أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة
مقدمة - ما الحاجة لنقل السجلات؟
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة
- يجب ترسيخ عادة النقل المنتظم للسجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات عند انتفاء الحاجة إليها في البعثة. ولا تنتظر حتى تتم تصفية البعثة.
- قم بتطبيق الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام على كافة السجلات، بغض النظر عن صيغتها. يشير الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام إلى مدة الاحتفاظ بالسجلات وكيف يتم التخلص منها.
- اتصل بموظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات بشأن عملية نقل السجلات الإلكترونية.
- يساعد نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات على حمايتها طوال مدة الاحتياج إليها.
- من شأن اتباع إجراءات قسم إدارة المحفوظات والسجلات العثور على السجلات عند الاحتياج إليها.
مقدمة - ما الحاجة لنقل السجلات؟
تنشأ الحاجة إلى نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة نتيجة لواحد أو أكثر من الأسباب التالية:
- تصفية البعثة
- عدم الحاجة إلى الرجوع إليها بعد ذلك غير أن هناك حاجة إلى الاحتفاظ بها كما هو موضح في الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام (قسم إدارة المحفوظات والسجلات)*
- توفر قدر أكبر من الأمان لهذه السجلات إذا ما قام موظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة بالاعتناء بها
- احتياج أشخاص آخرين بمن فيهم الطلاب وباحثين من خارج الأمم المتحدة إلى الوصول إليها
من الأهمية بمكان أيضا ملاحظة أنه قد لا تبقى السجلات في موقع واحد طيلة الوقت وخصوصا في البعثات.
من جانبك:
- يجب نقل السجلات وفقا لـ الجدول الزمني للاحتفاظ ( الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام).
- ينبغي نقل السجلات طالما لم تعد البعثة في حاجة إليها.
- يجب نقل السجلات عند تصفية البعثة.
عمليات النقل المنتظمة
ينصح قسم إدارة المحفوظات والسجلات بنقل السجلات إذا لم تعد البعثة في حاجة إليها . ويوفر الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام تعليمات تفصيلية حول المدة التي ينبغي فيها الاحتفاظ بالسجلات وكذلك أماكن الاحتفاظ بها. وهذه الجداول تشبه الجداول الزمنية حيث تساعد في إدارة السجلات وكذلك في عمليات نقلها.
ويتحتم نقل السجلات وفقا للجدول الزمني للاحتفاظ (الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام) ما لم يكن لديك إذن صريح من قسم إدارة المحفوظات والسجلات لإجراء ترتيبات بديلة.
عند تصفية البعثة
يجب نقل السجلات عند تصفية البعثة. ويسري هذا الأمر على كل من السجلات الورقية والإلكترونية. اتصل بقسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة بشأن العمليات اللازمة لنقل السجلات الإلكترونية.
عندما تشارف مهمة البعثة على الانتهاء، ستكون بحاجة إلى إعداد نظام مسك الدفاتر لعملية التصفية أيضا. وينبغي إغلاق كافة الملفات بحلول آخر يوم من تفويض البعثة، فيما عدا تلك الملفات اللازمة للتصفية الفعلية للبعثة (الملفات الرئيسية المتعلقة بعمليات مراجعة المراقبة والاستجابات). ينبغي مراجعة كافة الملفات باستخدام الجدول الزمني للاحتفاظ بالسجلات. سواء تلك التي تم إعدادها لتُنقل إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات في نيويورك أو ليتم تدميرها في البعثة (ولكن وفقا للجدول الزمني للاحتفاظ أوبموجب موافقة محددة من قسم إدارة المحفوظات والسجلات).
يتم نقل معظم سجلات البعثة إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات حيث ستكون متاحة لوحدة التصفية وفقا لما تنص عليه الإجراءات المعتادة لقسم إدارة المحفوظات والسجلات للتمكن من استعادة السجلات والوصول إليها. وقد تطلب دائرة دعم الإدارة المالية إرسال السجلات المالية والإدارية المحددة إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات قبل السجلات الأخرى كي تصبح خاضعة لتصرف وحدة التصفية. لمزيد من المعلومات، انظر
دليل التصفية الخاص بإدارة عمليات حفظ السلام*
المقدم من مكتب دعم البعثة.
يوضح الرسم البياني التالي خطوات نقل السجلات من البعثة إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة:
الخطوة الأولى: بدء عملية النقل
لبدء نقل السجلات يجب أول تحديد السجلات التي سيتم نقلها. تذكر أن الوثائق والمنشورات المطبوعة الخاصة بالأمم المتحدة(التي ربما تكون قد قمت بجمعها لاتخاذها مرجع) ليست سجلات وينبغي عدم نقلها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات. وبمجرد أن يتضح أي السجلات التي ترغب في نقلها، يجب التأكد من توفر مواد وأساليب النقل الصحيحة.
- تأكد من توفر النوع المناسب من الصناديق (نموذجيا مثل الصندوق الموضح في الصورة):
- البنية: حاوية مضلعة، لصناديق stor-a-file ذات غلاف خارجي
- الحجم: Letter legal للاحتفاظ بالسجلات في LL-15
- الوزن: 200T B-flute
- الأبعاد: من الخارج - الطول 16 بوصة، العرض 13 بوصة، الارتفاع 10.5 بوصات
- تأكد من توفير عدد مناسب من الصناديق:
- درج خزانة واحد لحفظ الملفات = 2 قدم = صندوقين
ينبغي أن يتم توريد الصناديق محليا من خلال المكتب الخاص بك أو بواسطة مدير البعثة.
- تأكد من أن لديك النماذج الصحيحة:
- نموذج RMS 36A الخاص بنقل المحفوظات قائمة الملفات – استخدم هذا النموذج لإدراج الملفات التي ترغب في نقلها الصندوق تلو الصندوق (سيتم تضمين نسخة مع الصناديق التي يتم نقلها)
- طلب نموذج RMS 34 الخاص بنقل السجلات غير النشطة – استخدم هذا النموذج لوصف أنواع السجلات التي ترغب في نقلها (بما في ذلك سلسلة الملفات ذات الصلة التي تنتمي إليها) والعدد الإجمالي للصناديق المعبئة
يمكنك العثور على النماذج من خلال صفحات الإنترنت والانترانت (الشبكة الداخلية) الخاصة بقسم إدارة المحفوظات والسجلات. كما يمكن لقسم إدارة المحفوظات والسجلات توفير نسخة على قرص مضغوط على الرغم من أن تنزيلها في مرة تقوم فيها بالنقل يضمن حصولك على أحدث إصدار. قم بحفظه باسم على الكمبيوتر لتقوم بملئها بشكل إلكتروني.
وأخيرا،
- تأكد من فهمك لعملية:
- كيفية إعداد الملفات
- كيفية إكمال النماذج
- كيفية تعبئة الصناديق وتسميتها
- كيفية شحن الصناديق
اتصل بمدير سجلات البعثة أو بقسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة للحصول على المساعدة أو النصيحة في أي مرحلة. يمكن الاتصال بقسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة على عنوان البريد الإلكتروني: arms@un.org. حيث يمكنهم شرح كيفية ملء النماذج، وإسداء النصيحة بشأن كيفية تحديد الأنواع والمجموعات المختلفة للسجلات.
الخطوة الثانية: إعداد السجلات للنقل
يجب أول إعداد السجلات قبل تعبئتها في صناديق. قم بإزالة:
- الوثائق والمنشورات المطبوعة الخاصة بالأمم المتحدة (التي ربما تكون قد قمت بجمعها لاتخاذها مرجعا)
- النماذج الفارغة، والقرطاسيات، إلخ.
- العناصر الشخصية
- تجهيزات الملفات (على سبيل المثال، الملفات المعلقة، دلائل الملفات/الفواصل، ماسك الأوراق، إلخ).
ينبغي حفظ كافة السجلات فعليا في ملفات مصنوعة من ورق المانيلا أو الورق المقوى المضغوط. إذا لم يتم ذلك، فيجب وضعها في مجلدات مصنوعة من ورق المانيلا ووضع ملصق يشتمل على وصف (الموضوع أو العنوان) مع نطاق تاريخ التغطية. يجب استعادة السجلات المحفوظة في أي نوع آخر من المجلدات أو الأغلفة أو حافظات الأوراق.
راقب الإشارات الدالة على الإصابة بالحشرات أو الآفات الأخرى. وفي حال العثور على أي من تلك الحشرات، فيجب أن يتأكد مدير سجلات البعثة أنه قد تمت معالجة السجلات على الفور وأن كافة السجلات الجاري نقلها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات تمت معالجتها بالتطهير بالدخان قبل نقلها إلى نيويورك. تتوفر توجيهات حول الوقاية من الإصابة بلدغات الحشرات ومعالجتها*.
الخطوة الثالثة: فرز السجلات
فرز السجلات يعمل على مساعدتك في إدراجها في قائمة كما يتيح لقسم إدارة المحفوظات والسجلات إدارتها في سهولة أكثر من ذي قبل. ابدأ بفصل السجلات الإدارية والسجلات الموضوعية:
السجلات الإدارية هي السجلات التي تدعم وتوفر الدليل على مسؤليات المكتب الإدارية مثل السجلات المالية (الميزانية، المشتريات، إلخ). أو ملفات الموظفين أو كتيبات الدليل/الإجراءات المكتب، إلخ.
السجلات الموضوعية هي السجلات التي تعمل على دعم وتوثيق أعمال المكتب التشغيلية والسياسية والاستراتيجية مثل ملفات المشروعات، ملفات الموضوع/القضية، إلخ.
الآن يمكنك فرز السجلات في سلسلة (قد تكون مخزنة بالفعل بهذه الطريقة). يمكنك استخدام خطة ملفات البعثة أو التصنيف الخاص بمسك الدفاتر في البعثات الميدانية لعمليات حفظ السلام* لمساعدتك في تحديد السلسلة أو الاتصال بقسم إدارة المحفوظات والسجلات للحصول على النصائح عبر البريد الإلكتروني: (arms@un.org).
الخطوة الرابعة: إكمال النموذج RMS 36A (نقل المحفوظات - قائمة الملفات)
تذكر أن تحتفظ بنسخة من النموذج لسجلاتك الخاصة.
إن إكمال نموذج RMS 36A يعد أمرا في غاية الأهمية وبخاصة للبعثات والمكاتب التي تقع في أماكن بعيدة عن المقر الرئيسي، إذ لا يتسنى لقسم إدارة المحفوظات والسجلات الإذن بتدمير السجلات القديمة إلا بموجب ذلك النموذج. ويعمل هذا الأمر على التخفيف من وطأة العمل كما يتيح تدمير السجلات غير الضرورية في البعثة بدل من شحنها إلى نيويورك لتدميرها هناك. ولا بد من ملء النموذج بدقة واستكماله تماما حتى يتسنى لقسم إدراة المحفوظات والسجلات منح هذا الترخيص بأية طريقة.
ويقدم نموذج RMS 36A قائمة للتفاصيل الخاصة بالملفات التي سيتم نقلها بما في ذلك المكان الذي تم إحضارها منه، والصندوق الذي تم إحضارها فيه وتسميتها أو موضوعها.
أمور ينبغي تذكرها:
- قد تحتوي كل قائمة على صفحات متعددة - سيتم حسابها كنموذج واحد
- قد يتم تضمين سلسلة ملفات واحدة فقط في كل نموذج (في أي عدد من الصناديق)
- يمكن أن يغطي كل نموذج أي عدد من الصناديق (ولكن فقط من سلسلة ملفات واحدة)
- قم بإدراج الملفات في قائمة وفقا لنظام حفظ الملفات الخاص بالمكتب (في ترتيب - أبجدي أو عددي أو زمني)
- في المرة الأولى التي تستخدم فيها اختصار أو تسمية بالأحرف الأولى، قم بكتابته كامل (على سبيل المثال، [الاستخدام الأول] 'قسم إدارة المحفوظات والسجلات' (ARMS)، [في الاستخدام التالي] وما يعقبه 'ARMS')
- إذا كان لديك قائمة ملفات تحتوي على عنوان ملف وتاريخ أقدم سجل وتاريخ أحدث سجل، فيمكنك تقديم نسخة منه بدل من إدراج الملفات على نموذج RMS 36A .
وفي أعلى النموذج قم بإضافة ما يلي:
- الوحدة والقسم والمكتب/الشعبة والإدارة (كامل - وليس الاختصارات)
وفي كل الصفحات قم بإضافة ما يلي:
- رقم الصفحة وأرقام الصفحات (على سبيل المثال صفحة 1 من 6 )
وبالنسبة لكل ملف قم بإضافة ما يلي:
- رقم الصندوق (على سبيل المثال، صندوق 1 من 4 ) - اترك سطرا فارغا في القائمة عندما تصل إلى الملف الأخير في الصندوق قبل إدراج الملف الأول في الصندوق التالي
- التواريخ لكل ملف (على سبيل المثال، 01/1995-12/1996)
- رقم الملف أو المرجع (إذا كان الملف يحتوي عليه)
- اسم كل ملف (على سبيل المثال، الموضوع أو اسم القضية)
وسوف يقوم قسم إدارة المحفوظات والسجلات بإضافة ما يلي:
- تاريخ النقل (الوقت الذي تم استلام السجلات فيه بالفعل)
- تاريخ التخلص (الوقت الذي تم فيه نقل العناصر إلى المحفوظات أو تدميرها)
مثال على نموذج RMS 36A مكتمل البيانات:
الخطوة الخامسة: تعبئة الصناديق
يرجى تعبئة الصناديق وفقا للتعليمات التالية: وسوف يضمن حماية الملفات بشكل مادي أثناء عملية الشحن وكذلك عندما تكون في المخزن.
أمور ينبغي تذكرها:
- قم بتعبئة الملفات رأسيا في الصندوق (وضع الصندوق على أحد جوانبه يسهل القيام بذلك)
- قم بتعبئة الملفات بحيث يكون اتجاه ملصقات التسمية لأعلى وبعيدا عن مكان التصاق الغطاء بجسم الصندوق (انظر الرسم البياني أدناه)
- قم بتعبئة ما لا يزيد عن قدم واحد من السجلات (نصف درج خزانة حفظ الملفات) في كل صندوق - ومن المهم جدا عدم ملء الصناديق بشكل زائد حرصا على سلامتك وسلامة الآخرين الذين يتعاملون مع السجلات
- تأكد من تعبئة الملفات بنفس الترتيب المدرجة به في نموذج قسم إدارة السجلات رقم 36A (أو خطة الملفات الخاصة بك)
- ضع نسخة من نموذج ( RMS 36A أو خطة الملفات الخاصة بك) في الصندوق الأول من كل سلسلة (وتذكر أنه ينبغي أن تحتوي كل سلسلة على النموذج الخاص بها)
الخطوة السادسة: وضع ملصقات الصناديق
يرجى وضع الملصقات على الصناديق بشكل واضح حتى يمكن تحديد هويتها بسهولة.
وينبغي أن تقوم بتضمينها ما يلي:
- مكتب المنشأ (على سبيل المثال، إدارة عمليات حفظ السلام/مكتب وكيل الأمين العام/الوحدة المركزية للسجلات)
- اسم سلسلة السجلات
- نطاق التاريخ
- الرقم الدوري الجاري للصندوق/العدد الإجمالي للصناديق (على سبيل المثال، صندوق 2 من 5)
- التسمية بالحروف الأولى للبعثة (إذا كانت بعثة)
بالإضافة إلى معلومات الملصق الموضحة أعلاه، ينبغي عليك كتابة التسمية بالحروف الأولى الخاصة بك بالإضافة إلى رقم الغرفة ورقم الصندوق على كلتا حافتي الصندوق عند المقابض/الفتحات.
الخطوة السابعة: ملء نموذج RMS 34 (طلب نقل السجلات غير النشطة)
تذكر أن تحتفظ بنسخة من النموذج لسجلاتك الخاصة.
يوفر نموذج RMS 34 نظرة عامة حول السجلات الجاري نقلها. كما يعرّف قسم إدارة المحفوظات والسجلات بالمكان الذي تم إرسال السجلات منه ومن هو الموظف الذي قام بإعدادها. ويقدم توضيحا أكبر - يضم نموذج( RMS 34 الذي قمت بإكماله قبل الآن) والمزود بالتفاصيل والذي يستخدمه قسم إدارة المحفوظات والسجلات في تحديد/تأكيد الاحتفاظ أو الترخيص بالتدمير.
أمور ينبغي تذكرها:
- تحتاج إلى نموذج RMS 34 منفصل لكل مجموعة/سلسلة سجلات تقوم بنقلها
- يحتوي كل نموذج RMS 34 على نموذج RMS 36A واحد على الأقل ذي صلة (قائمة الملفات المفصلة)
وفي النموذج قم بإضافة ما يلي:
[معلومات مطلوبة]
- تفاصيل الموظف المعتمد أو المعين المسؤول عن السجلات
- التفاصيل الخاصة بك كشخص طالب للنقل
- تفاصيل المكتب الخاص بك (مكتب النقل أو مكتب المنشأ)
- مكتب الإنشاء (إذا كان يختلف عن مكتب النقل)
- نطاق التاريخ (السجل الأقدم والسجل الأحدث في أي من ملفات هذه السلسلة - يمكنك العثور عليه بالنظر إلى نموذج RMS 36A ذي الصلة الذي يوفر تفاصيل عن المحتويات)
- وصف لسلسلة السجلات (قم بنسخه من الجدول الزمني للاحتفاظ - الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام)
[اختياري]
- أعلى مستويات الأمن لأي من السجلات المضمنة في عملية النقل هذه
- الاحتفاظ المقترح للسجلات (سوف يطلب قسم إدارة المحفوظات والسجلات إيضاحا إذا قدمت اقتراحا يغاير ذلك المتبع في الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام)
ملاحظة: سوف يقوم قسم إدارة المحفوظات والسجلات بإكمال رقم القيد.
مثال على RMS 34 مكتمل البيانات:
الخطوة الثامنة: إرسال النماذج المكتملة إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات
عند إكمال النماذج والتأكد منها، قم بإرسالها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات، ويفضل القيام بذلك إما:
- من خلال البريد الإلكتروني (كمرفقات تنسيق Microsoft Word) – إلى arms@un.org؛ أو
- من خلال الحقيبة الدبلوماسية (المنسوخة على قرص مضغوط في تنسيق Microsoft Word) – إلى مكتب القيد والتصرف في قسم إدارة المحفوظات والسجلات، غرفة Q-300، نيويورك
إذا كنت غير قادر على إرسال النماذج إلكترونيا، فبإمكانك إرسالها بالفاكس إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات في نيويورك على +1-212-963 8686
تذكر أنه يجب أن يحتوي كل نموذج RMS 34 على نموذج RMS 36A واحد على الأقل ذي صلة والعكس صحيح.
ومتى تم استلام النماذج الخاصة بك، فقد يطلب منك قسم إدارة المحفوظات والسجلات المزيد من المعلومات لمساعدتهم في فهم ما الذي ترغب في نقله. وسيقومون بالاتصال بك بشأن واحد أو كل مما يلي:
- ترخيص شحن الصناديق إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات
- قائمة بالملفات/السجلات التي يمكن تدميرها بواسطتك والترخيص للقيام بذلك (اتبع الإرشادات في مجموعة الأدوات هذه بشأن كيفية تدمير السجلات)
الخطوة التاسعة: شحن الصناديق إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات
يجب إرسال الحاويات المتجهة إلى نيويورك إلى العنوان التالي:
مركز المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة
انتبه: مكتب القيد والتصرف
31- 00 47th Ave
مدينة لونج آيلاند
نيويورك 11101
الولايات المتحدة الأمريكية
ينبغي إعلام الشركة القائمة بأعمال الشحن بإرسال:
- بوليصة الشحن الأصلية (وليس نسخة) - اللازمة لتحرير الشحنة من جمارك الولايات المتحدة
- تقدير كتابي لتاريخ الوصول إلى نيويورك إلى الوحدة القائمة بأعمال الشحن، الطابق الثاني، 304 East 45th Street، نيويورك، NY 10017، الولايات المتحدة الأمريكية، هاتف رقم (212) 963-9403 ، فاكس (212) 963-9866 وسوف يحول هذا دون تحمل أي مصاريف تخزين غير ضرورية في ميناء الوصول.
الخطوة العاشرة: نقل السجلات المتبقية إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات
قد تحتاج إلى الإبقاء على بعض السجلات دون نقلها (بإجراء ترتيبات خاصة مع موظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات) أو تكون قد أغفلت بعض السجلات سهوا في وقت النقل. وفي كلتا الحالتين، يجب إرسال هذه السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات في أقرب وقت ممكن للتأكد من أن كافة السجلات الموجودة في السلسلة مجتمعة مع بعضها وتتم إدارتها جملة واحدة.
بالنسبة للسجلات المحفوظة بالفعل (في مجلدات مصنوعة من ورق المانيلا أو في أغلفة من الورق المقوى المضغوط) اتبع الإجراء الموضح في الخطوات من 1 إلى 9.
بالنسبة للسجلات/الأوراق السائبة، قم بإرسالها مع مذكرة توضح المكان الذي ينبغي إدراجها/حفظها فيه عنوان الملف، السلسلة ورقم الصندوق - جميعها متوفرة في نسخ نماذج RMS 36A - نقل المحفوظات - قائمة نماذج الملفات لجميع عمليات النقل التي قمت بها. وسيتيح هذا حفظها في مكانها الصحيح في السجلات التي تم قمت بنقلها بالفعل.
الخطوة الحادية عشر: تأكيد عمليات النقل إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات
يقوم موظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات بتسجيل استلام الملفات وإضافتها إلى النظام الخاص بهم استنادا إلى المعلومات التي قدمتها في النماذج. وهذا هو ما يطلق عليه وضع قيد للسجلات.
ويتم إرسال نسخة من نموذج RMS 33 - نموذج إدارة القيد يقوم موظفو القسم بتحريره متى تم تخزين السجلات الخاصة بك. ينبغي عليك حفظ هذا النموذج مع النماذج الأخرى المتعلقة بهذا النقل (نموذج RMS 34 ونموذج RMS 36A) في سجلاتك النشطة. إذا كنت بحاجة إلى استعادة السجلات من قسم إدراة المحفوظات والسجلات، فسوف يساعد الرجوع إلى المعلومات الموجودة على هذه النماذج في إسراع تأدية تلك العملية.
مثال على نموذج RMS 33 مكتمل البيانات - إدارة القيد:
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
- القسم السادس عشر - الوصول إلى السجلات والمحفوظات واستخدامها
- القسم السابع عشر - تدمير الملفات
- دليل التصفية الخاص بإدارة عمليات حفظ السلام (مكتب دعم البعثة، إدارة عمليات حفظ السلام)
- توجيهات بشأن الوقاية من الإصابة بالحشرات وعلاجها (قسم إدارة المحفوظات والسجلات)
- الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)
- التصنيف الخاص بمسك الدفاتر في البعثات الميدانية لعمليات حفظ السلام التابعة للأمم المتحدة (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)
- RMS 33 - نموذج إدارة القيد
- RMS 34 - طلب نقل السجلات غير النشطة
- RMS 36A - نقل المحفوظات
نظام تصنيف الملفات: هو نظام لتنظيم الملفات وتجميعها للتأكد من حفظ السجلات والملفات التي لها نفس المهام والأنشطة معا حتى يمكن تحديد هويتها ومن ثم استعادتها. كما يشار إلى نظم التصنيف كخطط السجلات أو خطط الملفات.
سلسلة السجلات: هي مجموعة من السجلات التي تنشأ وتدعم نفس النشاط أو المهمة وتحمل نفس التنسيق أو ملف تعريف المعلومات، على سبيل المثال، ملفات المشروع. على الرغم من أن موضوع الحالات الفردية سينال اهتماما خاصا، إلا أنه سيكون لكافة السجلات الموجودة في سلسلة ما نفس متطلبات التخلص كما يمكن إدارتها على مستوى السلسلة.
الجدول الزمني للاحتفاظ : هو جدول زمني للسجلات يحدد المدة اللازمة للاحتفاظ بها في المراحل المختلفة من عمرها. كما يحدد أيضا ما الذي ينبغي أن يحدث لهذه السجلات، كنقلها على سبيل المثال إلى مستودع آخر أو محفوظات أخرى أو تدميرها. وقد تم تنظيمه وفقا لسلاسل السجلات حيث أن كافة السجلات الموجودة في سلسلة واحدة سيكون لها نفس القيمة وستكون الفترة الزمنية المطلوبة لحفظها واحدة بمجرد إغلاق الملف.
ليس لدي جدول زمني للاحتفاظ. كيف أحصل على جدول زمني؟
قام قسم إدارة المحفوظات والسجلات بوضع الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام الذي يوفر تعليمات حول المدة المطلوبة للاحتفاظ بالسجلات ومتطلبات التخلص منها بالنسبة للسجلات المتعلقة بدعم البعثة وعمليات البعثة وإدارتها. متوفر على الموقع الخاص بقسم إدارة المحفوظات والسجلات على الإنترنت.
ماذا لو تأخرنا عن الموعد النهائي للجدول الزمني؟
احتفظ بالسجلات حتى يحين تاريخ تدميرها حسب الجدول الزمني لذلك، إذا كانت هذه السجلات لم يمر عليها سوى عام واحد فقط أو أقل، ويمكنك ترتيب ذلك مع قسم إدارة المحفوظات والسجلات.