعة واسعة من المعلومات المفيدة، مثل القائمة اليومية بالوثائق الصادرة في المقر؛ وتوقيعات المعاهدات المتعددة الأطراف و/أو التصديقات عليها؛ وموجزات وقائع الجلسات الرسمية الماضية؛ والإعلانات الصادرة عن إدارات الأمانة العامة ومكاتبها؛ إضافة إلى معلومات عامة بالغة الأهمية. ويعرض فرع المناسبات الأخرى، المخصص حصرا للإعلانات الصادرة عن البعثات الدائمة والبعثات المراقبة، اجتماعات إعلامية موازية ومناسبات جانبية ترغب الدول الأعضاء في التعريف بها على نطاق واسع. وجميع المحتويات المتصلة بالاجتماعات الرسمية، بما في ذلك موجزاتها، متاحة باللغات الرسمية الست. وهذا الموقع المتعدد اللغات والسهل الاستخدام الذي يحدّث آنياً متوافق أيضا مع الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية، ويتيح الإنشاء التلقائي لنسخة في شكل PDF من اليومية.

 

الابتكارات في مجال إدارة الوثائق

 
النظام الإلكتروني الشامل لإدارة الوثائق gDoc
 
يهدف مشروع نظام gDoc 2.0 إلى إنشاء نظام عالمي واحد لإدارة تدفق أعمال الوثائق والقدرات ليحل محل النظم المستقلة القائمة (النظام الإلكتروني الشامل لإدارة الوثائق gDoc، ونظام إدارة الوثائق والمؤتمرات والنواتج DCPMS، وبرنامج الإدارة الإلكترونية لشؤون المتعاقدين CMA، وما إلى ذلك). وسيتألف نظام gDoc 2.0 من مجموعات كاملة من وحدات تقوم على التواصل مع المستخدمين للتخطيط للوثائق وإدارتها وتجهيزها وإصدارها لدعم تدفق أعمال الوثائق المنسق عالميا وإدارة القدرات. وسينشر النظام الجديد في جميع مراكز العمل الأربعة التي تقدم خدمات المؤتمرات، واللجان الإقليمية والمنظمات الدولية الأخرى. وتشمل قاعدة مستخدميه الواسعة المستخدمين والمتعاقدين من داخل الأمانة العامة وخارجها على السواء. وسيكون لنظام gDoc 2.0 تأثير كبير في سلسلة إدارة الوثائق وتجهيزها في إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات التي تدعم نماذج وممارسات الأعمال المنسقة والحديثة والمبسطة.
 
وقد نشر منذ منتصف عام 2018 بعض الوحدات المشتركة ووحدات الدعم من نظام gDoc 2.0، ونفذ بالفعل عدد من مكونات تدفق الأعمال يتيح للمستخدمين، من بين جهات أخرى، تقديم/استعراض الآثار المترتبة على قرارات الجمعية العامة والمجلس الاقتصادي والاجتماعي في خدمات المؤتمرات وتقديم واستعراض برامج النشر للموافقة عليها من قبل مجلس إدارة منشورات الأمم المتحدة. 
 
النظام الإلكتروني الشامل للنصوص gText
 
يوفر مشروع النظام الإلكتروني الشامل للنصوص gText للمترجمين التحريريين الداخليين والتعاقديين في جميع مراكز العمل الأربعة التي تقدم خدمات المؤتمرات، واللجان الإقليمية وكيانات الأمم المتحدة الأخرى مجموعة كاملة وموحدة من الأدوات اللغوية التي تعمل على الإنترنت، إضافة إلى إمكانية الوصول السلس إلى المعلومات الأساسية اللازمة للترجمة الجيدة. وقد طُوّر النظام لزيادة جودة وكفاءة الترجمة التحريرية والعمليات ذات الصلة.
 
ومن خلال إحداث تغيير جذري في أساليب العمل في سلسلة تجهيز الوثائق المتعددة اللغات، يوفر مشروع نظام gText مجموعة من الأدوات التي تلبي الاحتياجات المحددة جدا لموظفي اللغات في الأمم المتحدة. ويتواصل إدماج التحسينات والميزات الجديدة في مجموعة أدوات نظام gText.
 
ويوجد في صميم الأدوات المبتكرة التي طورت في إطار مشروع نظام gText تطبيقان بالغا الأهمية هما: النظام المرجعي لمصطلحات الأمم المتحدة UNTERM، ونظام eLUNa، وهو أداة ترجمة بمساعدة الحاسوب تجمع بين التحديد التلقائي لجميع الجمل والمصطلحات المترجمة سابقا وإمكانية الاستفادة من الترجمة الآلية. اقرأ المزيد
 

الابتكارات المتصلة بالموارد البشرية

 
الامتحانات التنافسية للوظائف اللغوية
 
تهيئة المزيد من المسارات الوظيفية لموظفي اللغات
 
بالنظر إلى أن التشكيلات والمهارات اللغوية المطلوبة من المترجمين التحريريين، والمحررين ومدوني المحاضر الحرفية في الأمم المتحدة الذين يعملون بنفس اللغة المستهدفة متشابهة جدا، فقد استحدثت في عام 2017 امتحانات توظيف مشتركة للمترجمين التحريريين (أو المترجمون التحريريون/مدونو المحاضر الموجزة)، والمحررين ومدوني المحاضر الحرفية. ولم يؤد ذلك إلى تقليص عدد الامتحانات التي يلزم إجراؤها فحسب، ولكن أيضا إلى وضع قوائم بالمرشحين القادرين على أداء مهام متعددة، مما يفتح لهم مسارات وظيفية أكثر وينشئ قوة عاملة أكثر تنوعا للمنظمة.
 
توسيع مجموعة المرشحين/زيادة إمكانية الوصول إلى امتحانات التوظيف في الأمم المتحدة
 
1 -     الامتحانات التي تقدم بكاملها من بعد
 
بعد التجريب التدريجي للاختبار من بعد في عامي 2015 و 2016، تنظم الامتحانات التنافسية للمترجمين التحريريين، والمحررين ومدوني المحاضر الحرفية منذ عام 2017 من بُعد بكاملها، مما يمكّن المرشحين في أي مكان في العالم من التقدم إلى الامتحانات من الموقع الذي يختارونه ما دام بإمكانهم الوصول إلى حاسوب وإلى الإنترنت. ولضمان نزاهة العملية، تُجرى الامتحانات في وقت واحد لجميع المرشحين الذين تتاح لهم مدد إنجاز محددة بدقة لكل مهمة من مهام الاختبار، ويُدمج في الامتحانات قسم مُراقَب يُراقب فيه المرشحون عن طريق برامج حاسوبي يسجل بالفيديو صور المتسابقين وعملهم على الشاشات أثناء مشاركتهم في ذلك الجزء من الامتحان. وإضافة إلى ذلك، تنجز مهمة واحدة عن طريق الاتصال المباشر خلال المرحلة النهائية المتمثلة في المقابلة. وقد أدى التحول إلى إجراء الامتحانات من بُعد بالكامل إلى زيادة كبيرة في إمكانية الوصول إلى الامتحانات من جانب المرشحين الذين كانوا يمنعون في السابق من المشاركة بسب عدم تمكنهم، لظروف مالية أو مادية أو ظروف أخرى، من السفر إلى مدينة أخرى أو بلد آخر للتقدم إلى الامتحانات. وقد مُنحت إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات جائزة الأمين العام للابتكار لعام 2018 لدورها في تطوير نظام الأمم المتحدة للامتحانات الإلكترونية.
 
2 -     حالات الإعفاء من متطلبات اللغة الثالثة لاجتذاب مرشحين من أفريقيا وأمريكا اللاتينية ومنطقة البحر الكاريبي
 
بالنظر إلى ارتفاع نسبة أعمال الترجمة التحريرية من اللغة الإنكليزية، وأهمية المعارف المتخصصة بالنسبة إلى المترجمين وغيرهم من الاختصاصيين اللغويين والتكليف المتمثل في زيادة عدد المرشحين من أفريقيا وأمريكا اللاتينية ومنطقة البحر الكاريبي، حيث يُدرب اللغويون عموما على لغة أخرى واحدة ويعملون بالنقل منها، جرى التخلي عن الشرط التقليدي المتمثل في المعرفة الممتازة للغتين غير اللغة الرئيسية لحاملي الشهادات في المجالات ذات الصلة في آخر امتحانات للمترجمين التحريريين والمحررين ومدوني المحاضر الحرفية العاملين بالفرنسية والإسبانية. ويُطلب إلى المرشحين الناجحين الذين لا يعرفون سوى لغة أخرى واحدة أن يضيفوا لغة ثالثة بعد التعيين، مثلما يضيف الاختصاصيون اللغويون الآخرون لغة رابعة أو خامسة أو حتى سادسة خلال حياتهم المهنية في الأمم المتحدة.
 
ونتيجة لاستحداث هذين الابتكارين، إلى جانب زيادة فعالية التواصل مع المرشحين المحتملين، ارتفع عدد المتقدمين للامتحانات ارتفاعا حادا مقارنة بالامتحانات السابقة التي أجريت في مراكز اختبار محددة والتي كان يطلب فيها معرفة ثلاث لغات. وقد ارتفعت مشاركة المرشحين من أفريقيا ومن أمريكا اللاتينية ومنطقة البحر الكاريبي، على وجه الخصوص، ارتفاعا هائلا في الامتحانات التي يمكن أن يزداد فيها احتمال مشاركة المرشحين من تلك المناطق بسبب تشكيلاتهم اللغوية.
 
الإطار المرن لإدارة الأداء
 
في عام 2018، انضمت شعبة الوثائق إلى مشروع تجريبي بقيادة مكتب الموارد البشرية يهدف إلى اختبار نهج مبتكر لإدارة الأداء وتنمية قدرات الموظفين استنادا إلى تقييمات من منظور 360 درجة (قائمة على تعدد المقيّمين). وشارك في المشروع التجريبي مجموعة تتألف من مديرين وموظفين من جميع دوائر الترجمة التحريرية. وتمثلت مهمتهم الأولى في المشاركة في دورات تدريبية بشأن إعطاء وتلقي تعليقات باستخدام برامج حاسوبية متخصصة مختارة للمشروع التجريبي. وبعد ذلك، شُجِّع الموظفون على تبادل التعليقات مع الأقران، والمديرين والمشرفين المباشرين. وشمل المشروع التجريبي ثلاث دورات محددة المواعيد لتقديم التعليقات دُعي فيها المشاركون إلى تقديم تعليقات إلى زملائهم استنادا إلى فئات وخصائص محددة مسبقا تتصل بإطار الكفاءات في الأمم المتحدة. وتبادل أيضا المشاركون التعليقات في الأوقات غير المقررة وأشادوا بعضهم ببعض وأبدوا تقديرهم بعضهم لبعض عبر المنصة. وخلال المشروع التجريبي، تعاونت الشعبة بشكل وثيق مع فريق مكتب إدارة الموارد البشرية لتكييف المشروع مع الاحتياجات المحددة للشعبة، والإبلاغ عن المسائل ونقل الشواغل والمقترحات المتعلقة بخصائص الأداة الحاسوبية المستخدمة لتبادل التعليقات. وبمجرد الانتهاء من المشروع التجريبي، شارك المشاركون في جلسات تجارب على تقديم التعليقات حيث فكروا معاً في التحديات التي ينطوي عليها إعطاء وتلقي التعليقات خلال هذه العملية.
 
واقتناعا من الشعبة بأن الأخذ بثقافة قوية تقوم على تقديم التعليقات يتسم بالأهمية البالغة لعملياتنا ولتنمية قدرات الموظفين، تضطلع الشعبة بدور استباقي في هذا المشروع التحويلي نظرا لأنها اعتمدته كأداة قيّمة تنطوي على إمكانية المساعدة في تحسين الأداء والتواصل، وبناء أفرقة أقوى وزيادة معنويات الموظفين، مما يسهم في نهاية المطاف في تحسين نوعية تقديم الخدمات.

 

الابتكار في مجال التدريب

 
أداة SPOT - التدريب الذاتي عن طريق الإنترنت لموظفي اللغات
 
وضعت شعبة الوثائق في نيويورك أداة تدريبية على الإنترنت تسمىSPOT (للتدريب الذاتي عن طريق الإنترنت) وتحتوي على مواد وتوجيهات وأنشطة تعليمية وموارد أخرى لدعم التنمية المهنية المستمرة لقدرات موظفيها. وتقلل الأداة من الازدواجية وتعجل بتبادل المعارف عبر دوائر اللغات وتمثل أداة إضافية لاستكمال الأنواع الأخرى من التدريب الذي يُعدّ لموظفي اللغات. وتعمل الأداة أيضا باعتبارها مستودعا مركزيا لمواد التدريب. ويجري إنشاء المحتوى من قبل أفرقة صغيرة في شعبة الوثائق. وبهذه الطريقة يمكن تحديث المحتوى والتوسع به بسهولة وسرعة وفقا للتغير في احتياجات التدريب. وأُطلقت أداة SPOT في نيسان/أبريل 2020 في نيويورك. وفي مرحلة لاحقة، يمكن توسيع نطاق المشروع ليشمل دوائر اللغات الأخرى، مثل تدوين المحاضر الحرفية والترجمة الشفوية، ومراكز العمل الأخرى التي تقدم خدمات المؤتمرات.

 

ابتكارات أخرى

 
دراسة عن البيانات وسلسلة الإمداد: التقديم المتكامل لخدمات المؤتمرات
 
شرعت الإدارة في إجراء دراسة بشأن تصميم وتقديم خدمات المؤتمرات. وتبحث هذه الدراسة، المعروفة باسم ”مصدر الحقيقة الوحيد“ (SSOT)، في كيفية تدفق البيانات وإثرائها عن طريق عمليات مختلفة تنفذ أثناء تحركها على طول سلسلة الإمداد. ومن خلال هذه الدراسة، الأولى من نوعها في مجال خدمات المؤتمرات، تنظر الإدارة في إدماج العمل الذي تقوم به منذ أكثر من عقد من الزمن في مجال الابتكار للترحيب بمستقبل العمل، حيث يمكن للآلات أن تقوم بجوانب العمل غير الأساسية ويمكن للموظفين التركيز على المهام ذات القيمة المضافة.
 
ومن خلال الدراسة، تستعد إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات لربط جوانب تنفيذ مجموعتها من خدمات المؤتمرات، بما في ذلك اللغات (الترجمة التحريرية والترجمة الشفوية) وخدمات الدعم التقني، من خلال سلسلة إمداد من أجل تقديم عملياتها ومنتجاتها، سواء أكانت بيانات متصلة بالتصويت، أو مقدمي القرارات، أو بيانات الدول الأعضاء أو بالوثائق والوثائق الرسمية والقرارات والمقررات. وستدعم سلسلة الإمداد استخدام البيانات والبيانات الوصفية، التي تُجمع و/أو تُحدّث في موقعها الرئيسي، لتقديم وثائق مقروءة آليا، والكتابة باستخدام الروبوت، وتحليل المعلومات المتعلقة بالأعمال. ولن تؤدي إتاحة الوصول إلى البيانات الأصلية والمناسبة والقابلة للإسناد إلى مراجع حيث يسجل كل عنصر بيانات و/أو يحرر في مكان واحد فقط إلى كسر ممارسة الانعزال في العمل وتحديد مواضع ازدواجية الجهود فحسب، بل ستؤدي أيضاً إلى تحقيق الكفاءة.
 
وتهدف الدراسة التي يتوقع إنجازها في عام 2020، إلى تحقيق تحول في ثقافة الإدارة نظرا لأن العمليات في سلسلة الإمداد تقدم الخدمات بطريقة متكاملة؛ وحيث تجري الإدارة تحولا في النموذج عن طريق إضافة التدفق السلس للبيانات كلغة أخرى في مزيجها، مما يجعل تخزين البيانات شيئا من الماضي.

 

الابتكار في شعبة إدارة المؤتمرات (مكتب الأمم المتحدة في جنيف)

لا يزال تركيز شعبة إدارة المؤتمرات، بوصفها جهة منظِّمة للمؤتمرات، يتمثل في تهيئة بيئة لتيسير التبادلات المثمرة للآراء بين المندوبين الموفدين إلى المؤتمرات. ولا تزال أولوياتها تتمثل في خدمات الترجمة الشفوية والترجمة التحريرية العالية الجودة، والعمليات الإدارية السلسة، وإزالة الإجهاد اللوجستي، والتدفق الفعال للمعلومات والاتصالات. وتسعى شعبة إدارة المؤتمرات إلى وضع احتياجات العملاء في صميم أنشطتها. ويساعد الاستثمار المستمر في الابتكار شعبة إدارة المؤتمرات على الاستجابة لتلك الاحتياجات حتى تتمكن الدول الأعضاء من العمل بسرعة وفعالية أكبر. وفي السنوات القليلة الماضية، ابتدع موظفو الشعبة ابتكارات في مجالات رئيسية من بينها تسجيل المشاركين في الاجتماعات (أداة Indico)، والتخطيط لدعم القرارات (أداة العرض البصري للأعمال قيد التنفيذ)، والمنشورات الرقمية (التقرير السنوي لمكتب الأمم المتحدة في جنيف)، وتدفقات العمل الإداري والعلاقات مع الجهات المستفيدة، أو قاموا بقيادة تلك الابتكارات أو تنفيذها.
 
وفي عام 2019، أجرت الشعبة، في إطار تركيزها الاستراتيجي على توجيه الجهات المستفيدة والقدرة على التكيف، تقييما مفصلا لاحتياجات المنظمات المستفيدة من الخدمات في عام 2019 بعنوان ”عقد المؤتمرات اليوم وغدا“. وركز المشروع على كيفية تعزيز تجربة الدول الأعضاء والأمانات الفنية في مجال عقد المؤتمرات اليوم، والكيفية التي يمكن أن تتطور احتياجاتها بها على مدى السنوات الخمس إلى العشر المقبلة. ومن خلال النظر في كل من المتطلبات الحالية والناشئة، قامت الشعبة بتحليل الخدمات، والابتكارات وتكنولوجيات عقد المؤتمرات التي يمكن الاستفادة منها لدعم العمليات الحكومية الدولية اليوم وفي المستقبل.
 
خدمات تقديم المشورة والتوجيه للاجتماعات
 
وُضعت خلاصة وافية شاملة للخدمات بالتشاور مع شعبة إدارة المؤتمرات والجهات صاحبة المصلحة في مكتب الأمم المتحدة في جنيف لتلبية احتياجات الجهات المستفيدة وتقديم توجيهات واضحة بشأن كل خطوة في مراحل تخطيط وتنفيذ المؤتمرات/المناسبات الكبرى التي يشارك فيها مقدمو خدمات متعددون.
 
خدمة تحويل الكلام إلى نص
 
أقيم مشروع ”تحويل الكلام إلى النص بطريقة آلية تماما“ (FAST) بالتعاون مع المنظمة العالمية للملكية الفكرية لتعديل أداة التعرف على الكلام التي وضعتها لتناسب الاحتياجات المحددة للجهات المستفيدة.
 
آليات تقديم التعليقات بشأن تقديم الخدمات إلى الاجتماعات
 
هذه آلية بسيطة لتقديم تعليقات فورية في نهاية الاجتماعات بشأن تجربة المشاركين في الاجتماعات والخدمات الرئيسية التي يتلقونها من مكتب الأمم المتحدة في جنيف.
 
أداة حساب تقديرات تكاليف المؤتمرات التي تمول من موارد خارجة عن الميزانية
 
أطلقت شعبة إدارة المؤتمرات خدمة ذاتية باستخدام ”أداة حساب تقديرات تكاليف“ الاجتماعات التي تمول من موارد خارجة عن الميزانية. والغرض من أداة الحساب هو مساعدة الجهات المستفيدة في التخطيط المالي للاجتماعات والمناسبات عن طريق إتاحة التخطيط القائم على السيناريوهات لتكاليف خدمات المؤتمرات. ويمكن للجهات المستفيدة اختيار الخدمات التي تعتزم إتاحتها في الاجتماع (مثل الترجمة الشفوية، والوثائق، والخدمات المسموعة والمرئية وما إلى ذلك)، ثم تحصل على الفور على تقدير مؤقت لتكاليف الاجتماع. وهي قادرة أيضا على تعديل اختياراتها للحصول على تقدير بديل للتكاليف يستند إلى إتاحة أو استبعاد خدمات محددة لإدارة المؤتمرات.
 
إجراءات التشغيل الموحدة لتنظيم الاجتماعات التي يتيسر وصول الأشخاص ذوي الإعاقة إليها
 
أصدرت شعبة إدارة المؤتمرات إجراءات تشغيلية موحدة لتنظيم اجتماعات يتيسر وصول الأشخاص ذوي الإعاقة إليها، بهدف تنفيذ استراتيجية الأمم المتحدة لإدماج منظور الإعاقة في مكتب الأمم المتحدة في جنيف. ويقدم إجراء التشغيل الموحد إرشادات مفصلة خطوة بخطوة إلى منظمي الاجتماعات فيما يتعلق بجميع مراحل العملية، من إعلانات المؤتمرات التي يتيسر وصول الأشخاص ذوي الإعاقة إليها إلى إجراءات الاعتماد وإقامة المناسبات الشاملة للجميع.
 
بناء ثقافة تقوم على الابتكار
 
أطلقت شعبة إدارة المؤتمرات فريق ابتكار داخلي لتعزيز ثقافة تقوم على الإبداع وتوفير منتدى لنقل الأفكار الجديدة من المفهوم إلى الواقع. ويتيح الشكل المرن للفريق، الذي بدء العمل به بعد تحد في مجال الابتكار مدته 100 يوم، قيام الموظفين الحاليين بتخصيص قدر محدود من الوقت لمشاريع الابتكار مع تناوب تشكيل الفريق كل ثلاثة أشهر. ويبحث الفريق في كيفية تمكن التكنولوجيات والطرائق الناشئة من تعزيز عروض الخدمات المقدمة إلى الجهات المستفيدة، ويحتضن الأفكار ويدفع بها إلى الأمام حتى وضع النموذج الأولي. وتشمل المشاريع التجريبية الناشئة من هذه المبادرة الاستكشافات مع الأوساط الأكاديمية بشأن تأثير التكنولوجيات الناشئة في خدمات المؤتمرات، واستضافة مناسبات مع منظمات دولية وبعثات دائمة بشأن كيفية تغيير التكنولوجيا لميدان عقد المؤتمرات الحكومية الدولية. وتشمل المشاريع الأخرى استحداث قائمة آلية بالمتكلمين للمندوبين في قاعات الاجتماعات؛ وتنشيط وتحديث أشكال الوثائق؛ واستخدام طرق التحليل التنبؤي لتحسين أوقات الانتظار والتشغيل الآلي لحلول تحويل الكلام إلى النص. ويجري النهوض داخل الشعبة بالمشاريع التي يوجد دليل على نجاحها والتي تستخدم لتحسين عروض تقديم الخدمات للمندوبين المجتمعين.
 
الابتكار في مجال المنشورات
 
تقدم شعبة إدارة المؤتمرات للقراء تجربة أكثر ثراء من خلال طمس الحدود بين المنتجات المطبوعة والرقمية. ويطبق فريق الطباعة المعتمدة من المنظمة الدولية لتوحيد المقاييس أفضل الممارسات في إنتاج المنتجات المادية، مثل الأحبار المصنوعة من الخضروات، وأشكال الطباعة الأصلية، وتحسين خاصية اللمس باستخدام الطباعة النافرة بالطلاء أو الغائرة. ويقدم فريق التصميم والوسائط المتعددة الحائز على جوائز تجارب مبتكرة وجذابة من خلال الواقع الافتراضي الغامر، والمرئيات القائمة على السرد، والمنشورات الإلكترونية التفاعلية بشكل كامل. وتضمن المنتجات الشبكية التي ينتجها الفريق تجربة سلسة للقراء عبر المنصات والأجهزة. وقد كُلّف الفريق بالعمل على الإصدارين الأخيرين من تقرير الأمين العام.

 

الابتكارات في دائرة إدارة المؤتمرات (مكتب الأمم المتحدة في فيينا)

قامت دائرة إدارة المؤتمرات في مكتب الأمم المتحدة في فيينا بدور ابتكاري في تطوير خدمة المؤتمرات عن طريق استحداث العديد من أدوات تكنولوجيا المعلومات التي تستخدم الآن في جميع مراكز العمل. وساعدت هذه التطبيقات القديمة على إرساء الأسس لأدوات الإدارة المتكاملة على النطاق العالمي ولا يزال العديد منها يدعم طرق أداء العمل في الإدارة. وبالإضافة إلى النظام الإلكتروني الشامل للنصوص gText والنظام الإلكتروني الشامل لإدارة الاجتماعات gMeets، طور موظفو تكنولوجيا المعلومات في فيينا أيضا نظام المراسلات الإلكترونية (eCorrespondence)، وبرنامج الإدارة الإلكترونية لشؤون المتعاقدين (CMA) ونظام eAPG، وهو برنامج لتكليف المترجمين الشفويين بالمهام.
 
وأنشأت دائرة إدارة المؤتمرات مركزا جامعا للمندوبين يسمى مركز فيينا الدولي على الإنترنت، وهو منصة غير ورقية يسهل الوصول إليها وتعلُّمُها حيث يمكن للمشاركين في المؤتمرات استخراج المعلومات الحالية والتاريخية التي تحمّلها المنظمات التي تتخذ من فيينا مقرا لها. وبالإضافة إلى وثائق الهيئات التداولية، والتسجيلات الرقمية واليوميات، توفر المنصة أيضا معلومات مفيدة عن التوجيه، والنقل العام والخدمات في مركز فيينا الدولي.
 
واليوم، يتسم الابتكار في دائرة إدارة المؤتمرات بأنه أكثر أهمية من أي وقت مضى. وتساعد الحلول المبتكرة الدائرة على استيعاب أعباء العمل المتزايدة وتنفيذ ولاياتها على الرغم من قلة الموارد. وتساعد الابتكارات أيضا القوة العاملة على أن تكون أكثر مرونة ورشاقة، من أجل تلبية احتياجات العصر المتغير والتصدي لتحدياته على نحو أفضل.
 
تقديم الخدمات للاجتماعات
 
في عام 2019، قدمت دائرة إدارة المؤتمرات خدمات إلى 600 6 اجتماع، محطمة الرقم القياسي السابق المسجل في عام 2018 ومضاعِفة عدد الاجتماعات التي عُقدت في عام 2013. ومن شأن معدل نمو من هذا القبيل أن يجهد موارد أي جهة مقدمة للخدمات، ناهيك عن موارد جهة من حجم دائرة إدارة المؤتمرات، التي تفتقر إلى الوظائف الممولة من الميزانية العادية اللازمة لتقديم الخدمات داخل غرف الاجتماعات. وبما أن دائرة إدارة المؤتمرات تعتمد على قائمة بالموظفين المعينين لفترات قصيرة لتقديم الخدمات داخل غرف الاجتماعات التي تعقدها، اتبع نهج مبتكر لضمان أعلى مستويات الجودة. وأنشأت وحدة إدارة الاجتماعات، لموظفي غرف الاجتماعات المؤقتين، برنامجا تدريبيا مخصصا لهم يعطي مسائل التوعية بالإعاقة، والسلامة، وخدمة العملاء والآداب. وكدليل على نجاح البرنامج، أعطى 94 في المائة من المشاركين في المؤتمرات الذين شملتهم دراسة استقصائية في عام 2019 تقديرات إيجابية بشأن كياسة مساعدي الاجتماعات ومهنيتهم.
 
الوثائق والنشر
 
منذ بعض الوقت، تطلب الجهات المستفيدة من مختلف المنظمات التي تتخذ من فيينا مقرا لها مجموعة واسعة من منتجات النشر الإلكتروني الحديثة التي تنقل المعلومات بفعالية وتتسم بأثرها البيئي الضئيل. ويتمتع الموظفون في وحدة النشر الإلكتروني في دائرة إدارة المؤتمرات بالخبرة اللازمة لإنشاء هذه المنتجات، ولكن القدرات لا تستطيع مواكبة الطلب. ووجدت إدارة الدائرة الحل الأمثل من خلال الاستفادة من المواهب في وحدات معالجة النصوص. ومنذ عام 2018، يتلقى مجهزو النصوص التدريب على استخدام البرنامج الحاسوبي Adobe InDesign. وقد مكنهم ذلك من استيعاب أعمال الطباعة من وحدة النشر الإلكتروني، بحيث يمكن لمصممي الرسومات التركيز على المشاريع ذات الطابع التقني الشديد. وتشعر الجهات المستفيدة بسعادة غامرة بالمنتجات المتطورة التي أصبحت الآن متاحة بسهولة وبتمكين الموظفين من تنويع مهاراتهم - وهو ابتكار حقيقي يربح الجميع منه.
 
وعلى نفس المنوال، ستتاح للمترجمين في دائرة إدارة المؤتمرات قريبا فرصة لتوسيع وصقل مهاراتهم المهنية. وتقدم أمانة اتفاقية مكافحة الفساد في فيينا بانتظام موجزات تنفيذية باسم الدول الأعضاء، تُجهز في دائرة إدارة المؤتمرات. وفي الماضي، كانت الدائرة تقدم ترجمات لهذه الموجزات ”بالصيغة التي وردت فيها“ (أي من دون تحرير)، لأن وحدة مراقبة التحرير لا تعالج سوى الوثائق باللغة الإنكليزية. ونتيجة لذلك، كان من الصعب بوجه خاص ضمان اتساق المصطلحات والأسلوب في الموجزات. وعلى أساس تجريبي، ابتداء من الربع الثاتي من عام 2020، يجري تحرير هذه الموجزات أولا بلغتها الأصلية، من قبل المترجمين التحريريين، قبل إرسالها للترجمة في أقسام اللغات الأخرى. ومن خلال الاستفادة الكاملة من مهارات المترجمين التحريريين على هذا النحو، تقوم الدائرة بمواءمة ممارساتها مع الفكرة الكامنة وراء امتحان التوظيف المشترك الذي تجريه إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات للمترجمين التحريريين، ومدوني المحاضر الموجزة والمحررين ومدوني المحاضر الحرفية.
 
تعدد اللغات
 
تهتم الجهات المستفيدة في مركز فيينا الدولي بتطوير مواقع شبكية متعددة اللغات وتدعو دائرة إدارة المؤتمرات إلى توفير ترجمة عالية الجودة. غير أن نقل المحتوى المترجم حديثًا إلى موقع شبكي يمثل خطوة تتجاوز عملية الترجمة التقليدية - خطوة تنتهي عادة بملفات Word و PDF. وشكّل ذلك عقبة أمام الجهات المستفيدة التي كانت تفتقر إلى الخبرة اللازمة لنقل المحتوى المتعدد اللغات بنفسها. ولتلبية هذه الحاجة الناشئة، ما فتئت دائرة إدارة المؤتمرات تعتمد على ما يتمتع به الموظفون من دراية فنية ومرونة. وفيما يتعلق بإعادة إطلاق البوابة الشبكية للمنظمات التي تتخذ من فيينا مقرا لها بجميع اللغات الرسمية (والألمانية) أخيرا، أدخل مجهزو النصوص من أقسام اللغات الروسية والصينية والعربية نصوصا مترجمة مباشرة إلى نظام إدارة المحتوى. وأثناء القيام بذلك، قاموا أيضاً بالتحقق من توافق الترجمة وضمان اتساق التصميم العام للمحتوى. ورحب المدير العام لمكتب الأمم المتحدة في فيينا/المدير التنفيذي لمكتب الأمم المتحدة المعني بالمخدرات والجريمة، عن طريق تويتر، بالمساهمة القوية للبوابة الشبكية في تحسين التعريف على الصعيد العالمي بأسرة الأمم المتحدة في فيينا وعملها بشأن أهداف التنمية المستدامة.
 
ويمكن أن تكون الابتكارات الصغيرة ذات تأثير كبير. ففي حزيران/يونيه 2019، استحدثت دائرة إدارة المؤتمرات قالبا جديدا لتوقيع البريد الإلكتروني لتعزيز تعدد اللغات. ويتضمن قالب التوقيع الذي طوره مصممو الرسومات في دائرة إدارة المؤتمرات أيقونة لمكبر صوت، تليها عبارة ”أنا أتكلم عدة لغات“ وقائمة بجميع اللغات التي يتكلم الموظف بها. وقد حظي قالب التوقيع، الذي يظهر الآن في مراسلات البريد الإلكتروني لأكثر من 180 موظفا، بالثناء من جميع أنحاء المنظمة. وأعربت أيضا مكاتب أخرى في فيينا عن الاهتمام باعتماد عنصر تعدد اللغات في قوالب التوقيع الخاصة بها.
 
اختبار الإعلام الترفيهي للمندوبين
 
توفر تعليقات المشاركين في الاجتماعات معلومات قيمة عن درجة حسن أداء دائرة إدارة المؤتمرات والمجالات التي قد تحتاج إلى تحسين. غير أن معدل استجابة فيينا للدراسة الاستقصائية الإلكترونية العالمية منخفض على الدوام. وحلت دائرة إدارة المؤتمرات هذه المسألة عن طريق إنشاء استبيانها الخاص، في شكل مسلي ملائم للأجهزة المحمولة، الذي يمكن ملؤه على مختلف الأجهزة خارج قاعات الاجتماعات مباشرة. ومنذ إطلاق ”اختبار الإعلام الترفيهي“ هذا، ازداد عدد المندوبين الذين يقدمون تعليقاتهم عدة أمثال، مما وفر ثروة من البيانات عن جميع جوانب خدمات المؤتمرات، بما في ذلك الترجمة الشفوية، والوثائق، والدعم داخل الغرفة، والمرافق وغير ذلك.
 
التسهيلات الخاصة بالأشخاص ذوي الإعاقة
 
تسعى دائرة إدارة المؤتمرات إلى تحسين إمكانية وصول الأشخاص ذوي الإعاقة في جميع أنحاء مركز فيينا الدولي. وقد طلبت الدائرة مؤخراً إجراء دراسة من قبل المجلس النمساوي للإعاقة لتقييم الاحتياجات إلى إجراءات علاجية لإزالة الحواجز التي تحول دون الوصول الميسر إلى المؤتمرات. وأُطلعت جميع الجهات الشريكة في خدمة المؤتمرات في مركز فيينا الدولي على النتائج التي توصل إليها المجلس، وهي نتيجة الزيارات الموقعية التي قام بها أشخاص يعانون من إعاقات في الرؤية والسمع والإدراك والتنقل. ومنذ البدء بإصدار التقرير والقيام بالزيارات الموقعية، يجري بالفعل تنفيذ عدد من التوصيات، مثل تركيب الأبواب الآلية والمصاعد التي يسهل على الأشخاص ذوي الإعاقة استخدامها. وعلاوة على ذلك، تعتزم دائرة إدارة المؤتمرات شراء التكنولوجيات المساعدة الموصى بها والأثاث التكيفي لوضع الأساس لمركز للتسهيلات الخاصة بالأشخاص ذوي الإعاقة للمشاركين في المؤتمرات.