المحتويات
نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص التأهب لحالات الطوارئ
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص التأهب لحالات الطوارئ
- الوقاية هي خير ضمان وحماية ولذا: يجب حفظ السجلات في مكان بارد وجاف، مع وضعها آمنة في صناديق خاصة بها.
- التفكير مليا في أنواع الكوارث التي يمكن أن تقع، واحتمالات وقوعها، وابتكار سبل للحيلولة دون وقوعها، والتخفيف من آثارها، واستئناف العمل بعدها بأسرع وقت ممكن.
- التعاون مع أصحاب المصالح في البعثة من أجل إعداد خطة شاملة لمواجهة الكوارث بآليات تشتمل على عناصر الوقاية، والقدرة على الاستئناف، والمراجعة.
- التأكد من دراية الموظفين بخطة مواجهة الكوارث والتدريب عليها.
يتم الاحتفاظ بالسجلات شبه النشطة في أماكن التخزين نظر لما تمثله من قيمة لمكتبك و/أو للأمم المتحدة وأصحاب المصالح فيها. وتعد هذه السجلات عرضة للعديد من المخاطر التي تتهددها مثل التلف، والسرقة، والتدمير إذا ما وقعت كارثة كبرى، وتعذر الوصول إليها مؤقت أو دُمرت نتيجة لكارثة بسيطة. وتتضمن الإدارة الفعالة للسجلات شبه النشطة في المقام الأول ضرورة منع وقوع كوارث، قدر الإمكان، والتخطيط للإجراءات الواجب اتخاذها إذا لم يكن الحظ حليفك وحاقت بك كارثة، وأن يكون لديك خطة مكتوبة تحتوي على كافة الوثائق والإجراءات الضرورية لإدارة عملية منع الكوارث واستئناف العمل من بعدها بشكل لائق.
وليست الكارثة بالضرورة حدث واسع الأثر أو مصيبة ماحقة (مثل كارثة تسونامي أو الزلازل أو البراكين وما إليها). بل قد تتمثل في سوء إعداد الطابق أو حدوث إصابة حشرية أو أية حادثة ناجمة عن فعل بشري مثل الحرائق المتعمدة أو التفجيرات. إن السمة الأساسية التي تتسم بها الكارثة هي أنها تشكل خطر على أمن وسلامة السجلات. وينبغي أن تحرص على مراجعة خطة مواجهة الكوارث الخاصة ببعثتك من قبل إدارة شؤون الأمن والسلامة.
تتمثل أفضل طريقة لمنع الكوارث التي قد تدمر أو تتلف سجلاتك في بناء أو إعداد مساحة التخزين الخاصة بك وفقا لتوصيات قسم إدارة المحفوظات والسجلات والعمل وفق لنظام وقاية من الكوارث على درجة عالية من الكفاءة. ويشتمل ذلك على ما يلي:
- المكان الذي تقوم فيه بتخزين السجلات في المبنى
- التأكد من سيطرتك بشكل كامل على الوصول إلى مكان التخزين
- التأكد من إدارة أعمال البناء والانتقال بعناية
- تدريب الموظفين ونشر الوعي بينهم فيما يختص بالسياسات والإجراءات الخاصة بحفظ السجلات
- وجود نظام ملائم لمكافحة الحرائق والفيضانات والكشف عنها
- التأكد من اتخاذ أي إجراءات ملائمة لحماية السجلات الإلكترونية
هناك مجموعة من القوائم المرجعية في نهاية هذا القسم يمكن استخدامها في ضمان تخزين السجلات شبه النشطة بصورة فعالة فيما يتعلق بالوقاية من الكوارث التي قد تضر أو تدمر السجلات. وتذكر أنه من السبل الأساسية والفعالة جدا لحماية سجلاتك وضعها في صناديق.
الكشف عن الإصابة بالحشرات ومعالجتها
تمثل الحشرات مصدر تهديد للسجلات لأنها تستخدمها كمصدر للغذاء (حيث يحتوي الورق على البروتينات والنشاء)، كما أن فضلاتها تؤدي إلى تلف السجلات لدرجة من الممكن أن تشوه أو تمحو جزء من النص. وهناك بعض المناطق في العالم أكثر عرضة للإصابة بالحشرات من غيرها، بيد أن الموظفين بالأمم المتحدة، بغض النظر عن مراكز عملهم، يجب أن يتحققوا من كافة مناطق تخزين السجلات بشكل منتظم لضمان عدم وجود أي دليل على وجود إصابة حشرية. وإذا وجد أي دليل على نشاط للحشرات، فيجب اتخاذ الإجراء اللازم لإيقاف هذا النشاط، وتطهير المكان، والتأكد من عدم إمكانية تكرار الإصابة. ومن المهم بصفة خاصة التأكد من أن السجلات المزمع نقلها إلى المقر الرئيسي للأمم المتحدة خالية من أية إصابة حشرية لأن:
- الجمارك الأمريكية ستؤخر تسليم شحنات السجلات التالفة بفعل الحشرات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات أو ربما حتى تمنع تسليمها
- إذا لم يتم الكشف عن السجلات المصابة حتى وصولها إلى أماكن تخزينها في قسم إدارة المحفوظات والسجلات، فيجب أن تخصص الأمم المتحدة عدد كبير من الموظفين مع الموارد المالية اللازمة لمعالجة هذه السجلات
- إذا لم يتم الكشف عن الإصابة الحشرية على الفور من قبل الموظفين بقسم إدارة المحفوظات والسجلات، فمن الممكن أن تصيب هذه السجلات غيرها من السجلات بمكان التخزين بقسم إدارة المحفوظات والسجلات
تمثل المبادئ التوجيهية المتعلقة بالوقاية من الإصابات الحشرية وعلاجها*
من قسم إدارة المحفوظات والسجلات توجيهات شاملة حول الإجراءات والمواد الضرورية.
ستحتاج أيض إلى وضع خطة الاستئناف بعد الكوارث والتي تضمن، حال وقوع كارثة ما، تصرفك أنت وزملائك بسرعة لاستنقاذ المواد التالفة، والحيلولة دون تلف السجلات الأخرى.
وتختلف هذه الخطة عن خطة السجلات الحيوية من حيث إن الإجراء المتبع في حالات الطوارئ أو الكوارث يغطي كافة السجلات، لا السجلات الحيوية فحسب. ومن الناحية العملية، نجد أن الخطتين مرتبطتان ارتباط وثيق: ولمزيد من المعلومات حول إدارة السجلات الحيوية، انظر قسم مجموعة الأدوات إدارة المخاطر وحماية السجلات الحيوية.
بما أن الاستئناف بعد الكوارث بالنسبة لمكان حفظ السجلات مجال شديد التخصص، لذا ينبغي عليك مناقشة خطة مواجهة الكوارث الخاصة بالسجلات شبه النشطة مع الموظفين بقسم إدارة المحفوظات والسجلات. وينبغي أن تكون هذه الخطة جزء من الخطة الكبرى للبعثة التي ينبغي أن تتضمن:
- كافة السجلات سواء النشطة أو شبه النشطة، علاوة على تلك السجلات المحددة بأنها أرشيفية
- جميع أماكن تخزين السجلات سواء النشطة أو شبه النشطة
عند وضع خطتك، ينبغي أن:
- تتنبأ بالكوارث المحتملة وأثرها على السجلات
- تكون على دراية بالأشخاص الواجب الاتصال بهم لمساعدتك في كل جانب من جوانب الخطة (يستدعي هذا تحري المرونة حيث تتطلب السيناريوهات المختلفة ردود أفعال مختلفة)
- تدرس كيف يمكنك إنقاذ السجلات وإصلاحها حال تلفها (قد تحتاج إلى التنسيق مع متعهدين من الخارج)
- تستقر على أولويات عملية الإنقاذ (على سبيل المثال، السجلات القديمة التي اقترب موعد تدميرها ليست على نفس درجة الأهمية التي تتمتع بها السجلات الأرشيفية أو السجلات الحديثة تقريبا)
- تكون لديك خطة لإتاحة إمكانية الوصول إلى السجلات بصورة مستمرة أثناء إجراء عملية الإنقاذ والإصلاح
- تقوم بوضع قائمة مرجعية لضمان إعادة تأهيل مساحة التخزين المصابة بالأضرار، والتأكد من سلامة وأمان تخزين السجلات فيها مرة أخرى
يتوفر نموذج محتمل للخطة من خلال عينة خطة الطوارئ.
مكونات مربع المعلومات لخطة مواجهة الكوارث بالنسبة للسجلات شبه النشطة
- تدابير وقائية لضمان تقليل مستوى الخطر الذي تمثله الكارثة إلى أقصى حد ممكن
- برنامج السجلات الحيوية يحدد ويحمي هذه السجلات. وتتضمن السجلات الحيوية الخاصة بإدارة تخزين السجلات شبه النشطة:
- تفاصيل الاتصال الخاصة بالموظفين القائمين على إدارة المرفق
- وثائق خاصة بالسجلات الموجودة بالمرفق
- سجل بالمواقع
- إستراتيجيات لمنع الكارثة (متى أمكن)
- إستراتيجية لتأمين السجلات ضد المزيد من الأضرار
- أولويات عملية الإنقاذ
- إستراتيجيات وإجراءات لاستعادة/إصلاح السجلات المصابة بفعل الكارثة
- خطة عمل لاستئناف المهام الأساسية (بالنسبة لإدارة السجلات شبه النشطة، فإن المهمة الأساسية هي الوصول إلى السجلات الموجودة بمكان التخزين)
إن أكثر الكوارث التي يمكن أن تحيق بتخزين السجلات شبه النشطة شيوعا هي تلك التي تنجم عن أضرار الحرائق، أو الأدخنة، أو المياه، والتلف الناجم عن العفن، أو الحشرات، أو القوارض. ومع وجود السجلات الرقمية التي يتم إنشاؤها بنظام الأمم المتحدة، فإن أكثر الطرق أمنا لحمايتها من الكوارث هي التأكد من عمل نسخة احتياطية لها (أي نسخها) وذلك لأن استرجاع الوسائط الرقمية واستنقاذها تعد عملية باهظ التكلفة، ومستنفدة للوقت، وغير موثوقة النتائج. ويعطي جدول "الاستئناف بعد الكوارث: الأسباب، والآثار، والإجراءات" الموجود بنهاية هذا القسم إرشادات عامة حول آثار وسبل إصلاح السجلات التالفة، ولكن تأكد من استشارة قسم إدارة المحفوظات والسجلات قبل اتخاذ أية إجراءات.
قائمة مرجعية: تدابير وقائية لحماية تخزين السجلات شبه النشطة - قواعد عامة
- لا تقم بتخزين السجلات في الطابق السفلي أو بالأدوار العليا أو بالعُلِّيَّة
- تأكد من وجود مساحة تخزين ليست محل نزاع في حق الملكية أو الاستئجار
قائمة مرجعية: تدابير وقائية لحماية تخزين السجلات شبه النشطة - أعمال البناء والانتقال (فترات ازدياد احتمالات الخطر)
- تواصل مع متعهد البناء لكي تكون على دراية كاملة بأعمال البناء القائمة
- تحقق من التأمين - سواء الخاص بالقائمين على البناء أو بمكاتب الأمم المتحدة
- احرص على حماية السجلات بأغطية من البولي إيثيلين أثناء إصلاحات السقف
- تحقق من عدم وجود بالوعات مسدودة حال إجراء أعمال هدم بالقرب من المبنى
- إذا كنت بصدد الانتقال، فاحرص على الاستعانة بنفس طاقم الموظفين ما أمكن ذلك
- اكفل الحماية للسجلات أثناء انتظار نقلها/استبعادها - على سبيل المثال، ارفعها عن الأرضية وضعها على نقالة، وقم بتغطيتها، إلخ.
قائمة مرجعية: تدابير وقائية لحماية تخزين السجلات شبه النشطة - توعية وتدريب الموظفين
- قم بتدريب جميع الموظفين المصرح لهم بالدخول إلى منطقة التخزين بحيث يكون لديهم وعي بالمخاطر التي تهدد السجلات
- قم بتدريب جميع الموظفين المصرح لهم بالدخول إلى منطقة التخزين على التدابير الوقائية لحماية السجلات
- تأكد من حصول الموظفين الجدد على التدريب الكافي الذي يؤهلهم لاتباع التدابير اللازمة لحماية السجلات والتأكد من الحيلولة دون وقوع أية كوارث يمكن توقيها
قائمة مرجعية: تدابير وقائية لحماية تخزين السجلات شبه النشطة - الأمن
- احرص على وضع تدابير إغلاق محكمة
- قم بتركيب أجهزة إنذار أوتوماتيكية
- قم بتركيب أقفال على كافة الأبواب، والنوافذ، وفتحات السقف
- قم بتركيب قضبان و/أو زجاج مصفح حول النوافذ
- قم بإجراء تفتيش منتظم على المرفق وتفتيش أمني على أماكن تخزين السجلات شبه النشطة
- تحكم في جميع مفاتيح البناية
- أشرف على غير الموظفين المتواجدين في أماكن تخزين السجلات شبه النشطة علاوة على زائري المكتب بصفة عامة
قائمة مرجعية: تدابير وقائية لحماية تخزين السجلات شبه النشطة - الحيلولة دون نشوب الحرائق
- حافظ على نظافة ونظام أماكن تخزين السجلات شبه النشطة
- احرص على حظر التدخين في أماكن تخزين السجلات شبه النشطة
- قم بفحص توصيلات الأسلاك الكهربائية بشكل منتظم
- قم بتعيين مسؤول عن مقاومة الحرائق من طاقم العمل
- ينبغي أن يقوم مسؤول إطفاء الحرائق التابع للسلطات المحلية بجولة مع طاقم مكافحة الحرائق لتوضيح الأماكن المعرضة لخطر الحريق
- ابحث مع فريق المطافئ المحلي أفضل السبل لحماية/إنقاذ السجلات في حال نشوب حريق
- قم بتركيب أجهزة إنذار ضد الحرائق، وأجهزة استشعار للأدخنة، والحرارة حسب ما تقتضيه الضرورة
- قم بتدريب الموظفين لرفع مستوى الاستعداد وسرعة تنفيذ عملية الإخلاء
- ينبغي أن تكون الأرفف قوية، وثابتة، وغير قابلة للاشتعال (بما في ذلك الدهانات)
قائمة مرجعية: تدابير وقائية لحماية تخزين السجلات شبه النشطة - الحيلولة دون الأضرار الناجمة عن الفيضانات والتخفيف من آثارها
- تأكد من أن مواسير الإمداد الرئيسية، ومواسير التدفئة والصرف لا تمر على مناطق تخزين السجلات شبه النشطة
- تأكد من أن السقف/الأسقف مائلة، غير مسطحة
- تحقق من تركيب أنظمة إنذار ضد الفيضانات
- قم بشكل منتظم بفحص المواضع التي يمكن أن ينفذ منها الماء
- تحقق من المزاريب والبالوعات واحرص على صيانتها
- تحقق من مستويات الرطوبة بانتظام - فأي ارتفاع في مستوى الرطوبة من الممكن أن يؤدي إلى تسرب المياه
- تأكد من إغلاق الصنابير دائم
- احرص على إيقاف تدفق المياه من شبكة المواسير الرئيسية إذا كانت البناية شاغرة، مع وجود نظام تجاوز تلقائي للحريق
- احرص على استخدام صناديق عالية الجودة ومصنوعة من خامات جيدة، وغيرها من التجهيزات للتخزين
- لا تستخدم الأرفف العليا للتخزين، بل يجب أن تقوم بوظيفة "السقف"
- يجب أن يكون الرف السفلي أعلى من الأرضية بمسافة 6 بوصات (15 سم)
قائمة مرجعية: تدابير وقائية لحماية تخزين السجلات شبه النشطة - اعتبارات خاصة للسجلات الإلكترونية
- تأكد من إجراء عمليات نسخ احتياطي منتظمة على أن يتم اختبارها لضمان إمكانية استعادتها وسهولة قراءتها
- تأكد من تثبيت جدار حماية قوي وحديث
- تأكد من تثبيت برنامج قوي وحديث للحماية من الفيروسات
- قم بتقليص إمكانية الوصول إلى أنظمة الكمبيوتر بتعيين كلمات مرور
- استعن بتشفير البيانات متى كان ذلك ضروريا/ ملائما
- استخدم مولدات وأجهزة حماية إضافية من الارتفاع الفجائي للتيار الكهربائي
- تحرّ العناية الشديدة عند التعامل مع الأقراص المرنة، والشرائط، وما إلى ذلك
الجدول: الاستئناف بعد الكوارث: الأسباب، والآثار، والإجراءات اللازمة |
|||
نوع الوسائط |
سبب التلف |
الأثر |
الإجراء الإصلاحي و/أو الاسترجاعي |
وسائط مغناطيسية ورقمية |
الماء |
الوسائط شديدة الحساسية للرطوبة قد تتعرض للفساد أو التلف |
استعن بالخبراء لاستنقاذها. من الممكن أن تقوم بفك علب الشرائط والأقراص الصغيرة، ثم تجفف الشرائط بوضعها في وضع رأسي في الهواء؛ وتقوم بتجفيف الأقراص الصغيرة بقطعة قماش خالية من الكتان. ثم ضعها في أغلفة جديدة وقم بنسخها. |
وسائط مغناطيسية ورقمية |
العفن |
من الممكن أن يفسدها أو يتلفها. يمثل خطرا على الصحة |
تعامل مع الوسائط مرتديا القفازات والقناع حيث يمكن إيقاف العفن بتقليل درجة الحرارة والرطوبة. قم بالفصل بين الوسائط المصابة والسليمة. استعن بالخبراء لاستنقاذها. |
وسائط مغناطيسية ورقمية |
الحشرات والقوارض |
من المستبعد أن تتغذى على الوسائط المغناطيسية، بيد أن فضلاتها من الممكن أن تفسد الوسائط أو تتلفها. تمثل خطرا على الصحة. |
استعن بالخبراء للقضاء على الحشرات واستنقاذ السجلات. تعامل مع الوسائط مرتديا القفازات والقناع. قم بالفصل بين الوسائط المصابة والسليمة. |
ورق |
الحرائق |
من الممكن أن تتلف الورق، وتجعله هش. |
تعامل بحرص، واستعن بمسؤولي الحفاظ على الورق لإصلاحه و/أو نسخه، أو مسحه ضوئيا، أو وضعه على مايكروفيلم |
ورق |
الماء |
من الممكن أن يتلف الورق، وتضيع معالمه، ويجعله هش |
تعامل مع الورق بحرص، ومن الممكن تجفيف كميات قليلة منه في موقع الكارثة، واستخدم ورقا مجففا لوضعه بين الأوراق المصابة. وإلا فاستعن بخبراء إنقاذ الورق لتجفيف الورق بالتبريد/التفريغ
|
نوع الوسائط |
سبب التلف |
الأثر |
الإجراء الإصلاحي و/أو الاسترجاعي |
ورق |
العفن |
يجعل من الكتابة صعبة القراءة، ويدمر أجزاء من الورق أو الورق بأكمله. يمثل خطرا على الصحة |
تعامل مع الورق المصاب مرتديا القفازات والقناع. ومن الممكن إيقاف العفن بتقليل درجة الحرارة والرطوبة. قم بالفصل بين الورق المصاب والسليم. بمجرد تجفيف الورق، يمكن إزالة العفن. استعن بالخبراء لاستنقاذه. |
ورق |
الحشرات والقوارض |
تجعل من الكتابة صعبة القراءة، وتدمر أجزاء من الورق أو الورق بأكمله. تمثل خطرا على الصحة |
استعن بالخبراء للقضاء على الحشرات واستنقاذ السجلات. تعامل مع الوسائط المصابة مرتديا القفازات والقناع. قم بالفصل بين الورق المصاب والسليم. |
مطبوعات فوتوغرافية |
الحرائق |
من الممكن أن تفسد المطبوعات الفوتوغرافية، وتجعلها هشة |
تعامل بحرص مع المطبوعات الفوتوغرافية، واستعن بخبراء الحفاظ عليها لإصلاحها و/أو نسخها، أو مسحها ضوئيا، أو وضعها على مايكروفيلم |
مطبوعات فوتوغرافية |
الماء |
من الممكن أن يفسد المطبوعات الفوتوغرافية، ويفقدها اتساقها، ويجعلها هشة |
قم بغسل المطبوعات الفوتوغرافية برفق بمياه باردة ونظيفة إذا دعت الحاجة. إذا كانت المطبوعات الفوتوغرافية مهلهلة، فقم بفردها أو تعليقها لكي تجف؛ وإذا كانت ملتصقة بعضها ببعض، فافصل بينها بورق شمعي لكي تجف في الهواء. من الممكن الاحتفاظ بها في دلو يحتوي على مياه نظيفة لمدة 48 ساعة. لا تحاول تبريدها! |
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
- القسم السادس عشر - إدارة المخاطر وحماية السجلات الحيوية
- المبادئ التوجيهية المتعلقة بالوقاية من الإصابات الحشرية وعلاجها (قسم إدارة المحفوظات والسجلات)
خطة الاستئناف بعد الكوارث: هي خطة مكتوبة تحدد ما يلي:
- التدابير والإجراءات الوقائية للحد من مخاطر وآثار الكوارث الطبيعية والكوارث من صنع الإنسان، مثل الفيضانات، والزلازل، وحرائق والحوادث الإرهابية، وما إلى ذلك.
- الخطوات التي ينبغي اتخاذها لاستئناف العمل حال وقوع كارثة
- الموظفون، والمعدات، والعمليات اللازمة لاستعادة السجلات الحيوية، وتأمينها، وإتاحتها حال وقوع كارثة
السجلات الحيوية: هي السجلات التي تتجلى أهميتها، حال وقوع كارثة، في استعادة العمليات الحيوية والأعمال الجارية لمؤسسة ما. ولا تستطيع المؤسسة أن تعمل بكفاءة وفعالية من دون السجلات الحيوية الخاصة بها