创新

世界正在以前所未有的速度发生变化,大会和会议管理部希望把最好的变化融入会议管理环境。大会部将创新置于持续改进战略的前沿与核心,并继续注重和加强有效提供高质量会议和文件服务这一核心业务。

多年来,大会部在会议管理的各个方面引进了广泛的创新举措,并继续利用先进技术带来的潜力,通过调整工作方法不断更新和改进在纽约以及在联合国日内瓦、内罗毕和维也纳办事处的业务。增加了新的功能,以扩大范围、实现功能多样化以及使现有工具更加方便用户。推出了各种新的机制,以简化程序和改善客户体验。开发了原创型应用程序,以产生更多的高价值业务资讯。凡在可能的情况下,在全球各地把创新投入实际应用,并纳入现有的企业系统。此外,在一些情况下与联合国其他实体共享了这些创新。

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政府间服务方面的创新 

为了简化向会员国代表团提供的政府间服务,更好地促进会员国的谈判和审议,大会部开发了e-deleGATE门户网站并于2018年推出。作为秘书处提供的电子服务的单一入口平台,该门户网站让获得授权的代表可以随时从任何地点获取秘书处服务。e-deleGATE提供多种数字服务,包括:

  • 电子发言者名单:在发言名单上进行个人登记。
  • 电子提案:把决议草案开放供提案和加入决议草案提案国。
  • 电子提交:向秘书处提交决议草案。
  • 电子投票意向:提交投票意图,在会议正式记录中加以反映。
  • 电子与会者名单:登记各政府间机构的代表团名单。
  • 电子全权证书:提交大会届会和联合国会议的电子全权证书。
  • 电子决定:登载大会通过的决定草案案文。
  • 候选人网站:提供关于各政府间机构即将举行的选举的最新信息。
  • 委员会之角:登载与各政府间机构工作相关的文件。
  • 委员会通知:登载并记录秘书处关于各政府间机构工作的通知。
     

目前e-deleGATE的服务对象包括:大会全体会议、大会主要委员会和其他附属机构;安全理事会及其一些附属机构;经济及社会理事会及其一些附属机构;某些联合国会议。

大会第72/313号决议鼓励会员国尽可能充分利用秘书处提供的电子服务,以节省费用,减少对环境的影响,改进文件分发,并在这方面请秘书处进一步改善、协调和酌情在e-deleGATE门户网站中统一提供此类服务,包括继续提供联合国给会员国的所有正式函件

 

会议管理创新 

gMeets(一站式服务) 

15年来,大会部一直在使用并不断改进gMeets系统。这一系统是管理会议的核心工具,涵盖纽约和其他联合国实体的所有会议相关活动,包括联合国日内瓦办事处、维也纳办事处和内罗毕办事处、欧洲经济委员会、非洲经济委员会、亚洲及太平洋经济社会委员会和西亚经济社会委员会、国际原子能机构、国际民用航空组织和联合国教育、科学及文化组织。

gMeets在法定会议的整个周期使用,提供真正自始至终的会议规划体验——从审查决议草案是否涉及会议服务,到通过实施和实施后评估进行会议日历规划。

《联合国日刊》 

大会部的旗舰出版物《联合国日刊》提供关于联合国总部每日和即将举行会议的最新和详细信息。《日刊》内容包括政府间机构召开的正式会议;代表团召集的关于提案草案的非正式磋商;会员国、秘书处各部厅和其他联合国实体组织的其他会议。《日刊》还提供各种有用信息,如总部印发文件的每日清单;多边条约的签署和(或)批准;以往正式会议的摘要;秘书处各部厅的公告;其他重要的一般信息。“其他活动”栏专供常驻代表团和观察员代表团发布通知,包括会员国希望广泛宣传的平行简报会和会外活动。所有与正式会议有关的内容,包括会议摘要,都以六种正式语文印发。这个多语种、方便用户使用的实时更新网站与智能手机和平板电脑兼容,并有自动生成《日刊》PDF版本的功能。

 

文件管理创新 

gDoc 

gDoc 2.0项目旨在创建一个单一的全球文件工作流和人力管理系统,以取代现有的独立系统(gDoc、DCPMS、CMA等)。gDoc 2.0将包括全套面向客户的文件规划、管理、处理和发布模块,以支持全球协调的文件工作流和人力管理。新系统将在所有四个会议服务工作地点、各区域委员会和其他国际组织部署。这个系统的广泛用户基础包括秘书处内外的用户和订约人。gDoc 2.0将对大会部的文件管理和处理链产生重大影响,有助于业务模式和做法的统一、现代化和简化。

2018年年中以来,已经部署gDoc 2.0的某些通用和支持模块,并已推出若干工作流组件,可以让用户提交和审查大会和经济及社会理事会决议中涉及会议服务的内容,并提交和审查出版物方案供出版物委员会批准。

gText 

全球gText项目为所有四个会议服务工作地点、各区域委员会和其他联合国实体的内部和订约笔译人员提供一个完整统一的因特网语言工具套件,并天衣无缝地获取高质量翻译所需的背景信息。gText的开发是为了提高翻译和相关流程的质量和效率。

gText项目彻底改变了多语种文件处理链的工作方法,提供了整套满足联合国语言工作人员特殊需要的工具。gText工具套件正在不断改进和添加新功能。

在作为gText项目的一部分所开发的创新工具中,核心是两个重要应用程序:UNTERM(联合国术语数据库)和eLUNa(计算机辅助翻译工具),后者把自动识别所有以前翻译完成的句子和术语与使用机器翻译相结合。

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人力资源工具创新 

语言职位竞争性考试

为语言工作人员开辟更多的职业途径

鉴于从事同一译入语翻译的联合国笔译、编辑和逐字记录员所需的语言组合和技能非常相似,在2017年推出了笔译(或笔译/纪要撰写员)、编辑和逐字记录员合并征聘考试。这不仅减少了需要举行的考试次数,而且建立了能够履行多种职能的候选人名册,从而为候选人开辟更多的职业道路,也为本组织建立一支掌握更多技能的工作人员队伍。

扩大候选人才库/使联合国征聘考试更易于参加

1. 考试完全远程化

在2015年和2016年逐步进行远程考试试点后,自2017年以来组织的笔译、编辑和逐字记录员竞争性考试已经完全远程化,因此,世界任何地方有计算机和因特网的考生都能在自己选择的地点参加考试。为了确保整个过程的完整性,所有考生的考试同步进行,每项考试内容的周转时间十分紧凑,并且包括一个监考部分,可以通过视频和专门设计的屏幕记录软件对参加这部分考试的考试进行监控。此外,还有一项内容在最后面试阶段现场完成。由于考试改为完全远程化,大大增加了以前因经济、身体或其他原因无法前往异地或国外参加考试的考生参加考试的机会。大会部因在开发联合国在线考试系统中发挥的作用获得2018年秘书长“创新”奖。

2.免除第三语言要求,吸引非洲及拉丁加勒比考生

鉴于很大一部分翻译工作的译出语是英文、专业知识对笔译和其他语言专业人员十分重要以及根据法定任务必须增加非洲及拉丁美洲和加勒比考生的人数(那里的语言工作者基本只接受另外一种语言的训练而且在工作中只用一种译出语),在最近举行的法语和西班牙语笔译、编辑和逐字记录员考试中,对相关科目学位的持有者免除了过去在主要语言外熟练掌握两种其他语言的要求。要求只掌握一种其他语言的成功考生在征聘后增加第三种语言,正如其他语言专业人员在联合国任职期间增加第四、第五、甚至第六种语言一样。

由于这两项创新举措,加上更积极地接触潜在考生,与以前在指定考试中心举行、要求考生掌握三种语言的考试相比,申请考试的人数出现激增。特别是来自非洲、拉丁美洲和加勒比的考生人数大幅增加,这些地区的考生由于其语言组合而最有可能参加考试。

敏捷绩效管理框架 

2018年,文件司参加了一个人力资源厅牵头的试点项目,对基于360度(全方位、多评级人)评估的绩效管理和工作人员发展创新方法进行测试。一个由所有翻译处管理人员和工作人员组成的小组参加了试点。他们首先参加培训,学习如何使用为试点选择的专门软件提供和接收反馈。之后,鼓励员工与同事、主管和直接下属进行交流反馈。试点包括三个预定的反馈周期,邀请参与者根据与联合国能力框架相关的预定类别和属性向其同事提供反馈。参与者还通过平台交流反馈,相互表扬和认可。在试点期间,文件司与人力资源厅小组密切合作,根据文件司的具体要求定制项目,报告问题,并就用于交流反馈的软件工具的功能分享关切、交流建议。试点结束后,参与者参加反馈经验交流,共同思考在参与试点期间在提供和接受反馈方面遇到的挑战。

文件司深信,强有力的反馈文化对业务活动和工作人员发展至关重要,因此在这一变革性项目中发挥了积极主动的作用,将项目视为一个有价值的工具,可以帮助改善业绩和沟通,建立更强大的团队,提高工作人员的士气,最终有助于提高服务质量。

 

培训创新 

SPOT——语言工作人员的自定进度在线培训 

纽约总部文件司开发了一个名为“SPOT”(自定进度在线培训)的培训工具,其中包含支持工作人员持续专业发展的材料、指南、学习活动和其他资源。SPOT可以减少重复工作,加快各语言单位的知识共享,增加一个新工具来补充为语言工作人员安排的其他类型的培训。SPOT还充当培训材料的中央存储库。文件司的小型团队正在自己创建内容,以便根据培训需求的发展而轻松、快速地更新和扩展。SPOT于2020年4月在纽约推出。该项目日后可扩展到逐字记录和口译等其他语言单位以及其他工作地点的会议服务单位。

 

其他创新 

数据和供应链研究:会议服务综合交付 

大会部发起了一项关于设计和交付会议服务的研究。这项被称为“单一真相来源”的研究,考察了数据流动的方式,以及数据在沿供应链流动时如何通过各种流程得到丰富。这是在会议服务领域开展的第一项此类研究,大会部希望通过这项研究整合十多年来在创新领域开展的工作,以迎接未来的工作世界,让机器完成无关紧要的任务,而工作人员可专注于完成具有附加值的工作。

借助这项研究,大会部正准备通过一个流程和产品交付的供应链 — 无论这些流程和产品是与表决、提案国、会员国发言有关的数据还是文件、正式记录、决议和决定,将包括语言(口笔译)服务和技术支持服务在内的整套会议服务的交付联系起来。该供应链将支持使用在主要位置收集和(或)更新的数据和元数据,从而交付可机读文件、机器人书写和商业智能。如果仅在一个地方管理和(或)编辑每个数据元素,能够获得真实、相关和有参考价值的数据,不仅可以改变各自为政情况,发现重复工作的情况,还可提高效率。

这项研究研究预计将于2020年完成,其目的是随着供应链中各个流程以综合方式交付服务,转变大会部的文化。大会部将熟练掌握数据作为另一种语言纳入其工作之中,完成范式转变,从而使数据囤积成为历史。

 

会议管理司的创新(日内瓦办事处) 

作为会议组织者,会议管理司的重点仍是创造一种有利于代表进行富有成效交流的环境。高质量的口笔译服务、顺畅的行政程序、消除后勤压力、高效的信息和通信流动仍是其工作的重中之重。该司努力以客户需求为工作核心。对创新的持续投资,有助于会议管理司应对这些需求,便于会员国更快、更有效地开展工作。过去几年中,该司工作人员在以下关键领域发起、推动或实施了创新:参会人员注册(Indico)、规划决策支持(计划中内容可视化工具)、数字出版物(联合国日内瓦办事处年度报告)、行政工作流程和客户关系。

2019年,作为客户导向和适应性战略重点的组成部分,会议管理司针对客户组织的需求开展了名为“会议工作的今天和明天”的详细评估。该项目重点考察如何提升会员国和实务秘书处当前的会议体验,以及未来五至十年它们需求的可能演变。会议管理司研究了现有和新出现的需求,分析了可用以支持当前和未来政府间进程的服务、创新和会议技术。

会议咨询和指导服务 

与会议管理司和联合国日内瓦办事处(日内瓦办事处)的利益攸关方协商,编制了一份全面的服务汇编,以满足客户的需求,并分步骤提供明确指导,帮助开展涉及多个服务提供者的重大会议和活动的各个规划和执行阶段。

语音转文本服务 

与世界知识产权组织合作开发了“全自动语音转文本”项目(FAST),为客户定制语音识别工具。

会议服务反馈机制 

这是一个可在会议结束时对参会人员体验和联合国日内瓦办事处所提供关键服务给予即时反馈的简单机制。

预算外会议费用估算器 

会议管理司针对预算外会议推出了自助“费用估算器”。估算器通过对会议服务费用进行情景规划,帮助客户开展会议和活动的财务规划。客户可选择会议打算包括的服务(如口译、文件、视听等),便可立即得出会议的临时费用估计数。客户还可根据具体会议管理服务包括或不包括的内容修改选择,以得出相应的费用估计数。

无障碍会议组织标准操作程序

会议管理司发布了标准作业程序,以在联合国日内瓦办事处落实《联合国残疾包容战略》。这些程序为会议组织者按步骤提供详细指导,帮助其执行从无障碍会议公告到认证程序和包容性活动交付等所有阶段。

打造创新文化 

会议管理司成立了内部创新团队,以培养创新文化,并为将新想法从概念转化为现实提供平台。在开展了为期100天的创新挑战活动之后,推出了灵活的团队形式,使现有工作人员能够在创新项目上投入有限的时间,并且每个季度轮换一次团队成员。该团队研究新兴技术和方法如何提升客户服务,孕育想法并将其转化为原型。这一举措产生的试点项目包括:与学术界探讨新兴技术对会议服务的影响;与国际组织和常驻代表团共同主办关于技术改变政府间会议领域的活动。其他项目包括在会议现场为代表推出自动化发言名单;盘活并现代化文件格式;使用预测分析优化排队时间和自动化语音转文本解决方案。对于概念验证成功的项目,会议管理司正在向前推进,并利用这些项目提升向会议代表提供的服务。

出版物创新 

会议管理司正在通过打破印刷产品和数字产品之间的界限,为读者提供更丰富的体验。经ISO认证的印刷团队将最佳实践应用到实物产品之中,如植物油墨、原始印刷格式、使用清漆增强触觉和镂空。曾斩获大奖的设计和多媒体团队,通过身临其境的虚拟现实、叙事驱动的视觉效果和充分响应式的在线出版物,提供创新和引人入胜的体验。该团队的网络产品确保跨平台和跨设备的无缝读者体验。该团队被指定负责制作最新的两份秘书长报告。

 

会议管理处的创新(维也纳办事处) 

联合国维也纳办事处会议管理处创建了所有工作地点目前都在使用的许多信息技术工具,在会议服务的演变中发挥了创新作用。这些遗留应用为全球统筹管理工具奠定了基础,许多应用仍在继续支持大会部的业务流程。除了gText和gMeets系统,维也纳的信息技术工作人员还开发了电子公文(eCorrespondence)、笔译承包管理系统(CMA)和口译电子派工系统(eAPG)。

会议管理处还为代表创建了名为“维也纳国际中心在线”的一站式服务平台,这是一个便捷、直观和无纸化的平台,参会人员可在此检索设在维也纳的组织所上传的当前和历史信息。除了会议文件、数字录音和日刊,该平台还提供关于维也纳国际中心概况介绍、公共交通和服务的有用信息。

今天,会议管理处的创新比以往任何时候都更加重要。在资源日趋紧张的情况下,创造性的解决方案正在帮助会议管理处消化不断增加的工作量,并完成其任务。创新也有助于员工队伍变得更加灵活敏捷,更好地满足日新月异的时代所产生的需求和挑战。

会议服务 

2019年,会议管理处为6 600场会议提供了服务,打破了2018年的记录,在2013年会议的基础上翻了一番。在这一增长速度之下,任何服务部门的资源都会捉襟见肘,更不用说像会议管理处这般规模且缺少可提供会议现场服务的经常预算员额的服务部门。由于会议管理处依靠短期工作人员名册为会议提供现场服务,因此采取了创新办法,确保最高质量标准。会议管理股为临时会议现场人员创建了量身定制的培训方案,内容涵盖残疾意识、安全、客户服务和礼仪。在2019年接受调查的参会人员当中,94%对会议助理的礼仪表现和专业精神给予了积极评价,证明该培训方案取得了成功。

文件和出版 

一段时间以来,驻维也纳各组织的客户要求获得能够有效传递信息且对环境影响最小的各种现代化电子出版产品。会议管理处电子出版股的工作人员具备制作这种产品的专门知识,但生产能力不能跟上需求。会议管理处管理层通过利用各文本处理股的人才,找到了完美的解决方案。自2018年以来,文本处理人员接受了Adobe InDesign软件使用培训。这使他们能够承担电子出版股的排版工作,如此图像设计员就可专注于技术性较高的项目。客户对现在随时可用的尖端产品极为满意,而工作人员也因掌握了多样化的技能而得到了提升——实现了真正的双赢创新。

同样,会议管理处的笔译员将很快有机会扩展和完善他们的专业技能。维也纳反腐败公约秘书处代表会员国定期提交执行摘要,供会议管理处处理。过去,由于编辑控制股只处理英文文件,会议管理处对这些摘要按“收到时”(即未经编辑)的原文进行翻译。因此,很难确保摘要术语和风格前后一致。作为试点,从2020年第二季度开始,这些摘要首先由笔译按原文进行编辑,然后送交其他语言单位翻译。会议管理处正在以这种方式充分利用笔译员的技能,将其做法与大会部笔译、纪要撰写员、编辑和逐字记录员合并征聘考试的理念进行对接。

使用多种语文 

维也纳国际中心的客户希望开发多语网站,并希望会议管理处提供高质量的翻译。但是,将新翻译的内容转移至网站,并不是以Word和PDF文件为终点的传统翻译流程的步骤。对于那些缺乏专业知识、无法自己转移多语内容的客户来说,这便造成了障碍。为了满足这一新的需求,会议管理处一直在挖掘工作人员的专门知识和灵活性。最近,以所有正式语文(和德文)重新发布了驻维也纳各组织的门户网站,在此过程中,阿拉伯文、中文和俄文科的文本处理人员直接将翻译文本输入内容管理系统。与此同时,他们还检查翻译的前后一致,确保内容布局统一。维也纳办事处总干事兼联合国毒品和犯罪问题办公室执行主任欢迎门户网站为提高维也纳联合国大家庭及其在可持续发展目标方面的工作的全球知名度所作出的巨大贡献。

小创新产生大影响。2019年6月,会议管理处推出了新的电子邮件签名栏,以促进使用多种语言。签名栏由会议管理处图像设计员开发,设有一个扩音器图标,随后紧跟“我会多国语言”和工作人员掌握的所有语言列表。现在,有180多名工作人员的电子邮件在使用这一签名栏,在整个组织广受赞誉。维也纳的其他单位也表示有兴趣在自己的签名栏中采用多种语言的内容。

代表信息娱乐调查 

参会人员的反馈为了解会议管理处的表现和可能需要改进的领域提供了有益的信息。但是,维也纳对全球电子调查的回复率一直很低。会议管理处通过创建自己的调查问卷解决了这一问题,该调查问卷采取方便移动平台使用的娱乐性格式,可于会议室外直接在各种设备上填写。自发起“信息娱乐调查”以来,提交反馈意见的代表人数增加,为口译、文件、现场支持、设施等会议服务的所有方面提供了丰富的数据。

无障碍 

会议管理处正在努力改善整个维也纳国际中心的无障碍环境。会议管理处最近委托奥地利残疾人理事会开展研究,评估采取补救行动消除参会障碍的需求。该理事会通过组织有视力、听力、认知和行动障碍的人士实地访问,与维也纳国际中心的所有会议服务伙伴分享了调查结果。自报告和实地访问开始以来,已经在落实若干建议,如安装自动门和无障碍电梯。此外,会议管理处计划采购推荐的辅助技术和适应性家具,为建立参会人员无障碍中心奠定基础。