会议管理
会议服务
大会和会议管理部负责为在纽约大会大楼和会议楼会议室举行的会议提供以下服务：
- 会议规划和日程安排
- 会议室服务
- 口译
- 文件和出版服务，包括：
- 编辑
- 翻译
- 文本处理和桌面出版
- 印刷
- 分发
- 正式书面会议记录
有关会议请求和相关服务的一般查询，请联系会议管理科(秘书处大楼12楼，电子邮件)。
有关文件的一般查询，请与文件管理科联系(秘书处大楼12楼；电子邮件)。
有关文件印刷和分发及相关服务的一般查询，请与会议支助组联系(图书馆大楼地下一层L1B-100；电子邮件)。
联合国会议日历
年度会议日历由会议委员会审查，并提交大会批准。经济及社会理事会日历由经社理事会审查和审议。
日历详细介绍有立法授权和预算拨备(应享待遇)的会议。日历还单列一节，详细介绍各专门机构主要机关、国际原子能机构和联合国主持设立的条约机构的会议。
每日会议日程及会议室分配情况在会议室外的电子屏幕上显示。
除已列入正式会议日历的那些会议外，还需要会议室和资源用于：在举行正式会议期间进行的非正式协商；向会员国小组通报情况及会员国小组会议；常驻联合国或联合国系统各实体的代表团或观察员代表团主办的会议和活动。所有这些会议和活动由会议管理科作出日程安排。
如何在gMeets中预订会议室(一站式)
所有经授权的提出请求单位(包括常驻代表团)如想预定会议室和会议服务，均应通过gMeets门户网站提出请求。
gMeets是在联合国总部提交会议服务请求的单一入口点。通过简单易行的自助式网络界面，客户现在可从一系列会议服务中进行灵活选择，包括会议室分配；口译：桌签、讲台标牌和会议室布置；在《联合国日刊》上发布材料；音像服务；网播服务；联通和安保相关服务以及技术设备借用。
将提供关于会议服务以及费用的信息，以便于请求方作出知情决定。这一工具可以简化和便利与服务提供方的协调以及服务提供方之间的协调，使秘书处能够更有效地处理会议服务请求。如要访问gMeets (一站式服务)，请：
如要访问gMeets (一站式服务)，请：
- 登录https://conferences.unite.un.org/carbonweb;
- 输入您的gMeets用户名和现有密码；
- 点击“新建请求”，开始创建新的会议室和会议服务请求；
- 依次完成三个简单步骤：提供基本信息、请求服务、审核并提交请求；
随时了解“我的所有请求”栏中的请求状态。
若要提出问题或提供反馈，请发送电子邮件。
必须填写所有必填字段，包括筛选性问题。会议管理科负责审查和确认请求。提出请求方可在门户网站的“我的所有请求”部分跟踪请求状态。欲获知更多信息，请联系会议管理科(电子邮件)。
会议时间
上午会议的时间通常是上午10时至下午1时，下午会议的时间通常是下午3时至6时(正式会议时间)。午间会议或活动的预订严格限制在下午1点15分至2时30分，不为此提供口译。
准时：由于会议请求很多而可用的设施有限，会议必须准时开始，并严格遵守上述时间表。因此，敦促各代表团准时出席会议。大会2005年9月12日第59/313号决议议强烈敦促大会会议的所有主持人准时召开会议。
会议时间安排：最好是依次安排相关的会议，以确保最大限度地利用所提供的服务。然而，为便于转换场地，不相关的会议之间应有短暂间隔。
取消：如果预定的会议已被取消，请主办方立即通知会议管理科，以便重新分配资源。
提供口译服务请求. 只有当原定供《宪章》所设的机构或法定机构会议使用的口译服务不再需要时，才会批准为区域集团和其他会员国主要集团的会议及其他非正式会议提出的口译服务请求。口译服务仅在周一至周五上午10时至下午1时和下午3时至6时提供
房地的使用
联合国房地的使用应遵守ST/AI/2019/4号行政指示，其中附有大会部的一份普通照会，最近一份普通照会(DGACM/OUSG/03/2018)的日期是2018年4月9日。行政指示和普通照会就联合国会议室的使用提出最新指导意见，明确有关各方的作用和责任，并强调所有会议和活动都必须遵守联合国的原则，必须不具商业性质。
联合国电子设备的使用和维护
要求代表和其他与会者不要携带食物和水以外的液体进入会议室，以免损坏同声传译音响系统及其他技术设备。此外还应谨慎使用麦克风、频道转换开关、表决开关及耳机等敏感的电子装置。请注意，把手机放在话筒附近会影响音质。
联合国日刊
每天的《联合国日刊》载有当天会议和预定举行的会议的信息，以及前一天举行的正式会议的纪要。《联合国日刊》的多语种数字格式与智能手机和平板电脑等移动设备兼容，网址为：https://journal.un.org。《联合国日刊》提供每日会议日程的可下载 PDF 版本，每次会议还有单独的 PDF 版本可供下载。会议一级的PDF 文件载有会议信息，如议程、文件、电子版发言、会议摘要、正式记录、网播和会议报道。此外，渐进式网络应用程序是一个可下载的应用程序，让用户能够在其设备上阅读《联合国日刊》。渐进式网络应用程序允许读者直接从应用程序查看《联合国日刊》，而不是通过浏览器手动访问《联合国日刊》网站。《联合国日刊》渐进式网络应用程序有所有六种正式语文版本。《联合国日刊》查询应
联系日刊股(电邮)。
口译
在提供口译服务的会议上，以联合国六种正式语文中的任何一种所作的发言都会通过口译员译为其他正式语文。要求发言者以能够进行口译的语速发言。尽管对代表团发言限时的情况越来越多，但恳请发言者以正常语速发言，以便口译员准确、完整地翻译发言。如果发言速度过快，口译质量会受影响。建议语速不超过每分钟约 100 至 120 个词(作为以英文发言的参考)，以确保发言速度正常。
发言者也可用正式语文以外的任何语文发言。在这种情况下，按照大会议事规则第53条，有关代表团必须提供一名口译员将非正式语文译为一种正式语文。可要求为国家元首或政府首脑提供双向口译服务作出例外安排。然而，满足这些要求的能力将非常有限。寻求自己为非正式语文提供口译员的代表团请用电邮及早提前通知大会和会议管理部的会议管理科，并抄送口译处、礼宾和联络司以及广播和会议支助科，最迟在预期使用备用传译间前三个工作日通知。会议管理科将提供进一步指示。
以正式语文所作发言的译稿
代表团在为其发言提供译稿时，应在译稿首页注明“照稿宣读”，或“以实际发言为准”。如果提供一种以上正式语文的发言稿，代表团应明确指定哪一个发言稿为正式文本。
照稿宣读. 口译员将按译稿宣读。因此，发言者的讲话如与讲稿有任何出入，包括内容增删，都不会在口译中反映出来。
以实际发言为准. 口译员以发言者的讲话而非译稿为准。如果发言者脱稿发言，代表团应意识到，受众听到的口译不一定与代表团已分发给受众和媒体的译稿相同。
话筒. 只有在请代表发言而且在代表按下按钮后，话筒方可使用。为确保发言的录音和口译尽可能收到最佳效果，请代表在发言时对准话筒，吐字清晰，特别是在提供数字、引述、技术性很强的信息时或在照稿宣读时。应避免轻拍话筒测音、翻页、拨打或接听手机。
会议记录
为各主要机关的全体会议、大会主要委员会会议以及在有限和有选择的情况下为其他某些机关的会议提供书面会议记录。会议记录采用逐字记录或简要记录的形式。这些记录由秘书处编制，各代表团可以作出更正。但对实际发言作出增补或改变其原意的更正不予受理。
此外，还可以提供会议的录音录像供查。
- 逐字记录(又称PV)全面记载会议情况。每一份以联合国一种正式语文作出的逐字记录均包括以其他正式语文所作发言的译文和以原语文所作发言的经编辑的文字稿。
- 请代表注意，如书面发言稿的任何部分没有实际宣读，则不会载入该次会议的记录。
- 简要记录(又称SR)以简明、节略的方式记载会议情况，并非要记载每个发言或复述发言文本。
- 为联合国各机构提供书面记录(逐字记录或简要记录)须按照大会和其他主要机关的决定进行。
更正会议记录
更正均应按照逐字记录或简要记录首页的更正脚注中所述的形式提出。如果更正插入记录副本中，须由有关代表团一名经授权的官员在更正后的记录首页上签名，并注明职务。
逐字记录的更正仅限于依照实际发言原文发现的错漏之处。如有代表团要求更正，将根据有关发言的录音录像进行核对。
简要记录的更正不应包括文体调整，也不应增添长篇文字，因为这样会影响简要记录的总体平衡。
不应以提交发言稿的方式替代更正。
更正的印发
联合国各机构的记录以电子形式重发，更正后的版本在正式文件系统发布。
已准备好的全体会议和主要委员会会议发言稿副本
为便利口译、逐字记录和简要记录服务，各代表团必须通过电邮向estatements@un.org 提交发言稿(最好是 Microsoft Word 以及 PDF 版本)。应在电子邮件标题行和发言稿稿头注明会议名称、发言者姓名和议程项目。发言稿应及早在会前提交，最迟在发言前 2小时提交，不要提交硬拷贝。发言稿在发言开始前将一直保密，发言开始后再发布在《联合国日刊》的 eStatements(电子版发言)部分。