Division des services de conférence (Nairobi)

Qui sommes-nous ?

La Division des services de conférence est organisée comme suit : 

• Bureau de la Chef 
• Interprétation 
• Planification et coordination 
• Services de publication, de traduction et d'édition
• Section de l’appui aux services de conférence
   

La Division comprend également le Groupe de l’informatique et le Consortium panafricain pour un master en interprétation et en traduction. Elle offre une gamme complète de services de conférence aux programmes des Nations Unies sis à Nairobi, en particulier le Programme des Nations Unies pour l'environnement, le Programme des Nations Unies pour les établissements humains et leurs organes subsidiaires, ainsi qu’aux réunions et conférences organisées à Nairobi ou ailleurs, par d’autres organismes, fonds et programmes des Nations Unies ou des organisations intergouvernementales. 

Notre mission

La Division des services de conférence de l’Office des Nations Unies à Nairobi a été créée en tant qu’entité financière distincte en septembre 2000, à l’issue de la fusion des ressources allouées aux services de conférence au titre du budget ordinaire et des ressources précédemment allouées au titre des chapitres du budget consacrés au Programme des Nations Unies pour l’environnement, au Programme des Nations Unies pour les établissements humains et à l’Office lui-même. Un nombre important de programmes de la Division sont financés moyennant remboursement.

Depuis sa création, la Division fournit des installations de conférence et de réunion à Nairobi et assure les services de conférence nécessaires aux réunions à l’étranger. Avec ses 13 salles de conférence et le personnel spécialement affecté à leur exploitation, la Division s’efforce de répondre aux besoins de tous types de clients et de fournir des services adaptés à tout un éventail de réunions. Elle assure des services de conférence pour environ 4 000 réunions par an et produit actuellement une documentation d’un volume d’environ huit millions de mots par an.

Outre les installations de conférence qu’elle met à la disposition de sa clientèle, la Division offre une vaste gamme d’autres services de conférence, comme des services de publication, d’édition, de traduction et d’interprétation. Si elle en reçoit la demande, la Division peut non seulement fournir des salles de conférence, mais également accueillir des expositions. Elle coordonne en outre toutes les activités afférentes aux réunions et manifestations, qui sont assurées par d’autres entités de l’Office, telles que la gestion des installations, les services médicaux et la sécurité. Que les manifestations soient planifiées à Nairobi ou dans un autre lieu où l’ONU n’a pas d’installations de conférence, la Division aide ses clients à satisfaire leurs besoins.

Outre les services dispensés aux organes sis à Nairobi dont les réunions sont prévues au calendrier, la Division fournit ses services, à Nairobi et ailleurs, moyennant remboursement. Les coûts sont estimés en fonction des besoins et des plans détaillés de prestation de services sont établis pour répondre aux attentes des clients. 

Le financement des services étant extrabudgétaire, et donc incertain puisque tributaire des besoins des clients, la Division continue de gérer ses ressources en ayant à l’esprit sa viabilité à long terme. Elle a pour principal objectif de réduire le coût de ses prestations afin de demeurer concurrentielle et rentable, tout en cherchant, dans la mesure du possible, à se constituer quelque réserve aux fins de sa viabilité financière. Les recettes provenant du recouvrement des coûts financent 54 % des postes.

Gestion des conférences à l'Office des Nations Unies à Nairobi