المحتويات
دور وتفويض قسم إدارة المحفوظات والسجلات
كيف يستطيع قسم إدارة المحفوظات والسجلات تقديم المساعدة
أقسام مجموعات الأدوات الأخرى ذات الصلة
نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص كيفية دعم قسم إدارة المحفوظات والسجلات لحفظ الدفاتر في عمليات حفظ السلام
- يعتبر قسم إدارة المحفوظات والسجلات مسؤول عن وضع السياسات والمعايير والتوجيهات الخاصة بإدارة السجلات في الأمم المتحدة
- وبصفته متخصص في السجلات، يأخذ فريق قسم إدارة المحفوظات والسجلات وقرناؤه في هذا المجال على عاتقهم مسؤولية التأكد من توفر السجلات اللازمة لدى لأمم المتحدة لدعم مهمتها وعملها بالإضافة إلى ضمان المساءلة والشفافية أمام أصحاب المصالح في الأمم المتحدة
- تعتمد الإدارة الناجحة للسجلات على التعاون القوي بين قسم إدارة المحفوظات والسجلات ومديري السجلات في نفس المجال وموظفي تكنولوجيا المعلومات. يعتبر الحصول على الدعم والمساندة من الإدارة وفريق العمل الإداري والتشغيلي في المكاتب أمر مهم لتنفيذ مهام معينة تتعلق بحفظ الدفاتر.
يتحمل قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة المسؤولية الكاملة فيما يتعلق بإنشاء سجلات الأمم المتحدة وصونها وتدميرها أو الاحتفاظ بها في شكل محفوظات دائمة. ويتضمن ذلك إنشاء محفوظات الأمم المتحدة بأكملها وبرنامج إدارة السجلات بالإضافة إلى دعم تنفيذ الأنظمة المحلية. يوفر قسم إدارة المحفوظات والسجلات بشكل أساسي الخبرة المتخصصة والإجراءات والسياسات والاستشارات في كافة نواحي حفظ الدفاتر.
دور وتفويض قسم إدارة المحفوظات والسجلات
تتركز مسؤولية تطوير السياسات ووضع المعايير وتقديم الاستشارات والإدارة الكاملة للسجلات والمحفوظات الخاصة بالأمم المتحدة - بما في ذلك الوحدات التابعة للأمانة العامة التي تقع بعيد عن المقر الرئيسي وعمليات حفظ السلام والمنظمات الفرعية التابعة للأمم المتحدة - في قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع لمكتب خدمات الدعم المركزية. يتقلد قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة ثلاث مسؤوليات رئيسية هي:
- ضمان وجود أنظمة إدارة سجلات مناسبة وصحيحة لدى الأمم المتحدة
- حماية محفوظات الأمم المتحدة والحفاظ عليها باعتبارها جزء لا يمكن استبداله من الذاكرة المجمّعة والتراث الحضاري للمنظمة.
- تقديم الخدمات لموظفي الأمم المتحدة وللجمهور
مربع المعلومات
مكاتب الأمم المتحدة والإدارات والأجهزة ووحدات الأمانة العامة التي تنطبق عليها السياسات والمبادئ التوجيهية لقسم إدارة المحفوظات والسجلات
الأمانة العامة
إدارات المقر الرئيسي للأمم المتحدة
مكتب الأمم المتحدة في جنيف
مكتب الأمم المتحدة في فيينا
مكتب الأمم المتحدة في نيروبي
الهيئات الفرعية
لجنة الأركان العسكرية
اللجنة الدائمة والهيئات المخصصة
المحكمة الجنائية الدولية ليوغوسلافيا السابقة
المحكمة الجنائية الدولية لرواندا
لجنة الأمم المتحدة للرصد والتحقق والتفتيش (العراق)
لجنة الأمم المتحدة للتعويضات
بعثات وعمليات حفظ السلام
اللجان الإقليمية
اللجنة الاقتصادية لإفريقيا
اللجنة الاقتصادية لأوروبا
اللجنة الاقتصادية لأمريكا اللاتينية ومنطقة البحر الكاريبي
اللجنة الاقتصادية والاجتماعية لآسيا والمحيط الهادئ
اللجنة الاقتصادية والاجتماعية لغرب آسيا
كيف يستطيع قسم إدارة المحفوظات والسجلات تقديم المساعدة
يقدم فريق قسم إدارة المحفوظات والسجلات من المتخصصين المؤهلين ذوي الخبرة خدمة استشارات شاملة سواء عن بُعد أو في الموقع. عند الطلب، يستطيع قسم إدارة المحفوظات والسجلات مراجعة متطلبات نظام (أنظمة) السجلات المتوفرة. وعلى أساس النتائج التي يتم التوصل إليها، يتم وضع خطة لإنشاء برنامج متوافق لإدارة السجلات. ويقوم قسم إدارة المحفوظات والسجلات بالإضافة إلى ذلك بما يلي:
- دمج إدارة السجلات داخل مبادرات أكثر شمول لإدارة المعلومات
- المساعدة في تطوير الإعلانات عن الوظائف الشاغرة وإجراء المقابلات الشخصية التي تعتمد على الكفاءة لتسهيل عملية اختيار الموظفين والاستشاريين وغير ذلك. ملاحظة: قامت إدارة عمليات حفظ السلام بتفويض قسم إدارة المحفوظات والسجلات لتقلد مسؤولية الترخيص الفني لكافة الموظفين الميدانيين العاملين في وظائف إدارة السجلات والتسجيل
- تقديم المواصفات الخاصة بالموارد والمواد المخصصة لإدارة السجلات الورقية والإلكترونية
- القيام بجرد أو مسح السجلات كإجراء تمهيدي لتحسين النظام أو للتحقق مما إذا كان مناسب للغرض المطلوب أم لا
- تحديد السجلات الحيوية لدعم استمرارية العمل وخطط استئناف العمل لاحقا فى حالة حدوث أزمة
- تقديم البرامج التدريبية والاجتماعات الإعلامية للموظفين على كافة المستويات
- تقييم/مراجعة أنظمة إدارة السجلات التشغيلية
- وضع واعتماد الجداول الزمنية للاحتفاظ الخاصة بسجلات عمليات حفظ السلام
- وضع نظام تصنيف الأمان
- تصميم وتنفيذ الأنظمة الملائمة لحفظ الملفات وتصنيفها
- تقييم واختيار تطبيقات تكنولوجيا المعلومات الملائمة
- تقييم واختيار أماكن التخزين الموجودة خارج موقع العمل
- نقل السجلات القديمة إلى مخزن السجلات شبه النشطة (تبع للجدول الزمني للاحتفاظ)
- تدمير السجلات التي لم يعُد لها أية قيمة أعمال أو قيمة قانونية أو تاريخية (تبع للجدول الزمني للاحتفاظ أيض)
- تقدير أو تقييم السجلات غير المجدولة من أجل تدميرها أو التخزين المؤقت أو الاحتفاظ الدائم بها كمحفوظات
- تحديد السجلات الأرشيفية
- إدارة السجلات غير النشطة الخاصة بالبعثات الميدانية في مركز السجلات في نيويورك
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
تعتبر كافة أقسام مجموعات الأدوات ذات صلة.
- المبادئ التوجيهية المتعلقة بتفويض الصلاحيات (إدارة الشؤون الإدارية، 2005)
- حفظ الدفاتر وإدارة محفوظات الأمم المتحدة (ST/SGB/2007/5)
- إدارة المحفوظات والسجلات التابعة للأمم المتحدة (ST/SGB/242, 1991)
- حساسية المعلومات وتصنيفها وطرق التعامل معها (ST/SGB/2007/6)
محفوظات: تلك السجلات التي تم اختيارها ليتم حفظها بشكل دائم نتيجة لقيمتها الإدارية والإعلامية والقانونية والتاريخية كدليل على الأعمال الرسمية للأمم المتحدة. وهي عبارة عن جزء صغير من سجلات الأمم المتحدة.
التدمير: عملية تدمير السجلات، بغض النظر عن وسائطها، تبع للإجراءات المناسبة التي تضمن عدم إمكانية الوصول إليها بعد ذلك. وتسمى تلك العملية أيض باسم التصريف.
سجلات: المواد الوثائقية، بغض النظر عن الشكل أو الوسائط، التي يتم تسلمها أو إنشاؤها بواسطة الأمم المتحدة أو بواسطة أحد موظفيها، والتي تكون بمثابة دليل على سياسة الأمم المتحدة أو أنشطتها أو قراراتها أو معاملاتها.
حفظ الدفاتر: إنشاء السجلات واستخدامها وصونها، والتخلص منها وفقا لنظام معين بما يلبي الاحتياجات والمسؤوليات الإدارية، والبرنامجية، والقانونية، والمالية.
إدارة السجلات: المجال الإداري المسؤول عن التحكم الفعال والنظامي في إنشاء السجلات واستلامها وصيانتها واستخدامها والتخلص منها، بما في ذلك العمليات التي تنطوي على جمعها، والحفاظ على الدلائل والمعلومات التي تدعم أنشطة العمل والمعاملات في شكل سجلات.
ماذا نعني بعملية التدمير؟
التدمير هو العملية التي يتم من خلالها تدمير سجلات الأمم المتحدة التي وصلت إلى نهاية الفترة الزمنية المخصصة للاحتفاظ بها. ويتم تنفيذ تلك العملية تبع لسياسات وإجراءات قسم إدارة المحفوظات والسجلات لضمان إجراء عملية التدمير بشكل مرخص وموثق بطريقة ملائمة. ولا يمكن تنفيذ تلك العملية إلا بعد الحصول على موافقة صريحة من كل من رئيس قسم إدارة المحفوظات والسجلات ومسؤول معين لهذا الغرض من قِبَل المكتب الذي قام بإنشاء تلك السجلات. كما يشار إلى عملية التدمير باسم التصريف.