المحتويات
نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص تدمير السجلات
معرفة أي السجلات التي يجب تدميرها ومتى يتم ذلك
تدمير السجلات عن طريق قسم إدارة المحفوظات والسجلات
الاستعانة بمتعهد لتدمير السجلات
متى ينبغي تغيير موعد و/أو إجراء عملية التدمير
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص تدمير السجلات
- إن التدمير يعتبر المرحلة النهائية التي تؤكد على سلامة ومصداقية نظام إدارة السجلات ككل.
- تحتاج كل بعثة إلى إصدار موافقة رسمية على عملية تدمير السجلات.
- يجب توثيق كافة عمليات تدمير السجلات.
- يجب اتباع الإجراءات الخاصة بقسم إدارة المحفوظات والسجلات للتأكد من أن السجلات يتم تدميرها في الوقت المحدد وفق للجداول الزمنية للاحتفاظ، ومن أن عملية التدمير هذه قد صرح بها مسؤولو الإدارة الذين تم تعيينهم لضمان تحقيق المعايير المطلوبة.
- لابد من وجود آليات لتأجيل أو تغيير وقت عملية التدمير إن وجدت وحدات العمل أسباب مبررة لذلك.
عدد قليل جدا من السجلات التي يتم إنشاؤها عن طريق أيٍ قسم من أقسام الأمم المتحدة يكون لها نوع من القيمة التي تحتم بقاءها الدائم في شكل محفوظات تاريخية. أما بالنسبة للسجلات الأخرى (التي ربما تصل إلى 95%) فينبغي تدميرها بطريقة آمنة ومحكمة. ولا يُعد ذلك عمل جيد من منظور إدارة المخاطر والكفاءة فحسب، ولكنه عنصر أساسي لإتمام دورة حفظ الدفاتر.
مربع المعلومات: أسباب تدمير السجلات
هناك العديد من الأسباب الداعية لتدمير السجلات على الفور عند عدم الحاجة إليها ومنها:
- ضمان تطبيق أفضل الممارسات والثقة في برنامج حفظ الدفاتر
- إظهار عنصر المساءلة والاتساق في تطبيق قرارات التدمير
- خفض تكاليف الصيانة
- الحيلولة دون استمرار وجود سجلات لا طائل من ورائها مما قد يؤدي إلى إبطاء النظام (وهذا له علاقة بعملية البحث عن السجلات الإلكترونية على وجه الخصوص)
- التخلص من تكاليف التخزين غير الضرورية
- التخلص من أية خطورة قد تحدث بسبب وقوع معلومات حساسة أو شخصية بين يدي الشخص الخطأ الذي لا يفترض أن يطلع عليها
لقد قام قسم إدارة المحفوظات والسجلات بوضع مجموعة من الأسس التي تحكم عملية تدمير السجلات في الأمم المتحدة. وقد حددت هذه الأسس أنه لابد للقيام بعملية تدمير السجلات تحقيق ما يلي:
- 1. أن يتم التصريح بذلك من خلال كل من قسم إدارة المحفوظات والسجلات (وفقا للجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام) والموافقة الداخلية لوحدة العمل
- 2. أن يتم ذلك بطريقة سليمة ملائمة (حيث لا يمكن استرجاع السجلات مرة أخرى وينبغي ألا يكون لهذه العملية تأثير ضار بالبيئة)
- 3. أن يتم ذلك بطريقة آمنة سرية
- 4. أن يكون ذلك في الوقت المناسب
- 5. أن يتم توثيقها (على أن يكون هناك سجل يحتوي على ما يتم تدميره واسم الهيئة التي قامت بتلك العملية والضمان بأن تلك السجلات قد تم فعلي تدميرها)
وهناك تفصيلات أخرى عن كل هذه الأسس تأتى لاحقا. كما توفر لك المبادئ التوجيهية المتعلقة بتدمير السجلات من قسم إدارة المحفوظات والسجلات المزيد من المعلومات.
معرفة أي السجلات التي يجب تدميرها ومتى يتم ذلك
يحدد (الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام*
) السجلات التي يمكن تدميرها ووقت هذه العملية.
استخدام جداول الاحتفاظ لإدارة عملية التدمير
بالنسبة لعمليات حفظ السلام، يحدد الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام مدة الإبقاء على السجلات وما يحدث لها في نهاية الدورة. وعلى الرغم من أن هذه الدورة ربما تمر بمراحل عدة من الانتقال إلى أماكن مختلفة من التخزين (مثل التخزين داخل المكاتب, بالمحفوظات المحلية، بمرافق التخزين الخاصة بقسم إدارة المحفوظات والسجلات) إلا أنه في نهاية الدورة يتم تخزين هذه السجلات على أنها محفوظات أو يتم تدميرها. وتعتبر الجداول الزمنية للاحتفاظ بالسجلات الأداة التي تمنح التفويض بالتخلص من السجلات ويمكن لمكتب الأمم المتحدة أن يعمل على أساسها.
وتقوم الجداول الزمنية للاحتفاظ بتقديم مجموعة من التعليمات لكل سلسلة من السجلات لبيان مكان ومدة حفظها. ففي المثال التالي، نرى سلسلة من السجلات وهي LOG001.P، السياسات والإجراءات، يتم نقلها إلى المحفوظات المحلية، أي إلى مرفق تخزين سجلات البعثات عندما يتم إغلاقها ويجب نقلها إلى الأرشيف الدائم بعد شهر واحد من انتهاء انتداب البعثة. ومن الواضح أن هذه السجلات لا ينبغي تدميرها. أما بالنسبة للسلسلة الثانية من السجلات،إعداد التقارير للأمم المتحدة, فيتم نقلها أيض للمحفوظات المحلية عندما يتم إغلاقها. وعلى أن الجدول يذكر صراحة عبارة "مسموح بالتدمير"، يمكن تدمير السجلات إما بعد ثلاث سنوات من إغلاقها أو بعد شهر واحد من نهاية البعثة. لمزيد من المعلومات حول متطلبات الاحتفاظ بالسجلات بالنسبة للبعثات الميدانية للأمم المتحدة، يرجى مراجعة
دليل المستخدم الخاص بالجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام*.
وعلى الرغم من أن الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام هو الذي يحدد وقت تدمير السجلات، من الضروري أن تكون هناك مراقبة وتحكم في عملية التدمير. وعلى موظف إدارة شؤون سجلات البعثات أن يقدم موافقة رسمية على عملية التدمير.
الأمم المتحدة الجدول الزمني للاحتفاظ بالسجلات الخاصة ببعثات حفظ السلام والمهام السياسية يناير/كانون الثاني 2006 |
|||||||
تعريفات: محفوظات محلية = تحفظ في المكتب؛ محفوظات مؤقتة = يتم نقلها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات؛ الأرشيف الدائم = يتم نقلها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات للتخزين الدائم |
صفحة 1 |
||||||
جدول زمني رقم |
العنوان |
النقل |
التدمير |
ملاحظات |
المصدر |
نشط |
|
LOG001.P |
السياسات والإجراءات |
المحفوظات المحلية بعد الانتهاء منها وإغلاقها الأرشيف الدائم بعد شهر واحد من انتهاء انتداب البعثة |
لا يجوز التدمير |
|
PPM |
نشط - الجدول أصبح نشطا منذ يوم 30/09/2005 |
|
LOG002.P |
تقديم التقارير إلى المقر الرئيسي للأمم المتحدة |
المحفوظات المحلية بعد الانتهاء منها وإغلاقها
|
مسموح بالتدمير يتم التدمير بعد ثلاث سنوات من تاريخ الإغلاق يتم التدمير بعد شهر واحد من انتهاء انتداب البعثة (يتم التحديد بواسطة المستخدم) |
مكتب السجلات: UNHQ DPKO/OMS/LSD |
PPM |
نشط - الجدول أصبح نشطا منذ يوم 25/08/2005 |
|
الاتفاقيات مع قسم إدارة المحفوظات والسجلات حول عملية الاحتفاظ
إذا لم يتمكن موظفو البعثة من تحديد التعليمات الخاصة بعملية الاحتفاظ من خلال الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام، فعلى موظف إدارة شؤون سجلات البعثات أن يتواصل مع موظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات لمناقشة إمكانية إضافة السلسلة إلى الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام.
متى يتم تدمير السجلات
لا يجوز تدمير السجلات إذا كانت الحاجة إليها لا تزال قائمة، كما لا يجوز الاحتفاظ بها أكثر من اللازم إلا لأسباب قانونية أو تنظيمية أو أسباب خاصة بالعمل. وعادة يتم تدمير السجلات عندما تصل إلى نهاية الفترة الزمنية المحددة للاحتفاظ بها، كما سبق ذكره. ومع ذلك فإنه قبل تدمير تلك السجلات، يجب تطبيق الإجراء الخاص بمطالبة المكتب الذي قام بإنشاء السجلات بتقديم موافقة تتم من خلال التوقيع للبدء في التدمير.
مربع المعلومات
"يسمح الجدول الزمني للاحتفاظ بسجلات عمليات حفظ السلام… بتدمير السجلات في موقع البعثة، وبهذا يخفف من أعباء تكاليف الشحن والمخازن المستأجرة في نيويورك، والتي كان يتم تخصيصها من ميزانيات البعثة"
دليل المستخدم الخاص بالجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام*
وإذا كان الجدول الزمني للاحتفاظ يذكر عبارة "مسموح بالتدمير" فيجوز القيام بعملية تدمير السجلات دون الحاجة إلى موافقة أخرى من قسم إدارة المحفوظات والسجلات أو إدارة عمليات حفظ السلام، وذلك باتباع الموافقة الرسمية للبعثة على عملية تدمير السجلات. ولكن ينبغي التذكر أن جداول التصرف تضع حد أدنى لفترة الاحتفاظ، على أنه من الممكن أن تكون هناك حاجة للاحتفاظ بالسجلات لفترة أطول. وهناك ثلاثة أسباب رئيسية وراء ذلك وهي:
- 1. قد لا تزال وحدة العمل في حاجة إلى تلك السجلات سواء كانت الحاجة لأسباب إدارية أو أسباب خاصة بالعمل
- 2. ربما تكون هذه السجلات مطلوبة لاستدعاءات حالية أو معلقة للمثول أمام القضاء، أو ربما تكون مطلوبة لكونها دليل في تحقيقات داخلية أو خارجية
- 3. ربما يتم تقديم طلب وصول لهذه السجلات
ويمكن التأكد من أنه لا توجد أسباب ظاهرة للاحتفاظ بالسجلات المزمع تدميرها وذلك من خلال التأكد من وجود التفويض أو الموافقة الداخلية المناسبة. فعلى سبيل المثال، يمكن تقديم قوائم بالسجلات التي سيتم تدميرها للموظفين المختصين.
وعندما يتم التأكد من أنه لا توجد أية متطلبات تدعو للاحتفاظ بالسجلات، فإنه يجب على الموظف المختص تقديم الموافقة النهائية على تدمير السجلات. كما يجب التأكد من أن وحدة العمل لديها موظف مسؤول عن هذه العملية.
مربع المعلومات: المسؤولية عن التصريح بعملية التدمير
يجب أن يكون الشخص الذي صرح بعملية التدمير ممن قاموا بإنشاء تلك السجلات أو استخدموها. وهذا الشخص يُدعى الموظف المسؤول.
والاستثناء الوحيد لذلك هو السجلات المالية لبعثة إدارة عمليات حفظ السلام: راجع المبادئ التوجيهية للإجراءات المالية الميدانية* (2002) (قسم 2.11.1) "... يجب ألا يتم تدمير أي سجلات دون الموافقة المسبقة من شعبة الحسابات [شعبة الإدارة/ مكتب تخطيط البرامج والميزانية والحسابات/حفظ السلام]."
وفي حالة البعثات التي يتم تصفيتها، يكون الموظف المسؤول هو شخصا من إدارة عمليات حفظ السلام في المقر الرئيسي للأمم المتحدة وعلى علم بتسلسل السجلات.
وعند وجود أي شك في التصريح بعملية التدمير، فينبغي استشارة موظف إدارة شؤون السجلات الذي يمثل مكتب السجلات المسؤول عن كافة هذه السجلات، كما يكون على دراية بإجراءات عملية تدمير السجلات الخاصة بقسم إدارة المحفوظات والسجلات.
كما يلزم توثيق كافة عمليات تدمير السجلات لضمان اتباع أفضل الممارسات، ولكي نضمن حماية الموظف والأمم المتحدة من أي تحقيقات أو استجوابات. ولا تساعد عملية التوثيق في حالة حدوث أي تساؤل عن سبب عدم وجود تلك السجلات وحسب، بل أيضا توفر الوقت المهدر في البحث بلا جدوى عن سجلات تم تدميرها. وقد تدعو الحاجة إلى إثبات عملية التدمير أثناء إجراءات التحقيق أو عند طلب الوصول إلى تلك السجلات. في حالة وجود جدول زمني متفق عليه للاحتفاظ بالسجلات والحصول على التصريح اللازم من وحدة العمل، يكون التوثيق دليل على استخدام أفضل الممارسات فيما يتعلق بحفظ الدفاتر، كما يبرهن كذلك على الممارسات التي تتسم بالاتساق والمساءلة.
هناك حاجة إلى عناصر التوثيق التالية:
- قائمة أو موجز عن التفاصيل الخاصة بنوع وعدد السجلات التي تم تدميرها
- الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام والذي يصرح بعملية التدمير (رقم الجدول)
- دليل على عملية التدمير (شهادة مثل) وطريقة التدمير وتاريخها
ويمكن استخدام نموذج التدمير الموجود في نهاية القسم مع القوائم التفصيلية وأية شهادات أخرى، إذا كانت متوفرة، لتوثيق عملية التدمير.
ويوجد المزيد من المعلومات فيما يلي عن المتطلبات الفنية لعملية التدمير وعن الاستعانة بالمتعهدين لتنفيذ عملية التدمير حيثما يتطلب الأمر.
تدمير السجلات عن طريق قسم إدارة المحفوظات والسجلات
أحيانا تتم مطالبة البعثات المنتدبة طويلة الأمد والتي نقلت سجلات لها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات بالموافقة على عملية التصرف في السجلات والتي تتم من خلال قسم إدارة المحفوظات والسجلات. وفي تلك الحالة، وأثناء السنة الأخيرة من فترة الاحتفاظ بالسجلات، يقوم قسم إدارة المحفوظات والسجلات بإرسال نسخة من نموذج التحكم في القيد، RMS 33، ويطالب بالتوقع أسفل النموذج في حالة الموافقة على عملية التدمير. أما بالنسبة للسجلات التي يتم تدميرها عن طريق وحدة العمل، فلابد من التحقق من أنه لا توجد أسباب ظاهرة للاحتفاظ بالسجلات المزمع تدميرها وذلك من خلال التأكد من وجود التفويض أو الموافقة الداخلية المناسبة.
وفي حال عدم إعادة النموذج المعتمد خلال أسبوع، فإن قسم إدارة المحفوظات والسجلات يقوم بإرسال إشعار متابعة. ولن يقوم قسم إدارة المحفوظات والسجلات بعملية التدمير حتى يتم استلام تأكيد كتابي بالموافقة، أو إلى أن يتم القيام بترتيبات جديدة مع وحدة العمل فيما يتعلق بالتخلص من السجلات. وفي حالة الموافقة، يقوم قسم إدارة المحفوظات والسجلات بالتوقيع على النموذج لإنجاز عملية التدمير. وعليه فإن قسم إدارة المحفوظات والسجلات يكون مسؤول عن الاحتفاظ بتوثيق لعملية التدمير.
يجب أن يتحقق في عملية التدمير ما يلي:
- لا يمكن استرجاع السجلات التي تم تدميرها
- أن يتم ذلك بطريقة آمنة وسرية
- ينبغي ألا يكون لهذه العملية تأثير ضار بالبيئة
لا يمكن استرجاع السجلات التي تم تدميرها
يجب أن تتم عملية التدمير بحيث لا يكون هناك أي مخاطر من استرجاع المعلومات الموجودة بها مرة أخرى. وكلما كانت المعلومات حساسة، كان واجبا التأكد من عدم إمكانية استرجاعها مرة أخرى حيث إن الفشل في ضمان عملية التدمير الكاملة ربما يؤدي إلى التسريب غير المصرح به لتلك المعلومات الحساسة.
مربع المعلومات
"لقد أذيع في وسائل الإعلام عن عدد من الحالات التي تم فيها العثور على سجلات ملقاة وظاهرة للعيان في أماكن إلقاء النفايات بعدما تم دفنها، أو عن السجلات التي تُركت في خزانات تم بيعها. كما تم العثور أيض على سجلات موجودة على محركات أقراص صلبة في أجهزة كمبيوتر تم بيعها. وشيوع مثل هذه الأشياء يمثل دعاية سيئة للإدارة وللأمم المتحدة ككل".
المبادئ التوجيهية المتعلقة بتدمير السجلات من قسم إدارة المحفوظات والسجلات
ينبغي ألا يكون لهذه العملية تأثير ضار بالبيئة
يجب أن تتم عملية تدمير السجلات بطريقة لا تضر بالبيئة بقدر المستطاع. فيجب أن تتم إعادة تدوير كافة وسائط التخزين متى أتيح ذلك، شريطة التأكد من أن كافة البيانات والمعلومات تم محوها من على هذه الوسائط.
أن يتم ذلك بطريقة آمنة وسرية
حتى أثناء عملية التدمير، لابد من التعامل مع السجلات بنفس مستوى الأمان الذي كان متبعا أثناء دورة حياة السجل. وأفضل الطرق لتحقيق ذلك هو أن يتم الإشراف على عملية تدمير السجلات بواسطة موظف من قِبَل الأمم المتحدة أو وكيل مفوض في حال تنفيذها من خلال متعهد بالخارج.
هناك مجموعة من الأساليب المعتمدة لعملية التدمير تلائم كافة أنواع الوسائط التي يتم تخزين السجلات عليها. ويتم توضيح هذه الوسائل أدناه.
السجلات الورقية
بالنسبة للسجلات الورقية، يجب أن يتم تمزيقها أو تحويلها إلى أليافها الأساسية. وأثناء تمزيق السجلات، لابد من التأكد من أن مقياس التمزيق مضبوط على أصغر ما يمكن. وبالنسبة للوثائق الحساسة على وجه الخصوص، ربما ينبغي تمزيقها بشكل متقاطع. أما بالنسبة للتحويل للُباب، فهي طريقة لتحويل الورق إلى أليافه الأساسية. وتعتبر هذه أفضل طريقة لعملية التدمير إذا تم تنفيذها بطريقة صحيحة.
ويمكن إعادة تدوير كل من الورق الذي يتم تمزيقه والذي يتم تحويله لأليافه الأساسية بسهولة. وفي حال عدم إمكانية القيام بأي من الطريقتين، يمكن حرق الورق، ولكن يجب عدم استخدام هذه الطريقة إلا كحل أخير حيث إن لها تأثيرا ضارا بالبيئة.
دفن السجلات أمر غير مقبول حيث يمكن استرجاع السجلات مرة أخرى في هذه العملية.
الوسائط الإلكترونية والمغناطيسية
على الرغم من أن الوسائط الإلكترونية والمغناطيسية تبدو حساسة وعرضة للتلف، إلا أنها قد تظل باقية ويمكن الوصول إليها في أسوأ الظروف. ولذلك فمن الضروري التأكد من فعالية الوسائل المستخدمة لمسح وإعادة تدوير هذه الوسائط الحديثة أو تدمير السجلات الموجودة عليها. ولا يكفي فقط أن تقوم بحذف الملفات الموجودة على تلك الوسائط الإلكترونية لأن كل ما يتم حذفه هنا هو المسار فقط، ويمكن لأي فني لديه الخبرة أن يحصل على تلك البيانات دون الحاجة إليها.
وينبغي تذكر أنه ينبغي تدمير النُسخ الاحتياطية من السجلات (ويشمل ذلك نُسخ الحماية للسجلات الحيوية) في نفس الوقت مع النُسخ الرئيسية/ونسخ العمل. ولابد من التشاور مع قسم إدارة المحفوظات والسجلات و/أو شعبة خدمات تكنولوجيا المعلومات للمساعدة في تدمير الوسائط الإلكترونية والمغناطيسية.
الوسائط المغناطيسية
بالنسبة للسجلات التي يتم تخزينها على وسائط مغناطيسية، يجب أن يتم "مسحها بالكامل" (عن طريق إخضاعها لمجال مغناطيسي قوي) ثم إعادة تنسيقها للتأكد من أن البيانات/المعلومات لا يمكن استعادتها. ويمكن بعد ذلك إعادة استخدام هذه الوسائط.
الوسائط الضوئية
يمكن تدمير السجلات التي يتم تخزينها على وسائط ضوئية إما بالقطع أو بالتحطيم، أو بأية وسيلة مادية أخرى لتدميرها. ويجب الامتناع مطلقا عن القيام بتحطيم القرص يدويا كي لا يتعرض الشخص للقطع الصغيرة المنكسرة التي تتطاير. وبالنسبة للأقراص الضوئية التي يمكن الكتابة عليها مرة أخرى، يجب إعادة تنسيقها قبل التخلص منها أو قبل إعادة استخدامها. كما يمكن استخدام جهاز الميكروويف لتدمير الوسائط الضوئية ولكنه يصلح فقط مع الكميات القليلة جد. ولابد من الحيطة عند استخدام الميكروويف بسبب الأدخنة الناتجة بالإضافة إلى الأضرار التي يمكن أن تلحق بفرن الميكروويف نفسه. ولا يُنصح بحرق الوسائط الضوئية لأنه مضر بالبيئة، كما يصدر عنه أدخنة سامة.
محركات الأقراص الصلبة
بالنسبة لمحركات الأقراص الصلبة لأجهزة الكمبيوتر الشخصية وأجهزة الخادم، فيجب إعادة تنسيقها قبل التخلص من أجهزة الكمبيوتر. وفي حال وجود أي شك، يجب التدمير المادي لمحركات الأقراص الصلبة هذه.
الوسائط غير الإلكترونية وغير الورقية
وبالنسبة لأفلام الفيديو والأفلام المصورة سينمائي وأفلام الميكروفيلم (الميكروفيلم/ البطاقات المجهرية (فيتش)/ البطاقات ذات الفتحة/ وأفلام أشعة إكس) فيمكن تدميرها عن طريق التمزيق أو القطع أو التحطيم أو عن طريق إعادة التدوير كيميائيا.
الاستعانة بمتعهد لتدمير السجلات
لا يعتبر قيام موظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات أو وحدة العمل بعملية التدمير أمرا موفرا للتكلفة أو عمليا في جميع الحالات. فيجوز التعاقد مع متعهد للقيام بعملية تدمير السجلات شريطة أن يتم الإشراف عليها وأن يتم اتباع إجراءات التوثيق الموجزة في هذا القسم من مجموعة الأدوات. ولابد من التأكد من أن العقد ينص على ما يلي:
- ضمان النقل الآمن للسجلات
- أن يتم تدمير السجلات بمجرد استلامها في المكان الخاص بالمتعهد (أو أن يضمن المتعهد على الأقل أمان السجلات إذا لم يكن ذلك ممكن).
- استخدام وسائل تدمير معترف بها.
المسؤوليات
بالرغم من إمكانية التعاقد مع المتعهدين للقيام بعملية تدمير السجلات، إلا أن المسؤولية تقع على عاتق وحدة العمل لضمان أن هذه العملية تتم وفق لأساليب التدمير المعتمدة، بداية من حماية المعلومات الحساسة ووصول إلى نقطة التدمير التي لا يمكن استرجاع السجلات معها مرة أخرى. ينبغي التأكد من معرفة الأسلوب الذي يستخدمه المتعهد في عملية التدمير.
نقل السجلات
يمكن للمتعهدين أن يقوموا بجمع السجلات من المكتب لتدميرها، كما يمكن تسليمها إليهم في مواقعهم. ويجب استخدام شاحنة مغلقة متى كان ذلك ممكنا. أما إذا لم يتمكن المتعهد من توفير تلك الشاحنة المغلقة، فله أن يستخدم شاحنة أخرى مفتوحة، ولكن ينبغي التأكد من تغطية الحمولة جيدا. أما بالنسبة للمعلومات الحساسة والسرية، فلا ينبغي نقلها إلا باستخدام حافلات مغلقة ومؤمّنة.
التوثيق
لابد من الإصرار على وجود شهادة توثيق لعملية التدمير. فمثل في حالة العثور على السجلات التي كان من المفترض تدميرها، فإن تلك الشهادة تكون دليل على أن المتعهد هو المخطئ وليس وحدة العمل. كما يجوز المطالبة أيض بأن تتضمن شهادة توثيق التدمير الأسلوب المستخدم في التدمير.
يوجد أنواع مختلفة من المعلومات الحساسة التي تحتاج إلى عناية خاصة في التعامل والتدمير. وكما أسلفنا فينبغي أن يتم حفظ هذه المعلومات من الوصول غير المصرح به إليها في أي وقت يسبق عملية التدمير.
كما يجب أن تولي عناية إضافية خاصة للسجلات التي تحتوي على معلومات شخصية حساسة. ولابد من وجود وسائل أمنية جيدة طوال الوقت قبل القيام بعملية التدمير لضمان المحافظة على تلك المعلومات من الضياع أو الوصول غير المصرح به أو الاستخدام أو الكشف عنها. ولابد من القيام بنقل السجلات في صناديق مغلقة بأقفال و/أو في حافلات مغلقة ومؤمّنة تماما. ولابد من تدميرها بحضور موظف من وحدة العمل. ولضمان المزيد من الأمان، يمكن تمزيق السجلات الورقية التي تحتوي على معلومات حساسة في مكان العمل قبل إرسالها لتحويلها إلى مكوناتها الأساسية.
ويجب أن تولى عناية خاصة للسجلات الرقمية التي تحتوي على معلومات حساسة ويراد تدميرها. ويوصى بشدة بالتعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات وقسم إدارة المخاطر وضمان الجودة التابع لشعبة خدمات تكنولوجيا المعلومات لضمان اتباع أفضل الممارسات أثناء عملية تدمير السجلات الرقمية.
المعلومات الشخصية
تقوم بعض وحدات العمل بجمع كميات كبيرة من المعلومات عن الأفراد ومعظم تلك المعلومات تكون بالغة الحساسية، مثل السجلات الخاصة بالتحقيقات والصحة والرعاية. حتى المعلومات الخاصة برخص سائقي السيارات والمهن، والحرف، والأنشطة التجارية التي ربما تحتوي على معلومات شخصية قد تكون حساسة. ويجب التعامل مع المعلومات الشخصية وفق لمتطلبات الأسس التي تحددها الأمم المتحدة لأمن المعلومات.
وتُعد ملفات الموظفين مثال رئيسيا على السجلات التي تحتوي على معلومات شخصية عليها قيود صارمة فيما يتعلق بأمنها/ إمكانية الوصول إليها حينما تكون تلك السجلات نشطة. ويجب أن يراعى مستوى الأمان هذا طوال دورة حياة هذه السجلات، وحتى أثناء عملية التدمير.
المعلومات المالية أو التجارية الحساسة
ربما تحتوي السجلات على معلومات حساسة ذات طابع تجاري. ومن أمثلة ذلك، الملفات التي تحتوي على معلومات عن الوضع المالي لوحدة العمل، والعطاءات المقدمة من الشركات الخارجية وأية معلومات عن المؤسسات الأخرى التي ربما تقدم مزايا مالية مجحفة لطرف آخر.
المعلومات التي يتم منحها على سبيل الائتمان
ربما تحتوي السجلات على معلومات يتم منحها شريطة عدم تسريبها أو الإفصاح عنها. ومن أمثلة ذلك، المعلومات الشخصية والمالية والمعلومات التي تقدمها الهيئات الحكومية (الحكومات الأجنبية، الهيئات المشتركة بين الدول/الهيئات الفيدرالية) والمعلومات التي تأتي من أي مصدر تحدد فيه الجهة المعطية للمعلومات أنها على سبيل الائتمان.
المعلومات المرتبطة بالتحقيقات
وبالنسبة للسجلات ذات الصلة بالتحقيقات، والتي عادة ما ترتبط بسوء ممارسة المهنة أو الأنشطة الإجرامية، فإنها ربما تحتوي على معلومات حساسة. وعند التعامل مع تلك السجلات من المهم ضمان أن تلك المعلومات الحساسة لا تتسرب عند استخدام أساليب غير دقيقة وغير ملائمة للتدمير.
معلومات تتسبب في مخاطر أمنية
قد تحتوي السجلات على معلومات تتعامل مع أنشطة وأماكن ذات مخاطر أمنية كبيرة. ومن بين تلك السجلات، خطط المباني والخطط الأمنية وإجراءات تسليم كميات كبيرة من الأموال والترتيبات الأمنية الخاصة بتحركات الشخصيات المهمة.
متى ينبغي تغيير موعد و/أو إجراء عملية التدمير
ربما يكون هناك أسباب مقنعة لتأجيل عملية التدمير أو حتى تغيير الإجراء المزمع من التدمير إلى الاحتفاظ بالسجلات بصورة دائمة. وهذه الأسباب يتم إيضاحها في الإجراءات الموجودة بوحدة العمل لضمان عدم وجود سبب دائم للاحتفاظ بالسجلات. وإذا لوحظ في هذا الوقت أو في أي وقت آخر أن هناك حاجة لتغيير إجراء و/أو فترة الاحتفاظ، فيمكن لموظف إدارة شؤون السجلات إجراء ذلك عن طريق إكمال RMS 49 - نموذج طلب التفويض بالتخلص من السجلات*. وسيوافق قسم إدارة المحفوظات والسجلات على هذا الطلب طالما له تبريره من ناحية المسؤولية/المساءلة المالية والقانونية، أو بناء على أساس الاحتياجات الواضحة للبرنامج.
ويتطلب هذا النموذج تقديم تفاصيل عن الموظفين المسؤولين ووظائفهم والوحدة والقسم والمكتب/الشعبة والإدارة الخاصة بهم. ويجب على مقدم الطلب أو العضو المسؤول في الفريق أن يوقع على النموذج وتأريخه للتصديق على صحة قيامه بالعمل باسم المكتب بشأن التخلص من السجلات. كما ينبغي تقديم وصف للسلسلة وتقديم اقتراح جديد لعملية التخلص (على سبيل المثال، طلب الاحتفاظ بتلك السجلات لعامين قادمين). كما يجب تقديم التفويض الحالي لعملية التخلص من السجلات، والذي ربما يتمثل في جدول زمني للاحتفاظ أو خطة للسجلات. والجزء الأخير من المعلومات التي يتم ملؤها هو ذكر المبرر وراء تغيير وقت الاحتفاظ المتفق عليه بالنسبة للسجلات، فمثل:
"بناء على الزيادة المؤخرة في المفاوضات المطولة التي تجرى بين الأمم المتحدة والدول الأعضاء، فإن مكتب الأمانة العامة المسؤول عن تسوية المطالبات قد اقترح مد فترة السنوات الثلاث للاحتفاظ المطبقة حاليا على السجلات المالية ذات الصلة، لثلاث سنوات أخرى لتصل مدة الاحتفاظ إلى ستة سنوات"
مثال على نموذج التحكم في القيد
قائمة مرجعية
تدمير السجلات
- التصريح بتدمير السجلات بناء على الجدول الزمني الحالي للاحتفاظ بالسجلات
- عدم حاجة المنظمة إلى السجلات مرة أخرى
- السجلات غير خاضعة لتحقيقات حالية أو متوقفة أو طلب للوصول
- تم الحصول على التفويض الداخلي
- لا توجد أي متطلبات أمنية خاصة للسجلات
أو السجلات لها مستوى عالٍ من الأمان وتتطلب وجود صناديق مغلقة و/أو تمزيقها داخلي لضمان عملية التدمير الآمنة
- تم التعاقد مع مزود خدمة ملائم
- تم تخصيص شاحنة/حافلة مغطاة للقيام بنقل السجلات
- تمت مطالبة مزود الخدمة بتقديم شهادة تثبت القيام بعملية التدمير
- تشترط الاتفاقية وجوب تدمير السجلات يوم تجميعها
- تسلمت وحدة العمل الشهادة
- تم تدمير السجلات وتوثيق تفاصيل عملية التدمير في نظام السجلات الخاص بوحدة العمل
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
- القسم السادس – إدارة المعلومات الحساسة
- القسم الثاني عشر – إدارة السجلات في مرفق تخزين سجلات البعثات
- المبادئ التوجيهية للإجراءات المالية الميدانية (2001)
- المبادئ التوجيهية المتعلقة بتدمير السجلات (قسم إدارة المحفوظات والسجلات)
- الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)
- دليل المستخدم الخاص بالجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)
- الأسس التي تحددها الأمم المتحدة لأمن المعلومات
- RMS 33 - نموذج التحكم في القيد
- RMS 49 - نموذج طلب التفويض بالتخلص من السجلات
محفوظات: تلك السجلات التي تم اختيارها ليتم حفظها بشكل دائم نتيجة لقيمتها الإدارية والإعلامية والقانونية والتاريخية كدليل على الأعمال الرسمية للأمم المتحدة. وهي عبارة عن جزء صغير من سجلات الأمم المتحدة.
التدمير: عملية تدمير السجلات، بغض النظر عن وسائطها، تبع للإجراءات المناسبة التي تضمن عدم إمكانية الوصول إليها بعد ذلك. وتسمى تلك العملية أيض باسم التصرف.
ماذا نعني بعملية التدمير؟
التدمير هو العملية التي يتم من خلالها تدمير سجلات الأمم المتحدة التي وصلت إلى نهاية الفترة الزمنية المخصصة للاحتفاظ بها. ويتم تنفيذ تلك العملية تبع لسياسات وإجراءات قسم إدارة المحفوظات والسجلات لضمان إجراء عملية التدمير بشكل مرخص وموثق بطريقة ملائمة. كما يشار إلى تلك العملية باسم التصرف.
ماذا تعني عميلة "التخلص"؟
التخلص هو ببساطة مصطلح شامل لمختلف الإجراءات والعمليات التي تخضع لها السجلات بمرور الوقت، مثل الاحتفاظ والتخلص والنقل إلى مخازن و/أو أمناء سجل آخرين.