Innovation

Innovation dans les services intergouvernementaux 

e-deleGATE : accès numérique aux services du Secrétariat à tout moment et en tout lieu  

Afin de rationaliser les services intergouvernementaux fournis aux délégations des États Membres et de mieux appuyer leurs négociations et délibérations, le Département a développé le portail e-deleGATE et l’a mis en service en 2018. Plateforme unique réunissant les services électroniques fournis par le Secrétariat, le portail permet aux délégations autorisées d’accéder à ces services à toute heure et en tout lieu. Le portail e-deleGATE offre toute une gamme de services numériques, notamment : 

• e-Speakers : inscription de noms sur une liste d’orateurs et oratrices
• e-Sponsorship : accès aux projets de résolution afin de s’en porter auteur ou coauteur
• e-Submission : soumission de projets de résolution au Secrétariat 
• e-Voting intentions : soumission d’une intention de vote qui sera mentionnée dans les documents officiels de séance 
• e-List of participants :  enregistrement de listes de délégations destinées aux organes intergouvernementaux concernés 
• e-Credentials : soumission des pouvoirs électroniques pour les sessions de l’Assemblée générale et les conférences de l’ONU
• e-Decisions : publication de projets de décisions que l’Assemblée générale sera amenée à adopter
• Candiweb : informations actualisées sur les élections à venir dans les organes intergouvernementaux
• Committee Place : mise en ligne de documents relatifs aux travaux des organes intergouvernementaux
• Committee Announcement : annonces du Secrétariat concernant les travaux des organes intergouvernementaux 
   

Les services e-deleGATE sont actuellement offerts à l’Assemblée générale plénière, aux grandes commissions et aux autres organes subsidiaires de l’Assemblée générale; au Conseil de sécurité et à certains de ses organes subsidiaires; au Conseil économique et social et à certains de ses organes subsidiaires; et à certaines conférences des Nations Unies. 

L’Assemblée générale a pris note avec satisfaction des progrès accomplis dans l’automatisation de la publication des informations sur ses travaux, y compris la liste des résolutions. Elle a demandé à ses organes subsidiaires d’utiliser autant que possible les modules existants du portail e-deleGATE et a invité les États Membres à utiliser au maximum les services électroniques proposés par le Secrétariat pour faire des économies, réduire l’impact sur l’environnement et améliorer la diffusion des documents. Enfin, elle a prié le Secrétariat de continuer d’améliorer, d’harmoniser et de regrouper les services électroniques fournis aux États Membres sur le portail e-deleGATE en vue de créer pour les représentantes et représentants un véritable espace de travail en ligne, dans les six langues officielles (voir résolutions 72/313, 75/325 et 77/335). 

Innovations en matière de gestion des réunions

gMeets (guichet unique) 

Pour la gestion des réunions, le Département utilise et améliore constamment depuis 15 ans le système gMeets, qui est l’outil central de gestion des réunions couvrant tout l’éventail des activités y afférentes à New York et dans d’autres entités des Nations Unies, notamment les Offices des Nations Unies à Genève, Vienne et Nairobi, les Commissions économiques pour l’Europe et l’Afrique, les Commissions économiques et sociales pour l’Asie et le Pacifique et l’Asie occidentale, l’Agence internationale de l’énergie atomique, l’Organisation de l’aviation civile internationale et l’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture. 

Utilisée tout au long du cycle de vie des réunions prescrites, la plateforme gMeets permet de planifier les conférences de bout en bout : depuis l’examen des incidences des projets de résolution sur les services de conférence jusqu’à la planification du calendrier, en passant par l’exécution et l’évaluation qui lui fait suite. 

Calendrier multilingue en ligne

En accord avec la résolution 67/292 sur le multilinguisme, dans laquelle l’Assemblée générale a préconisé une étude d’ensemble de tous les sites Web de l’ONU à des fins d’amélioration de l’égalité linguistique, le site public du calendrier mondial des conférences et des réunions a été mis en ligne dans les six langues officielles en septembre 2022. Ce site est principalement destiné aux États Membres, aux secrétariats techniques et opérationnels des organes intergouvernementaux participant aux réunions, au personnel des Nations Unies et au public.

Journal des Nations Unies  

Publication phare du Département, le Journal des Nations Unies donne les informations les plus récentes et les plus détaillées sur les réunions du jour et celles à venir au Siège de l’ONU. Il couvre : les réunions officielles convoquées par les organismes intergouvernementaux ; les consultations informelles sur les propositions de texte convoquées à l’initiative des délégations ; d’autres réunions organisées par les États Membres, les départements et bureaux du Secrétariat et d’autres entités des Nations Unies. En outre, il offre un large éventail d’informations utiles, telles que la liste quotidienne des documents publiés au Siège, les signatures et ratifications de traités multilatéraux, les aperçus de séances officielles, les annonces des départements et bureaux du Secrétariat et d’autres informations générales d’importance. À la section « Autres événements », exclusivement réservée aux annonces des missions permanentes et des missions d’observation, on trouve des annonces de réunions et manifestations parallèles que les États Membres souhaitent diffuser largement. Tout le contenu relatif aux séances officielles, y compris les aperçus, est disponible dans les six langues officielles. Le site multilingue et convivial, qui est mis à jour en temps réel, et son application Web progressive (PWA) sont tous deux compatibles avec les smartphones et les tablettes, et permettent de télécharger une version PDF du Journal générée automatiquement. Dans deux sections distinctes, le Journal couvre les conférences et les sommets convoqués au Siège ou hors Siège et l’activité judiciaire de la Cour internationale de Justice. On y trouve aussi un calendrier mondial des conférences et des réunions. Le Journal sert également de point d’accès unique pour les réunions des Offices des Nations Unies à Nairobi et à Vienne.

Innovations en matière de gestion des documents  

gDoc

L’outil gDoc a été déployé en 2022 dans les services de conférence des quatre lieux d’affectation en tant que système mondial unique permettant de coordonner le flux de travail du Département au niveau mondial pour le traitement des demandes de documentation et la gestion des capacités. Le système aide le personnel d’encadrement et le personnel de la chaîne documentaire à gérer leurs opérations quotidiennes de manière plus harmonisée et plus rationnelle. À la fin de mars 2024, gDoc avait également été déployé dans les commissions régionales et dans six autres entités des Nations Unies. 

Le système comporte plusieurs modules pour les flux de documentation et la capacité, à savoir la prévision et la planification, l’envoi et l’enregistrement, la production et la publication. 

L’outil gDoc comprend une interface avec d’autres systèmes, dont eLUNa, gMeets et gData, permettant de maximiser l’automatisation des processus liés aux flux de travail et de partager les informations. 

gText 

Le projet mondial gText fournit aux traductrices et traducteurs internes et contractuels des services de conférence des quatre lieux d’affectation, des commissions régionales et d’autres entités des Nations Unies une gamme complète et uniforme d’outils linguistiques en ligne, ainsi qu’un accès facile aux informations de base nécessaires à une traduction de qualité. Cet ensemble a été mis au point pour accroître la qualité et l’efficacité de la traduction et des processus connexes. 

En changeant radicalement les méthodes de travail dans la chaîne de traitement de la documentation multilingue, le projet gText met à la disposition des professionnelles et professionnels des langues de l’ONU des outils qui répondent à leurs besoins très précis. Des améliorations et de nouvelles fonctionnalités sont constamment intégrées à la suite d’outils gText. 

Les outils innovants développés dans le cadre du projet s’appuient sur deux applications essentielles : UNTERM, la base de données terminologiques de l’ONU, et eLUNa, un outil de traduction assistée par ordinateur qui combine l’identification automatique des segments déjà traduits et de la terminologie consignée avec la traduction automatique. 

Innovation en matière de formation   

SPOT – Formation en ligne à un rythme personnalisé destinée au personnel linguistique 

À New York, la Division de la documentation a mis au point un outil de formation en ligne baptisé SPOT (pour « self-paced online training », formation en ligne à un rythme personnalisé), qui offre des contenus, des conseils, des activités d’apprentissage et d’autres ressources pour soutenir la formation continue de son personnel. SPOT réduit les doubles emplois, favorise le partage des connaissances entre services linguistiques et vient compléter les autres types de formations organisées à l’intention du personnel linguistique. L’outil sert également de répertoire centralisé des supports de formation. Le contenu est créé par de petites équipes de la Division, ce qui permet de le mettre facilement et rapidement à jour et de l’étoffer en fonction de l’évolution des besoins de formation. Lancé en avril 2020 à New York, le projet pourrait être ensuite ouvert aux autres services linguistiques, comme ceux de la rédaction de procès-verbaux de séance ou de l’interprétation, ainsi qu’aux autres centres de conférence. 

Autres innovations  

Projet NADI (Nœuds pour une intégration avancée des données) - Étude des données et de la chaîne logistique : intégration des prestations de services de conférence

En décembre 2018, le Département a lancé une étude sur la conception et la prestation de services de conférence axée sur l’intégration des données. Cette étude, la première du genre dans les services de conférence, a été achevée en 2020 et a été baptisée NADI (Nodes for Advanced Data Integration).

Le projet NADI porte sur la manière dont les données circulent et s’étoffent au fur et à mesure qu’elles progressent dans la chaîne logistique. En suivant une approche centrée sur les cas d’utilisation, comme préconisé dans la Stratégie du Secrétaire général pour l’exploitation des données, le projet vise à tirer parti de la puissance des données et des informations, atout stratégique qui imprègne la chaîne logistique, afin d’améliorer la prestation de services au sein du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences.

Le projet a permis de relier l’ensemble des services de conférence du Département, notamment les services linguistiques (traduction et interprétation) et les services d’appui technique, au moyen d’une chaîne logistique unique fournissant processus et produits, qu’il s’agisse de données relatives aux votes, aux auteurs de résolutions, aux déclarations des États Membres ou à la documentation, aux documents officiels, aux résolutions et aux décisions. La chaîne logistique permettra d’utiliser des données et des métadonnées, recueillies ou mises à jour à leur emplacement original, pour fournir des documents lisibles par machine, des fonctions d’écriture automatisée et des outils d’analyse décisionnelle. Le fait de donner accès à des données authentiques, pertinentes et référençables, dont chaque élément est géré ou modifié en un seul endroit, devrait permettre non seulement de décloisonner les processus et de repérer les doubles emplois, mais aussi de gagner en efficacité.

Les études approfondies de divers processus menées dans le cadre du projet NADI ont fait apparaître 47 cas d’utilisation et neuf bénéfices et produits connexes qui pouvaient découler de l’établissement d’un référentiel unique et de l’étoffement des données de base à mesure qu’elles parcouraient la chaîne logistique (documents lisibles par machine, écriture automatisée, réunions virtuelles, harmonisation, interopérabilité, questionnaires d’évaluation sur les objectifs de développement durable, futurs services aux clients, transparence et apprentissage automatique). Le projet s’articule autour du concept de « référentiel unique », qui consiste à trouver une source optimale pour chaque point de mesure et à mettre les données en commun entre les diverses unités qui forment la chaîne logistique, selon le modèle de l’« intendance des données ».

Bon nombre des cas d’utilisation recensés dans le cadre du projet sont exploités au moyen de divers projets du Département axés sur la réutilisation des données multilingues, l’écriture automatique, l’interopérabilité et le réemploi des technologies.

Innovation à la Division de la gestion des conférences
(Office des Nations Unies à Genève) 

En tant qu’organisatrice de conférences, la Division de la gestion des conférences s’attache à créer un environnement propice à des échanges productifs entre les délégations. Sa priorité demeure la fourniture de services d’interprétation et de traduction de haute qualité, la fluidité des processus administratifs, l’élimination du stress logistique, la circulation efficace de l’information et de la communication. Elle s’efforce toujours de placer les exigences des clients au centre de ses activités. L’investissement continu dans l’innovation aide la Division à répondre à ces exigences afin que les États Membres puissent gagner en rapidité et en efficacité dans leurs travaux. Au cours des dernières années, le personnel de la Division a initié, dirigé ou mis en service des innovations dans des domaines clés, notamment : l’enregistrement des participant(e)s aux réunions (Indico), la plateforme d’aide à la décision et d’informatique décisionnelle (gData), l’aide à la décision en matière de planification (Pipeline Visualization Tool), les publications numériques (rapport annuel de l’Office des Nations Unies à Genève), les flux administratifs et les relations avec les clients. 

En 2019, dans le cadre de sa stratégie axée sur le souci du client et l’adaptation à la clientèle, la Division a réalisé une évaluation détaillée des besoins des organisations clientes dans le cadre de l’initiative « Gestion des conférences à l’Office des Nations Unies à Genève − aujourd’hui et demain ». Le projet était axé sur la manière d’améliorer le service rendu aux États Membres et aux secrétariats techniques en matière de conférences aujourd’hui et sur l’évolution potentielle de leurs besoins au cours des cinq à dix prochaines années. En examinant les besoins existants et émergents, la Division a analysé les services, les innovations et les technologies de conférence qui pourraient être mis à profit pour soutenir les processus intergouvernementaux aujourd’hui et à l’avenir. 

Services de conseil et d’orientation pour les réunions 

Un répertoire des services a été élaboré en consultation avec la Division et les parties prenantes de l’Office pour répondre aux besoins des clients et fournir des orientations claires sur chaque phase de la planification et de l’exécution des grandes conférences ou manifestations nécessitant l’intervention de multiples prestataires de services. 

Conversion de la parole en texte

Le projet FAST (pour « Fully Automated Speech-to-Text », projet de conversion entièrement automatisée de la parole en texte), développé en collaboration avec l’Organisation mondiale de la propriété intellectuelle (OMPI), s’appuie sur la technologie de la reconnaissance vocale pour fournir des transcriptions automatiques et consultables des réunions publiques de l’Office des Nations Unies à Genève. Les transcriptions constituent un outil supplémentaire visant à aider les participants et les organisateurs des réunions à saisir les délibérations et à en rendre compte. Elles sont aussi utilisées en interne par les attachés et attachées de presse du Service d’information des Nations Unies, les rédacteurs et rédactrices de comptes rendus analytiques de la Division de la gestion des conférences et les assistants et assistantes de publication assistée par ordinateur qui transcrivent les enregistrements de la Conférence du désarmement, seul organe genevois pouvant prétende à ce type de services.

L’équipe du projet a collaboré avec l’OMPI pour adapter et améliorer les modèles de reconnaissance vocale brevetés de celle-ci. L’équipe FAST a recueilli l’équivalent de milliers d’heures de données de formation (fichiers audio et transcriptions correspondantes) dans les six langues officielles de l’ONU. Grâce à l’ensemble commun de données partagées avec l’OIT, l’UIT, l’OMPI, l’OMC et d’autres organisations internationales, les éléments convertis en texte et adaptés sont devenus plus utiles et plus précis pour l’environnement de conférence de l’ONUG, dans lequel les personnes s’expriment en différentes langues et peuvent avoir des accents variés, une élocution atypique et une terminologie propre.

Après le développement d’une API libre de droits, les transcriptions alignées sur les mots sont automatiquement mises en correspondance avec les canaux audio respectifs sur le nouveau portail des enregistrements. L’anglais, le français et l’espagnol ont été intégrés en 2022, et l’arabe, le chinois et le russe devraient être déployés en septembre 2023.

Dans le cadre du projet FAST, on a étudié les exigences supplémentaires formulées par les clients qui souhaitent exploiter davantage la collection croissante de transcriptions modifiables à des fins d’exploration de texte. Plus de 40 cas d’utilisation de transcriptions FAST ont été recensés à ce jour : ils concernent l’extraction de texte, la classification de texte, la modélisation thématique supervisée et non supervisée, la génération de langage naturel, et des combinaisons de ces différentes opérations. Le projet FAST est associé au portail à e-deleGATE pour faire en sorte que le service de conversion de la parole en texte devienne un élément de base des conférences et pour passer à l’étape suivante, ambitieuse : le « speech-to-summary » (de la parole au résumé).

Mécanismes de retour d’information sur les services de réunion 

Il existe un mécanisme simple permettant aux participant(e)s de communiquer leurs observations sur la réunion à laquelle ils viennent d’assister et les principaux services reçus de l’ONUG. 

Calculateur d’estimation des coûts des conférences extrabudgétaires 

La Division a mis au point un « calculateur d’estimation des coûts » en libre-service pour les réunions extrabudgétaires, afin d’aider les clients à planifier financièrement réunions et manifestations en calculant les coûts des services de conférence en fonction de différents scénarios. Les clients peuvent sélectionner les services qu’ils ont l’intention d’inclure dans la réunion (tels que l’interprétation, la documentation, l’audiovisuel, etc.) et obtiennent instantanément une estimation provisoire des coûts. Ils peuvent également modifier leurs critères pour obtenir une autre estimation des coûts basée sur l’inclusion ou l’exclusion de certains services de gestion de conférence. 

Instruction permanente relative à l’organisation de réunions accessibles 

La Division de la gestion des conférences a publié une instruction permanentePDF relative à l’organisation de réunions accessibles, en vue d’appliquer la Stratégie des Nations Unies pour l’inclusion du handicap à l’Office des Nations Unies à Genève. L’instruction permanente offre aux personnes en charge de l’organisation des réunions des orientations détaillées pour toutes les étapes du processus, comme les annonces de conférences accessibles, les procédures d’accréditation et la tenue de manifestations inclusives.

Favoriser une culture de l’innovation 

La Division de la gestion des conférences a créé une équipe interne de l’innovation chargée de promouvoir une culture de la créativité et de mettre en place un forum dans lequel faire passer les idées nouvelles du concept à la réalité. Grâce à la souplesse de son format, cette équipe, mise en place à la suite d’un défi d’innovation de 100 jours, a permis aux membres actuels du personnel de consacrer un temps limité à des projets d’innovation, la composition de l’équipe tournant tous les trimestres. Le groupe a étudié les façons dont les technologies et méthodes émergentes pouvaient améliorer les services offerts aux clients et réfléchi à différentes solutions, à partir desquelles il a créé des prototypes. Parmi les projets pilotes issus de cette initiative, on citera des expériences menées avec le monde universitaire sur l’impact des technologies émergentes sur les services de conférence ou encore l’organisation de manifestations avec des organisations internationales et des missions permanentes sur l’évolution des technologies dans le domaine des conférences intergouvernementales. Parmi les autres projets, citons également la mise en place d’une liste automatisée d’orateurs et oratrices à l’intention des délégations dans les salles de réunion, le renouvellement et la modernisation des formats de documentation, et l’utilisation de l’analyse prédictive pour optimiser les temps d’attente et automatiser les solutions de conversion de la parole au texte.

Innovation en matière de publications 

La Division de la gestion des conférences améliore l’expérience des lecteurs et lectrices en estompant le clivage entre produits imprimés et produits numériques. L’équipe d’impression certifiée ISO applique les meilleures pratiques aux produits physiques (papier recyclé, encres végétales, formats d’impression originaux, amélioration tactile à l’aide de vernis et de découpes, etc.). L’équipe de conception et de multimédia, récompensée par différents prix, crée des produits innovants et attrayants grâce à des visuels narratifs immersifs et des publications en ligne pleinement interactives. Ses produits Web permettent une lecture fluide sur toutes les plateformes et tous les appareils. L’équipe a été désignée pour travailler sur les cinq dernières éditions du rapport du Secrétaire général sur l’activité de l’Organisation.

Innovations au Service de la gestion des conférences
(Office des Nations Unies à Vienne)

Technologie

Le Service de la gestion des conférences a joué un rôle novateur dans l’évolution des services de conférence en créant de nombreux outils informatiques, qui sont maintenant utilisés dans tous les centres de conférence. Ces applications héritées ont préparé le terrain pour les outils de gestion intégrée à l’échelle mondiale et nombre d’entre elles sous-tendent encore les processus métier du Département. Outre gText et gMeets, le personnel de Vienne a aussi développé eCorrespondence, l’application de gestion des fournisseurs (CMA) et eAPG, un outil de gestion des services d’interprète.

De nombreux projets d’envergure mondiale sont désormais pris en charge par des équipes à New York, mais le Service contribue au développement et aux améliorations en menant des projets pilotes, en testant des fonctionnalités et en communiquant des informations en retour. Il se montre aussi proactif dans l’adoption de nouvelles applications provenant d’autres lieux d’affectation. Par exemple, le personnel chargé de la gestion des réunions et de la documentation collabore étroitement avec les équipes de projet du portail One-Stop Shop et du Journal des Nations Unies afin de faciliter le déploiement de ces deux outils à Vienne. Dans le domaine de la documentation, des efforts sont en cours pour développer les technologies lisibles à la machine qui ont été mises au point à New York et les adapter aux besoins des organes intergouvernementaux à Vienne.

Optimisation des effectifs

Le Service a adopté une approche innovante pour répondre aux besoins en personnel dans un monde qui évolue rapidement. L’objectif est de diversifier et d’exploiter les compétences du personnel pour renforcer les capacités dans les domaines en expansion. Par exemple, ces dernières années, la prolifération des documents et des publications numériques a entrainé une baisse des impressions. Dans le même temps, la charge de travail des services chargés des réunions et le volume des produits d’édition multilingues ont augmenté de manière spectaculaire. Pour faire face à cette évolution, le personnel des services d’impression modernise ses compétences afin de fournir un appui de plus en plus technique aux réunions et aux publications.

Publications 

Les graphistes du Service sont connus pour leurs produits multimédias et leurs visualisations de données à la pointe de la technologie. Pour étendre la portée en ligne, les créateurs et le personnel des publications préparent des paquets de contenus destinés aux médias sociaux, qui accompagnent les publications numériques. Afin de faciliter les recherches en ligne, ils attribuent des métadonnées multilingues à tous les produits. En outre, des textes de remplacement multilingues sont systématiquement ajoutés à toutes les images afin d’en améliorer l’accessibilité. Grâce à ces innovations, le message et les objectifs de l’Organisation des Nations Unies touchent le public le plus large possible.