Méthodes de travail du Comité des conférences
Méthodes de travail
Chaque année, les groupes régionaux concernés procèdent à des échanges informels pour désigner le Président et les membres du Bureau pour l’année.
Ceux-ci sont nommés lors de la session d’organisation du Comité.
Dans les cas de demandes spéciales, concernant par exemple l’extension ou l’ajout de réunions, les dérogations au calendrier des conférences et des réunions approuvé présentées entre deux sessions ou l’organisation d’une réunion exceptionnelle pendant les séances plénières de l’Assemblée générale, le Comité aboutit généralement à un consensus grâce à la diffusion électronique des documents nécessaires.
Dans le cadre de son mandat, le Comité remplit les fonctions suivantes, le cas échéant :
- Examiner le programme 1 du projet de cadre stratégique pour l’exercice biennal suivant (Affaires de l’Assemblée générale et du Conseil économique et social et gestion des conférences) et transmettre ses recommandations à la présidence du Comité du programme et de la coordination. Le Secrétariat passant à un cycle budgétaire annuel à partir de 2020, conformément à la résolution 72/266 de l’Assemblée générale, les tâches du Comité à cet égard restent à définir.
- Approuver, au nom de l’Assemblée générale, toute modification du calendrier des conférences et des réunions approuvé concernant le changement de lieu d’une réunion. Un changement de date ou de lieu peut avoir des incidences financières, de sorte que les secrétaires doivent contacter immédiatement le secrétariat du Comité des conférences lorsqu’un tel changement est envisagé.
- Veiller à l’utilisation optimale des services de conférence en fixant un seuil de 80 % d’utilisation des ressources affectées aux sessions tenues par les différents organes pour les six dernières années. Lorsque ce seuil n’est pas atteint, le Comité consulte l’organe concerné, comme demandé par l’Assemblée ; il fait rapport à celle-ci sur les résultats obtenus. Il est donc dans l’intérêt des différents organes d’utiliser le plus possible les services de conférence.
Ressources
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 Calendrier des conférences |
 Journal |
 Système de diffusion électronique des documents |
 Résolutions de l’Assemblée générale |