Gestion des réunions

Services de séance

Le Département est chargé de fournir les services ci-après à l’appui des séances tenues dans les salles de conférence du bâtiment de l’Assemblée générale et dans le bâtiment des conférences à New York : 

  • Planification et programmation des séances 
  • Service dans les salles de conférence 
  • Interprétation 
  • Services de documentation et de publication, tels que: 
    • Édition 
    • Traduction 
    • Traitement de texte et publication assistée par ordinateur 
    • Impression 
    • Distribution 
    • Procès-verbaux de séance officiels
       

Pour toute demande de renseignement d’ordre général concernant la tenue de séances et les services connexes, veuillez vous adresser à la Section de la gestion des réunions, située au 12e étage du bâtiment du Secrétariat, par téléphone (+1 212 963 7351 ou +1 212 963 8114) ou par courrier électronique.

Pour tout renseignement d’ordre général concernant la documentation, veuillez vous adresser à la Section de la gestion des documents, située au 12e étage du bâtiment du Secrétariat, par téléphone (+1 212 963 6579) ou par courrier électronique.

Pour tout renseignement d’ordre général concernant l’impression et la distribution des documents et les services connexes, veuillez vous adresser à la Section de l’appui aux réunions, située au bureau L1B-100 au premier sous-sol du bâtiment de la Bibliothèque, par téléphone (+1 212 963 1483 ou +1 212 963 7348) ou par courrier électronique.

 

Calendrier des conférences et des réunions de l’Organisation des Nations Unies

Du fait de l’annualisation de l’exercice budgétaire, le calendrier biennal des conférences et des réunions de l’Organisation des Nations Unies est également devenu annuel à partir de la soixante-quatorzième session de l’Assemblée générale (voir la résolution 74/252 de l’Assemblée). Un calendrier des conférences et des réunions consacrées aux questions économiques et sociales et aux questions connexes (calendrier du Conseil économique et social) est établi les années impaires pour les deux années suivantes. La dernière version du calendrier se rapporte à la période 2020-2021.

Le calendrier annuel est examiné par le Comité des conférences, qui le transmet à l’Assemblée générale pour approbation. Le calendrier du Conseil économique et social est examiné et étudié par le Conseil. Les années paires, un calendrier annuel est mis à jour et publié. 

Les calendriers comportent le détail des conférences et des réunions qui ont été prescrites par les organes délibérants et pour lesquelles un crédit budgétaire a été alloué. Ils comportent également une section dans laquelle figure le détail des conférences et des réunions des principaux organes des institutions spécialisées, de l’Agence internationale de l’énergie atomique et des organes conventionnels créés sous les auspices de l’Organisation. 

Le programme quotidien des réunions, ainsi que les salles où les séances doivent se tenir, sont affichés sur les écrans situés à l’extérieur des salles de conférence.

En sus des réunions inscrites au calendrier officiel des conférences, des salles de réunion et des ressources sont également nécessaires pour les consultations tenues en marge des séances officielles, les réunions d’information et les réunions de groupes d’États Membres, ainsi que les réunions et manifestations parrainées par des missions permanentes ou des missions d’observation auprès de l’ONU ou par des entités du système des Nations Unies. Toutes ces réunions et manifestations sont programmées par la Section de la gestion des réunions.

 

Comment réserver une salle de réunion dans le système gMeets (portail One-Stop Shop)

Toutes les entités habilitées à réserver des salles de conférence et des services de séance, dont les missions permanentes, doivent soumettre leurs demandes au moyen du portail gMeets.

Guichet unique pour les demandes de services de séance au Siège, gMeets offre une interface en libre-service facile à utiliser. Les clients ont désormais la possibilité de choisir parmi toute une gamme de services de séance : attribution de salles, interprétation, installation de plaques nominatives, notamment à la tribune, aménagement de la salle, publication d’informations dans le Journal des Nations Unies, services audiovisuels, diffusion sur le Web, accès et sécurité, ou encore prêt de matériel.

Des informations sur les services de séance et les coûts y afférents sont mises à la disposition des clients afin de faciliter la prise de décision. L’outil gMeets simplifie et facilite la coordination avec les prestataires de services et entre ceux-ci, ce qui permet au Secrétariat de traiter plus efficacement les demandes. La plateforme est disponible en anglais et en français.

Pour accéder au système gMeets (portail One-Stop Shop) : 

  1. Connectez-vous à l’adresse https://conferences.unite.un.org/gMeets;  
  2. Saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe gMeets;  
  3. Créez une demande de salle et de services de réunion dans l’onglet à cet effet;  
  4. Il vous suffit ensuite de saisir quelques renseignements simples et de demander les services voulus avant de vérifier et soumettre la demande.  

Pour savoir où en sont vos demandes, consultez la rubrique « All My Requests » (Toutes mes demandes). 

Pour toute question ou commentaire, veuillez nous contacter par courrier électronique.

Il faut impérativement remplir tous les champs obligatoires et répondre aux questions de vérification. La Section de la gestion des réunions passe en revue les demandes et envoie les confirmations. Pour savoir où en est une demande, il suffit de consulter la rubrique « All My Requests » sur le portail. Pour tout complément d’information, veuillez contacter la Section de la gestion des réunions par téléphone (+1 212 963 7351 ou +1 212 963 8114) ou par courrier électronique.

 

Horaires des séances

Les séances du matin se tiennent généralement de 10 à 13 heures et celles de l’après-midi de 15 à 18 heures (horaires des séances officielles). La réservation de salles pour les séances prévues à l’heure du déjeuner est strictement limitée au créneau horaire compris entre 13 h 15 et 14 h 30. Les services d’interprétation ne sont assurés ni pour ces séances ni pour les manifestations organisées à l’heure du déjeuner.

Ponctualité : Compte tenu du nombre de demandes rapporté à la disponibilité des installations, il est indispensable que les séances commencent à l’heure prévue et que les horaires susmentionnés soient strictement respectés. Les délégations sont donc instamment priées de se présenter aux séances avec ponctualité. Dans sa résolution 59/313 du 12 septembre 2005, l’Assemblée générale a vivement engagé tous les présidents et présidentes de séance à ouvrir les séances à l’heure.

Programmation des séances : Il est souhaitable de regrouper les séances portant sur des questions connexes, de façon à optimiser l’utilisation des services disponibles. Toutefois, pour faciliter la transition, il est préférable de ménager un court intervalle entre des séances qui portent sur des questions non connexes.

Annulations : Lorsqu’une séance programmée est annulée, les responsables de l’organisation de la séance sont priés d’en informer immédiatement la Section de la gestion des réunions, afin qu’elle puisse réaffecter les ressources.

Il n'est donné suite aux demandes de services d’interprétation provenant de groupes régionaux et autres grands groupes d’États Membres que si se libèrent des ressources initialement affectées à des séances d’organes créés par la Charte et d’organes délibérants. Il en va de même pour les services d’interprétation destinés aux séances informelles. Les services d’interprétation ne peuvent être assurés qu’entre 10 et 13 heures et entre 15 et 18 heures, du lundi au vendredi. 

 

Utilisation des locaux

L’utilisation des locaux de l’ONU est régie par l’instruction administrative ST/AI/2019/4, complétée par une note verbale du Département (la dernière en date a été publiée le 9 avril 2018 sous la cote DGACM/OUSG/03/2018). L’instruction administrative et la note verbale contiennent des directives actualisées sur l’utilisation des salles de conférence de l’Organisation, énoncent le rôle et les responsabilités de chacune des parties concernées et précisent que toutes les réunions et manifestations doivent être conformes aux principes des Nations Unies et de nature non commerciale.  

 

Utilisation du matériel électronique et précautions à prendre 

Il est demandé aux membres des délégations et aux autres participants aux réunions de ne pas apporter de nourriture ou de liquides autres que de l’eau dans les salles de conférence pour ne pas endommager les systèmes d’interprétation simultanée et les autres équipements. Les microphones, les cadrans de sélection, les boutons de vote et les écouteurs sont des dispositifs électroniques fragiles; ils doivent être utilisés avec précaution. Il convient de noter que la présence d’un téléphone portable près d’un microphone peut nuire à la qualité du son.

 

Journal des Nations Unies

Le Journal des Nations Unies contient des informations sur les réunions de la journée, à savoir : 

  • Séances officielles (les aperçus sont ajoutés après les séances, le cas échéant) 
  • Consultations 
  • Autres réunions 
  • Séances à venir
     

Il renferme également les renseignements suivants : 

  • Informations mises à jour en temps réel sur les séances 
  • Liste quotidienne des documents 
  • Signatures et ratifications des traités multilatéraux déposés auprès du Secrétaire général 
  • Informations sur les conférences de presse 
  • Informations générales
     

Le Journal des Nations Unies est établi par le Groupe du Journal (12e étage du bâtiment du Secrétariat; téléphone : +1 212 963 3888 ou +1 212 963 0493; courrier électronique). Le bureau est ouvert du lundi au vendredi à partir de 14 heures.

Le Journal paraît du lundi au vendredi. En application de la résolution 71/323 de l’Assemblée générale, tous les contenus se rapportant aux séances officielles, dont les aperçus, sont publiés tout au long de l’année dans les six langues officielles de l’Organisation (anglais, arabe, chinois, espagnol, français et russe), conformément à l’article 55 du Règlement intérieur de l’Assemblée.

Publié dans un format lisible par les smartphones et les tablettes, le Journal est disponible à l’adresse journal.un.org. Il est également accessible sur le site Web de l’Organisation et le Système de diffusion électronique des documents, Twitter (@Journal_UN_ONU, en anglais uniquement) et Facebook, ou via le service e-Abonnement

Les contenus à insérer dans le programme de séances officielles du Journal doivent être soumis par l’entremise du Système de gestion des contenus du Journal (Journal Content Management System, JCMS; journal.un.org/jcms, en anglais uniquement). Les contenus relatifs aux consultations et à d’autres réunions et manifestations doivent être communiqués par courrier électronique à l’adresse journal@un.org. L’heure limite de soumission des informations devant paraître dans le Journal du lendemain est 18 h 30 pour le programme des réunions et les aperçus. Les informations qui concernent d'autres activités doivent être envoyées avant 18 heures au moins deux jours à l’avance.

 

Interprétation

Pour ce qui est des séances bénéficiant de services d’interprétation, les déclarations prononcées dans l’une des six langues officielles de l’Organisation sont interprétées dans les autres. Lorsqu’il y a une déclaration écrite, il est indispensable que les délégations en fournissent le texte au préposé ou à la préposée à la salle de conférence, qui le remettra aux interprètes, afin d’assurer la qualité de l’interprétation. Les oratrices et orateurs sont priés de prononcer leur déclaration à une cadence raisonnable. Même s’ils disposent de plus en plus souvent d’un temps de parole limité, il leur est demandé de s’exprimer à un rythme normal pour que les interprètes puissent rendre les déclarations de manière fidèle et complète. Lorsqu’ils accélèrent leur débit pour respecter le temps de parole qui leur est imparti, la qualité de l’interprétation peut être mise à mal. Il est conseillé de ne pas dépasser 100 à 120 mots à la minute en anglais.

Lorsqu’une déclaration est prononcée dans une langue autre que les langues officielles (voir art. 53 du Règlement intérieur de l’Assemblée générale), la délégation concernée doit assurer l’interprétation ou fournir le texte de la déclaration dans l’une des langues officielles. L’interprétation dans les autres langues officielles est assurée par les interprètes de l’ONU qui se basent sur l’interprétation ou la traduction que le Secrétariat considère comme le texte officiel de la déclaration. La délégation intéressée doit mettre à disposition une « pointeuse » ou un « pointeur », c’est-à-dire une personne qui connaît à la fois la langue originale de la déclaration et la langue officielle dans laquelle celle-ci a été traduite, pour guider l’interprète de l’ONU dans la lecture de la traduction et assurer la synchronisation entre l’orateur ou l’oratrice et l’interprète. Les dispositions précises concernant l’interprétation à partir de langues non officielles, et notamment l’accès des interprètes ne travaillant pas pour l’ONU aux cabines d’interprétation, doivent être convenues à l’avance par l’intermédiaire de la Section de la gestion des réunions [par téléphone (+1 212 963 8114) ou par courrier électronique].  

 

Traductions écrites de déclarations prononcées dans les langues officielles

Lorsqu’une délégation donne une traduction écrite de sa déclaration, elle doit indiquer sur la première page du texte s’il est « à lire tel quel » ou s’il est « à vérifier au prononcé ». Pour les textes fournis dans plusieurs langues officielles, la délégation doit indiquer clairement quelle version est à considérer comme le texte officiel.

Lecture du texte tel quel : Les interprètes suivront la traduction fournie. En conséquence, les modifications, dont les omissions et les ajouts, que l’oratrice ou orateur pourrait apporter au texte ne seront vraisemblablement pas rendues dans l’interprétation.

Lecture avec vérification au prononcé : Les interprètes suivront l’oratrice ou orateur et non la traduction fournie. Si l’oratrice ou l’orateur s’écarte du texte, la délégation doit savoir que l’interprétation entendue dans la salle ne correspondra pas nécessairement à la traduction qu’elle pourra avoir distribuée à l’assistance et à la presse.

Microphones : Les microphones ne commencent à fonctionner que lorsque les représentantes ou représentants ont été invités à prendre la parole et que les intéressés ont appuyé sur le bouton. Pour que leurs interventions puissent être enregistrées et interprétées au mieux, les oratrices ou orateurs doivent parler directement et distinctement devant le microphone, surtout lorsqu’il s’agit de chiffres, de citations ou de termes très techniques ou lorsqu’ils lisent un discours rédigé à l’avance. Ils sont en outre priés d’éviter de tapoter le microphone pour vérifier qu’il fonctionne, de tourner les pages et de passer ou de prendre des appels sur leur téléphone portable.

 

Procès-verbaux et comptes rendus de séance

Des comptes rendus écrits sont établis pour les séances plénières des organes principaux, les séances des grandes commissions de l’Assemblée générale et, de façon limitée et sélective, les séances de certains autres organes. Il peut s’agir soit de procès-verbaux de séance soit de comptes rendus analytiques. Ces documents sont établis par le Secrétariat; les délégations peuvent y apporter des rectifications, mais les rectifications qui ajoutent au sens du discours réellement prononcé ou le modifient ne peuvent être acceptées.  

Il existe également des enregistrements audiovisuels des séances, lesquels peuvent être consultés. 

  • Les procès-verbaux de séance relatent les débats dans leur intégralité. Ils comportent une traduction des discours prononcés dans les autres langues ainsi qu’une transcription éditée des discours prononcés dans la langue utilisée dans le procès-verbal.  
  • Les délégations doivent savoir que toute partie d’une déclaration écrite qui n’est pas effectivement lue en séance n’apparaîtra pas dans le compte rendu de ladite séance. 
  • Les comptes rendus analytiques relatent les débats sous une forme concise et abrégée. Ils n’ont pas pour objet d’inclure systématiquement chacune des interventions ni de les reproduire textuellement. 
  • L’établissement des procès-verbaux et comptes rendus analytiques pour les organes de l’ONU est réglementé par un certain nombre de décisions de l’Assemblée générale ou d’autres organes principaux.
     

Rectifications à apporter à des procès-verbaux de séance ou comptes rendus analytiques

Les rectifications doivent être apportées en respectant ce qui est indiqué dans la note de bas de page figurant sur la première page des procès-verbaux de séance ou des comptes rendus analytiques. Si elles sont apportées sur le texte d’un exemplaire papier du document à corriger, la première page du document rectifié doit porter la signature et le titre d’un membre autorisé de la délégation intéressée.

Les rectifications du texte des procès-verbaux de séance ne doivent viser que des erreurs ou omissions concernant des déclarations effectivement prononcées; elles ne peuvent porter que sur le texte de la langue dans laquelle elles ont été prononcées. Lorsqu’une demande de rectification est présentée, il est procédé à un contrôle au moyen de l’enregistrement audiovisuel de l’intervention en question.

Les rectifications du texte des comptes rendus analytiques ne doivent ni porter sur le style ni comprendre de longs passages ajoutés qui rompraient l’équilibre général du compte rendu.

Le texte d’un discours ne doit pas être communiqué en lieu et place de rectifications.

 

Publication de rectifications

La version corrigée des procès-verbaux ou des comptes rendus des séances des organes de l’Organisation des Nations Unies est publiée dans le Système de diffusion électronique des documents

 

Distribution du texte des déclarations rédigées à l’avance qui seront prononcées en séance plénière ou devant une grande commission de l’Assemblée générale

S’il est disponible, le texte devra être remis en au moins 20 exemplaires, entre 8 et 9 heures, dans la zone de réception située au fond de la salle de l’Assemblée générale, ou au Guichet Documents dans les autres salles de réunion, par un représentant ou une représentante de la délégation intéressée muni(e) d’une carte d’identité ONU en cours de validité.

Les délégations sont invitées à envoyer la version électronique (si possible au format PDF ou Microsoft Word) de leur déclaration à l’adresse eStatements, au moins deux heures avant qu’elle ne soit prononcée. Il convient d’indiquer clairement, en objet du courrier électronique et dans l’entête de la déclaration, la séance concernée, le point de l’ordre du jour et le nom de l’orateur ou de l’oratrice. La déclaration ne sera pas mise en ligne avant d’avoir été prononcée. Lorsque les réunions ont lieu au Siège de l’Organisation et que le texte des déclarations ne peut pas être communiqué par voie électronique, les délégations ont également la possibilité de remettre un exemplaire papier (sans agrafe) de leur déclaration au guichet de distribution de documents de la salle de réunion. Le texte sera numérisé pour être mis en ligne dans la version numérique du Journal après la réunion.

Les questions relatives à la documentation de l’Assemblée générale doivent être adressées à la Section de la gestion des documents.

 

Ressources