Gestión de reuniones

Servicios de reuniones

El Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias se encarga de prestar los siguientes servicios para las reuniones que se celebran en las salas del edificio de la Asamblea General y el edificio de conferencias de Nueva York:

  • Planificación y programación de reuniones
  • Servicios en las salas de reuniones
  • Servicios de interpretación
  • Servicios de documentación y publicación, a saber: 
    • Edición
    • Traducción
    • Procesamiento de textos y autoedición
    • Impresión
    • Distribución
    • Redacción de las actas oficiales de las sesiones
       

Las consultas de índole general sobre la solicitud de servicios de reuniones y servicios conexos deben dirigirse a la Sección de Gestión de Reuniones (planta 12 del edificio de la Secretaría; tel.: +1-212-963-7351 o +1-212-963-8114; correo electrónico).

Las consultas de índole general sobre los documentos deben dirigirse a la Sección de Gestión de Documentos (planta 12 del edificio de la Secretaría; tel.: +1-212-963-6579; correo electrónico).

Las consultas de índole general sobre la impresión y distribución de documentos y servicios conexos deben dirigirse a la Sección de Apoyo a las Reuniones (oficina L1B-100, primer sótano del edificio de la Biblioteca; tel.: +1-212-963-1483 o +1-212-963-7348; correo electrónico).

 

Calendario de conferencias y reuniones de las Naciones Unidas

Dado que el ejercicio presupuestario ha pasado a ser anual, el calendario de conferencias y reuniones de las Naciones Unidas, que hasta ahora era bienal, también se anualizó a partir del septuagésimo cuarto período de sesiones de la Asamblea General (véase la resolución 74/252). El calendario de conferencias y reuniones de las esferas económica y social y esferas conexas (calendario del Consejo Económico y Social) de cada bienio se prepara en los años impares. La versión más reciente corresponde al bienio 2020-2021.

El calendario anual es examinado por el Comité de Conferencias, que lo remite a la Asamblea General para que esta lo apruebe. El calendario del Consejo Económico y Social es examinado y considerado por el propio Consejo. El calendario anual se actualiza y publica en los años pares.

Los calendarios contienen información detallada sobre las conferencias y reuniones con mandatos legislativos y créditos presupuestarios (recursos a los que tienen derecho los órganos para celebrar reuniones). También incluyen una sección con detalles sobre las conferencias y reuniones de los órganos principales de los organismos especializados, el Organismo Internacional de Energía Atómica y los órganos creados en virtud de tratados bajo los auspicios de las Naciones Unidas.

El programa diario de reuniones, que incluye información sobre las salas asignadas, se puede consultar en las pantallas electrónicas instaladas en el exterior de las salas.

Además de las reuniones que figuran en el calendario oficial de conferencias, se necesitan salas y recursos para las consultas oficiosas que se celebran mientras tienen lugar las reuniones oficiales, las reuniones informativas que se organizan para los Estados Miembros y las reuniones de grupos de Estados, y las reuniones y los eventos patrocinados por las misiones permanentes o de observación ante las Naciones Unidas o por entidades del sistema de las Naciones Unidas. La dependencia encargada de programar todas estas reuniones y eventos es la Sección de Gestión de Reuniones.

 

Cómo reservar una sala de reuniones en gMeets (One-Stop-Shop)

Todas las entidades autorizadas, incluidas las misiones permanentes, que deseen reservar salas y servicios de reuniones deberán presentar sus solicitudes a través del portal gMeets.

gMeets permite presentar en un único lugar todas las solicitudes de servicios de reuniones en la Sede de las Naciones Unidas. Se trata de una interfaz web de autoservicio muy fácil de utilizar, gracias a la cual los clientes pueden elegir entre una amplia gama de servicios de reuniones: salas de conferencias; interpretación; placas con su nombre, rótulos del estrado y preparación de las salas; publicación de material en el Diario de las Naciones Unidas; servicios audiovisuales; servicios de transmisión web; servicios de acceso y seguridad; y préstamo de equipo técnico.

El sistema muestra información sobre los servicios de reuniones y su costo para ayudar a los solicitantes a tomar decisiones. Esta herramienta simplifica y facilita la coordinación con los proveedores de servicios y entre ellos para que la Secretaría pueda gestionar las solicitudes de servicios de reuniones con mayor eficiencia. La plataforma está disponible en francés e inglés. Las instrucciones para acceder a gMeets (One-Stop Shop) son las siguientes:

  1. Acceder a https://conferences.unite.un.org/gMeets.
  2. Introducir el nombre de usuario y la contraseña de gMeets.
  3. Comenzar el proceso de solicitud de salas y servicios de reuniones en la pestaña “New Request” (nueva solicitud).
  4. Seguir tres sencillos pasos: indicar información básica, elegir los servicios que se necesitan, y revisar y enviar la solicitud.

Es posible comprobar el estado de las solicitudes en la sección “All My Requests” (todas mis solicitudes).

Se pueden enviar preguntas u observaciones por correo electrónico.

Es preciso rellenar todos los campos obligatorios, incluidas las preguntas preliminares. La Sección de Gestión de Reuniones examinará y aprobará las solicitudes. Los solicitantes pueden comprobar el estado de sus solicitudes en la sección “All My Requests” (todas mis solicitudes) del portal. Se puede obtener más información contactando con la Sección de Gestión de Reuniones (tel.: +1-212-963-7351 o +1-212-963-8114; correo electrónico).

 

Duración de las reuniones

Por la mañana, las reuniones suelen celebrarse de 10.00 a 13.00 horas y por la tarde, de 15.00 a 18.00 horas (horario oficial de reuniones). A la hora del almuerzo solo pueden celebrarse reuniones de 13.15 a 14.30 horas, y en estas reuniones o eventos no se prestan servicios de interpretación.

Puntualidad. Debido al gran número de solicitudes de reuniones y a los limitados servicios e instalaciones disponibles, es fundamental que las reuniones comiencen con puntualidad y que se respete estrictamente el horario indicado en el párrafo anterior. Por tanto, se insta a las delegaciones a que estén presentes en las reuniones a la hora indicada. La Asamblea General, en su resolución 59/313, de 12 de septiembre de 2005, instó enérgicamente a quienes presidieran sesiones de la Asamblea a que iniciaran las sesiones puntualmente.

Programación de reuniones. Es conveniente que las reuniones relacionadas entre sí se celebren consecutivamente para aprovechar al máximo los recursos disponibles. En el caso de las reuniones que no estén relacionadas, deberá hacerse una breve pausa entre ellas para facilitar la transición.

Cancelaciones. En caso de que se cancele una reunión prevista, se ruega a los organizadores que informen inmediatamente a la Sección de Gestión de Reuniones para que puedan reasignarse los recursos.

Solo se podrán prestar servicios de interpretación a grupos regionales y otras agrupaciones importantes de Estados Miembros y a otras reuniones oficiosas si se liberan servicios asignados inicialmente a las reuniones de órganos creados en virtud de la Carta o de mandatos. Únicamente se prestan servicios de interpretación de lunes a viernes, de 10.00 a 13.00 horas y de 15.00 a 18.00 horas.

 

Uso de los locales

El uso de los locales de las Naciones Unidas se rige por la instrucción administrativa ST/AI/2019/4 y por las notas verbales del Departamento, la más reciente de las cuales es DGACM/OUSG/03/2018, de 9 de abril de 2018. En ellas se actualizan las orientaciones sobre el uso de las salas de conferencias de las Naciones Unidas, se aclaran las funciones y responsabilidades de las partes involucradas y se destaca que todas las reuniones y eventos han de respetar los principios de las Naciones Unidas y no deben ser de carácter comercial.

 

Utilización y cuidado del equipo electrónico

Se ruega a los delegados y demás participantes en las reuniones que no lleven a las salas de conferencias alimentos ni bebidas, salvo agua, para evitar daños a los sistemas de interpretación simultánea y otro equipo técnico. Los micrófonos, selectores de canal, dispositivos de votación y auriculares también deberán utilizarse con cuidado, ya que se trata de aparatos electrónicos delicados. Cabe señalar que la proximidad de los teléfonos móviles a los micrófonos puede afectar a la calidad del sonido.

 

Diario de las Naciones Unidas

El Diario de las Naciones Unidas en formato digital contiene información sobre las reuniones del día, a saber:

  • Reuniones oficiales (los resúmenes se añaden tras las reuniones, si corresponde)
  • Consultas oficiosas
  • Otras reuniones
  • Próximas reuniones
     

Además, ofrece los siguientes contenidos:

  • Información actualizada en tiempo real sobre las reuniones
  • Lista diaria de documentos
  • Firmas y ratificaciones de tratados multilaterales depositados en poder del Secretario General
  • Información sobre conferencias de prensa
  • Información general
     

La preparación del Diario de las Naciones Unidas corre a cargo de la Dependencia del Diario (correo electrónico; piso 12 del edificio de la Secretaría; tel.: +1-212-963-3888 o +1-212-963-0493; la oficina abre a las 14.00 horas, de lunes a viernes).

El Diario se publica de lunes a viernes. Con arreglo a la resolución 71/323 de la Asamblea General, toda la información relativa a las reuniones oficiales, incluidos los resúmenes, se publica en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas (árabe, chino, español, francés, inglés y ruso) durante todo el año, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 55 del Reglamento de la Asamblea.

El Diario es compatible con teléfonos móviles y tabletas y se puede consultar tanto en journal.un.org como en el sitio web de las Naciones Unidas, el Sistema de Archivo de Documentos, Twitter (@Journal_UN_ONU) y Facebook, así como por suscripción electrónica a los documentos de las Naciones Unidas.

La información relacionada con las reuniones oficiales que se desee incluir en el Diario deberá presentarse por medio del Sistema de Gestión de los Contenidos del Diario (journal.un.org/jcms), mientras que la relacionada con consultas oficiosas y otras reuniones y eventos debe enviarse por correo electrónico a journal@un.org. El plazo para presentar la información que se desee incluir en el programa de reuniones y los resúmenes del Diario del día siguiente vence a las 18.30 horas. La información sobre otras actividades debe enviarse antes de las 18.00 horas con al menos dos días de antelación.

 

Interpretación

En las reuniones con servicios de interpretación, las declaraciones formuladas en cualquiera de los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas se interpretan a los otros cinco. Si las delegaciones disponen de la declaración por escrito, es fundamental que entreguen una copia de su discurso al oficial de conferencias presente en la sala, a fin de asegurar la calidad de la interpretación. Se ruega a los oradores que formulen las declaraciones a una velocidad que permita la interpretación. Aunque cada vez es más frecuente que se asigne a cada delegación un tiempo determinado para formular su declaración, se ruega a los oradores que hablen a una velocidad normal que permita a los intérpretes dar una versión exacta y completa de la declaración. Si, para ceñirse al límite de tiempo asignado, las declaraciones se pronuncian con excesiva rapidez, la calidad de la interpretación se puede resentir. Se sugiere que las declaraciones se pronuncien a una velocidad máxima equivalente a 100 o 120 palabras por minuto en inglés.

Cuando la declaración se formule en un idioma distinto de los idiomas oficiales (véase el artículo 53 del Reglamento de la Asamblea General), la delegación deberá suministrar un intérprete o el texto escrito de la declaración en uno de los idiomas oficiales. La versión de los intérpretes de las Naciones Unidas en los demás idiomas oficiales se basará en la interpretación o la traducción escrita que la Secretaría acepte como texto oficial de la declaración. La delegación interesada deberá poner a disposición del intérprete a una persona que conozca el idioma en que se pronunciará la declaración y el idioma oficial al que haya sido traducida, que guiará la lectura del texto traducido para sincronizar la intervención del orador y la interpretación. Las disposiciones específicas relativas a la interpretación de idiomas no oficiales, incluido el acceso a las cabinas por parte de los intérpretes ajenos a las Naciones Unidas, deberán acordarse con antelación por conducto de la Sección de Gestión de Reuniones (tel.: +1-212-963-8114; correo electrónico).

 

Traducciones escritas de declaraciones formuladas en idiomas oficiales

Cuando una delegación proporcione el texto escrito de su declaración, deberá indicar en la primera página “Read out verbatim”, si desea que los intérpretes lean literalmente el texto, o “Check against delivery”, si desea que se coteje con la intervención del orador. Cuando se suministre un texto por escrito en más de un idioma oficial, la delegación deberá indicar claramente cuál de ellos ha de considerarse texto oficial.

Textos leídos literalmente (“Read out verbatim”). Los intérpretes seguirán la traducción, por lo que es poco probable que se reflejen en la interpretación los cambios que introduzca el orador, como las omisiones y adiciones.

Textos cotejados con la intervención del orador (“Check against delivery”). Los intérpretes seguirán el discurso, no la traducción. Si el orador se aparta del texto, la delegación debe tener presente que la interpretación que oirán los asistentes no coincidirá necesariamente con la traducción proporcionada al público y a la prensa.

Micrófonos. Los micrófonos no empiezan a funcionar hasta que se da la palabra al representante que haya solicitado hacer uso de ella y este presiona el botón. Para que la grabación y la interpretación de las declaraciones tengan la mejor calidad posible, los representantes deberán hablar directamente al micrófono y hacerlo con claridad, sobre todo al mencionar cifras, citas o términos muy técnicos o leer discursos escritos. Asimismo, deberán evitar golpear el micrófono para comprobar si funciona, pasar páginas y hacer o contestar llamadas de teléfono.

 

Actas de las sesiones

Se levanta acta de las sesiones plenarias de los órganos principales, las sesiones de las Comisiones Principales de la Asamblea General y determinadas sesiones de otros órganos. Las actas pueden ser literales o resumidas. La Secretaría prepara las actas, pero las delegaciones pueden introducir correcciones, aunque no se aceptan correcciones que añadan información a la declaración tal como fue pronunciada o modifiquen su sentido.

  • Las actas literales (PV) reflejan íntegramente los debates de la sesión. Las actas literales redactadas en un idioma oficial de las Naciones Unidas incluyen traducciones de los discursos pronunciados en otros idiomas oficiales y transcripciones editadas de los discursos pronunciados en el idioma original.
  • Se advierte a las delegaciones que las partes de la declaración escrita a las que no se dé lectura no figurarán en el acta de la sesión.
  • Las actas resumidas (SR) reflejan los debates de manera concisa y abreviada, ya que no tienen por objeto incluir todas y cada una de las intervenciones ni reproducir textualmente las declaraciones.
  • La redacción de actas (literales o resumidas) de las sesiones de los órganos de las Naciones Unidas se rige por diversas decisiones de la Asamblea General y otros órganos principales.

 

Correcciones de las actas de las sesiones

Las correcciones se prepararán según las instrucciones que figuran en la nota al pie de la primera página del acta literal o resumida. Si se hacen las correcciones en una copia del acta, en la primera página del acta corregida deberán figurar la firma y el cargo de una persona autorizada de la delegación correspondiente.

Las correcciones de las actas literales deben limitarse a subsanar errores u omisiones que afecten a las declaraciones tal como fueron pronunciadas, es decir, en el idioma original. Cuando se presenta una solicitud de corrección, esta se coteja con la grabación del discurso correspondiente. 
Las correcciones de las actas resumidas no deben referirse a cuestiones de estilo, ni tampoco incluir adiciones extensas que alteren el equilibrio general del acta.

No debe presentarse como corrección el texto de una intervención.

 

Publicación de correcciones

Una vez corregidas, las actas de los órganos de las Naciones Unidas se vuelven a publicar electrónicamente y se incorporan al Sistema de Archivo de Documentos.

 

Copias de los textos escritos de las declaraciones que se formulan en las sesiones plenarias y las sesiones de las Comisiones Principales

Si la delegación dispone de un texto escrito, uno de sus representantes con pase válido de acceso a las Naciones Unidas deberá entregar al menos 20 copias en el mostrador de documentación ubicado en la parte trasera del Salón de la Asamblea General o en el escritorio del oficial de conferencias de las otras salas de reuniones entre las 8.00 y las 9.00 horas.

Para presentar versiones electrónicas de sus declaraciones, se invita a las delegaciones a que envíen un ejemplar (en formato PDF y de Microsoft Word, siempre que sea posible) a eStatements al menos dos horas antes de formularlas. Es necesario indicar claramente el título de la reunión y el nombre de quien formula la declaración, así como el tema del programa o punto del orden del día, en el espacio reservado para el asunto del correo electrónico y en el encabezamiento de la declaración. Las declaraciones no podrán ser divulgadas hasta su formulación oral. Otra posibilidad, cuando las reuniones sean presenciales y las declaraciones no puedan enviarse por vía electrónica, es que las delegaciones lleven un ejemplar impreso sin grapar al escritorio del Oficial de Conferencias de la sala de reuniones para que sea escaneado y cargado en la versión digital del Diario después de la reunión.

Las preguntas sobre la documentación de la Asamblea General deberán dirigirse al personal de la Sección de Gestión de Documentos.

 

Recursos