Avant la Conférence

Avant la Conférence

Etape 1 : Décider de la structure directrice de la Conférence

Ceci suppose de choisir un Président pour conduire l’équipe qui organisera la conférence. Cela suppose aussi d’établir un Comité directeur, ou un groupe de comités, qui commenceront à travailler sur les questions qui seront examinées, de même que sur les questions d’organisation, jusqu’à ce que les responsables de la conférence soient choisis. Voici les comités qui pourraient être établis :

• · Comité exécutif, avec un Président à sa tête, qui supervise le travail du ou des comité(s) directeur(s). Le comité exécutif prend des décisions élémentaires sur la durée de la conférence et le règlement intérieur. Il décide aussi du nombre de jours alloués aux activités de la pré-conférence, de même que ceux alloués à la simulation.
• · Comité du programme, qui recommande quelles grandes commissions de l’AG feront l’objet de la simulation. Le Comité décide aussi du nombre de questions examinées dans chaque commission, et prépare un Programme de travail pour la Conférence.
• · Comité chargé de l’information, qui élabore une stratégie de communication.
• · Comité logistique, qui propose le lieu de la conférence, et s’occupe du logement et du transport des participants. Il propose aussi des événements sociaux et gère aussi le processus d’inscription.
• · Comité pour la recherche de fonds et les partenariats, qui recherche des appuis financiers du secteur privé et autres, comme les fondations.
• · Comité du financement et du budget, qui détermine combien le Modèle ONU va coûter du début à la fin. Il gère aussi le budget.

Etape 2 : Décider des positions directrices nécessaires

Le nombre de responsables dépend en partie de la taille de la conférence. Nous recommandons ceci :

Assemblée Générale

• · Président
• · Vice-présidents (ceci va dépendre de la taille de la conférence, mais il serait bon d’avoir au moins un vice-président venant de chaque groupe régional)
• · Un président par Commission
• · Vice-présidents de commission (jusqu’à trois par commission, dépendant de la taille de la conférence)
• · Rapporteur (un par commission)

Secrétariat

• · Secrétaire général
• · Vice-Secrétaire général (facultatif, selon la taille de la conférence) USG aux affaires politiques et à la consolidation de la paix (cette position est particulièrement importante pour les simulations du Conseil de sécurité)
• · USG aux affaires économiques et sociales (cette position est très importante pour le travail de la deuxième Commission (économique et financière) et de la troisième Commission (sociale, humanitaire et culturelle) car il fait des présentations sur les questions de fond, telles que le développement durable et les droits de l’homme)
• · USG chargé du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences (cette position est critique pour le succès de la conférence car il supervise chaque aspect logistique de la conférence. Ceci couvre l’installation des salles, la préparation des pancartes pour les délégations, la supervision des inscriptions et la recherche de logements pour les participants. Son travail comporte aussi la diffusion des projets de résolutions)
• · USG à la communication globale (il aide à renforcer la visibilité de la conférence en travaillant avec les médias pour couvrir la conférence et réaliser des interviews. Il publie aussi des communiqués de presse, des documents pour la conférence et publie une lettre d’information (qui constitue une mise à jour sur les travaux de la conférence pour les délégations)
• · Secrétaire (un par commission. Le secrétaire conseille le Président sur les questions de procédure. Il lui fournit aussi les Notes du Président (scripts sur ce qu’il doit dire à chaque réunion)

D’autres positions peuvent être ajoutées, selon le contenu de la conférence.

Etape 3 : Promouvoir la conférence et établir un processus d’inscription

Pensez à promouvoir votre Modèle ONU sur le site de votre école ou d’un club ou sur les réseaux sociaux. Si vous créez un site, n’oubliez pas de donner la date et l’heure de la première réunion, le lieu et les liens pour l’inscription en ligne. Vous pouvez aussi utiliser les réseaux sociaux pour générer de l’intérêt pour votre simulation. Finalement, dans la plupart des écoles et universités, vous pouvez demander à un département, habituellement celui d’histoire, droit ou science politique, d’envoyer votre information avec les courriels qu’ils adressent régulièrement aux étudiants. Ceci permet de faire passer l’information à tout étudiant concerné par le champ d’étude, qui peut être intéressé à participer à un Modèle ONU.

Vous pouvez également placer des posters ou autres informations sur les tableaux d’affichage et dans les classes et demander que des nouvelles de votre Modèle ONU soient données sur les annonces quotidiennes ou hebdomadaires de l’école.

Etape 4 : Sélectionner et préparer les responsables

La sélection des responsables doit se faire de manière équitable et transparente. Ceci assure que les responsables représentent autant que possible les groupes régionaux et qu’il y ait un équilibre entre les sexes.

Une fois que les responsables de l’AG et du Secrétariat sont choisis et sélectionnés, il convient de leur donner une formation pour les familiariser avec le règlement intérieur ainsi que leurs rôles et responsabilités.

Etape 5 : Etablir un calendrier pour préparer et partager la documentation importante de l’AG et du Secrétariat

Ces documents doivent inclure :

• · Le Mémoire du SG sur l’Organisation de la XXè session ordinaire (insérez le nom de la conférence Modèle ONU) de l’AG
• Version annotée de la liste préliminaire des questions à inscrire à l’ordre du jour provisoire de la XXè session ordinaire (insérez le nom de la conférence Modèle ONU) de l’AG
• · Rapport du Bureau
• · Les rapports du SG sur chaque point à l’examen. Ces rapports donneront aux délégations une vue générale de la question, les défis à relever, ce que l’ONU a fait jusqu’à présent et ce qui doit être encore fait
• · Les notes du Président, pour chaque commission. Ces documents doivent être préparés à l’avance pour guider un président sur ce qu’il doit dire à chaque étape des travaux de sa commission. Ces notes doivent aussi être établies objectivement de manière à prendre en compte toute situation susceptible de se présenter
• · Un guide pour les délégations, qui donne de l’information sur :

• • • • · L’organisation de la conférence
      • · Les questions examinées
      • · Des lignes directrices sur la rédaction et la présentation des documents de position
      • · Ce qui se passera durant les réunions de la Plénière et des commissions
      • · Comment s’inscrire sur la liste des orateurs
      • · Les outils numériques permettant aux délégations de communiquer avant la conférence et les documents qu’ils doivent préparer
      • · Des détails importants concernant le Règlement intérieur et comment il peut différer des règles des conférences auxquelles les participants ont pu prendre part auparavant
      • · Une description de ce que signifie le consensus
      • · De l’information sur les groupes régionaux
      • · Une vue générale du processus de dépôt des résolutions et des amendements
      • · Une description de la politique de récompenses, et
      • De l’information sur la sélection et le rôle des chefs de délégation

• · Le Programme de travail de chaque Commission, qui sera distribué avant le début de la première réunion

Etape 6 : Assigner des pays et des sujets aux participants à la Conférence

Cette étape cruciale nécessite d’être bien pensée. Dans de nombreuses conférences Modèle ONU, les écoles envoient des équipes de participants qui travaillent ensemble. Dans ce cas, un pays et une question sont assignés à une équipe de participants qui appartiennent à la même école.

Une autre façon d’organiser les délégations est de constituer des délégations avec des étudiants de différents lieux. En d’autres mots, aucune délégation n’a deux étudiants de la même école. Ceci nécessite plus de travail, mais est plus intéressant. Avoir des étudiants de différentes écoles travaillant ensemble pour représenter un même pays est très enrichissant.

En choisissant la composition d’une délégation, considérez les éléments suivants :

• · L’appartenance géographique des représentants qui vont travailler ensemble
• · L’équilibre par sexe de la délégation
• · Le nombre de conférences Modèle ONU auxquelles les membres de la délégation ont participé

Constituez des délégations géographiquement variées et équilibrées en termes de sexe. Les délégations doivent aussi inclure des représentants ayant des expériences diverses de Modèle ONU. Ainsi, les représentants ayant plus d’expérience peuvent aider les moins expérimentés. Les plus expérimentés doivent conduire la délégation.

Fixer une date limite pour soumettre les documents de position aux présidents des commissions et vérifiez que les lignes directrices pour préparer ces documents soient disponibles pour tous les participants. Les présidents doivent revoir tous les documents et les renvoyer avec des commentaires à leurs auteurs avant la conférence.

Etape 7 : Créer un espace en ligne ou un site Internet où les représentants peuvent travailler ensemble avant la Conférence

Un espace en ligne ou un site permet aux délégations d’accéder à l’information sur la tenue de la conférence et la façon de s’inscrire. Il permet aussi aux représentants de communiquer entre eux.

Etape 8 : Echanger avec les futurs participants

Tenez des échanges vidéo ou autre avec des experts sur les questions à examiner et les aspects importants de la conférence, tels que la rédaction d’une résolution, le règlement intérieur, ou des discussions sur les possibilités pour les groupes régionaux ou politiques de présenter des résolutions dans chaque commission.

Etape 9 : Distribuer le Programme de la Conférence

Distribuez le programme de la conférence dès que possible avant la conférence.

Etape 10 : Réunir les responsables de Modèle ONU avant la Conférence

Réunissez les responsables de la conférence plusieurs jours avant la conférence et donner leur le temps d’en mener à bien les préparatifs. Ces préparatifs doivent porter, entre autres, sur la rédaction des déclarations, la création des notes pour les présidents et la préparation des locaux.

Etape 11 : Recruter des volontaires

Recrutez des volontaires pour apporter une aide pour divers éléments de la conférence et organisez une formation avant le début de la conférence. De plus, créez un manuel sur ce que doivent faire les volontaires.

Etape 12 : Organiser des ateliers

Prévoyez une ou deux journées avant la conférence pour organiser des ateliers sur les lieux de la conférence. (voir l’exemple de programme).

Exemple de programme pour un atelier Modèle ONU

(Lieu)

(Dates)

L’atelier est organisé par ______________. Il est conseillé aux étudiants et conseillers de Modèle ONU, responsables ou intéressés par l’organisation d’une conférence Modèle ONU.

L’objectif de cet atelier est de voir comment les simulations Modèle ONU peuvent mieux refléter le processus de décision en vigueur à l’ONU.

L’atelier donne aussi aux participants une information détaillée sur :

1. 1. La portée des travaux de l’AG et du C de S
2. 2. La structure de responsabilité correcte, nécessaire pour simuler la relation entre l’AG et le Secrétariat
3. 3. Les trois composantes du processus de décision : le débat général, les consultations officieuses, et la prise de décision, et la façon de présider les réunions durant chaque phase
4. 4. Le règlement intérieur utilisé à l’ONU et comment il diffère des règles utilisées dans d’autres programmes Modèle ONU
5. 5. Comment le processus de négociation à l’ONU a évolué avec un accent particulier sur la recherche du consensus et ce que cela signifie réellement
6. 6. Comment organiser des simulations des réunions de la Plénière et des commissions de l’AG et du C de S, pour favoriser l’appui au consensus sur toutes les questions examinées
7. 7. Le rôle des facilitateurs dans la recherche du consensus. L’examen, ligne par ligne, de chaque projet de résolution pour atteindre le consensus
8. 8. Comment créer un texte de compilation pour guider les consultations officieuses
9. 9. Rôle du Président de l’AG, du SG et du Président du C de S dans le processus de négociation
10. 10. Le rôle des groupes politiques
11. 11. Rédiger les résolutions de l’AG, les notes pour les réunions de la Plénière et des commissions, et les autres documents de l’AG
12. 12. Documents de position et affectation des pays
13. 13. Rédiger les résolutions du C de S et autres document finaux

De plus, l’atelier donne aux participants l’occasion de découvrir de façon pratique des concepts essentiels.

Les ateliers doivent inclure une formation sur le règlement intérieur et des exposés sur les questions intéressant les délégations. Les ateliers peuvent mettre l’accent sur les questions de fond liées à l’examen des points par la conférence. Les ateliers peuvent aussi porter sur des questions d’intérêt général, avec des informations sur le travail du Secrétariat, et les institutions spécialisées, fonds, programmes, instituts et entités des Nations Unies, de même que sur l’emploi à l’ONU.