إدارة الاجتماعات

خدمات الاجتماعات

تتولى إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات مسؤولية توفير الخدمات التالية إلى الاجتماعات التي تعقد في غرف الاجتماعات الواقعة في مبنى الجمعية العامة ومبنى المؤتمرات في نيويورك:
 
  • تخطيط وبرمجة الاجتماعات
  • خدمات غرف الاجتماعات
  • الترجمة الشفوية
  • خدمات الوثائق والنشر، بما فيها:
    • التحرير
    • الترجمة التحريرية
    • معالجة النصوص والنشر المكتبي
    • طباعة الوثائق
    • توزيع الوثائق
    • تدوين محاضر الجلسات الرسمية
 
ولتقديم الاستفسارات العامة بشأن طلبات عقد الاجتماعات والخدمات ذات الصلة، يرجى الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات (الطابق الثاني عشر، مبنى الأمانة العامة، الهاتف 7351 963 212 1+ أو 8114 963 212 1+، البريد الإلكتروني).
 
ولتقديم الاستفسارات العامة بشأن الوثائق، يرجى الاتصال بقسم إدارة الوثائق (الطابق الثاني عشر، مبنى الأمانة العامة، الهاتف 6579 963 212 1+، البريد الإلكتروني).
 
ولتقديم الاستفسارات العامة بشأن طباعة وتوزيع الوثائق والخدمات ذات الصلة، يرجى الاتصال بقسم دعم الاجتماعات (الغرفة L1B-100، الطابق السفلي الأول، مبنى المكتبة؛ الهاتف 1483 963 212 1+ أو 7348 963 212 1+، البريد الإلكتروني).

 

جدول مؤتمرات واجتماعات الأمم المتحدة

نتيجةً لتحويل دورة الميزانية إلى دورة سنوية، تم أيضا تحويل جدول السنتين لمؤتمرات واجتماعات الأمم المتحدة إلى جدول سنوي منذ الدورة الرابعة والسبعين للجمعية العامة (انظر قرار الجمعية 252/74). ويعد جدول المؤتمرات والاجتماعات في الميدانين الاقتصادي والاجتماعي والميادين المتصلة بهما لفترة السنتين التالية (جدول المجلس الاقتصادي والاجتماعي) في السنوات الفردية. وكانت آخر نسخة عن فترة السنتين 2020-2021.
 
والجدول السنوي تستعرضه لجنة المؤتمرات، التي تحيله إلى الجمعية العامة للموافقة عليه. وأما جدول المجلس الاقتصادي والاجتماعي فيستعرضه المجلس وينظر فيه. وفي السنوات الزوجية، يتم استكمال وإصدار جدول سنوي.
 
وتتضمن الجداول تفاصيل المؤتمرات والاجتماعات التي لها ولايات تشريعية واعتمادات في الميزانية (استحقاقات). وتتضمن أيضا فرعا مستقلا ترد به تفاصيل مؤتمرات واجتماعات الأجهزة الرئيسية للوكالات المتخصصة، والوكالة الدولية للطاقة الذرية، والهيئات المنشأة بموجب معاهدات تحت رعاية الأمم المتحدة.
 
ويُعرض البرنامج اليومي للاجتماعات، مع معلومات عن تخصيص غرف الاجتماعات، على شاشات إلكترونية خارج غرف الاجتماعات.
 
وبالإضافة إلى الاجتماعات المدرجة في الجدول الرسمي للمؤتمرات، يلزم أيضا توفير غرف وموارد الاجتماعات لإجراء مشاورات غير رسمية أثناء عقد الجلسات الرسمية؛ وعقد جلسات إحاطة لمجموعات الدول الأعضاء واجتماعات لهذه المجموعات؛ وتنظيم اجتماعات ومناسبات ترعاها البعثات الدائمة أو المراقبة لدى الأمم المتحدة أو كيانات منظومة الأمم المتحدة. ويتولى برمجة جميع هذه الاجتماعات والمناسبات قسم إدارة الاجتماعات.

 

كيفية حجز غرفة اجتماعات في النظام الإلكتروني الشامل لإدارة الاجتماعات (بوابة gMeets) (المركز الجامع)

ينبغي لجميع الجهات المأذون لها بطلب عقد الاجتماعات، بما فيها البعثات الدائمة، التي ترغب في حجز غرف الاجتماعات وخدمات الاجتماعات أن تقدم طلبا عن طريق بوابة gMeets.
 
والبوابة نقطة دخول واحدة لتقديم طلبات خدمات الاجتماعات في مقر الأمم المتحدة. فمن خلال واجهة شبكية للخدمة الذاتية سهلة الاستخدام، بوسع العملاء الآن أن يختاروا من مجموعة من خدمات الاجتماعات، منها تخصيص غرف المؤتمرات؛ والترجمة الشفوية؛ وتوفير لوحات الأسماء والعلامات التي توضع على المنبر، وترتيب الغرف؛ ونشر المواد في يومية الأمم المتحدة؛ وتقديم خدمات الوسائل السمعية - البصرية؛ وخدمات البث الشبكي؛ وخدمات الدخول والخدمات المتصلة بالأمن، وإعارة المعدات التكنولوجية.
 
وتتاح المعلومات عن خدمات الاجتماعات، وكذلك عن التكاليف، بما يسهل على مقدمي الطلبات اتخاذ قرارات مستنيرة. وتتيح الأداة تبسيط وتيسير عملية التنسيق مع مقدمي الخدمات وفيما بينهم لتمكين الأمانة العامة من معالجة طلبات خدمات الاجتماعات بقدر أكبر من الكفاءة. وهذه المنصة متاحة باللغتين الإنكليزية والفرنسية.
 
وللدخول إلى بوابة gMeets (المركز الجامع):
 
  1. ادخل إلى العنوان الإلكتروني https://conferences.unite.un.org/gMeets؛
  2. أدخل اسم المستخدم للبوابة gMeets وكلمة السر المخصصين لك حاليا؛
  3. ابدأ عملية تقديم طلب جديد لخدمات الغرف والاجتماعات تحت المفتاح المسمى ”طلب جديد“؛
  4. اتبع الخطوات البسيطة الثلاث التالية: تقديم المعلومات الأساسية؛ طلب الخدمات؛ استعراض الطلب وتقديمه؛
 
تتبع حالة الطلبات في القسم المعنون ”جميع طلباتي“؛
 
لتقديم استفسارات أو تعقيبات، يرجى الاتصال بالبريد الإلكتروني.
 
ويجب ملء جميع الخانات الإلزامية، بما في ذلك أسئلة الفحص. ويقوم قسم إدارة الاجتماعات باستعراض الطلبات وإقرارها. ويمكن لمقدمي الطلبات تتبع حالة طلباتهم في القسم المعنون ”جميع طلباتي“ في البوابة. وللحصول على مزيد من المعلومات، يرجى الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات (الهاتف:  7351 963 212 1+ أو 8114 963 212 1+؛ البريد الإلكتروني).

 

مدة الاجتماعات

 تدرج الجلسات الصباحية في الجدول الزمني عادة من الساعة 10:00 إلى الساعة 13:00، وتدرج جلسات ما بعد الظهر من الساعة 15:00 إلى الساعة 18:00 (ساعات الجلسات الرسمية). ويقصر الحجز في وقت الغداء تماما على الفترة الممتدة من الساعة 13:15 إلى الساعة 14:30. ولا تقدم الترجمة الشفوية للاجتماعات أو المناسبات التي تنظم أثناء فترة الغداء.
 
الالتزام بالمواعيد: نظرا إلى كثرة الطلب على عقد الجلسات ولكون المرافق المتاحة لعقدها محدودة، من الضروري بدء الجلسات في مواعيدها والالتزام إلى أقصى حد بالمواعيد المحددة أعلاه. ولذلك، نحث المندوبين على حضور الجلسات في موعدها المقرر. وحثت الجمعية العامة في قرارها 313/59 المؤرخ 12 أيلول/سبتمبر 2005 بقوة جميع أعضاء المكتب الذين يترأسون جلسات الجمعية العامة على أن يفتتحوا هذه الجلسات في الوقت المحدد.
 
جدولة الاجتماعات: من المستصوب تحديد مواعيد انعقاد الجلسات المترابطة بحيث تكون متتالية للاستفادة إلى أقصى درجة من الخدمات المتاحة. وتيسيرا للانتقال من جلسة إلى أخرى ينبغي مع ذلك أن يكون هناك فاصل قصير بين الجلسات التي لا يوجد رابط بينها.
 
حالات الإلغاء: في حالة إلغاء اجتماع كان مقررا عقده يرجى من منظميه إبلاغ قسم إدارة الاجتماعات فورا بذلك لإتاحة إعادة تخصيص الموارد.
 
أما طلبات توفير الترجمة الشفوية المقدمة من المجموعات الإقليمية والمجموعات الرئيسية الأخرى للدول الأعضاء والجلسات غير الرسمية الأخرى، فلا يمكن التكفل بها إلا إذا تيسرت لها خدمات كانت مخصصة أصلا لجلسات الهيئات المنشأة بموجب الميثاق أو الهيئات المكلَّفة. ولا تتاح خدمات الترجمة الشفوية إلا ما بين الساعة 10:00 والساعة 13:00 والساعة 15:00 والساعة 18:00 في أيام عمل الأسبوع (من يوم الاثنين إلى يوم الجمعة).

 

استخدام المباني

ينظم استخدام مباني الأمم المتحدة الأمر الإداري ST/AI/2019/4، الذي تكمله مذكرة شفوية من الإدارة، وكان آخرها المذكرة الشفوية DGACM/OUSG/03/2018 المؤرخة 9 نيسان/أبريل 2018. ويتضمن الأمر الإداري والمذكرة الشفوية إرشادات حديثة بشأن استخدام غرف الاجتماعات بالأمم المتحدة، ويوضحان أدوار ومسؤوليات كل طرف معني، ويشددان على أن جميع الاجتماعات والمناسبات يتعين أن تتقيد بمبادئ الأمم المتحدة وأن تكون غير تجارية بطبيعتها.

 

استخدام المعدات الإلكترونية للأمم المتحدة والعناية بها

يرجى من أعضاء الوفود، وغيرهم من المشاركين في الجلسات، ألا يدخلوا الأطعمة والسوائل من غير المياه إلى غرف الاجتماعات، وذلك تجنبا لإتلاف نظم سمعية للترجمة الشفوية الفورية ومعدات تقنية أخرى. ويجدر أيضا الحرص عند استخدام مكبر الصوت (الميكروفون) ومفاتيح اختيار القنوات ومفاتيح التصويت والسماعات نظرا لكونها أجهزة إلكترونية حساسة. وتجدر الإشارة إلى أن وضع هاتف محمول بقرب الميكروفون قد يؤثر على جودة الصوت.

 

يومية الأمم المتحدة

تتضمن يومية الأمم المتحدة في صيغتها الرقمية معلومات عن جلسات اليوم، وتشمل:
 
  • جلسات رسمية (تضاف موجزات للوقائع بعد الجلسات، حسب الاقتضاء)
  • مشاورات غير رسمية
  • جلسات أخرى
  • جلسات مقبلة
 
وتتضمن أيضا:
 
  • تحديثات في الوقت الحقيقي لمعلومات الجلسات
  • قائمة يومية بالوثائق
  • التوقيعات والتصديقات على المعاهدات المتعددة الأطراف المودعة لدى الأمين العام
  • معلومات عن المؤتمرات الصحفية
  • معلومات عامة
 
وتقوم وحدة يومية الأمم المتحدة بإعداد اليومية (البريد الإلكتروني؛ الطابق الثاني عشر، مبنى الأمانة العامة، الهاتف 3888 963 212 1+ أو 0493 963 212 1+ ويفتح المكتب أبوابه الساعة 14:00 من يوم الاثنين إلى يوم الجمعة).
 
وتصدر اليومية من يوم الاثنين إلى يوم الجمعة. ووفقا لقرار الجمعية العامة 323/71، يصدر مجمل المحتوى المتعلق بالجلسات الرسمية، بما في ذلك موجز وقائع الجلسات، باللغات الرسمية الست للأمم المتحدة (الإسبانية والإنكليزية والروسية والصينية والعربية والفرنسية) طوال السنة، وفقا للمادة 55 من النظام الداخلي للجمعية العامة.
 
وتتوافق اليومية مع الهواتف الذكية والحواسيب اللوحية وهي متاحة في الموقع الشبكي التالي: journal.un.org. ويمكن أيضا الاطلاع على اليومية من خلال الموقع الشبكي للأمم المتحدة، ونظام الوثائق الرسمية، وتويتر (@Journal_UN_ONUوفيسبوك، وبالاشتراك الإلكتروني.
 
وينبغي تقديم المواد المتصلة بالجلسات الرسمية لإدراجها في اليومية عن طريق نظام إدارة محتوى اليومية (journal.un.org/jcms). وينبغي إرسال المواد المتصلة بالمشاورات غير الرسمية والجلسات والمناسبات الأخرى عن طريق البريد الإلكتروني إلى journal@un.org. والموعد النهائي لتقديم أي مواد يراد إدراجها في عدد اليومية الصادر في اليوم التالي هو الساعة 18:30 فيما يتعلق ببرنامج الجلسات والموجزات. أما فيما يخص الأنشطة الأخرى، فينبغي تقديم المواد قبل الساعة 18:00 وعلى الأقل قبل يومين من موعدها.

 

الترجمة الشفوية

في الاجتماعات التي تقدم فيها الترجمة الشفوية، تترجم البيانات التي تلقى بأي لغة من اللغات الرسمية الست للأمم المتحدة ترجمة شفوية إلى سائر اللغات الرسمية. وفيما يتعلق بالبيانات الخطية، من الضروري أن تزوّد الوفود المترجمين الشفويين من خلال موظف شؤون المؤتمرات في غرفة الاجتماعات بنسخ من كلماتها من أجل كفالة جودة الترجمة الشفوية. ويرجى من المتكلمين إلقاء بياناتهم بسرعة تتيح الترجمة الشفوية. ورغم تزايد منح الوفود إطارا زمنيا لإلقاء بياناتها، فإن المرجو منها أن تفعل ذلك بسرعة عادية من أجل تمكين المترجمين الشفويين من تقديم ترجمة دقيقة وكاملة لتلك البيانات. فسرعة الإدلاء بالبيانات من أجل التقيد بالحدود الزمنية قد تؤثر على جودة الترجمة الشفوية. ومن المقترح ألا تتجاوز السرعة ما يتراوح بين 100 و 120 كلمة في الدقيقة باللغة الإنكليزية.
 
وفي الحالات التي يدلى فيها ببيان بلغة ليست من اللغات الرسمية، (انظر المادة 53 من النظام الداخلي للجمعية العامة) على الوفد المعني إما أن يحضر مترجما شفويا وإما أن يقدم نصا للبيان مكتوبا بإحدى هذه اللغات. ويتولى مترجمو الأمم المتحدة الشفويون ترجمة البيان شفويا إلى سائر اللغات الرسمية بالاستناد إلى الترجمة الشفوية أو النص المكتوب الذي تقبله الأمانة العامة باعتباره يمثل النص الرسمي للبيان. وينبغي للوفد المعني أن يبعث شخصا يسمى ”المرشد“ يعرف اللغة التي سيلقي بها البيان واللغة الرسمية التي ترجم إليها، لتوجيه مترجم الأمم المتحدة الشفوي أثناء إلقاء النص المترجم بكامله ولضمان التزامن بين المتكلم والمترجم الشفوي. وينبغي أن تتخذ مسبقا مع قسم إدارة الاجتماعات ترتيبات مفصلة بشأن الترجمة الشفوية من اللغات غير الرسمية، بما في ذلك إتاحة وصول المترجمين الشفويين غير التابعين للأمم المتحدة إلى مقصورات الترجمة الشفوية (الهاتف 8114 963 212 1+؛ البريد الإلكتروني).

 

الترجمات المكتوبة للبيانات التي يُدلى بها باللغات الرسمية

عندما تقدم الوفود ترجمة مكتوبة لبياناتها، ينبغي أن يُذكر في الصفحة الأولى من ذلك النص ما إذا كان ينبغي ”قراءته حرفيا“ أو ”مراجعته عند الإلقاء“. وإذا قدمت نصوص مكتوبة بأكثر من لغة من اللغات الرسمية، يتعين على الوفود أن تبيّن بوضوح النص الذي ينبغي اعتباره النص الرسمي.
 
قراءة النص حرفيا: يتبع المترجمون الشفويون الترجمة التحريرية. وبالتالي من المرجح ألا يظهر في الترجمة الشفوية أي خروج على النص يبدر من المتكلم، بما في ذلك الإغفالات والإضافات.
 
المراجعة عند الإلقاء: يقوم المترجم الشفوي بمتابعة المتكلم وليس الترجمة. وإذا خرج المتكلم عن النص، ينبغي للوفود أن تكون على علم بأن الترجمة الشفوية التي يسمعها الحاضرون لن تكون بالضرورة مطابقة للترجمة التي قد تكون الوفود وزعتها على الحاضرين وعلى الصحافة.
 
الميكروفون: لا يعمل إلا متى دُعي الممثل الذي يريد الكلام إلى التكلم وضغط المندوب على الزر. وينبغي لأعضاء الوفود، تيسيرا لتسجيل بياناتهم وترجمتها شفويا على أفضل وجه، أن يتكلموا في اتجاه الميكروفون مباشرة وبوضوح، ولا سيما لدى قراءتهم الأرقام أو الاقتباسات أو النصوص التقنية الشديدة التعقيد، أو لدى قراءة بياناتهم من نص معد سلفا. وينبغي أيضا تفادي النقر على الميكروفون للتأكد من أنه صالح للعمل، أو طي الصفحات، أو الرد على مكالمات الهاتف المحمول.

 

محاضر الجلسات

 توفَّر محاضر للجلسات العامة للهيئات الرئيسية ولجلسات اللجان الرئيسية للجمعية العامة، وتوفَّر على أساس انتقائي محدود محاضر لجلسات بعض الهيئات الأخرى. وهذه المحاضر ذات شكلين: إما حرفية (PVs) وإما موجزة (SRs). وتتولى الأمانة العامة إعدادها، وهي خاضعة للتصويب من الوفود. ولكن لا يمكن قبول التصويبات التي تضيف إلى معنى البيان كما أُدلي به فعلا أو التي تغيّر منه شيئا.
 
وإضافة إلى ذلك، تسجل وقائع الجلسات على أشرطة سمعية مرئية يمكن لمن شاء أن يرجع إليها.
 
  • والمحاضر الحرفية تنقل وقائع الجلسة كاملة، ويتضمن كل محضر من المحاضر بلغة رسمية للأمم المتحدة ترجمات الكلمات المدلى بها بلغات رسمية أخرى ونسخا محررة للكلمات المدلى بها باللغة الأصلية.
  • ونحيط أعضاء الوفود علما بأن أي جزء من بيان مكتوب لا يتلى في الجلسة فعلا لن يظهر ضمن محضر تلك الجلسة.
  • أما المحاضر الموجزة فتنقل وقائع الجلسات في صيغ مقتضبة مختصرة. ولا يتوخى فيها ذكر كل مداخلة تكلم فيها متكلم ولا إيراد البيانات بنصها.
  • وتوفير المحاضر المكتوبة (حرفية أو موجزة) لهيئات الأمم المتحدة ينظمه عدد من مقررات الجمعية العامة وغيرها من الهيئات الرئيسية.
 

تصويب محاضر الجلسات

 
ويجب بيان التصويبات بالشكل المشار إليه في حاشية التصويبات في أسفل الصفحة الأولى من المحضر الحرفي أو الموجز. وإذا أدرجت التصويبات في نسخة من المحضر، يجب أن تحمل الصفحة الأولى من المحضر الذي أدرجت فيه التصويبات توقيع موظف مرخص له بذلك من موظفي الوفد المعني، مع بيان منصبه.
 
ويقتصر تصويب المحاضر الحرفية (PVs) على ما يحدث من خطأ أو إغفال في إيراد البيانات كما أدلي بها بالفعل، أي باللغة الأصلية. وحين يقدم طلب لإجراء تصويب، يدقق التصويب المطلوب بالرجوع إلى التسجيل السمعي المرئي للكلمة المعنية.
 
ولا يجوز في تصويبات المحاضر الموجزة (SRs) أن يكون الأسلوب هو موضوع التصويب، ولا يجوز أيضا إدخال زيادات مطولة تخل بالتوازن العام للمحضر.
 
كذلك لا يجوز تقديم نص بيان بدلا من تقديم تصويبات.

 

إصدار التصويبات

يعاد إصدار محاضر هيئات الأمم المتحدة إلكترونيا، وتُدرج الصيغة المصوّبة في نظام الوثائق الرسمية.
 

نسخ نصوص البيانات المعدة سلفا للإلقاء في الجلسات العامة وجلسات اللجان الرئيسية

ينبغي أن يقوم ممثل عن الوفد يحمل تصريحا صالحا لدخول الأمم المتحدة بتسليم ما لا يقل عن 20 نسخة من النص، إن وجد، إلى منطقة الاستقبال عند مكتب الوثائق الموجود في مؤخرة قاعة الجمعية العامة بين الساعة 8 والساعة 9 صباحا.
 
لتقديم نسخ إلكترونية من البيانات، يُرجى من الوفود إرسال نسخة (بصيغتي PDF و Microsoft Word، كلما أمكن ذلك) إلى eStatements في أجل أقصاه ساعتان قبل موعد الإلقاء. وينبغي بيان اسم الاجتماع واسم المتكلم وبند جدول الأعمال بوضوح في خانة الموضوع من الرسالة الإلكترونية وفي أعلى البيان. وسيظل نشر البيانات محظورا حتى يتم الإدلاء بها. وكبديل عن ذلك، عندما تُعقد الاجتماعات في الموقع ويتعذر إرسال البيانات إلكترونيا، يمكن للوفود أن تقدم نسخة ورقية غير مدبَّسة إلى مكتب موظفي شؤون المؤتمرات داخل غرف الاجتماعات، من أجل مسحها ضوئيا وتحميلها على النسخة الرقمية من اليومية بعد الاجتماع.
 
وتوجه الأسئلة المتعلقة بوثائق الجمعية العامة إلى موظفي قسم إدارة الوثائق.

 

الموارد