إدارة الاجتماعات
خدمات الاجتماعات
تتولى إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات مسؤولية توفير الخدمات التالية إلى الاجتماعات التي تعقد في غرف الاجتماعات الواقعة في مبنى الجمعية العامة ومبنى المؤتمرات في نيويورك:
-
تخطيط وبرمجة الاجتماعات
-
خدمات غرف الاجتماعات
-
الترجمة الشفوية
-
خدمات الوثائق والنشر، بما فيها:
-
التحرير
-
الترجمة التحريرية
-
معالجة النصوص والنشر المكتبي
-
طباعة الوثائق
-
توزيع الوثائق
-
تدوين محاضر الجلسات الرسمية
-
ولتقديم الاستفسارات العامة بشأن طلبات عقد الاجتماعات والخدمات ذات الصلة، يرجى الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات (الطابق الثاني عشر، مبنى الأمانة العامة، الهاتف، البريد الإلكتروني).
ولتقديم الاستفسارات العامة بشأن الوثائق، يرجى الاتصال بقسم إدارة الوثائق (الطابق الثاني عشر، مبنى الأمانة العامة، الهاتف، البريد الإلكتروني).
ولتقديم الاستفسارات العامة بشأن طباعة وتوزيع الوثائق والخدمات ذات الصلة، يرجى الاتصال بقسم دعم الاجتماعات (الغرفة L1B-100، الطابق السفلي الأول، مبنى المكتبة؛ الهاتف، البريد الإلكتروني).
جدول مؤتمرات واجتماعات الأمم المتحدة
والجدول السنوي تستعرضه لجنة المؤتمرات، التي تحيله إلى الجمعية العامة للموافقة عليه.
وتتضمن الجداول تفاصيل المؤتمرات والاجتماعات التي لها ولايات تشريعية واعتمادات في الميزانية (استحقاقات). وتتضمن أيضا فرعا مستقلا ترد به تفاصيل مؤتمرات واجتماعات الأجهزة الرئيسية للوكالات المتخصصة، والوكالة الدولية للطاقة الذرية، والهيئات المنشأة بموجب معاهدات تحت رعاية الأمم المتحدة.
ويُعرض البرنامج اليومي للاجتماعات، مع معلومات عن تخصيص غرف الاجتماعات، على شاشات إلكترونية خارج غرف الاجتماعات.
وبالإضافة إلى الاجتماعات المدرجة في الجدول الرسمي للمؤتمرات، يلزم أيضا توفير غرف وموارد الاجتماعات لإجراء مشاورات غير رسمية أثناء عقد الجلسات الرسمية؛ وعقد جلسات إحاطة لمجموعات الدول الأعضاء واجتماعات لهذه المجموعات؛ وتنظيم اجتماعات ومناسبات ترعاها البعثات الدائمة أو المراقبة لدى الأمم المتحدة أو كيانات منظومة الأمم المتحدة. ويتولى برمجة جميع هذه الاجتماعات والمناسبات قسم إدارة الاجتماعات.
كيفية حجز غرفة اجتماعات في النظام الإلكتروني الشامل لإدارة الاجتماعات (بوابة gMeets) (المركز الجامع)
ينبغي لجميع الجهات المأذون لها بطلب عقد الاجتماعات، بما فيها البعثات الدائمة، التي ترغب في حجز غرف الاجتماعات وخدمات الاجتماعات أن تقدم طلبا عن طريق بوابة gMeets.
والبوابة نقطة دخول واحدة لتقديم طلبات خدمات الاجتماعات في مقر الأمم المتحدة. فمن خلال واجهة شبكية للخدمة الذاتية سهلة الاستخدام، بوسع العملاء الآن أن يختاروا من مجموعة من خدمات الاجتماعات، منها تخصيص غرف المؤتمرات؛ والترجمة الشفوية؛ وتوفير لوحات الأسماء والعلامات التي توضع على المنبر، وترتيب الغرف؛ ونشر المواد في يومية الأمم المتحدة؛ وتقديم خدمات الوسائل السمعية - البصرية؛ وخدمات البث الشبكي؛ وخدمات الدخول والخدمات المتصلة بالأمن، وإعارة المعدات التكنولوجية.
وتتاح المعلومات عن خدمات الاجتماعات، وكذلك عن التكاليف، بما يسهل على مقدمي الطلبات اتخاذ قرارات مستنيرة. وتتيح الأداة تبسيط وتيسير عملية التنسيق مع مقدمي الخدمات وفيما بينهم لتمكين الأمانة العامة من معالجة طلبات خدمات الاجتماعات بقدر أكبر من الكفاءة.
وللدخول إلى بوابة gMeets (المركز الجامع):
- ادخل إلى العنوان الإلكتروني https://conferences.unite.un.org/gMeets؛
- أدخل اسم المستخدم للبوابة gMeets وكلمة السر المخصصين لك حاليا؛
- ابدأ عملية تقديم طلب جديد لخدمات الغرف والاجتماعات تحت المفتاح المسمى ”طلب جديد“؛
- اتبع الخطوات البسيطة الثلاث التالية: تقديم المعلومات الأساسية؛ طلب الخدمات؛ استعراض الطلب وتقديمه؛
تتبع حالة الطلبات في القسم المعنون ”جميع طلباتي“؛
لتقديم استفسارات أو تعقيبات، يرجى الاتصال بالبريد الإلكتروني.
ويجب ملء جميع الخانات الإلزامية، بما في ذلك أسئلة الفحص. ويقوم قسم إدارة الاجتماعات باستعراض الطلبات وإقرارها. ويمكن لمقدمي الطلبات تتبع حالة طلباتهم في القسم المعنون ”جميع طلباتي“ في البوابة. وللحصول على مزيد من المعلومات، يرجى الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات (الهاتف: البريد الإلكتروني).
مدة الاجتماعات
تدرج الجلسات الصباحية في الجدول الزمني عادة من الساعة 10:00 إلى الساعة 13:00، وتدرج جلسات ما بعد الظهر من الساعة 15:00 إلى الساعة 18:00 (ساعات الجلسات الرسمية). ويقصر الحجز في وقت الغداء تماما على الفترة الممتدة من الساعة 13:15 إلى الساعة 14:30. ولا تقدم الترجمة الشفوية للاجتماعات أو المناسبات التي تنظم أثناء فترة الغداء.
الالتزام بالمواعيد: نظرا إلى كثرة الطلب على عقد الجلسات ولكون المرافق المتاحة لعقدها محدودة، من الضروري بدء الجلسات في مواعيدها والالتزام إلى أقصى حد بالمواعيد المحددة أعلاه. ولذلك، نحث المندوبين على حضور الجلسات في موعدها المقرر. وحثت الجمعية العامة في قرارها 313/59 المؤرخ 12 أيلول/سبتمبر 2005 بقوة جميع أعضاء المكتب الذين يترأسون جلسات الجمعية العامة على أن يفتتحوا هذه الجلسات في الوقت المحدد.
جدولة الاجتماعات: من المستصوب تحديد مواعيد انعقاد الجلسات المترابطة بحيث تكون متتالية للاستفادة إلى أقصى درجة من الخدمات المتاحة. وتيسيرا للانتقال من جلسة إلى أخرى ينبغي مع ذلك أن يكون هناك فاصل قصير بين الجلسات التي لا يوجد رابط بينها.
حالات الإلغاء: في حالة إلغاء اجتماع كان مقررا عقده يرجى من منظميه إبلاغ قسم إدارة الاجتماعات فورا بذلك لإتاحة إعادة تخصيص الموارد.
أما طلبات توفير الترجمة الشفوية المقدمة من المجموعات الإقليمية والمجموعات الرئيسية الأخرى للدول الأعضاء والجلسات غير الرسمية الأخرى، فلا يمكن التكفل بها إلا إذا تيسرت لها خدمات كانت مخصصة أصلا لجلسات الهيئات المنشأة بموجب الميثاق أو الهيئات المكلَّفة. ولا تتاح خدمات الترجمة الشفوية إلا ما بين الساعة 10:00 والساعة 13:00 والساعة 15:00 والساعة 18:00 في أيام عمل الأسبوع (من يوم الاثنين إلى يوم الجمعة).
استخدام المباني
ينظم استخدام مباني الأمم المتحدة الأمر الإداري ST/AI/2019/4، الذي تكمله مذكرة شفوية من الإدارة، وكان آخرها المذكرة الشفوية DGACM/OUSG/03/2018 المؤرخة 9 نيسان/أبريل 2018. ويتضمن الأمر الإداري والمذكرة الشفوية إرشادات حديثة بشأن استخدام غرف الاجتماعات بالأمم المتحدة، ويوضحان أدوار ومسؤوليات كل طرف معني، ويشددان على أن جميع الاجتماعات والمناسبات يتعين أن تتقيد بمبادئ الأمم المتحدة وأن تكون غير تجارية بطبيعتها.
استخدام المعدات الإلكترونية للأمم المتحدة والعناية بها
يرجى من أعضاء الوفود، وغيرهم من المشاركين في الجلسات، ألا يدخلوا الأطعمة والسوائل من غير المياه إلى غرف الاجتماعات، وذلك تجنبا لإتلاف نظم سمعية للترجمة الشفوية الفورية ومعدات تقنية أخرى. ويجدر أيضا الحرص عند استخدام مكبر الصوت (الميكروفون) ومفاتيح اختيار القنوات ومفاتيح التصويت والسماعات نظرا لكونها أجهزة إلكترونية حساسة. وتجدر الإشارة إلى أن وضع هاتف محمول بقرب الميكروفون قد يؤثر على جودة الصوت.
يومية الأمم المتحدة
ويومية األمم المتحدة، التي تتضمن معلومات عن اجتماعات اليوم الحالي وعن االجتماعات المقبلة و موجزات الجلســــات الرســــمية المعقودة في اليوم الســــابق، متاحة بنســــخة رقمية متعددة اللغات يمكن االطالع عليهــــا من األجهزة المحمولــــة مثــــل الهوات الــــذكيــــة والحواســـــــــيــــب اللوحيــــة عل الموقع الشـــــــــبكي فر يوميـة األمم المتحـدة ملفـ ا بصـــــــــيغـة PDF للبرنـامل اليومي يمكن تنزيلـ ّوتو .https://journal.un.org وملفات فردية بصـــــــــيغة PDF لكل اجتماع يمكن تنزيلها. ويتضـــــــــمن المل بصـــــــــيغة PDF لكل اجتماع معلومـات عن االجتمـاع مثـل جـدول األعمـال والوثـائق والبيـانـات اإللكترونيـة وملخ االجتمـاع والمحـاضـــــــــر الرســـــمية والبث الشـــــبكي وتغطية االجتماعات. وباإلضـــــافة إل ذلل، يمكن تنزيل التطبيق الشـــــبكي المتدرج)app web progressive )وهو تطبيق يتيح للمســتعملين تصــفح يومية األمم المتحدة عل أجهزتهم. وبدال من التوج اليدوي إل الموقع الشبكي ليومية األمم المتحدة عن طريق متصفح شبكي، يسمح التطبيق الشبكي المتدرج للقارئ باالطالع عل يومية األمم المتحدة مباشــــرة عبر التطبيق. والتطبيق الشــــبكي المتدرج الخاص بيومية األمم المتحدة متات باللغات الرسمية الس جميعها. وينبغي توجي االستفسارات المتعلقة ب يومية األمم المتحدة إل وحدة اليومية )عنواا البريد اإللكتروني)
الترجمة الشفوية
م شــ ـــفويا البيانات المدل بها ب ي من اللغات الرســ ـــمية الســ ـــ للجم ية العامة إل اللغات ى ترج ُ وت ىب من المتكلمين اإلدالء ببياناتهم بســ ـ ـ ـــرعة تتيح الترجمة الشــ ـ ـ ـــفوية. ولئن ت ازيدت ُطل الرســ ـ ـ ـــمية األخرى. وي رج منها أا تفعل ذلل ُ ممارســ ـ ــ ـة تحديد إطار زمني تدلي في الوفود ببياناتها، ي بســــــرعة عادية، من أجل تمكين المترجمين الشــــــفويين من تقديم ترجمة دقيقة وكاملة لتلل البيانات. فالســــــرعة في اإلدالء بالبيانات قد قترت أال تتجاوز الســ ـ ـ ــرعة ما يت اروت بين ُ تؤثر عل نوعية الترجمة الشــ ـ ـ ــفوية. وي 100 و 120 كلمة في الدقيقة الواحدة )عل ســـبيل االســـترشـــاد بالنســـ بة للبيانات المقدمة باللغة اإلنكليزية( ضـــمانا للتقيد ب ســـرعة عادية في اإلدالء بالبياا.
ويجوز أيضا لأي متكلم أن يُدلي ببيان بلغة غير اللغات الرسمية. وفي هذه الحالات، يجب على الوفد المعني أن يوفر مترجما شفويا من اللغة غير الرسمية إلى إحدى اللغات الرسمية، وفقا للمادة 53 من النظام الداخلي للجمعية العامة. ويمكن التماس ترتيبات استثنائية لمرافق الترجمة الشفوية مزدوجة الاتجاه لرؤساء الدول أو الحكومات. ولكن، لن تكون هناك سوى مرافق محدودة لاستيعاب هؤلاء المترجمين الشفويين إلى اللغات غير الرسمية في الموقع. ويُطلب من الوفود التي ترغب في توفير مترجميها الشفويين للغات غير الرسمية أن تبلغ قسم إدارة الاجتماعات التابع لإدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات بذلك بوقت كاف عن طريق البريد الإلكتروني (gmeets@un.org)، مع إرسال نسخة إلى دائرة الترجمة الشفوية (is-unhq@un.org) ودائرة المراسم والاتصال (unprotocol@un.org) وقسم دعم الإذاعة والمؤتمرات (request-for-service@un.org). وسيقدم قسم إدارة الاجتماعات مزيدا من التعليمات في هذا الشأن.
الترجمات المكتوبة للبيانات التي يُدلى بها باللغات الرسمية
عندما تقدم الوفود ترجمة مكتوبة لبياناتها، ينبغي أن يُذكر في الصفحة الأولى من ذلك النص ما إذا كان ينبغي ”قراءته حرفيا“ أو ”مراجعته عند الإلقاء“. وإذا قدمت نصوص مكتوبة بأكثر من لغة من اللغات الرسمية، يتعين على الوفود أن تبيّن بوضوح النص الذي ينبغي اعتباره النص الرسمي.
قراءة النص حرفيا: يتبع المترجمون الشفويون الترجمة التحريرية. وبالتالي من المرجح ألا يظهر في الترجمة الشفوية أي خروج على النص يبدر من المتكلم، بما في ذلك الإغفالات والإضافات.
المراجعة عند الإلقاء: يقوم المترجم الشفوي بمتابعة المتكلم وليس الترجمة. وإذا خرج المتكلم عن النص، ينبغي للوفود أن تكون على علم بأن الترجمة الشفوية التي يسمعها الحاضرون لن تكون بالضرورة مطابقة للترجمة التي قد تكون الوفود وزعتها على الحاضرين وعلى الصحافة.
الميكروفون: لا يعمل إلا متى دُعي الممثل الذي يريد الكلام إلى التكلم وضغط المندوب على الزر. وينبغي لأعضاء الوفود، تيسيرا لتسجيل بياناتهم وترجمتها شفويا على أفضل وجه، أن يتكلموا في اتجاه الميكروفون مباشرة وبوضوح، ولا سيما لدى قراءتهم الأرقام أو الاقتباسات أو النصوص التقنية الشديدة التعقيد، أو لدى قراءة بياناتهم من نص معد سلفا. وينبغي أيضا تفادي النقر على الميكروفون للتأكد من أنه صالح للعمل، أو طي الصفحات، أو الرد على مكالمات الهاتف المحمول.
محاضر الجلسات
توفَّر محاضر للجلسات العامة للهيئات الرئيسية ولجلسات اللجان الرئيسية للجمعية العامة، وتوفَّر على أساس انتقائي محدود محاضر لجلسات بعض الهيئات الأخرى. وهذه المحاضر ذات شكلين: إما حرفية (PVs) وإما موجزة (SRs). وتتولى الأمانة العامة إعدادها، وهي خاضعة للتصويب من الوفود. ولكن لا يمكن قبول التصويبات التي تضيف إلى معنى البيان كما أُدلي به فعلا أو التي تغيّر منه شيئا.
وإضافة إلى ذلك، تسجل وقائع الجلسات على أشرطة سمعية مرئية يمكن لمن شاء أن يرجع إليها.
- والمحاضر الحرفية تنقل وقائع الجلسة كاملة، ويتضمن كل محضر من المحاضر بلغة رسمية للأمم المتحدة ترجمات الكلمات المدلى بها بلغات رسمية أخرى ونسخا محررة للكلمات المدلى بها باللغة الأصلية.
- ونحيط أعضاء الوفود علما بأن أي جزء من بيان مكتوب لا يتلى في الجلسة فعلا لن يظهر ضمن محضر تلك الجلسة.
- أما المحاضر الموجزة فتنقل وقائع الجلسات في صيغ مقتضبة مختصرة. ولا يتوخى فيها ذكر كل مداخلة تكلم فيها متكلم ولا إيراد البيانات بنصها.
- وتوفير المحاضر المكتوبة (حرفية أو موجزة) لهيئات الأمم المتحدة ينظمه عدد من مقررات الجمعية العامة وغيرها من الهيئات الرئيسية.
تصويب محاضر الجلسات
- ينبغي إرسال تصويبات المحاضر الحرفية إلى رئيس دائرة المحاضر الحرفية.
- ينبغي إرسال تصويبات المحاضر الموجزة إلى رئيس قسم إدارة الوثائق.
ويجب بيان التصويبات بالشكل المشار إليه في حاشية التصويبات في أسفل الصفحة الأولى من المحضر الحرفي أو الموجز. وإذا أدرجت التصويبات في نسخة من المحضر، يجب أن تحمل الصفحة الأولى من المحضر الذي أدرجت فيه التصويبات توقيع موظف مرخص له بذلك من موظفي الوفد المعني، مع بيان منصبه.
ويقتصر تصويب المحاضر الحرفية (PVs) على ما يحدث من خطأ أو إغفال في إيراد البيانات كما أدلي بها بالفعل، أي باللغة الأصلية. وحين يقدم طلب لإجراء تصويب، يدقق التصويب المطلوب بالرجوع إلى التسجيل السمعي المرئي للكلمة المعنية.
ولا يجوز في تصويبات المحاضر الموجزة (SRs) أن يكون الأسلوب هو موضوع التصويب، ولا يجوز أيضا إدخال زيادات مطولة تخل بالتوازن العام للمحضر.
كذلك لا يجوز تقديم نص بيان بدلا من تقديم تصويبات.
إصدار التصويبات
ولتيســير توفير خدمات الترجمة الشــفوية والمحاضــر الحرفية والمحاضــر الموجزة، يرج من الوفود تقديم بياناتها )ويفضــ ـ ـــل أا تكوا في شــ ـ ـــكل ملفات Word Microsoft، وكذلل في شــــــكل ملفات PDF ) عن طريق إرســــــالها بالبريد اإللكتروني إل org.un@estatements. وينبغي بياا عنواا االجتماع واســــــم المتكلم وبند جدول األعمال في خانة الموضـــــوع من الرســـــالة اإللكترونية وفي ترويســـــة البياا. وينبغي تقديم البياا قبل االجتماع بوق كاف، في موعد ال يتجاوز ســــاعتين قبل اإلدالء بالبيانات، ودوا أا يكوا نســــخة مطبوعـة. وســـــــــتظـل البيـانـات محجوبـة إل حين اإلدالء بهـا، وبعـد ذلـل ســ ـ ـ ــ ـــتكوا متـاحـة في الفرع الخـاص بالبيانات اإللكترونية في يومية األمم المتحدة.