أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص أقلام السجلات
تخزين الملفات واسترجاعها وتتبعها
أقلام السجلات في البعثات متعددة المواقع
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص أقلام السجلات
- تتطلب أقلام السجلات تكريس موظفين مخصصين تقتصر مسؤوليتهم على الاعتناء بسجلات البعثة.
- وقد يكون نظام حفظ الدفاتر مركزيا أو لا مركزيا (بالتفويض) بالنسبة للمكاتب المستقلة.
- يمكن تنفيذ نظام التسجيل عبر عدة مواقع/أماكن، بيد أن تلك الجوانب المتصلة بالتحكم المنهجي في السجلات يجب أن تظل مركزية (السياسة والإجراءات وغيرها وإدارة خطة الملفات).
- ينبغي ألا يتم اعتبار الحفاظ على سجلات المراسلة جزءا أساسيا في نظام حفظ الدفاتر.
- تخزين السجلات مع بعضها البعض فقط لكونها مراسلات صادرة أو واردة لا يمثل ممارسة جيدة لحفظ الدفاتر ويوصى بعدم اتباعها.
- في ظل بعض الظروف قد يكون من الضروري إنشاء نسخ من السجلات، لكن يجب تحديد مكتب السجلات وموقع السجل الرسمي. كما ينبغي أيضا تسجيل النسخ وتتبعها بحيث يمكن تدميرها حين يتم اتخاذ إجراء التخلص النهائي الخاص بالسجل الرسمي.
يمكن أن يقوم أي موظف مشارك في بعثة بإنشاء السجلات. ويجب إدارة هذه السجلات باستخدام نظم معتمدة مصممة بغرض اتباع أفضل ممارسة؛ مثل تلك النظم الموضحة في مجموعة الأدوات هذه. يتناول القسم الثاني (أدوار ومسؤوليات) تحديد الشخص المسؤول عن إنشاء مثل هذا النظام والإشراف عليه. بيد أن هناك طرقا مختلفة يمكن تنفيذ نظام حفظ الدفاتر من خلالها.
فالعديد من البعثات لها أكثر من موقع (المباني و/أو الأماكن) كما أنه قد يتم تفويض وحدات عمل بتولي بعض الجوانب المتصلة بالإدارة اليومية مثل إنشاء ملفات جديدة أو إدارة عملية تخزين السجلات وذلك في إطار توجيهات معتمدة. ويشكل ذلك طريقة لا مركزية لتنفيذ برنامج حفظ الدفاتر. أما الطريقة الأخرى فتتضمن تكريس فريق عمل مخصص يتعامل مع كافة جوانب حفظ الدفاتر كوظيفة أساسية منوطة به. ويُطلق على هذه الوحدة قلم السجل. وسيتم شرح الأمور الخاصة المطلوبة في الطريقة المركزية – قلم السجل – في هذا القسم.
وبغض النظر عن الطريقة التي يتم تنفيذها، فإنه يجب الوفاء بسياسات ومعايير قسم إدارة المحفوظات والسجلات في كافة الأوقات، ويتم تقديم مجموعة الأدوات هذه وغيرها من الإرشادات الصادرة عن قسم إدارة المحفوظات والسجلات للمساعدة في تحقيق مثل هذا الالتزام.
في نظام حفظ الدفاتر المركزي، يتولى موظفو قلم السجل مسؤولية إدارة خطط الملفات لضمان إمكانية وضع هذه السجلات في ملفات بطريقة صحيحة مع إمكانية استرجاعها بسهولة. وذلك يشمل:
- إضافة فروع أو فئات جديدة – تحديد ما إذا كان من المطلوب إنشاء فئة جديدة، وفي حال ذلك يتم تحديد موضع إنشاء هذه الفئة.
- المراجعة الدورية لخطة الملفات – ضمان استمرار تلبيتها لاحتياجات البعثة، بما في ذلك سهولة استرجاع السجلات.
- فحص النسخ المتطابقة – ينبغي تخزين السجلات المرتبطة بنفس نشاط العمل أو الموضوع سويا وعدم توزيعها على ملفات متعددة.
ومن الأهمية بمكان، أن يتولى موظفو قلم السجل مسؤولية إنشاء جميع الملفات الجديدة – منهجيا وماديا. ويجب أن يطلب الموظفون ملفات جديدة من قلم السجل عبر استخدام استمارة توضح العنوان المقترح والموضوع والمكان المقترح مرفقة داخل خطة الملفات. كما يجب على موظفي قلم السجل تقرير ما إذا كان الملف متوفرا بالفعل أم لا، أو ما إذا كانت هناك حاجة فعلية إلى إنشاء ملف جديد. علاوة على ذلك، يتولى موظفو السجل تحديد موضع إنشاء الملف الجديد وعنوانه، وفقا للطلب الأصلي.
المكونات المادية
بالنسبة لجميع الملفات الجديدة أو الأجزاء/المجلدات الجديدة، يتولى موظفو قلم السجل مسؤولية إنشاء غلاف الملف، بما في ذلك تزويده بملصق توضيحي وتسجيله (انظر أسفل)، بجانب تحديد موضع تخزينه. كما يجب أيضا تسجيل البيانات الفوقية على غلاف الملف:
البيانات الفوقية الأساسية
- العنوان
- تاريخ الفتح – سواء أكان ذلك تاريخ الصفحة الأولى أو أول إجراء تم اتخاذه أو تاريخ دورة العمل ذات الصلة (على سبيل المثال، اليوم الأول من السنة المالية الجديدة)
- تاريخ الإغلاق – سواء أكان ذلك تاريخ الصفحة الأخيرة أو آخر إجراء تم اتخاذه أو تاريخ دورة العمل ذات الصلة، ويتم إضافته عند إغلاق الملف)
- رقم الجزء أو المجلد
- الموقع الرئيسي – وتفاصيل الإعارة في حالة إرسال الملف مباشرة إلى الجهة الطالبة بمجرد إنشائه
- البيانات الفوقية المرغوب في تدوينها
- الرقم المرجعي للملف – في حالة استخدام مثل هذه الأرقام في نظام حفظ الدفاتر المتبع
- تفاصيل الجدول الزمني للاحتفاظ – الجدول الزمني للاحتفاظ ذو الصلة (من الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام)
- الإشارة المرجعية – لإرشاد الموظفين إلى الملفات ذات الصلة
وفي بعثة متعددة المواقع/الأماكن، ينبغي أن يظل التحكم المنهجي في خطط الملفات مسؤولية موظفي قلم السجل في حين أن لهم الخيار في تفويض المكاتب الأخرى للقيام بإنشاء الأغلفة المادية للملفات.
ينبغي الاستعانة بالموارد المحلية لإنشاء أغلفة الملفات، سواء أكان ذلك عبارة عن مجلدات مصنوعة من ورق المانيلا أو الورق المقوى المضغوط. يمكن طباعة البيانات الفوقية على ملصقات ذات جودة عالية وتثبيتها على الأغلفة أو كتابتها مباشرة على الغلاف في حالة عدم التأكد من بقاء الملصقات على الأغلفة. يمكن استخدام الأغلفة والملصقات ذات الألوان المختلفة مع أنواع الملفات المختلفة وذلك للمساعدة في التعرف السريع على الملفات. كم أن استخدام لون مختلف لكل حرف و/أو رقم في مرجع الملفات، أو استخدام أغلفة ذات ألوان مختلفة، يسمح بحفظ أعداد كبيرة من السجلات في نظام أكثر سهولة؛ حيث يتسنى بسهولة رؤية أية ملفات محفوظة بشكل خاطئ.
تخزين الملفات واسترجاعها وتتبعها
عند إنشاء ملفات جديدة، فإنه يجب تسجيلها. وتتضمن عملية التسجيل إنشاء قائمة تفصيلية أو قائمة جرد تفصيلية للملفات والحفاظ على هذه القائمة أو هذا البيان، مع القيام بإدخالات لكل ملف (المنهجية والمكونات المادية، ويشمل ذلك كل جزء أو مجلد). وتضم عملية التسجيل التفاصيل، بما في ذلك العنوان وتاريخ الفتح وتاريخ الإغلاق ومرجع الملف والموقع الرئيسي (أو الدائم) والموقع الحالي. كما ينبغي أن تشتمل هذه العملية على تفاصيل الاحتفاظ بالنسبة لكل ملف (انظر القسم الثامن – الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام.)
يتولى موظفو قلم السجل مسؤولية الحفاظ على مخزن مركزي للملفات (يطلق عليه في الغالب "السجل") يتم فيه الاحتفاظ بأكثر الملفات نشاطا. ويمثل ذلك الموقع الرئيسي لهذه الملفات – المعلومات المسجلة في قائمة أو قائمة جرد الملفات. ويمكن أن يكون للملفات مكاتب محلية تعمل كموقع رئيسي لها إذا ما كان يتم الرجوع إليها بشكل متكرر. ويعمل قلم السجل جنبا إلى جنب مع أي أرشيف محلي يتضمن سجلات شبه نشطة وغير نشطة.
نظرا لأن أكثر السجلات نشاطا يتم تخزينها في قلم السجل، فإنه يجب اتخاذ إجراء يتيح للمستخدمين طلب الملفات. ويجب تسجيل عمليات الإعارة في قائمة أو قائمة جرد الملفات. وتعني عملية تتبع الملفات أنه يمكن العثور عليها بسرعة وسهولة عند طلبها، وحيث إن الملفات ينبغي إعارتها لمدة محددة، فإنه يمكن استرجاعها مرة أخرى في نهاية مدة الإعارة. وقد يكون من الضروري تغيير الموقع الرئيسي لأحد الملفات من قلم السجل إلى أحد المكاتب في حالة كثرة الطلب عليه.
قد يتعذر القيام بالتخزين المركزي لكافة الملفات النشطة في بعثة متعددة المواقع، ومع ذلك يلزم أن يظل الموقع الرئيسي لكل ملف مسجل في قائمة ملفات مركزية أو قائمة جرد ملفات مركزي. كما ينبغي أيضا تحديث هذه القائمة أو البيان في حالة حدوث أية تغييرات في الموقع الرئيسي. وينبغي تفويض مجموعة من الموظفين في كل موقع للقيام بتتبع تحركات كل ملف (عمليات الإعارة وغيرها).
عند إنشاء سجلات جديدة أو استلامها، فإن الملف الصحيح قد لا يكون في حوزة المكتب المسؤول لأن الملفات الأكثر نشاطا سوف يتم تخزينها في قلم السجل. ويتولى موظفو قلم السجل مسؤولية وضع السجلات الجديدة في ملفات مخزنة لديهم. وبينما يتم الاحتفاظ بالملفات في المكاتب، ينبغي على موظفي السجل تنفيذ عملية إيداع الملفات الخاصة بهم.
يتولى مكتب الإنشاء/الاستلام أو قلم السجل نفسه مسؤولية تصنيف السجل (أي تحديد الملف الذي ينتمي إليه السجل) وبمجرد تصنيف السجل يتم إيداعه في الملف الصحيح مع السجلات الأخرى.
إن تحديث عملية إيداع السجلات في ملفات بصفة دورية أمر بالغ الأهمية حيث إنه يضمن إتاحة جميع السجلات ذات الصلة عند احتياج الموظفين إلى أحد الملفات، سواء أكان ذلك إعلاما عن عملهم أو عند تقديم دليل على ما حدث.
إن أفضل وقت لتطبيق عملية الاحتفاظ على أحد الملفات يكون عند إنشاء الملف للمرة الأولى. يغطي الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام*
جميع مهام وأنشطة عمليات حفظ السلام ويجب استخدامه جنبا إلى جنب مع خطة الملفات عند إعداد الملفات الجديدة. وسوف يساعد ذلك في تحديد كيفية إدارة الملفات طوال الوقت، علاوة على تحديد ما يحدث لها عند وصولها إلى نهاية دورة حياة السجلات.
على سبيل المثال، النشاط التمويلي داخل بعثة حفظ سلام يغطي دورة السنة المالية في الأمم المتحدة (من 1 تموز/يوليه حتى 30 حزيران يونيه من العام التالي، بالنسبة للبعثات السياسية يكون ذلك من 1 كانون الثاني/يناير حتى 31 كانون الأول/ديسمبر) وتظهر دورة العمل هذه في الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام الذي ينص على أن الملفات المرتبطة بهذه المهمة يجب إغلاقها في نهاية كل دورة للسنة المالية مما يُمكن تنفيذ عمليات الاحتفاظ الخاصة بالسجلات – المجمعة على مستوى ملف (أو جزء) – في الوقت نفسه.
العنوان |
تاريخ الفتح |
تاريخ الإغلاق |
الاحتفاظ |
تاريخ نهاية الاحتفاظ |
قسائم الدفع – 05-2004 |
1 تموز/يوليه 2004 |
30 حزيران/يونيه 2005 |
التدمير بعد 5 سنوات من تاريخ الإغلاق |
التدمير في 1 تموز/يوليه 2010 |
قسائم الدفع – 06-2005 |
1 تموز/يوليه 2005 |
30 حزيران/يونيو 2006 |
التدمير بعد 5 سنوات من تاريخ الإغلاق |
التدمير في 1 تموز/يوليه 2011 |
أو |
|
|
|
|
قسائم الدفع – الجزء 1 |
1 تموز/يوليه 2004 |
30 حزيران/يونيه 2005 |
التدمير بعد 5 سنوات من تاريخ الإغلاق |
التدمير في 1 تموز/يوليه 2010 |
قسائم الدفع – الجزء 2 |
1 تموز/يوليه 2005 |
30 حزيران/يونيه 2006 |
التدمير بعد 5 سنوات من تاريخ الإغلاق |
التدمير في 1 تموز/يوليه 2011 |
في بعض البعثات، يتولى الموظفون مسؤولية استلام جميع المراسلات الواردة وإدارتها على مستوى السجلات. ويتضمن ذلك تسجيل كل عملية مراسلة في سجل مراسلة. وربما يتضمن ذلك أيضا فهرستها باستخدام الكلمات الرئيسية أو الإشارة المرجعية إلى الملف المرتبط بها وإيداعها في ملفات. يتم بعد ذلك إرسال الملف الكامل المشتمل على المراسلات المستلمة حديثا إلى المرسل إليه/الموظف لاتخاذ الإجراء اللازم، وإعارة الملف المسجل، مع تدوين الموقع المؤقت في قائمة أو قائمة جرد الملفات.
تستغرق هذه العملية كثيرا من الوقت وينبغي ألا يتم النظر إليها كجزء أساسي من نظام حفظ الدفاتر؛ المهم أن يقوم الشخص المناسب باستلام المراسلة في الوقت المناسب، فضل عن إيداع المراسلة في أحد الملفات بشكل صحيح بحيث يتسنى إدارتها مع جميع السجلات الأخرى.
تقوم العديد من البعثات بوضع جميع المراسلات الواردة والصادرة في ملفات خاصة (على سبيل المثال "الفاكسات الواردة عام 2006" أو "المراسلات الصادرة عام 2004") ويعد تخزين السجلات سويا فقط لكونها مراسلات صادرة أو واردة ممارسة غير جيدة لحفظ الدفاتر ويوصى بعدم اتباعها. إنما ينبغي وضع جميع المراسلات في ملفات مع السجلات الأخرى ذات الصلة (المذكرات، رسائل البريد الإلكتروني، إلخ) المرتبطة بالموضوع نفسه بحيث يتسنى إدارتها بشكل ملائم كجزء من نظام حفظ الدفاتر. ويمكن عمل نسخ من السجلات والاحتفاظ بها – كسبيل لتوفير الجهد – في المراسلات الواردة والصادرة "ملفات للعمل"، ولكن هذه النسخ لا تكون بمثابة السجل الرسمي (انظر أسفل).
يمكن نسخ السجلات بسهولة، ويتم اللجوء إلى ذلك غالبا كسبيل لتوفير الجهد وبخاصة عند إيداع السجلات الأصلية في ملفات وتخزينها في موقع مختلف. غير أنه من الأهمية بمكان التمييز بين كل من النسخة والسجل الرسمي. وتزداد تلك الأهمية خاصة بالنسبة للبيئات الموزعة والتي يتم فيها الاحتفاظ بالسجل الرسمي في قلم السجل المركزي أو في أحد المكاتب في موقع/مكان آخر.
وبالإضافة إلى تحديد السجل الرسمي، فإنه من المهم أيضا تحديد مكتب السجلات. ومكتب السجلات هو أكثر الجهات التي يحتمل احتفاظها بالسجل الرسمي الذي يمثل النسخة التي سوف تتم إدارتها طوال الوقت.
قد يكون من الضروري إنشاء نسخ من السجلات الرسمية بغرض توفير الجهد (على سبيل المثال، السجلات التي يتكرر رجوع المكاتب المختلفة إليها حيث تكون عملية استرجاع/نقل الملف غير فعالة). وعندما يكون من الضروري إنشاء نسخ من السجلات، فمن الأهمية بمكان تذكر التالي:
- في حالة تغيير نسخة من سجل رسمي أو الإضافة إليها أثناء العمل فإن نسخة السجل هذه تصبح سجل جديدا (أي سجل رسمي جديد)، ويجب إدارة هذا السجل الجديد بشكل مستقل عن السجل الأصلي (السجل الرسمي الذي تم إنشاء نسخة منه قبل تغييره)؛
- يتم تطبيق الجداول الزمنية للاحتفاظ على النسخ بالإضافة إلى السجل الرسمي، رغم الاختلاف الطفيف بينهما:
- عند حلول تاريخ تدمير السجل الرسمي، يجب أيضا تدمير كافة النسخ؛
- عند حلول تاريخ نقل السجل الرسمي إلى الأرشيف المحلي أو الأرشيف المؤقت، يجب تدمير النسخة (سوف يكون السجل الرسمي متاحا للإعارة في حالة طلب ذلك)؛
- عند حلول تاريخ نقل السجل الرسمي إلى الأرشيف الدائم، يجب تدمير النسخة.
وعلى أية حال، يجب تدمير النسخة في الوقت نفسه الذي يتم فيه اتخاذ إجراء التخلص النهائي من السجل الرسمي. ويشتمل القسم الثامن – الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام على مزيد من المعلومات عن الجداول الزمنية للاحتفاظ.
في حالة نسخ الملفات بالكامل، أو تجميع نسخ السجلات الرسمية مع بعضها البعض في أغلفة الملفات، فإنه ينبغي إدراجها بشكل فردي في قائمة أو قائمة جرد الملفات مع السجلات الأصلية، مع التمييز بوضوح بين السجل الرسمي والنسخة. وسوف يساعد ذلك في إدارتها وتدميرها نهائيا بما لا يتعارض مع الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام.
أقلام السجلات في البعثات متعددة المواقع
في البعثات التي يتم إرسالها إلى عدة مواقع/أماكن قد يكون الخيار الأكثر فعالية تفويض بعض مسؤوليات حفظ الدفاتر إلى "نقاط اتصال محلية لحفظ الدفاتر" - موظفون يخضعون لتوجيهات قلم السجل المركزي. ويجب عند اتخاذ القرارات - التي يتم بموجبها تفويض المهام والأنشطة إلى نقاط الاتصال أن يؤخذ بعين الاعتبار مستويات الكفاءة في العمل التي يمكن تحقيقها في مقابل مستوى التحكم المركزي المطلوب فيما يتعلق بإدارة السجلات بطريقة مثلى.
بيد أن هناك بعض الوظائف التي يجب أن تظل خاضعة للتحكم المركزي:
- إدارة خطة الملفات (إعداد الملفات الجديدة وتسجيلها ومراجعة هيكل الحفظ وما إلى ذلك.)
- الحفاظ على سجل/قائمة جرد الملفات المركزية
- إدارة الجداول الزمنية للاحتفاظ، بما في ذلك منح الإذن بالتدمير
- تطوير السياسات والمعايير والإجراءات والإرشادات
أما المهام التي يمكن تفويضها إلى نقاط الاتصال المحلية فتشتمل على ما يلي:
- الإنشاء المادي للملفات/الأغلفة الجديدة
- تعبئة الملفات في عبوات وإدراجها في قوائم قبل تنفيذ عمليات النقل إلى الأرشيف المحلي أو الأرشيف الدائم
- إدارة عملية تخزين السجلات النشطة وشبه النشطة وغير النشطة (التخزين في المكاتب/قلم السجل المحلي/مركز السجلات المحلي، المحفوظات المحلية)
- تتبع الإعارات
ينبغي على موظفي قلم السجل المركزي تقديم التوعية والتدريب والدعم لجميع الموظفين، وبخاصة في حالة الإدارة المحلية لعمليات تخزين الملفات النشطة واسترجاعها وتتبعها، بجانب المتابعة الدورية لممارسة حفظ الدفاتر عبر جميع المواقع/الأماكن لضمان الالتزام بالسياسات والإرشادات وتلبية الاحتياجات المحلية.
مازال الورق يمثل الشكل الرسمي لصيغة السجلات لجميع أقلام سجلات الأمم المتحدة؛ مما يعني أن أقلام السجلات التي تتولى إدارة الملفات الورقية لا يزال لها موقع في البعثات الحديثة. وعلى الرغم من ذلك، فهناك حاجة متزايدة إلى إدارة السجلات إلكترونيا، لاسيما أن العديد من السجلات يتم إنشاؤها في الوقت الحالي باستخدام أجهزة الكمبيوتر وتتحول إلى الصورة المادية فقط عند طباعتها.
المسح الضوئي
يتم في بعض الأحيان مسح السجلات الورقية الموجودة ضوئيا. وغالبا ما يتم فعل ذلك بغية تحسين إمكانية الوصول إلى السجلات التي يتكرر الرجوع إليها (على سبيل المثال، سجلات المشتريات). ونظر لأن الورق مازال يمثل مادة السجلات الرسمي، فإن السجلات الأصلية يجب دائما الاحتفاظ بها وإدارتها كسجلات رسمية وفقا لسياسة ومعايير وإرشادات قسم إدارة المحفوظات والسجلات.
ولا ينبغي اتخاذ قرار تحويل السجلات الورقية الحالية إلى سجلات رقمية عن طريق المسح الضوئي إلا في حالة اكتساب مزايا مؤكدة للعمل وتحقيق مستويات من الكفاءة. وينبغي تذكر أن عملية المسح الضوئي يمكن أن تكون مستنفدة للموارد بشكل كبير وقد تستهلك المدخرات التي قد تم توفيرها من خلال إتاحة السجلات إلكترونيا. كما ينبغي ألا يتم مسح بعض السجلات ضوئيا حتى في حالة إمكانية تحقيق بعض الفوائد، مثل الوثائق المنشورة (بما في ذلك وثائق الأمم المتحدة) والسجلات ذات فترات الاحتفاظ القصيرة أو التي أوشك تاريخ تدميرها على الحلول.
يتم تطبيق الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام على أية صور ممسوحة ضوئيا علاوة على السجلات الرسمية المادية. ونظرا لأن الورق مازال يمثل مادة السجلات الرسمي، فإن قسم إدارة المحفوظات والسجلات لن يقبل النسخ الممسوحة ضوئيا كبدائل للسجلات الرسمية عند النقل إلى الأرشيف الدائم في المقر الرئيسي للأمم المتحدة.
نظم الإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات
يمكن إدارة السجلات "رقمية الأصل" – المنشأة إلكترونيا – باستخدام مجموعات البرامج المتخصصة والتي توفر كافة الوظائف والأدوات اللازمة لإدارتها كسجلات. والتي تشمل إدارة خطط الملفات والجداول الزمنية للاحتفاظ وعمليات التحكم في الوصول، بالإضافة إلى ضمان موثوقية السجلات وقابليتها للاستخدام وسلامتها.
إن كيفية إعداد وإدارة نظم الإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات لتتشابه إلى حد كبير مع تلك الطريقة المتبعة في أي قلم للسجلات الورقية مع ضرورة الإشراف المركزي على النظام بشكل مستمر. وعلى نحو مماثل لأي قلم للسجلات الورقية، تشتمل الإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات (سجل إلكتروني فعال) على عناصر يمكن تفويضها إلى جهات الاتصال المحلية والموظفين بشكل عام. كما تنطبق المبادئ المبينة في هذا القسم على أقلام السجلات الإلكترونية: كما يجب أن يظل التحكم المنطقي في نظام حفظ الدفاتر مركزيا.
تتطلب أقلام السجلات الإلكترونية وإدارة السجلات الإلكترونية مجموعة من الموارد المخصصة (بما في ذلك موظفون متخصصون) تفوق بكثير تلك التي تتطلبها إدارة السجلات الورقية. وحاليا يمتلك عدد قليل من البعثات، إن وجد، نظم إدارة إلكترونية للوثائق والسجلات تتوافق مع معايير قسم إدارة المحفوظات والسجلات (انظر المتطلبات الوظيفية لنظم حفظ الدفاتر*
).
- توفر السجلات إمكانية تحكم أفضل في عملية إنشاء الملفات، يمكن من خلالها الحد من مشكلة تكرار الملفات وضمان إنشاء الملفات في الجزء الصحيح من خطة الملفات وتوفير إمكانية تحسين طريقة الوصول إلى الملفات والسجلات.
- يتم تتبع الملفات، مما يوفر سجل مراجعة لكل من قام بالوصول إلى السجلات بالإضافة إلى إجراء الفحص الدوري لعمليات الإعارة، مما يترتب عليه تقليل عدد الملفات المفقودة.
- عند التنفيذ، يتم إيداع المراسلات الواردة في الملف الصحيح مع السجلات الأخرى المرتبطة بها؛ مما يمنح المسؤول عن اتخاذ الإجراء صورة كاملة بشأن ما يقوم به من عمل.
- تشكل أقلام السجلات هيئة من الخبراء في سجلات البعثات؛ مما يساعد في استرجاع المعلومات.
تحتاج أقلام السجلات إلى تكريس موظفين مخصصين لتحقيق الاستفادة بأكبر قدر من مزاياها.
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
- القسم الثاني - أدوار ومسؤوليات حفظ الدفاتر في الأمم المتحدة
- القسم الخامس - إنشاء السجلات وحفظها
- القسم السابع - خطط الملفات لعمليات حفظ السلام
- القسم الثامن - الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام
- القسم الحادي عشر - إعداد مرفق تخزين سجلات البعثة
- القسم الثاني عشر - إدارة السجلات في مرفق تخزين سجلات البعثة
- المتطلبات الوظيفية لنظم حفظ الدفاتر (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2003)
- الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)
الأرشيف المحلي: مستودع محلي شبيه بمخزن منخفض التكاليف يستخدم لتخزين السجلات شبه النشطة والسجلات غير النشطة.
مكتب السجلات: الوحدة الإدارية المسؤولة عن عمليات صيانة السجلات الرسمية والحفاظ عليها والتخلص منها.
السجل الرسمي: نسخة أصلية أو رسمية من أحد سجلات الأمم المتحدة
التسجيل: في تلك النظم التي يتم فيها استخدام التسجيل، يكون الغرض من التسجيل توفير دليل على إنشاء السجل أو حفظه في أحد نظم السجلات. ويتضمن ذلك تسجيل معلومات توصيفية موجزة عن السجل الموجود في قلم سجل ما، وتعيين هوية مميزة لذلك السجل.
قلم السجل: نظام لحفظ الدفاتر الورقية أو وضعها في ملفات يتولى إدارته موظفون تُسند إليهم مهام الإنشاء المركزي للملفات وإدارتها (بما في ذلك مهام التخزين والتتبع).
التتبع: توفير معلومات عن حركة السجلات واستخدامها والاحتفاظ بهذه المعلومات.
وثائق الأمم المتحدة: الوثائق والمنشورات الصادرة عن الأمم المتحدة، يطلق عليها أيضا الوثائق الرسمية