Организационное обеспечение заседаний

Обслуживание заседаний

Департамент по делам Генеральной Ассамблеи и конференционному управлению отвечает за предоставление следующих услуг по обслуживанию заседаний, проводящихся в конференц-залах, которые расположены в здании Генеральной Ассамблеи и конференционном корпусе в Нью-Йорке: 

  • планирование и программирование заседаний;  
  • обслуживание конференц-залов;  
  • устный перевод;  
  • услуги по обработке документации и издательские услуги, в том числе:   
    • техническое редактирование;  
    • письменный перевод;  
    • обработка текстов и компьютерная верстка;  
    • печать;  
    • распространение;  
    • составление официальных письменных отчетов о заседаниях.  

     

За информацией общего характера, касающейся заявок на проведение заседаний и их обслуживание, просьба обращаться в Секцию организационного обеспечения заседаний (Meetings Management Section; 12-й этаж здания Секретариата, тел. +1-212-963-7351 или +1-212-963-8114, электронная почта).

За информацией общего характера, касающейся документации, просьба обращаться в Секцию управления документооборотом (Documents Management Section; 12-й этаж здания Секретариата, тел +1-212-963-6579 и электронная почта).

За информацией общего характера, касающейся услуг по распечатыванию и распространению документов и смежных услуг, просьба обращаться в Секцию вспомогательного обслуживания заседаний (Meetings Support Section; комн. L1B-100, 1-й подвальный этаж здания библиотеки, тел +1-212-963-1483 или +1-212-963-7348, электронная почта).

 

Расписание конференций и совещаний
Организации Объединенных Наций

В связи с переходом на годовой бюджетный цикл двухгодичное расписание конференций и совещаний Организации Объединенных Наций начиная с семьдесят четвертой сессии Генеральной Ассамблеи также было переведено на годичный цикл (см. резолюцию 74/252 Ассамблеи). Расписание конференций и совещаний в экономической, социальной и смежных областях на следующий двухгодичный период (расписание Экономического и Социального Совета) составлялось в нечетные годы. Последняя версия расписания была подготовлена на двухгодичный период 2020–2021 годов.

Годовое расписание рассматривается Комитетом по конференциям, который направляет его на утверждение Генеральной Ассамблее. Расписание Экономического и Социального Совета  рассматривается и обсуждается Советом. Это годовое расписание обновляется и публикуется в четные годы.

В расписании содержится подробная информация о конференциях и совещаниях, для которых имеются мандаты директивных органов и бюджетные ассигнования (права на обслуживание). В нем также содержится отдельный раздел, включающий подробную информацию о конференциях и совещаниях главных органов специализированных учреждений, Международного агентства по атомной энергии и договорных органов, учрежденных под эгидой Организации Объединенных Наций.

Ежедневная программа заседаний с указанием места их проведения выводится на электронные дисплеи у залов заседаний.

Помимо проведения заседаний, предусмотренных в официальном расписании конференций, залы заседаний и ресурсы также необходимы для проведения неофициальных консультаций во время официальных совещаний, брифингов и совещаний групп государств-членов, а также для встреч и мероприятий, проводимых постоянными представительствами или представительствами наблюдателей при Организации Объединенных Наций или структурами системы Организации Объединенных Наций. Программа всех этих заседаний и мероприятий составляется сотрудниками Секции организационного обеспечения заседаний.

 

Как забронировать конференционные помещения через портал gMeets (портал «одного окна») 

Всем уполномоченным инстанциям (включая постоянные представительства), желающим забронировать конференционные помещения и заказать обслуживание заседаний, следует подавать заявки через портал gMeets.

Портал gMeets представляет собой единый центр для подачи заявок на обслуживание заседаний в Центральных учреждениях Организации Объединенных Наций. Благодаря удобному для самостоятельного использования интерфейсу клиенты теперь имеют возможность выбрать необходимое им из целого ряда услуг по обслуживанию заседаний, включая распределение залов заседаний, обеспечение устного перевода, подготовку табличек с названиями стран/именами и фамилиями для размещения в зале заседаний и для президиума, а также конфигурацию залов, опубликование материалов в «Журнале Организации Объединенных Наций», аудиовизуальные услуги, услуги веб-трансляции и предоставление доступа и услуг, связанных с обеспечением безопасности и арендой технического оборудования.

Для содействия принятию обоснованных решений клиентам предоставляется информация об услугах по обслуживанию заседаний, а также об их стоимости. Данный инструмент упрощает и облегчает координацию с поставщиками услуг и между ними, с тем чтобы Секретариат мог более эффективно обрабатывать заявки на обслуживание заседаний. Портал работает на английском и французском языках.

Для доступа к порталу gMeets (портал «одного окна»):

  1. войдите на сайт https://conferences.unite.un.org/gMeets;
  2. введите ваше имя пользователя и пароль для портала gMeets; 
  3. начните процесс создания новой заявки на конференционные помещения и обслуживание заседаний на вкладке “New Request” («Новая заявка»); 
  4. выполните три простых шага: предоставление основной информации, выбор необходимых услуг и проверка и отправка заявки.

Отслеживайте ход выполнения заявок в разделе “All My Requests” («Все мои заявки»).

Вопросы и замечания просьба направлять по электронной почте.

Все обязательные поля, в том числе поля ответов на проверочные вопросы, должны быть заполнены. Заявки проверяются и подтверждаются Секцией организационного обеспечения заседаний. Клиенты, подавшие заявки, могут отслеживать ход их выполнения в разделе “All My Requests” данного портала. За дополнительной информацией просьба обращаться в Секцию организационного обеспечения заседаний (тел. +1-212-9637351 или +1-212-963-8114, электронная почта).

 

Продолжительность заседаний

Утренние заседания назначаются обычно на период с 10:00 до 13:00, а дневные — с 15:00 до 18:00 (официальное время, установленное для проведения заседаний). Помещения на обеденное время могут быть забронированы строго с 13:15 до 14:30. Проводимые в обеденное время заседания и мероприятия устным переводом не обеспечиваются.

Пунктуальность. С учетом большого количества заявок на проведение заседаний и ограниченных возможностей для их удовлетворения крайне важно, чтобы заседания начинались вовремя и чтобы указанный выше график строго соблюдался. В этой связи делегациям настоятельно рекомендуется прибывать на заседания своевременно. В своей резолюции 59/313 от 12 сентября 2005 года Генеральная Ассамблея настоятельно призвала всех должностных лиц, руководящих работой заседаний Ассамблеи, начинать такие заседания вовремя.

Планирование заседаний. Тематически связанные заседания целесообразно назначать непосредственно одно за другим, чтобы обеспечить максимальное использование выделяемых на эти цели ресурсов. При этом для удобства делегаций между заседаниями, посвященными разным темам, следует делать короткие перерывы.

Отмена заседаний. В случае отмены назначенного заседания организаторам предлагается немедленно информировать об этом Секцию организационного обеспечения заседаний, с тем, чтобы она могла перераспределить ресурсы.

Заявки на обеспечение устным переводом. Заявки на обеспечение устным переводом заседаний региональных и других основных групп государств-членов, а также других неофициальных заседаний могут удовлетворяться только в случае высвобождения персонала, первоначально выделенного для заседаний уставных или других органов, заседания которых проводятся в соответствии с официальным мандатом. Услуги устного перевода предоставляются только по будним дням (с понедельника по пятницу) с 10:00 до 13:00 и с 15:00 до 18:00.

 

Использование помещений

Использование помещений Организации Объединенных Наций регулируется административной инструкцией ST/AI/2019/4, а также вербальной нотой Департамента, последней версией которой является вербальная нота от 9 апреля 2018 года (DGACM/OUSG/03/2018). В административной инструкции и вербальной ноте содержатся обновленные указания относительно использования залов заседаний Организации Объединенных Наций, разъясняются роль и обязанности каждой из сторон и подчеркивается, что все заседания и мероприятия должны соответствовать принципам Организации Объединенных Наций и быть некоммерческими по своему характеру.

 

Бережное отношение к электронному оборудованию 

Просьба к членам делегаций и другим участникам заседаний не приносить с собой в залы заседаний еду и напитки, кроме воды, чтобы не повредить аудиосистему синхронного перевода и другое техническое оборудование. Следует также бережно обращаться с такими чувствительными электронными устройствами, как микрофоны, селекторы каналов, переключатели аппаратуры для голосования и наушники. Просьба иметь в виду, что размещение сотового телефона рядом с микрофоном может негативно отразиться на качестве звука.

 

«Журнал Организации Объединенных Наций»

В цифровой версии «Журнала Организации Объединенных Наций» публикуется информация о заседаниях на текущий день, включая:

  • официальные заседания (в тех случаях, где это предусмотрено, после информации о заседании размещается резюме обсуждения);
  • неофициальные консультации;
  • другие заседания;
  • предстоящие заседания.
     

В ней публикуются также:

  • обновляемая в режиме реального времени информация о заседаниях;
  • ежедневные списки документов;  
  • сведения о подписании и ратификации многосторонних договоров, сданных на хранение Генеральному секретарю;  
  • информация о пресс-конференциях;  
  • информация общего характера.
     

Подготовкой «Журнала Организации Объединенных Наций» занимается Группа по выпуску «Журнала» (Journal Unit; 12-й этаж здания Секретариата, электронная почта, тел. +1-212-963-3888 или +1-212-963-0493). Начало работы Группы: с понедельника по пятницу с 14:00.

«Журнал Организации Объединенных Наций» выходит с понедельника по пятницу. Согласно резолюции 71/323 Генеральной Ассамблеи в соответствии с правилом 55 правил процедуры Ассамблеи все материалы, касающиеся официальных заседаний, включая резюме обсуждения, публикуются на всех шести официальных языках Организации Объединенных Наций (английский, арабский, испанский, китайский, русский и французский) в течение всего года. 

Цифровая версия «Журнала Организации Объединенных Наций» совместима со смартфонами и планшетными компьютерами и размещается по адресу journal.un.org. Доступ к «Журналу Организации Объединенных Наций» также возможен с веб-сайта Организации Объединенных Наций, через Систему официальной документации, через «Твиттер» (@Journal_UN_ONU) и «Фейсбук» или по электронной подписке.  

Материалы, касающиеся официальных заседаний, следует направлять для включения в «Журнал Организации Объединенных Наций» через его систему управления информационным наполнением (Journal Content Management System; journal.un.org/jcms). Материалы, касающиеся неофициальных консультаций и других заседаний и мероприятий, следует направлять электронной почтой на адрес journal@un.org. Если речь идет о программе заседаний и резюме состоявшихся заседаний, то материалы для включения в номер «Журнала Организации Объединенных Наций», выходящий на следующий день, должны быть поданы не позднее 18:30. Что касается информации о других мероприятиях, то соответствующие материалы должны быть представлены не менее чем за два дня, до 18:00.

 

Устный перевод 

Выступления на любом из шести официальных языков Организации Объединенных Наций на заседаниях, обеспечиваемых устным переводом, устно переводятся на остальные официальные языки. В целях обеспечения качественного устного перевода зачитываемых выступлений чрезвычайно важно, чтобы делегации передавали устным переводчикам через сотрудника по обслуживанию заседаний в зале заседаний тексты своих выступлений. Просьба к ораторам выступать в таком темпе, чтобы устный переводчик физически успевал их переводить. Хотя делегациям всё чаще устанавливается определенный регламент для их выступлений, убедительная просьба говорить в нормальном темпе, чтобы устные переводчики могли точно и полностью переводить их выступления. Высокий темп речи оратора, стремящегося уложиться в отведенное время, может негативно сказаться на качестве устного перевода. Делегатам предлагается выдерживать скорость своего выступления в пределах 100–120 слов в минуту для выступлений на английском языке.

Если оратор выступает на языке, не относящемся к числу официальных языков (см. правило 53 правил процедуры Генеральной Ассамблеи), делегация должна либо выделить устного переводчика, либо представить письменный текст выступления на одном из официальных языков. Устный перевод такого выступления на остальные официальные языки осуществляется переводчиками Организации Объединенных Наций на основе обеспеченного делегацией устного перевода или представленного ею письменного текста, который рассматривается Секретариатом в качестве официального текста выступления. Для того чтобы «вести» устного переводчика Организации Объединенных Наций по переведенному тексту и обеспечивать синхронность выступления и устного перевода, делегация должна выделить ему в помощь человека (так называемого «суфлера»), знающего язык, на котором будет выступать ее представитель, и официальный язык, на который это выступление было переведено. Условия обеспечения устного перевода с неофициальных языков, в том числе предоставления переводчику, не являющемуся сотрудником Организации Объединенных Наций, доступа в кабину устных переводчиков, следует согласовывать во всех деталях заблаговременно, обратившись в Секцию организационного обеспечения заседаний (Meetings Management Section; тел. +1-212-963-8114, электронная почта).

 

Письменный перевод выступлений, осуществляемых на официальных языках

Предоставляя письменный перевод своих выступлений, делегации должны сделать на первой странице текста пометку о том, будет ли он зачитан без изменений (read out verbatim) или же его необходимо сверять с фактическим выступлением (check against delivery). Если такие тексты представляются сразу на нескольких официальных языках, делегации должны четко указать, какой из них следует считать официальным.

Пометка «Зачитывается без изменений». Устные переводчики следуют за письменным переводом. Поэтому маловероятно, что допущенные оратором отступления от текста, включая пропуски и добавления, будут отражены в устном переводе.

Пометка «Сверять с выступлением». Устные переводчики следуют за оратором, а не за письменным переводом. Делегации должны сознавать, что если оратор отходит от текста, то устный перевод, который услышит аудитория, не обязательно будет соответствовать переведенному тексту, который они могли распространить среди участников заседания и представителей прессы. 

Микрофон. Микрофон включается только тогда, когда члену делегации предоставляется слово и он нажимает на соответствующую кнопку. Для обеспечения как можно более высокого качества звукозаписи и устного перевода выступления представителям следует говорить внятно и прямо в микрофон, особенно когда они приводят цифры, цитаты или узкоспециальные термины или же когда они зачитывают заранее подготовленный текст. Следует избегать постукивания по микрофону для проверки его рабочего состояния, шелеста страниц при их переворачивании и разговоров по сотовому телефону.

 

Отчеты о заседаниях 

Письменными отчетами о заседаниях обеспечиваются пленарные заседания главных органов, заседания главных комитетов Генеральной Ассамблеи, а также (в ограниченном объеме и выборочно) заседания некоторых других органов. Отчеты о заседаниях бывают двух видов: стенографические (PV) и краткие (SR). Отчеты составляются Секретариатом, а делегации могут вносить в них поправки. При этом поправки, содержащие добавления к уже сделанному заявлению или изменяющие его смысл, не принимаются.

Кроме того, ведется аудиовидеозапись заседаний, с материалами которой при необходимости можно свериться.

  •  В стенографическом отчете (также PV) ход заседания излагается развернуто. Каждый стенографический отчет на том или ином из официальных языков Организации Объединенных Наций содержит переводы выступлений, сделанных на других официальных языках, и откорректированные расшифровки аудиозаписи выступлений, сделанных на языке составления данного отчета.  
  • Членам делегаций следует иметь в виду, что если какая-то часть письменного текста выступления не была произнесена, то она не будет воспроизведена в отчете о заседании.  
  • В кратких отчетах (также SR) ход заседания излагается в сжатой, сокращенной форме. Эти отчеты не призваны фиксировать каждое высказывание или дословно воспроизводить сделанные заявления.  
  • Порядок обеспечения органов Организации Объединенных Наций письменными отчетами (стенографическими или краткими) регулируется решениями Генеральной Ассамблеи и других главных органов.
     

 

 Поправки к отчетам о заседаниях 

Поправки следует оформлять в соответствии с требованиями, изложенными в пояснительном примечании, которое приводится внизу титульной страницы соответствующего стенографического или краткого отчета. Если поправки вносятся в один из экземпляров отчета, то на первой странице исправленного отчета уполномоченный член соответствующей делегации ставит свою подпись с указанием своей должности.

Поправки к стенографическим отчетам должны касаться только ошибок и пропусков при воспроизведении фактически произнесенных заявлений на языке подлинника. При поступлении просьбы о внесении поправки текст сверяется с аудиовидеозаписью соответствующего выступления.  

Поправки к кратким отчетам не должны касаться стилистики и не должны содержать пространных дополнений, которые могут нарушить структуру краткого отчета в целом.  

Не следует вместо поправок представлять текст выступления.

 

Опубликование поправок 

Отчеты о заседаниях органов Организации Объединенных Наций с внесенными в них поправками переиздаются в электронной форме и размещаются в Системе официальной документации

 

Экземпляры подготовленных текстов выступлений на пленарных заседаниях и на заседаниях главных комитетов

Желательно, чтобы представитель делегации, имеющий действующий пропуск на территорию комплекса Организации Объединенных Наций, по возможности, доставил между 8:00 и 9:00 как минимум 20 экземпляров текста выступления на стойку приема документов в задней части Зала Генеральной Ассамблеи или на стол любого сотрудника по конференционному обслуживанию в залах заседаний.  

Делегациям предлагается представлять тексты своих заявлений в электронном виде (по возможности как в формате PDF, так и в формате Microsoft Word) через портал eStatements по меньшей мере за два часа до начала выступления. В строке темы электронного сообщения и в шапке заявления следует четко указывать название заседания и фамилию выступающего, а также пункт повестки дня. Заявления будут размещаться на портале только после выступления. Если заседание проводится в зале заседаний и делегации не могут представить тексты заявлений в электронном виде, они могут также приносить тексты заявлений в бумаж-ном виде (документы не должны быть сшиты скобками) на стойку сотрудников по обслуживанию заседа-ний в зале заседаний для сканирования и загрузки в цифровую версию «Журнала» по окончании заседа-ния.

По вопросам, касающимся документации Генеральной Ассамблеи, следует обращаться в Секцию управления документооборотом (Documents Management Section).

 

Ресурсы