Section de la gestion des documents
Qui sommes-nous ?
La Section de la gestion des documents reçoit toutes les demandes de traitement des documents destinés aux organes délibérants et autres publications prescrites.
Notre mission
La Section coordonne la publication en temps voulu des documents destinés aux organes délibérants et autres publications prescrites. Elle collabore étroitement avec les départements auteurs, les secrétariats des organes intergouvernementaux, les missions permanentes et tous les services chargés du traitement des documents pour veiller à ce que les documents soient soumis de manière prévisible et publiés à temps et simultanément dans les six langues officielles de l’ONU.
La Section couvre l’ensemble de la chaîne de gestion et de traitement des documents et assume les fonctions suivantes :
- Établir la liste prévisionnelle des documents devant être examinés par l’Assemblée générale, le Conseil de sécurité et le Conseil économique et social, ainsi que par leurs organes subsidiaires à New York et, à ces fins :
- Examiner les projets de résolution avant leur adoption afin d’en évaluer les incidences sur le budget-programme;
- Gérer la demande en fixant des échéances au moyen du système de créneaux et en examinant les demandes de dérogation et fournir des prévisions de charge de travail à tous les services chargés du traitement des documents aux fins de la planification des capacités;
- S’assurer que tous les documents d’avant-session destinés aux organes délibérants, c’est-à-dire les documents qui doivent être examinés lors des sessions de ces organes, sont rédigés et soumis pour traitement conformément au mandat des organes en question;
- Assurer le traitement des documents, y compris la programmation, le traitement et la publication en temps voulu des documents destinés aux organes délibérants dans les six langues officielles de l’ONU, au moyen de gDoc, système global de gestion électronique des flux de travail.
La gestion proactive de la documentation, qui comprend la gestion des créneaux, des demandes de dérogation et la programmation dynamique, est cruciale pour que les documents soient publiés en temps opportun. La Section se sert d’outils d’aide à la décision pour analyser les données, dégager des tendances et programmer les documents qui ne relèvent pas du système de créneaux, tout en repérant et en atténuant les risques à chaque étape du processus.