Division des affaires de l’Assemblée générale et du Conseil économique et social
Qui sommes-nous ?
La Division des affaires de l’Assemblée générale et du Conseil économique et social appuie la gestion des conférences au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies en étant le dépositaire de la mémoire institutionnelle pour ce qui est des règles de procédure et des meilleures pratiques des organes intergouvernementaux dont elle a la charge : l’Assemblée générale et ses Première, Deuxième, Troisième et Quatrième Commissions, ainsi que divers organes subsidiaires et processus de l’Assemblée; le Conseil économique et social, y compris ses organes subsidiaires et le forum politique de haut niveau pour le développement durable; les conférences spéciales des Nations Unies et leurs préparatifs.
La Division compte trois services – affaires de l’Assemblée générale, affaires du Conseil économique et social et affaires relatives au désarmement et à la paix.
Notre mission
Le personnel de la Division, qui assure le secrétariat des organes concernés, veille à ce que le président ou la présidente de chacun d'eux connaisse les pouvoirs et les devoirs ainsi que les droits et les responsabilités qui sont les siens, et l’aide à assumer au mieux ses fonctions. Compte tenu des nombreux roulements qui interviennent à la présidence des différents organes, la mémoire institutionnelle entretenue par la Division est un atout précieux.
Une équipe de fonctionnaires (le secrétariat chargé des services de conférence) épaule le secrétariat de chacun des organes intergouvernementaux à chaque stade de leurs travaux, en exécutant notamment les tâches suivantes :
- Établir l’ordre du jour de la session et planifier et ajuster le programme de travail;
- Établir les notes de procédure à l’usage du président ou de la présidente de séance et la liste des orateurs pour les différents points de l’ordre du jour;
- Assurer la liaison avec les États Membres et d’autres catégories de participants aux réunions ainsi qu’avec les autres départements et bureaux du Secrétariat et les organismes, fonds et programmes des Nations Unies;
- Veiller au strict respect du règlement intérieur de l’organe concerné et donner des conseils sur les pratiques établies et les précédents;
- Organiser les réunions du bureau de l’organe concerné et conseiller le bureau sur les questions touchant à la fois à l’organisation générale et au déroulement quotidien de la session;
- Procéder à la préprogrammation de la documentation requise et à la planification des besoins en ce qui concerne les salles de réunion, et assurer le suivi de ces questions;
- Veiller à ce que les projets de résolution et de décision soient déposés et publiés conformément aux règles et règlements applicables;
- Veiller au bon déroulement et à la régularité des votes, y compris au scrutin secret, pour les élections;
- Établir le(s) rapport(s) final(s) de l’organe concerné.