División de Servicios de Conferencias (Nairobi)

Quiénes somos

La División de Servicios de Conferencias consta de las siguientes dependencias:

  • Oficina del Jefe de Interpretación
  • Planificación y Coordinación
  • Publicaciones y Servicios de Traducción y Edición
  • Sección de Apoyo a las Conferencias
     

También incluye una dependencia de tecnología de la información y el Consorcio Panafricano de Másteres en Interpretación y Traducción. La División presta una completa gama de servicios de conferencias a los programas de las Naciones Unidas ubicados en Nairobi, en particular el Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente y Programa de las Naciones Unidas para los Asentamientos Humanos y sus órganos subsidiarios, así como a las reuniones y conferencias que celebran otros organismos, fondos y programas de las Naciones Unidas y distintas organizaciones intergubernamentales en Nairobi y en otros lugares.

 

Qué hacemos

La División de Servicios de Conferencias se estableció como entidad financiera independiente de la Oficina de las Naciones Unidas en Nairobi en septiembre de 2000, al consolidarse las actividades de servicios de conferencias con cargo al presupuesto ordinario y los recursos asignados hasta entonces a las secciones del presupuesto del Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente, el Programa de las Naciones Unidas para los Asentamientos Humanos y la Oficina de las Naciones Unidas en Nairobi. Un número considerable de los programas de la División se financian a título reembolsable.

Desde que se creó, la División proporciona instalaciones para conferencias y reuniones en Nairobi y presta servicios para reuniones en otros lugares. Cuenta con 13 salas en las que trabaja personal específico y se especializa en atender las necesidades de todo tipo de clientes y en prestar servicios para una amplia gama de conferencias. Cada año, la División trabaja en unas 4.000 reuniones y produce unos 8 millones de palabras de documentación.

Además de instalaciones, la División ofrece muchos otros tipos de servicios de conferencias, como los de publicación, edición, traducción e interpretación. No solo proporciona salas de conferencias, sino que también acoge exposiciones previa solicitud. Asimismo, coordina todos los servicios que se necesitan para distintos eventos y que prestan otras entidades de la Oficina de las Naciones Unidas en Nairobi, como gestión de instalaciones, servicios médicos y seguridad. Ya sea en Nairobi o en otro lugar donde las Naciones Unidas no cuenten con instalaciones para conferencias, la División tiene la capacidad y la voluntad de ayudar con todos los servicios que el cliente necesite para su evento.

Además de proporcionar servicios a los órganos con sede en Nairobi incluidos en el calendario de reuniones, la División presta servicios a título reembolsable en Nairobi y otros lugares. Las

estimaciones de gastos se elaboran en función de los requisitos del evento y se preparan planes detallados de prestación de servicios para satisfacer las expectativas de los clientes.

Dado que los servicios son extrapresupuestarios, sin garantía financiera, y que los clientes los solicitan en función de sus necesidades, la División de Servicios de Conferencias sigue administrando sus recursos de una manera que le permita mantener las operaciones a largo plazo. El objetivo fundamental es reducir el costo de sus servicios para poder seguir siendo competitiva y alcanzar el punto de equilibrio, con la esperanza de acumular ciertas reservas que contribuyan a la sostenibilidad financiera. Los ingresos obtenidos mediante la recuperación de gastos financian el 54 % de los puestos de la División. 

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