Innovation

Le monde évolue à une vitesse sans précédent, et nous souhaitons tirer parti de ce qu’il nous apporte de meilleur pour le mettre au service de la gestion des conférences. Inscrivant l’innovation au cœur de sa stratégie d’amélioration continue, le Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences continue de se concentrer sur son activité principale, à savoir la prestation efficace et efficiente de services de réunions et de documentation de haute qualité, et de se perfectionner dans ces fonctions.  

Au fil des années, le Département a introduit un large éventail d’innovations dans tous les aspects de la gestion des conférences et il continue de tirer parti des potentialités offertes par les technologies de pointe et d’adapter ses méthodes de travail afin de moderniser et d’améliorer constamment ses pratiques à New York et aux Offices des Nations Unies à Genève, Nairobi et Vienne. Les outils existants se sont enrichis de nouvelles caractéristiques qui ont permis d’en étendre la portée, d’en diversifier les fonctions et d’en améliorer la convivialité. De nouveaux mécanismes ont été mis en place pour simplifier les procédures et améliorer les services fournis aux clients. Les applications originales qui ont été développées ont favorisé la production d’outils d’analyse décisionnelle à haute valeur ajoutée. Chaque fois que cela a été possible, les innovations ont été appliquées à l’échelle mondiale et intégrées aux progiciels existants. Dans certains cas, elles ont également bénéficié à d’autres entités des Nations Unies.

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Innovation dans les services intergouvernementaux 

e-deleGATE : accès numérique aux services du Secrétariat à tout moment et en tout lieu  

Afin de rationaliser les services intergouvernementaux fournis aux délégations des États Membres et de mieux appuyer leurs négociations et délibérations, le Département a développé le portail e-deleGATE et l’a mis en service en 2018. Plateforme unique réunissant les services électroniques fournis par le Secrétariat, le portail permet aux délégations autorisées d’accéder à ces services à toute heure et en tout lieu. Le portail e-deleGATE offre toute une gamme de services numériques, notamment : 

  • e-Speakers : inscription de noms sur une liste d’orateurs et oratrices
  • e-Sponsorship : accès aux projets de résolution afin de s’en porter auteur ou coauteur
  • e-Submission : soumission de projets de résolution au Secrétariat 
  • e-Voting intentions : soumission d’une intention de vote qui sera mentionnée dans les documents officiels de séance 
  • e-List of participants :  enregistrement de listes de délégations destinées aux organes intergouvernementaux concernés 
  • e-Credentials : soumission des pouvoirs électroniques pour les sessions de l’Assemblée générale et les conférences de l’ONU
  • e-Decisions : publication de projets de décisions que l’Assemblée générale sera amenée à adopter
  • Candiweb : informations actualisées sur les élections à venir dans les organes intergouvernementaux
  • Committee Place : mise en ligne de documents relatifs aux travaux des organes intergouvernementaux
  • Committee Announcement : annonces du Secrétariat concernant les travaux des organes intergouvernementaux 
     

Les services e-deleGATE sont actuellement offerts à l’Assemblée générale plénière, aux grandes commissions et aux autres organes subsidiaires de l’Assemblée générale; au Conseil de sécurité et à certains de ses organes subsidiaires; au Conseil économique et social et à certains de ses organes subsidiaires; et à certaines conférences des Nations Unies. 

Dans sa résolution 72/313, l’Assemblée générale a invité les États Membres à utiliser au maximum les services électroniques proposés par le Secrétariat pour faire des économies, réduire l’impact sur l’environnement et améliorer la diffusion des documents et a, à cet égard, prié le Secrétariat de continuer à améliorer, à harmoniser et, le cas échéant, à fédérer les services de ce type dans le portail e-deleGATE, notamment en continuant de mettre à disposition l’ensemble de la correspondance officielle de l’Organisation adressée aux États Membres. 

 

Innovations en matière de gestion des réunions

gMeets (guichet unique) 

Pour la gestion des réunions, le Département utilise et améliore constamment depuis 15 ans le système gMeets, qui est l’outil central de gestion des réunions couvrant tout l’éventail des activités y afférentes à New York et dans d’autres entités des Nations Unies, notamment les Offices des Nations Unies à Genève, Vienne et Nairobi, les Commissions économiques pour l’Europe et l’Afrique, les Commissions économiques et sociales pour l’Asie et le Pacifique et l’Asie occidentale, l’Agence internationale de l’énergie atomique, l’Organisation de l’aviation civile internationale et l’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture. 

Utilisée tout au long du cycle de vie des réunions prescrites, la plateforme gMeets permet de planifier les conférences de bout en bout : depuis l’examen des incidences des projets de résolution sur les services de conférence jusqu’à la planification du calendrier, en passant par l’exécution et l’évaluation qui lui fait suite. 

Journal des Nations Unies  

Publication phare du Département, le Journal des Nations Unies donne les informations les plus récentes et les plus détaillées sur les réunions du jour et celles à venir au Siège de l’ONU. Il couvre : les réunions officielles convoquées par les organismes intergouvernementaux; les consultations informelles sur les propositions de texte convoquées à l’initiative des délégations; d’autres réunions organisées par les États Membres, les départements et bureaux du Secrétariat et d’autres entités des Nations Unies. En outre, il offre un large éventail d’informations utiles, telles que la liste quotidienne des documents publiés au Siège, les signatures et ratifications de traités multilatéraux, les aperçus de séances officielles, les annonces des départements et bureaux du Secrétariat et d’autres informations générales d’importance. À la section « Autres événements », exclusivement réservée aux annonces des missions permanentes et des missions d’observation, on trouve des annonces de réunions et manifestations parallèles que les États Membres souhaitent diffuser largement. Tout le contenu relatif aux séances officielles, y compris les aperçus, est disponible dans les six langues officielles. Ce site multilingue et convivial, mis à jour en temps réel, est également compatible avec les smartphones et les tablettes, et permet de télécharger une version PDF du Journal générée automatiquement. 

 

Innovations en matière de gestion des documents  

gDoc

Le projet gDoc 2.0 vise à créer un système mondial unique de gestion des flux de documents et des capacités destiné à remplacer les systèmes distincts existants (gDoc, DCPMS, CMA, etc.). gDoc 2.0 comprendra un ensemble complet d’interfaces clients et de modules de planification, de gestion, de traitement et de publication de documents, permettant de coordonner les flux de documents et la gestion des capacités à l’échelle mondiale. Le nouveau système sera déployé dans les quatre centres de conférence, les commissions régionales et d’autres organisations internationales. Au Secrétariat comme ailleurs, il sert à gérer tous travaux, qu’ils soient confiés au personnel interne ou à des prestataires externes. Vecteur d’harmonisation, de modernisation et de rationalisation des pratiques et des modèles institutionnels, gDoc 2.0 aura un fort impact sur la chaîne de gestion et de traitement de la documentation du Département. 

Certains modules communs et auxiliaires de gDoc 2.0 ont été déployés depuis la mi-2018 ainsi que plusieurs composantes offrant notamment aux utilisateurs et utilisatrices la possibilité de soumettre et d’examiner les incidences des résolutions de l’Assemblée générale et du Conseil économique et social en matière de services de conférence et de soumettre et d’examiner les programmes de publication pour approbation par le Comité des publications de l’ONU. 

gText 

Le projet mondial gText fournit aux traductrices et traducteurs internes et contractuels des quatre centres de conférence, des commissions régionales et d’autres entités des Nations Unies une gamme complète et uniforme d’outils linguistiques en ligne, ainsi qu’un accès facile aux informations de base nécessaires à une traduction de qualité. Cet ensemble a été mis au point pour accroître la qualité et l’efficacité de la traduction et des processus connexes. 

En changeant radicalement les méthodes de travail dans la chaîne de traitement de la documentation multilingue, le projet gText met à la disposition du personnel linguistique de l’ONU des outils qui répondent à ses besoins particuliers. Des améliorations et de nouvelles fonctionnalités sont constamment intégrées à la suite d’outils gText. 

Les outils innovants développés dans le cadre du projet gText s’appuient sur deux applications essentielles : UNTERM, la base de données terminologiques de l’ONU, et eLUNa, un outil de traduction assistée par ordinateur qui combine l’identification automatique de toutes les phrases déjà traduites et de la terminologie consignée avec la traduction automatique. En savoir plus 

 

Innovations concernant les ressources humaines

Concours de recrutement de personnel linguistique 

Diversification des carrières du personnel linguistique 

Les combinaisons linguistiques et les compétences requises des membres du personnel de l’ONU spécialisé en traduction, en édition ou en rédaction de procès-verbaux de séance qui travaillent dans la même langue sont très similaires. Par conséquent, des concours combinés ont été introduits en 2017 pour le recrutement des traducteurs/traductrices (ou traducteurs-rédacteurs/traductrices-rédactrices de comptes rendus analytiques), des éditeurs/éditrices et des rédacteurs/rédactrices de procès-verbaux de séance. Ainsi l’Organisation a-t-elle réduit le nombre de concours à organiser, mais aussi établi des listes de candidates et candidats capables d’exercer des fonctions multiples, ce qui ouvre à ceux-ci des carrières plus diverses et lui permet de pouvoir compter sur un personnel plus polyvalent. 

Élargir le vivier de candidats/Rendre les concours de recrutement de l’ONU plus accessibles   

1.  Un concours entièrement administré à distance 

Après les essais progressifs de tests à distance effectués en 2015 et 2016, les concours de recrutement de traducteurs/traductrices, d'éditeurs/éditrices et de rédacteurs/rédactrices de procès-verbaux de séance organisés depuis 2017 se déroulent désormais entièrement à distance, ce qui permet aux candidats du monde entier de passer le concours dans le lieu de leur choix, pour autant qu’ils aient accès à un ordinateur et à Internet. Afin de garantir l’intégrité du processus, les concours sont organisés simultanément pour tous les candidats avec des délais d’exécution serrés pour chaque test et comportent une épreuve surveillée lors de laquelle un contrôle du travail des candidats est réalisé par vidéo et à l’aide d’un logiciel d’enregistrement d’écran spécialement conçu à cet effet. En outre, une épreuve est effectuée en direct lors de la dernière étape, celle des entretiens. Le passage à des concours administrés entièrement à distance a considérablement amélioré l’accessibilité des concours pour les candidats qui, auparavant, ne pouvaient pas participer parce que, pour des raisons financières, physiques ou autres, ils n’étaient pas en mesure de se rendre dans une autre ville ou un autre pays pour y passer les concours. Le Département a reçu le Prix du Secrétaire général dans la catégorie « Innovation » en 2018 pour son rôle dans le développement du système d'examen en ligne de l’ONU. 

2. Dérogations à l’exigence de troisième langue pour attirer des candidates et candidats d’Afrique et d’Amérique latine et des Caraïbes

Étant donné la forte proportion de travaux de traduction effectués à partir de l’anglais, l’importance des connaissances spécialisées pour les traducteurs et autres linguistes et le mandat consistant à augmenter le nombre de candidat(e)s d’Afrique et d’Amérique latine et des Caraïbes, où les linguistes sont pour la plupart formés à une seule autre langue et travaillent à partir de celle-ci, l’exigence traditionnelle d’une excellente connaissance de deux langues autres que la langue principale a été levée pour les personnes titulaires d’un diplôme dans une discipline présentant un intérêt pour l’Organisation lors des derniers concours de recrutement de traducteurs/traductrices, d’éditeurs/éditrices et de rédacteurs/rédactrices de procès-verbaux de séance de langue française et espagnole. Les lauréates et lauréats ne possédant qu’une seule langue autre que leur langue de travail sont priés d’ajouter une troisième langue après leur recrutement, tout comme d’autres linguistes ajoutent une quatrième, cinquième ou même sixième langue au cours de leur carrière à l’ONU. 

Grâce à ces deux innovations, ainsi qu’à des campagnes d’information plus actives auprès des candidates et candidats potentiels, le nombre de candidats aux concours a considérablement augmenté par rapport aux précédents concours organisés dans quelques centres d’examen et pour lesquels trois langues étaient requises. Le nombre de candidates et candidats d’Afrique et d’Amérique latine et des Caraïbes, en particulier, a augmenté de façon spectaculaire lors des concours plus ouverts.  

Cadre souple de gestion de la performance   

En 2018, un groupe composé de cadres et de personnel de tous les services de la Division de la documentation a participé à un projet pilote dirigé par le Bureau des ressources humaines, conçu pour tester une approche innovante de la gestion de la performance et du perfectionnement du personnel basée sur des évaluations à 360 degrés, c’est-à-dire faites par des collègues de tous rangs. La première tâche du groupe a été de participer à des sessions de formation sur la façon de donner et de recevoir des retours d’information à l’aide d’un logiciel spécialisé sélectionné pour le pilote. Par la suite, les membres du personnel ont été encouragés à échanger des appréciations avec leurs pairs, leurs superviseurs ou superviseuses et leurs subordonné(e)s direct(e)s. Le projet s’est déroulé en trois cycles, au cours desquels les participant(e)s étaient invité(e)s à faire des observations à leurs collègues au moyen de catégories et d’attributs prédéfinis liés au cadre de compétences de l’ONU. Les participant(e)s ont également échangé des commentaires spontanés et des messages de félicitation sur la plateforme. Pendant le projet pilote, la Division a collaboré étroitement avec l’équipe du Bureau des ressources humaines pour adapter le projet à ses besoins, signaler les problèmes et communiquer les préoccupations des participant(e)s et leurs suggestions concernant les fonctions du logiciel. Une fois le projet pilote terminé, les participant(e)s ont pris part à des séances de bilan où ils ont réfléchi ensemble aux difficultés rencontrées lorsqu’ils ont donné ou reçu des retours d’information. 

Convaincue qu’une forte culture du retour d’information est essentielle à ses activités et au perfectionnement du personnel, la Division a joué un rôle proactif dans ce projet porteur de changement, dans lequel elle a vu une extraordinaire occasion d’améliorer la performance et la communication, de renforcer la cohésion des équipes et de stimuler le moral du personnel et, par là, d'améliorer la qualité des services fournis. 

 

Innovation en matière de formation   

SPOT – Formation en ligne à un rythme personnalisé destinée au personnel linguistique 

À New York, la Division de la documentation a mis au point un outil de formation en ligne baptisé SPOT (pour « self-paced online training », formation en ligne à un rythme personnalisé), qui offre des contenus, des conseils, des activités d’apprentissage et d’autres ressources pour soutenir la formation continue de son personnel. SPOT réduit les doubles emplois, favorise le partage des connaissances entre services linguistiques et vient compléter les autres types de formations organisées à l’intention du personnel linguistique. L’outil sert également de répertoire centralisé des supports de formation. Le contenu est créé par de petites équipes de la Division, ce qui permet de le mettre facilement et rapidement à jour et de l’étoffer en fonction de l’évolution des besoins de formation. Lancé en avril 2020 à New York, le projet pourrait être ensuite ouvert aux autres services linguistiques, comme ceux de la rédaction de procès-verbaux de séance ou de l’interprétation, ainsi qu’aux autres centres de conférence. 

 

Autres innovations  

Étude des données et de la chaîne logistique : intégration des prestations de services de conférence 

Le Département a lancé une étude sur la conception et la fourniture des services de conférence. Connue sous le nom de « source unique de vérité » (single source of truth, SSOT), cette étude porte sur la manière dont les données circulent et s’étoffent au fur et à mesure qu’elles progressent dans la chaîne logistique. Par cette analyse, qui est la première du genre dans le domaine des services de conférence, le Département cherche à tirer parti des travaux d’innovation qu’il a menés pendant plus d’une décennie pour adapter ses méthodes à l’évolution des métiers, l’idée étant que les machines accomplissent les menues tâches afin que le personnel puisse se concentrer sur celles qui apportent de la valeur. 

Le Département se prépare ainsi à relier l’ensemble des services de conférence, y compris les services linguistiques (traduction et interprétation) et les services d’appui technique, au moyen d’une seule chaîne logistique fournissant processus et produits, qu’il s’agisse de données relatives aux votes, aux auteurs de résolution, aux déclarations des États Membres ou à la documentation, aux documents officiels, aux résolutions et aux décisions. La chaîne logistique permettra d’utiliser des données et des métadonnées, recueillies ou mises à jour à leur emplacement original, pour fournir des documents lisibles par machine, des fonctions d’écriture automatisée et des outils d’analyse décisionnelle. Le fait de donner accès à des données authentiques, pertinentes et référençables, dont chaque élément est géré ou modifié en un seul endroit, permettra non seulement de décloisonner les processus et de repérer les doubles emplois, mais aussi de réaliser des gains d’efficacité. 

Cette étude, qui devrait s’achever en 2020, vise à transformer la culture du Département, qui pourra grâce à sa chaîne logistique offrir des services intégrés, cesser d’accumuler des données inutiles et adopter un nouveau modèle enrichi d’une nouvelle langue, celles des données. 

 

Innovation à la Division de la gestion des conférences
(Office des Nations Unies à Genève) 

En tant qu’organisatrice de conférences, la Division de la gestion des conférences s’attache à créer un environnement propice à des échanges productifs entre les délégations. Sa priorité demeure la fourniture de services d’interprétation et de traduction de haute qualité, la fluidité des processus administratifs, l’élimination du stress logistique, la circulation efficace de l’information et de la communication. Elle s’efforce toujours de placer les exigences des clients au centre de ses activités. L’investissement continu dans l’innovation aide la Division à répondre à ces exigences afin que les États Membres puissent gagner en rapidité et en efficacité dans leurs travaux. Au cours des dernières années, le personnel de la Division a initié, dirigé ou mis en service des innovations dans des domaines clés, notamment : l’enregistrement des participant(e)s aux réunions (Indico), l’aide à la décision en matière de planification (Pipeline Visualization Tool), les publications numériques (rapport annuel de l’Office des Nations Unies à Genève), les flux administratifs et les relations avec les clients. 

En 2019, dans le cadre de sa stratégie axée sur le souci du client et l’adaptation à la clientèle, la Division a réalisé une évaluation détaillée des besoins des organisations clientes dans le cadre de l’initiative « Gestion des conférences à l’Office des Nations Unies à Genève − aujourd’hui et demain ». Le projet était axé sur la manière d’améliorer le service rendu aux États Membres et aux secrétariats techniques en matière de conférences aujourd’hui et sur l’évolution potentielle de leurs besoins au cours des cinq à dix prochaines années. En examinant les besoins existants et émergents, la Division a analysé les services, les innovations et les technologies de conférence qui pourraient être mis à profit pour soutenir les processus intergouvernementaux aujourd’hui et à l’avenir. 

Services de conseil et d’orientation pour les réunions 

Un répertoire des services a été élaboré en consultation avec la Division et les parties prenantes de l’Office pour répondre aux besoins des clients et fournir des orientations claires sur chaque phase de la planification et de l’exécution des grandes conférences ou manifestations nécessitant l’intervention de multiples prestataires de services. 

Service de reconnaissance vocale 

Le projet de conversion de la parole en texte entièrement automatisée (« Fully Automated Speech to Text », FAST) a été mené en collaboration avec l’Organisation mondiale de la propriété intellectuelle afin d’adapter son outil de reconnaissance vocale aux besoins des clients. 

Mécanismes de retour d’information sur les services de réunion 

Il existe un mécanisme simple permettant aux participant(e)s de communiquer leurs observations sur la réunion à laquelle ils viennent d’assister et les principaux services reçus de l’ONUG. 

Calculateur d’estimation des coûts des conférences extrabudgétaires 

La Division a mis au point un « calculateur d’estimation des coûts » en libre-service pour les réunions extrabudgétaires, afin d’aider les clients à planifier financièrement réunions et manifestations en calculant les coûts des services de conférence en fonction de différents scénarios. Les clients peuvent sélectionner les services qu’ils ont l’intention d’inclure dans la réunion (tels que l’interprétation, la documentation, l’audiovisuel, etc.) et obtiennent instantanément une estimation provisoire des coûts. Ils peuvent également modifier leurs critères pour obtenir une autre estimation des coûts basée sur l’inclusion ou l’exclusion de certains services de gestion de conférence. 

Instruction permanente relative à l’organisation de réunions accessibles 

La Division a publié une instruction permanente relative à l’organisation de réunions accessibles, en vue d’appliquer à l’Office la Stratégie des Nations Unies pour l’inclusion du handicap. L’instruction permanente offre aux personnes chargées de l’organisation des réunions des orientations détaillées pour toutes les étapes du processus, comme les annonces de conférences accessibles, les procédures d’accréditation et la réalisation de manifestations inclusives. 

Favoriser une culture de l’innovation 

La Division a mis sur pied une équipe interne de l’innovation chargée de promouvoir une culture de la créativité et de mettre en place un forum pour faire passer les idées nouvelles du concept à la réalité. Grâce à la souplesse de son format, cette équipe, créée à la suite d’un défi d’innovation de 100 jours, permet aux membres actuels du personnel de consacrer un temps limité à des projets d’innovation, la composition de l’équipe tournant tous les trimestres. Le groupe étudie les façons dont les technologies et méthodes émergentes peuvent améliorer les services offerts aux clients et réfléchit à différentes solutions, à partir desquelles il crée des prototypes. Parmi les projets pilotes issus de cette initiative, on citera des expériences menées avec le monde universitaire sur l’impact des technologies émergentes sur les services de conférence ou encore l’organisation de manifestations avec des organisations internationales et des missions permanentes sur les effets des technologies sur les conférences intergouvernementales. Parmi les autres projets, citons également la mise en place d’une liste automatisée d’orateurs et oratrices à l’intention des délégations dans les salles de réunion; le renouvellement et la modernisation des formats de documentation; l’utilisation de l’analyse prédictive pour optimiser les temps d’attente et automatiser les solutions de conversion de la parole au texte. Une fois que le concept des projets a été validé, la Division poursuit leur application et les utilise pour améliorer les services offerts aux délégations. 

Innovation en matière de publications 

La Division améliore la prestation offerte aux lecteurs et lectrices en opérant un rapprochement entre produits imprimés et produits numériques. L’équipe d’impression certifiée ISO applique les meilleures pratiques aux produits physiques (encres végétales, formats d’impression originaux, amélioration tactile à l’aide de vernis et de découpes, etc.). L’équipe de conception et de multimédia, récompensée par différents prix, crée des produits innovants et attrayants grâce à la réalité virtuelle immersive, des visuels narratifs et des publications en ligne pleinement interactives. Les produits Web de l’équipe permettent une lecture fluide sur toutes les plateformes et tous les appareils. L’équipe a été désignée pour travailler sur les deux dernières éditions du rapport du Secrétaire général. 

 

Innovations au Service de la gestion des conférences
(Office des Nations Unies à Vienne)

Le Service de la gestion des conférences de l’Office des Nations Unies à Vienne a joué un rôle novateur dans l’évolution des services de conférence en créant de nombreux outils informatiques, qui se sont répandus dans tous les centres de conférence. Ces applications ont préparé le terrain pour les outils de gestion intégrée à l’échelle mondiale et nombre d’entre elles sont encore utilisées dans le Département. Outre gText et gMeets, le personnel informatique de Vienne a également développé eCorrespondence, l’application de gestion des fournisseurs (CMA) et eAPG, pour l’affectation des interprètes. 

Le Service a également créé un guichet unique pour les représentants et représentantes, appelé VIC Online. Il s’agit d’une plateforme accessible, intuitive et sans support papier, sur laquelle les personnes qui assistent aux conférences peuvent obtenir des informations récentes ou anciennes publiées par les organisations basées à Vienne. Outre la documentation destinée aux organes délibérants, les enregistrements numériques et les journaux, la plateforme fournit également des informations utiles, comme des orientations géographiques et des renseignements sur les transports publics ou les services du Centre international de Vienne. 

Aujourd’hui, l’innovation est plus présente que jamais au Service de la gestion des conférences, qui recourt à des solutions créatives pour absorber une charge de travail croissante et remplir ses mandats malgré la réduction des ressources. Les innovations aident également les fonctionnaires à gagner en souplesse et en capacité d’adaptation et à mieux répondre aux exigences et aux défis d’une époque en pleine mutation. 

Service des séances 

En 2019, l'équipe a assuré le service de 6 600 séances, battant ainsi le précédent record de 2018 et doublant le nombre de séances tenues en 2013. Tout prestataire de services serait mis à l’épreuve par une telle croissance et, a fortiori, une entité de petite taille qui manque de postes permanents pour les prestations en salle. Comme le Service de la gestion des conférences fait appel à du personnel engagé pour des périodes de courte durée pour assurer le service des séances en salle, une approche innovante a été adoptée pour garantir les plus hautes normes de qualité. Le Groupe de la gestion des séances a créé, pour le personnel temporaire nécessaire au service en salle, un programme de formation sur mesure qui couvre les questions relatives au handicap, à la sécurité, au service clientèle et au protocole. Preuve du succès du programme, 94 % des participantes et participants aux conférences interrogés en 2019 ont donné une appréciation positive de la courtoisie et du professionnalisme des assistant(e)s au service des séances. 

Documentation et publications 

Depuis un certain temps, les clients des organisations basées à Vienne demandent un large éventail de produits modernes de publication électronique qui transmettent efficacement l’information et ont une incidence minimale sur l’environnement. Si le personnel du Groupe de la publication électronique du Service de la gestion des conférences possède les compétences nécessaires pour créer de tels produits, ses capacités ne suffisaient pas à répondre à la demande. La direction du Service a trouvé la solution parfaite en exploitant les talents des groupes de traitement de texte. Depuis 2018, les opératrices et opérateurs de traitement de texte sont formés à l’utilisation du logiciel Adobe InDesign. Cela leur a permis de se charger de tâches de composition auparavant accomplies par le Groupe de la publication électronique, afin que les graphistes puissent se concentrer sur des projets très techniques. Les clients sont ravis des produits de pointe désormais disponibles et le personnel a pu diversifier ses compétences : cette innovation profite à toutes et à tous. 

Dans le même ordre d’idées, les traducteurs et traductrices du Service auront bientôt la possibilité d’élargir et d’affiner leurs compétences professionnelles. Le secrétariat de la Convention contre la corruption à Vienne soumet régulièrement, au nom des États Membres, des résumés analytiques qui sont traités par le Service. Dans le passé, le Service assurait la traduction de ces résumés « tels que reçus » (c’est-à-dire sans les faire revoir par les services d’édition), le Groupe du contrôle de la rédaction ne traitant que les documents en anglais. En conséquence, il était particulièrement difficile d’assurer la cohérence de la terminologie et du style des résumés. À titre expérimental, à partir du printemps 2020, ces résumés sont d’abord édités dans leur langue d’origine, par des traducteurs ou traductrices, avant d’être envoyés à la traduction dans les autres sections linguistiques. En utilisant ainsi pleinement les compétences des traducteurs et traductrices, le Service rapproche ses pratiques de l'idée qui sous-tend le concours combiné pour le recrutement des traducteurs/traductrices, rédacteurs/rédactrices de comptes rendus analytiques, éditeurs/éditrices et rédacteurs/rédactrices de procès-verbaux de séance du Département. 

Multilinguisme 

Les clients du Centre international de Vienne cherchent à développer des sites Web multilingues et font appel au Service pour obtenir des traductions de qualité. Toutefois, le transfert de contenus récemment traduits sur un site Web ajoute une étape au processus de traduction traditionnel, qui s'achève généralement par la fourniture de fichiers Word et PDF. Certains clients qui n’avaient pas les compétences nécessaires pour transférer eux-mêmes des contenus multilingues y ont vu un obstacle. Pour répondre à ce besoin nouveau, le Service a fait appel au savoir-faire et à la flexibilité du personnel. Lorsque le portail Web des organisations basées à Vienne a été republié dans toutes les langues officielles (et en allemand), les opérateurs de traitement de texte des sections arabe, chinoise et russe ont chargé les textes traduits directement dans le système de gestion des contenus. Ce faisant, ils ont également vérifié la concordance des traductions et veillé à la cohérence de la mise en page du contenu. La Directrice générale de l’Office et Directrice exécutive de l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime a salué l’importante contribution du portail Web à la visibilité mondiale de la famille des Nations Unies à Vienne et de ses travaux sur les objectifs de développement durable. 

De petites innovations peuvent avoir de vastes répercussions. En juin 2019, le Service a créé un nouveau bloc signature pour les courriers électroniques afin de promouvoir le multilinguisme. Développée par les graphistes du Service de la gestion des conférences, cette signature comporte une icône de mégaphone, suivie de la mention « Je suis multilingue » et d’une liste de toutes les langues parlées par la personne concernée. La signature, qui apparaît désormais dans la correspondance électronique de plus de 180 membres du personnel, a été saluée par l’ensemble de l’Organisation. D’autres bureaux à Vienne se sont également dit intéressés par l’introduction de cet élément de multilinguisme dans leurs propres signatures. 

« Quiz d’info-divertissement » pour les délégations 

Les commentaires des participant(e)s aux séances fournissent des informations précieuses sur les performances du Service et les domaines qui pourraient être améliorés. Toutefois, le taux de réponse de Vienne à l’enquête électronique mondiale a toujours été faible. Le Service a résolu ce problème en créant son propre questionnaire, dans un format divertissant et adapté aux téléphones portables, qui peut être rempli sur divers appareils dès la sortie des salles de réunion. Depuis le lancement de ce « quiz d’info-divertissement », le nombre de représentant(e)s à répondre a considérablement augmenté et leurs commentaires constituent une précieuse mine de données sur tous les aspects des services de conférence, y compris l’interprétation, la documentation, l’assistance en salle, les installations, etc. 

Accessibilité

Le Service cherche à améliorer l’accessibilité du Centre international de Vienne. Il a récemment commandé une étude au Conseil autrichien chargé des questions de handicap afin de recenser les mesures correctives à prendre pour éliminer les obstacles à l’accès aux conférences. Les conclusions du Conseil, recueillies à l’issue de visites effectuées sur place par des personnes souffrant de troubles de la vision, de l’audition, de la cognition et de la mobilité, ont été communiquées à tous les partenaires des services de conférence du Centre international de Vienne. Depuis le lancement de l’étude et l’organisation des visites sur place, plusieurs recommandations ont déjà été prises en compte, comme l’installation de portes automatiques et d’ascenseurs accessibles. En outre, le Service prévoit de se procurer les technologies d’assistance et les meubles adaptés recommandés pour créer un centre d’accessibilité pour les personnes souhaitant participer aux conférences.