Инновации

Мир вокруг нас стремительно меняется, и мы хотим привнести наилучшие из этих перемен в сферу конференционного управления. Руководствуясь стратегией непрерывных улучшений, центральное место в которой отводится инновационной деятельности, Департамент по делам Генеральной Ассамблеи и конференционному управлению продолжает заниматься своим основным делом — эффективным и результативным оказанием высококачественных услуг по обслуживанию заседаний, неустанно совершенствуя свои рабочие процессы.  

За прошедшие годы Департамент неоднократно выступал инициатором самых разных новаторских технических решений во всех областях конференционного управления, и сегодня мы продолжаем задействовать потенциал передовых технологий, корректируя методы работы в рамках постоянных процессов модернизации и совершенствования наших рабочих процессов как в Нью-Йорке, так и в отделениях Организации Объединенных Наций в Вене, Женеве и Найроби. Разработаны и уже применяются новые решения, позволяющие расширить сферу охвата, диверсифицировать функциональные возможности и сделать существующие инструменты более удобными для пользователя. Внедрены новые механизмы, призванные упростить существующие процедуры и повысить качество обслуживания клиентов. Разработаны оригинальные приложения для увеличения объемов производства ценной аналитической информации о рабочих процессах. По мере возможности новые инструменты применялись в различных точках и впоследствии были интегрированы в существующие общеорганизационные системы. В некоторых случаях они затем внедрялись и в других структурах Организации Объединенных Наций.  

idea_newv3.png

 

Инновации в сфере обслуживания межправительственных процессов  

e-deleGATE: цифровой доступ к услугам Секретариата в любое время в любом месте 

В целях оптимизации межправительственного обслуживания делегаций государств-членов и оказания более эффективного содействия их переговорам и обсуждениям Департамент разработал и внедрил в 2018 году портал e-deleGATE. Этот портал представляет собой платформу единого входа, открывающую доступ к электронным сервисам Секретариата и позволяющую авторизованным делегатам получать секретариатские услуги в любое время в любом месте. На портале e-deleGATE представлен широкий набор цифровых сервисов, включая, в частности: 

  • e-Speakers: приложение для подачи заявок на включение участников в список ораторов; 
  • e-Sponsorship: приложение, позволяющее государствам-членам открывать проекты резолюций для присоединения других государств-членов к числу их авторов, а также присоединяться к числу авторов открытых проектов резолюций; 
  • e-Submission: приложение для представления текстов проектов резолюций в Секретариат;
  • e-Voting intention: приложение для представления делегациями заявлений о том, как они намерены голосовать, для последующего занесения в официальный отчет о заседании;
  • e-List of participants: приложение для регистрации делегаций для участия в заседаниях межправительственных органов;
  • e-Credentials: приложение для представления в электронном виде документов, подтверждающих полномочия делегатов на сессиях Генеральной Ассамблеи и конференциях Организации Объединенных Наций;
  • e-Decisions: приложение для размещения проектов решений, принимаемых Генеральной Ассамблеей; 
  • Candiweb: сайт, на котором приводится самая свежая информация о предстоящих выборах в соответствующие межправительственные органы;
  • Committee Place: приложение для размещения документации, относящейся к работе соответствующих межправительственных органов;
  • Committee Announcement: приложение для размещения информации и объявлений Секретариата касательно работы соответствующих межправительственных органов.
     

В настоящее время услуги системы e-deleGATE доступны участникам пленарных заседаний Генеральной Ассамблеи, заседаний главных комитетов и других вспомогательных органов Генеральной Ассамблеи, Совета Безопасности и некоторых из его вспомогательных органов, Экономического и Социального Совета и ряда его вспомогательных органов, а также участникам некоторых конференций Организации Объединенных Наций.  

В своей резолюции 72/313 Генеральная Ассамблея призвала государства-члены по возможности всесторонне использовать электронные услуги, предлагаемые Секретариатом, для экономии средств, уменьшения воздействия на окружающую среду и улучшения распространения документов и в этой связи просила Секретариат продолжать совершенствование, оптимизацию и в соответствующих случаях объединение таких электронных услуг на портале edeleGATE, в частности придерживаясь сложившейся практики предоставления доступа ко всей официальной корреспонденции Организации Объединенных Наций, направляемой государствам-членам. 

 

Инновации в сфере организационного обеспечения заседаний 

gMeets (система «одного окна») 

Для организационного обеспечения заседаний на протяжении последних 15 лет Департамент использует систему gMeets, непрерывно дорабатывая и совершенствуя ее. Это главный инструмент организационного обеспечения заседаний, охватывающий весь спектр связанной с проведением заседаний деятельности в Нью-Йорке и в других учреждениях Организации Объединенных Наций, включая отделения Организации Объединенных Наций в Женеве, Вене и Найроби, Европейскую экономическую комиссию, Экономическую комиссию для Африки, экономические и социальные комиссии для Азии и Тихого океана и для Западной Азии, Международное агентство по атомной энергии, Международную организацию гражданской авиации и Организацию Объединенных Наций по вопросам образования, науки и культуры.  

Система gMeets используется на всех этапах подготовки и проведения предусмотренных мандатами заседаний, обеспечивая широкие возможности для сквозного конференционного планирования начиная с рассмотрения проектов резолюций, имеющих последствия для конференционного обслуживания, и заканчивая составлением программы работы с последующим исполнением и оценкой проделанной работы. 

«Журнал Организации Объединенных Наций» 

«Журнал Организации Объединенных Наций» — это ведущее ежедневное издание Департамента, представляющее собой источник самой свежей и подробной информации о текущих и предстоящих заседаниях в Центральных учреждениях Организации Объединенных Наций. В Журнале публикуется информация об официальных заседаниях межправительственных органов, созываемых делегациями неофициальных консультациях по проектам предложений и других заседаниях, организуемых государствами-членами, департаментами и управлениями Секретариата и другими структурами Организации Объединенных Наций. В Журнале содержится также много другой полезной информации, включая ежедневно обновляемые перечни документов, публикуемых в Центральных учреждениях, сведения о подписании и/или ратификации многосторонних договоров, резюме прошедших официальных заседаний, объявления департаментов и управлений Секретариата и другие важные общие сведения. В разделе «Прочие мероприятия», предназначенном исключительно для публикации объявлений постоянных представительств и миссий наблюдателей, приводится информация о параллельных брифингах и мероприятиях, которую государства-члены желают довести до сведения широкой аудитории. Все материалы, касающиеся официальных заседаний, включая их резюме, доступны на всех шести официальных языках. Этот многоязычный, удобный в использовании и обновляемый в режиме реального времени веб-сайт доступен также на смартфонах и планшетах и оснащен функцией скачивания автоматически генерируемой PDF-версии Журнала.   

 

Инновации в сфере управления документооборотом

gDoc

Проект gDoc 2.0 направлен на создание единой общеорганизационной системы управления документооборотом и планирования ресурсов, призванной заменить существующие самостоятельные системы (gDoc, DCPMS, CMA и др.). Система gDoc 2.0 будет включать полные комплекты модулей, предназначенных для поддержки взаимодействия с обслуживаемыми структурами, планирования документооборота и управления им и обработки и выпуска документов, обеспечивая тем самым координацию процессов управления документооборотом и управления ресурсами на общеорганизационном уровне. Новая система будет внедрена во всех четырех местах службы, где имеются подразделения конференционного обслуживания, в региональных комиссиях и в других международных организациях. Система рассчитана на широкий круг пользователей, включая как сотрудников Секретариата, так и внешних пользователей и подрядчиков. Внедрение gDoc 2.0 окажет существенное воздействие на все этапы процессов управления документооборотом и обработки документации в Департаменте и будет способствовать унификации, модернизации и упорядочению бизнес-моделей и методов работы.  

Несколько основных и вспомогательных модулей gDoc 2.0 введены в строй с середины 2018 года. Также уже развернуто несколько компонентов рабочих процессов, которые, среди прочего, позволяют пользователям представлять и рассматривать информацию о последствиях для конференционного обслуживания резолюций Генеральной Ассамблеи и Экономического и Социального Совета и представлять и рассматривать программы публикаций, подлежащих утверждению Издательской коллегией Организации Объединенных Наций. Ожидается, что система со всеми ее основными компонентами будет полностью готова к эксплуатации в 2020 году. 

gText 

Система, разработанная в рамках общеорганизационного проекта gText, обеспечивает штатных письменных переводчиков и подрядчиков во всех четырех местах службы, где имеются подразделения конференционного обслуживания, в региональных комиссиях и в других учреждениях Организации Объединенных Наций полным унифицированным набором сетевых лингвистических инструментов, а также бесперебойным доступом к справочным материалам, необходимым для выполнения качественного перевода. Система была разработана в целях повышения качества перевода и эффективности переводческих и смежных процессов. 

Созданный в процессе осуществления проекта gText уникальный комплект технических средств, разработанных с учетом весьма специфических потребностей производственного процесса лингвистических служб Организации Объединенных Наций, привел к коренной перестройке методов работы на всех этапах обработки и выпуска многоязычной документации. Комплект инструментов gText непрерывно дорабатывается и обновляется. 

Центральное место в линейке инновационных решений проекта gText занимают две важнейшие платформы: справочно-терминологическая система Организации Объединенных Наций ЮНТЕРМ и система автоматизированного перевода eLUNa, сочетающая в себе возможности автоматического распознавания ранее переведенных сегментов текста и выявления терминов, а также сервисы машинного перевода. Дополнительная информация.

 

Инновации в области кадрового управления 

Конкурсные экзамены для заполнения лингвистических должностей

Новые направления развития карьеры языковых специалистов 

Поскольку требования в отношении сочетаний языков и профессиональных навыков, предъявляемые к письменным переводчикам, редакторам и составителям стенографических отчетов, работающим на одном и том же языке, во многом совпадают, с 2017 года Организация проводит совмещенные экзамены для набора письменных переводчиков (или переводчиков — составителей кратких отчетов), редакторов и составителей стенографических отчетов. Это позволило не только сократить количество экзаменов, но и сформировать реестры кандидатов, способных выполнять различные функции, что открывает для них более широкие возможности в плане развития карьеры и позволяет обеспечить формирование более разностороннего кадрового состава для Организации. 

Расширение пула потенциальных кандидатов благодаря большей доступности конкурсных экзаменов Организации Объединенных Наций  

1. Все экзамены теперь проходят в дистанционном режиме 

После серии испытаний систем дистанционного тестирования, проведенных в 2015 и 2016 годах, с 2017 года все конкурсные экзамены для письменных переводчиков, редакторов и составителей стенографических отчетов проводятся дистанционно. В результате принять участие в экзамене теперь может любой кандидат, где бы он ни находился, при условии наличия у него компьютера и доступа в Интернет. Для пресечения попыток недобросовестной сдачи экзамена тестирование проводится для всех кандидатов в одно и то же время, при этом на выполнение каждого задания отводится жестко ограниченное количество времени. Кроме того, предусмотрен компонент внешнего контроля: за экзаменуемым непрерывно ведется наблюдение при помощи веб-камеры и специально разработанного для этой цели устройства записи экрана. Кроме того, на заключительной стадии экзамена, собеседовании, кандидат выполняет одно задание непосредственно во время прямого общения с экзаменаторами. С переходом на полностью дистанционный формат тестирования экзамены стали гораздо доступнее для тех кандидатов, которые ранее не могли принять в них участие из-за невозможности совершить поездку в другой город или страну по причинам финансового, физического или иного характера. В 2018 году Департамент был удостоен награды Генерального секретаря в области инноваций за вклад в создание онлайновой экзаменационной платформы Организации Объединенных Наций. 

2. Отмена требования о владении третьим языком для кандидатов из Африки и Латинской Америки и Карибского бассейна

Поскольку в подавляющем большинстве случаев переводческая работа предполагает перевод с английского языка и ввиду важности наличия у переводчиков и других языковых специалистов специальных знаний, а также в связи с установкой на привлечение большего числа кандидатов из регионов Африки и Латинской Америки и Карибского бассейна, где лингвисты в основном обучаются и работают только с одним иностранным языком, на последних экзаменах для переводчиков, редакторов и составителей стенографических отчетов, работающих с французским и испанским языками, для дипломированных специалистов в ряде областей было отменено традиционное требование об отличном владении двумя иностранными языками помимо основного языка. После приема на работу кандидатам, успешно сдавшим экзамены и владеющим только одним иностранным языком, предлагается освоить третий язык, так же как другим языковым специалистам предлагается освоить четвертый, пятый или даже шестой язык в течение своей карьеры в Организации Объединенных Наций.  

В результате этих двух нововведений и активизации информационно-разъяснительной работы с потенциальными кандидатами количество заявок на участие в экзаменах выросло в разы по сравнению с аналогичными показателями предыдущих экзаменов, которые проводились в авторизованных экзаменационных центрах и для участия в которых требовалось владение тремя языками. Показатели участия кандидатов из Африки и Латинской Америки и Карибского бассейна особенно резко выросли на экзаменах, представляющих наибольший интерес для специалистов из этих регионов, работающих с соответствующими сочетаниями языков. 

Система управления служебной деятельностью по методологии Agile  

В 2018 году Отдел документации присоединился к экспериментальному проекту Управления людских ресурсов (УЛР) по тестированию инновационного подхода к управлению служебной деятельностью и кадровой работе на основе оценки по методу «360 градусов» (круговой оценки с участием нескольких оценщиков). Для участия в проекте была сформирована группа, в которую вошли руководители и сотрудники всех служб письменного перевода. Сначала все они прошли специальный курс обучения основам обратной связи и обмена ею с использованием специализированного программного продукта, который предстояло опробовать в ходе проекта. После этого участникам было предложено на регулярной основе обмениваться обратной связью со своими коллегами, руководителями и подчиненными. Проект включал три обязательных цикла оценки на основе обмена обратной связью, в ходе которых участники должны были оценивать работу своих коллег по заранее определенным категориям и качествам, соответствующим системе компетенций Организации Объединенных Наций. Кроме того, они могли в любое время делиться друг с другом своими отзывами и замечаниями, хвалить друг друга за хорошо проделанную работу, особо отмечая конкретные достижения. На всех этапах проекта Отдел тесно сотрудничал с проектной группой УЛР, предлагая изменения с учетом специфики работы переводческих служб и сообщая о технических неполадках, а также о жалобах и предложениях участников относительно программного продукта, используемого для обмена обратной связью. По завершении проекта его участники приняли участие в серии консультаций со специалистами УЛР, в ходе которых они смогли поделиться своими впечатлениями от проекта и вместе поразмыслить над трудностями, возникшими в процессе обмена обратной связью, и путями их преодоления. 

Руководствуясь своим твердым убеждением в том, что развитая культура обратной связи имеет жизненно важное значение для нашей работы и повышения квалификации персонала, Отдел принял самое активное участие в этой новаторской инициативе, признав ее ценность и способность содействовать повышению эффективности работы, улучшению коммуникации, формированию более сплоченных команд и улучшению морально-психологического климата в коллективе, что в конечном счете окажет благоприятное воздействие на качество предоставляемых услуг.  

 

Инновации в области обучения  

SPOT — инструмент онлайнового обучения со свободным графиком для языкового персонала  

Отдел документации в Нью-Йорке разработал онлайновую учебную платформу под названием SPOT (по аббревиатуре английского названия “self-paced online training”), на которой собраны различные материалы, методические руководства, обучающие задания и другие ресурсы, предназначенные для использования сотрудниками в целях непрерывного повышения их квалификации. Система уменьшает масштабы дублирования и активизирует обмен знаниями между языковыми службами, представляя собой еще один инструмент, дополняющий учебные программы, организуемые для лингвистического персонала. Она служит также центральным хранилищем учебных материалов. Учебный контент разработан усилиями небольших групп сотрудников самих переводческих служб. Это позволяет быстро и легко вносить в нее изменения и дополнения в соответствии с меняющимися потребностями в обучении. Платформа SPOT начала действовать в Нью-Йорке в апреле 2020 года. Впоследствии платформа может быть открыта для участия в ней других языковых служб, включая службы стенографических отчетов и устного перевода, а также других мест службы, где имеются подразделения конференционного обслуживания. 

 

Другие инновации 

Исследование — по вопросу о данных в производственной цепочке: интегрированное конференционное обслуживание  

В настоящее время ДГАКУ проводит исследование по вопросам разработки и реализации инновационных подходов к предоставлению конференционных услуг. Эта инициатива, именуемая SSOT (по аббревиатуре английского названия “Single Source of Truth”), имеет целью изучение структуры потоков данных и способов их обогащения под воздействием различных процессов на каждом этапе производственной цепочки. По замыслу Департамента это исследование — первое в своем роде в области конференционного обслуживания — позволит консолидировать результаты его инновационной деятельности за более чем десять лет для обеспечения готовности к будущему индустрии, когда простые задачи будут выполняться машинами, а сотрудники смогут сосредоточиться на повышении качества и эффективности. 

На основе этого исследования Департамент планирует увязать весь комплекс своих конференционных услуг, включая языковые (письменный и устный перевод) и технические вспомогательные услуги, в рамках производственной цепочки, охватывающей его процессы и продукты, в том числе данные о голосовании, авторах проектов резолюций, заявлениях государств-членов, документации, официальных отчетах, резолюциях и решениях. Производственная цепочка будет предусматривать использование данных и метаданных, собираемых и/или обновляемых в основном месте их хранения для создания машиночитаемых документов, автоматически генерируемых текстов и бизнес-аналитики. Обеспечение доступа к аутентичным, актуальным и надежным данным, при котором каждая единица данных создается и/или редактируется лишь в одной точке, позволит не только устранить разрозненность и дублирование, но и повысить эффективность. 

Задача исследования, которое должно завершиться в 2020 году, — добиться коренной перестройки всей философии работы Департамента таким образом, чтобы услуги, оказываемые в рамках производственных процессов, поставлялись на комплексной основе и чтобы язык данных стал важным дополнением к существующим рабочим языкам, на которых оказываются услуги, что позволит распрощаться с практикой хаотичного накопления данных. 

 

Инновации в Отделе конференционного управления в Женеве (Отделение Организации Объединенных Наций в Женеве)    

Как подразделение, отвечающее за организацию конференций, Отдел конференционного управления продолжает направлять свои усилия на создание условий, благоприятствующих продуктивному обмену мнениями между его делегатами. Его приоритетами остаются высокое качество услуг устного и письменного перевода, бесперебойное администрирование, оперативное решение вопросов материально-технического характера, эффективное регулирование потоков информации и коммуникации. Удовлетворение потребностей клиентов — это главное, к чему стремится и чем руководствуется Отдел в своей деятельности. С этой целью Отдел последовательно инвестирует силы и средства в новаторские разработки, призванные способствовать повышению оперативности и эффективности в работе государств-членов. За последние несколько лет специалисты Отдела выступили инициаторами и координаторами разработки ряда инновационных продуктов и обеспечили их внедрение на важнейших участках работы, в том числе: приложение для участников заседаний (Indico), инструмент поддержки планирования — система визуализации производственного процесса (Pipeline Visualization Tool), цифровые публикации (годовой доклад Отделения Организации Объединенных Наций в Женеве), инструменты управления административными рабочими процессами и связями с клиентами.  

Следуя своей стратегической установке на клиентоориентированность и адаптируемость, в 2019 году Отдел провел тщательное исследование потребностей обслуживаемых организаций под названием «Настоящее и будущее конференционного обслуживания». Этот проект имел целью выявить пути повышения качества конференционных услуг, оказываемых государствам-членам и основным секретариатам, и возможные направления эволюции их потребностей в последующие пять–десять лет. Исследовав как существующие, так и формирующиеся потребности, Отдел рассмотрел вопрос о том, какие сервисы, инновации и технологии в сфере конференционного обслуживания можно было бы эффективно задействовать в обслуживании межправительственных процессов сегодня и в будущем.  

Консультационные и информационно-справочные услуги на заседаниях 

В помощь обслуживаемым организациям в консультации с Отделом конференционного управления и другими заинтересованными сторонами в Отделении Организации Объединенных Наций в Женеве был составлен всеобъемлющий справочник по конференционному обслуживанию, в котором четко разъясняется каждый шаг в процессах планирования и организации крупных конференций/мероприятий, обслуживаемых несколькими поставщиками.     

Сервис преобразования речи в текст  

В сотрудничестве со Всемирной организацией интеллектуальной собственности на основе разработанного ею инструмента распознавания речи, адаптированного с учетом потребностей клиентов, было создано автоматизированное средство преобразования речи в текст FAST (от английского названия “Fully Automated Speech to Text”).

Механизм обратной связи по обслуживанию заседаний    

Разработано простое приложение, позволяющее оперативно запрашивать в конце заседания у его участников отзывы, замечания и предложения о порядке организации и качестве основных услуг, предоставленных Отделением в Женеве.  

Калькулятор для расчета сметы конференционных расходов, покрываемых из внебюджетных ресурсов 

Отдел разработал приложение для самостоятельного расчета затрат на проведение заседаний, финансируемых из внебюджетных фондов. Приложение призвано содействовать клиентам в финансовом планировании встреч и мероприятий, позволяя рассчитывать стоимость конференционного обслуживания на основе различных сценариев. Заказчик может формировать набор желаемых услуг (например, устный перевод, подготовка документации, аудиовизуальное сопровождение и пр.) и мгновенно получать ориентировочную смету расходов на заседание. Он может также корректировать свой выбор, чтобы понять, сколько будет стоить проведение заседания в случае исключения или добавления тех или иных услуг.  

Типовые правила организации заседаний с соблюдением требований доступности  

В рамках осуществления в Отделении в Женеве Стратегии Организации Объединенных Наций по инклюзии лиц с инвалидностью Отдел выпустил типовые правила организации доступных заседаний. В них приводятся подробные пошаговые инструкции для организаторов заседаний на всех этапах процесса — от порядка составления объявлений о конференциях в соответствии с требованиями обеспечения доступности до правил аккредитации и проведения инклюзивных мероприятий. 

Развитие культуры инноваций  

В Отделе сформирована собственная инновационная команда для поощрения культуры творчества и продвижения и практической реализации новаторских идей. Команда, сформированная по итогам миссии «100-дневный инновационный вызов», функционирует в динамичном составе, что дает возможность действующим сотрудникам уделять ограниченное количество своего рабочего времени участию в инновационных проектах на основе ежеквартальной ротации. Группа исследует пути повышения качества обслуживания клиентов при помощи новых технологий и методов, инкубирует идеи и разрабатывает прототипы для тестирования. К числу экспериментальных проектов, осуществляемых в рамках этой инициативы, относятся изучение совместно с академическими кругами воздействия новых технологий на конференционное обслуживание и проведение мероприятий с участием международных организаций и постоянных представительств для обсуждения вопроса о том, как технологии меняют сферу обслуживания межправительственных конференций. Другие проекты предусматривают внедрение средств автоматизированного формирования списков ораторов для делегатов в залах заседаний, совершенствование и модернизацию форматов документации, применение средств предиктивной аналитики для оптимизации времени ожидания в очереди и автоматизации процессов преобразования речи в текст. Проекты с успешно апробированной концепцией принимаются к рассмотрению на уровне Отдела и реализуются в целях совершенствования и расширения набора предлагаемых конференционных услуг.

Инновации в издательском деле  

Отдел сегодня предлагает читателям более богатый выбор издательской продукции, устраняя границы между печатными и цифровыми форматами. Типографская группа, в составе которой работают сертифицированные ИСО специалисты, изготавливает печатную продукцию в соответствии с передовой практикой, применяя растительные краски, оригинальные печатные форматы, средства для улучшения тактильного восприятия с использованием лаков и высечки. Удостоенная наград команда специалистов в области дизайна и мультимедиа производит инновационные, увлекательные сервисы с использованием технологий погружения в виртуальную реальность и средств визуализации повествования и полностью интерактивный онлайновый контент. Создаваемые ею веб-продукты доступны на различных платформах и устройствах. Специалисты команды участвовали в подготовке двух последних выпусков доклада Генерального секретаря.  

 

Инновации в Службе конференционного управления в Вене (Отделение Организации Объединенных Наций в Вене)  

Служба конференционного управления в Отделении Организации Объединенных Наций в Вене внесла важный вклад в развитие инноваций в сфере конференционного обслуживания, разработав многие из программных средств, которые сегодня используются во всех местах службы. Ее первоначальные наработки помогли заложить основу для создания инструментов комплексного глобального управления, и многие из них по-прежнему применяются в рабочих процессах Департамента. В дополнение к платформам gText и gMeets венские IT-специалисты разработали приложение eCorrespondence, интерфейс для работы с переводчиками, работающими на контрактной основе (Contractor Management Application, CMA), и систему eAPG для планирования графиков работы устных переводчиков. 

Служба конференционного управления разработала универсальный портал для делегатов VIC Online — простую в использовании, интуитивно понятную платформу, где участники заседаний могут получать в безбумажной форме новейшие информационные материалы и документы прошлых лет, размещаемые на сайте организациями, которые базируются в Вене. Помимо документов заседающих органов, цифровых записей и журналов на платформе имеется также полезная практическая информация для делегатов, сведения о работе общественного транспорта и о службах, расположенных в Венском международном центре (ВМЦ). 

Сегодня значение инноваций в работе Службы особенно велико. Творческие решения помогают ей справляться с растущим объемом работы и выполнять возложенные на нее задачи, несмотря на сокращение объема ресурсов. Инновации помогают также сотрудникам оперативнее и эффективнее реагировать на меняющиеся потребности и новые вызовы.  

Обслуживание заседаний   

В 2019 году Служба конференционного управления обслужила 6600 заседаний, побив предыдущий рекорд 2018 года и вдвое превысив количество заседаний, проведенных в 2013 году. Такое увеличение объемов работы неизбежно усиливает нагрузку на ресурсы любого обслуживающего подразделения, тем более такого размера, как Служба, в которой нет штатных должностей для сотрудников, обеспечивающих обслуживание в залах заседаний. Поскольку сотрудники конференц-залов набираются из соответствующего реестра на основе краткосрочных контрактов, для обеспечения высочайших стандартов качества услуг был внедрен новаторский подход. Группа управления заседаниями разработала для временных сотрудников конференц-залов специальную программу подготовки, в том числе по вопросам инвалидности, безопасности, обслуживания клиентов и этикета. Об успехе программы свидетельствует тот факт, что по результатам опроса участников заседаний в 2019 году 94 процента респондентов дали положительную оценку вежливости и профессионализму помощников по обслуживанию заседаний.    

Документация и издательские услуги 

Обслуживаемые подразделения организаций, базирующихся в Вене, ранее неоднократно выражали заинтересованность в самых разнообразных современных электронных издательских продуктах, позволяющих эффективно распространять информацию с минимальным ущербом для окружающей среды. Сотрудники Группы электронной подготовки изданий Службы конференционного управления обладают квалификацией для создания таких продуктов, но имеющихся возможностей недостаточно для удовлетворения постоянно растущего спроса. Руководство Службы нашло идеальное решение этой проблемы, задействовав потенциал сотрудников подразделений текстовой обработки. С 2018 года сотрудники текстопроцессорных подразделений проходят обучение навыкам работы с программным обеспечением Adobe InDesign. В результате они смогли взять на себя функции по набору текстов, ранее выполнявшиеся Группой, что позволило графическим дизайнерам сосредоточиться на выполнении технически сложных задач. Клиенты в восторге от новой линейки продуктов, а сотрудники получили возможность освоить дополнительные навыки — прекрасный пример инновации, от которой выиграли все.  

Возможность расширить свои навыки и повысить квалификацию скоро появится и у письменных переводчиков Службы. Секретариат Конвенции против коррупции в Вене регулярно представляет Службе на обработку резюме от имени государств-членов. В прошлом Служба обеспечивала письменный перевод этих резюме «в том виде, в каком они были получены» (т.е. без редактирования), так как Группа редакционного контроля занимается документами только на английском языке. Из-за этого было особенно трудно сохранить терминологическое и стилистическое единообразие текстов резюме. С весны 2020 года на экспериментальной основе эти тексты сначала редактируются на языке оригинала переводчиками — носителями этого языка и только потом направляются на перевод в другие языковые секции. Полностью задействуя лингвистические навыки переводчиков, Служба таким образом приводит свою практику в соответствие с принципом, который положен в основу идеи проведения совмещенного экзамена для переводчиков, составителей кратких отчетов, редакторов и составителей стенографических отчетов.  

Многоязычие 

Обслуживаемые подразделения, базирующиеся в Венском международном центре, заинтересованы в разработке многоязычных веб-сайтов и обращаются в Службу конференционного управления за качественными переводами. Однако перенос переводного контента на веб-сайт предполагает выход за рамки традиционного переводческого процесса. который обычно завершается выпуском файлов в форматах Word и PDF. Для клиентов, не имеющих сотрудников с навыками работы с многоязычным контентом, это стало серьезным препятствием. Им на выручку пришли специалисты Службы, обладающие необходимой квалификацией и готовые помочь. В связи с недавним перезапуском веб-портала венских организаций на всех официальных языках (и немецком языке) сотрудники подразделений текстовой обработки из арабской, китайской и русской секций перенесли переведенные тексты непосредственно в систему управления контентом. В ходе работы они также перепроверили тексты на всех языках на предмет согласованности в переводе и единообразия форматов. Особое значение веб-портала для более широкого освещения деятельности базирующихся в Вене организаций системы Организации Объединенных Наций и их усилий по достижению целей в области устойчивого развития было отмечено в размещенном в Твиттере сообщении Генерального директора Отделения Организации Объединенных Наций в Вене/Директора-исполнителя Управления Организации Объединенных Наций по наркотикам и преступности.  

Даже скромные инновации могут приносить большую пользу. В июне 2019 года Служба представила новый дизайн оформления подписи электронной почты в поддержку многоязычия. Разработанный графическими дизайнерами Службы шаблон включает значок мегафона, за которым следуют слова «Я говорю на нескольких языках» и указываются языки, которыми владеет сотрудник. Этот шаблон, который в настоящее время используют в своей электронной почте более 180 сотрудников, получил высокую оценку в Организации. Другие базирующиеся в Вене подразделения также выразили заинтересованность во включении компонента многоязычия в свои шаблоны подписей электронной почты.  

Информационно-развлекательное приложение для опроса делегатов  

Обратная связь с участниками заседания — это ценный источник информации о качестве работы Службы конференционного управления и о том, в каких областях показатели работы можно было бы улучшить. Однако в Вене доля респондентов общеорганизационных онлайновых опросов всегда была низкой. Служба конференционного управления нашла выход из ситуации, разработав собственную анкету в развлекательном формате, которую можно заполнить на любом мобильном устройстве сразу после заседания. С момента запуска «инфоразвлекательного вопросника» число делегатов, представивших свои отзывы, увеличилось в несколько раз, что позволило собрать огромный объем данных по всем аспектам конференционного обслуживания, включая устный перевод, услуги, связанные с документацией, обслуживание в залах заседаний, техническое обеспечение и многое другое.  

Доступность 

Служба конференционного управления принимает меры для улучшения параметров доступности в масштабах всего ВМЦ. Недавно Служба заказала Австрийскому совету по делам инвалидов исследование для оценки потребностей в мерах по исправлению положения в целях устранения барьеров в сфере конференционного обслуживания. Выводы Совета, сделанные по результатам инспекции помещений с участием людей с нарушениями зрения и слуха, когнитивными нарушениями и ограниченной мобильностью, были доведены до сведения всех партнеров по конференционному обслуживанию в Центре. Некоторые из рекомендаций, вынесенных по итогам исследования и инспектирования Центра, уже выполняются: приняты меры по установке автоматических раздвижных дверей и доступных лифтов. Кроме того, во исполнение вынесенных рекомендаций Служба намерена закупить ассистивную технику и адаптивную мебель для обустройства Центра поддержки доступной среды для участников конференций.