Supervision de la conférence – eléments à considérer

Supervision de la conférence – eléments à considérer

Organiser une conférence Modèle ONU nécessite beaucoup de planification sur une longue période de temps. Il faut penser soigneusement à de nombreux détails, dont le choix du lieu, l’installation des salles, l’inscription et les activités sociales. Outre la structure de responsabilité de la simulation d’entités onusiennes comme l’AG ou le C de S, organiser une conférence nécessite souvent une structure de gestion séparée pour s’occuper de tous les détails de la conférence.

Si la conférence est suffisamment importante, alors nous recommandons d’avoir un groupe de responsables pour superviser toute la conférence, et un autre pour s’occuper de la simulation. Quand c’est possible la structure respon- sable de la conférence doit inclure un Président qui gère toute la conférence en étroite consultation avec un Comité d’organisation ou une série de comités. Ces comités doivent être composés d’étudiants qui participent à la prise de décision sur les questions en discussion, le financement et le budget, la recherche de fonds et les partenariats, la logistique de la conférence (par exemple le choix du lieu, la conduite des inscriptions) et les stratégies de communication pour promouvoir la conférence. Voici un exemple de ce que peut être cette structure :

Le Comité exécutif

Dirigé par un président, qui supervise les travaux des comités suivants (à ne pas confondre avec les grandes commissions qui font partie de la simulation) :

1. Comité du programme

2. Comité de l’information

3. Comité logistique

4. Comité pour la recherche de fonds et les partenariats

5. Comité du financement et du budget

Même si le Président a la responsabilité première de la gestion de la conférence, d’autres acteurs partagent cette responsabilité. Le Président doit alors consulter les responsables de la simulation, une fois qu’ils ont été élus ou nommés. Certaines des responsabilités des comités peuvent être même prises en charge par les responsables de la simulation quand ils ont été choisis. Par exemple le Secrétaire général adjoint chargé du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences peut superviser la logistique de la conférence. De même, le Secrétaire général adjoint à la communication globale peut contribuer à déterminer la stratégie de communication.