المحتويات
نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص إعادة تقييم نظم حفظ الدفاتر
وقت إعادة تقييم نظام حفظ الدفاتر
كيفية إعادة تقييم نظام حفظ الدفاتر
تغيير نظام حفظ الدفاتر وفقا لنتائج إعادة التقييم
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص إعادة تقييم نظم حفظ الدفاتر
- كما أن المؤسسة تشهد تغيرات مع مرور الوقت، فكذلك يمكن لوظائفها والسجلات التي تدعمها أن تتغير أن تتغير أيضا. ومن ثم فقد دعت الحاجة إلى إعادة تقييم لنظام حفظ الدفاتر وبصفة منتظمة.
- ينبغي أن يتولى تنفيذ عملية إعادة التقييم موظف إدارة سجلات البعثة بالتعاون مع مديري وحدات العمل.
- وتعمل إعادة تقييم نظام حفظ الدفاتر على ضمان ما يلي: تغطية النظام للمؤسسة بالكامل وملاءمته للغرض المطلوب وتلبيته للاحتياجات، واحتياجات الزملاء واحتياجات قسم إدارة المحفوظات والسجلات.
- للاستفادة من عملية إعادة التقييم، ينبغي العمل بالنتائج التي تسفر عنها وذلك للعمل على إصلاح الخلل وتعزيز مناطق الضعف.
يوضح هذا القسم في مجموعة الأدوات كيفية إعادة تقييم نظام حفظ الدفاتر. وترتكز الحاجة إلى تنفيذ هذه العملية على سببين وجيهين:
تشهد المؤسسات تغيرات مستمرة
تتولى المؤسسات وظائف ومسؤوليات جديدة وتتوقف عن وظائف ومسؤوليات أخرى وتقوم بتغيير الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ المهام كما تقوم بتنفيذ عمليات مراجعة وإعادة تنظيم واسعة النطاق في بعض الأحيان ومحدودة في أحيان أخرى. ومع مرور الوقت، يكون لذلك تأثير على حفظ الدفاتر نتيجة لوجود علاقة وثيقة بين السجلات والوظائف والأنشطة التي تدعمها. وفي حالة تغير السجلات، فلا بد من التأكد من أن نظام حفظ الدفاتر المتبع لا يزال هو النظام المناسب.
ينبغي أن يكون نظام حفظ الدفاتر سبيل للعون لا الإعاقة
تساعد عملية إعادة تقييم نظام حفظ الدفاتر وبصفة منتظمة في ضمان فعاليته وتلبيته للأهداف المرجوة وملاءمته للغرض المطلوب.
قيام مكتب خدمات الرقابة الداخلية والوحدات الأخرى بالإعداد لعمليات المراجعة.
يتم استخدام المصطلح "إعادة تقييم" لوصف عملية مراجعة داخلية يتولى تنفيذها مكتب أو قسم إنشاء السجلات. بينما يصف المصطلح "مراجعة" عملية مراجعة يتولى تنفيذها قسم إدارة المحفوظات والسجلات أو أمانة أخرى أو مكتب رقابة أو أية وكالة خارجية أخرى ولا يتم تغطية ذلك في مجموعة الأدوات هذه.
وقت إعادة تقييم نظام حفظ الدفاتر
إذا كان نظام حفظ الدفاتر المستخدم جديدا، فإنك من المحتمل أن تقوم بإجراء تغييرات طفيفة أثناء تنفيذ النظام وتدريب الموظفين. ومما يعد من الممارسات الجيدة أن تقوم وبشكل رسمي بإعادة تقييم العناصر خلال فترة تتراوح من ستة أشهر إلى عام للتأكد من أن النظام – بما في ذلك جميع التغييرات الطفيفة – يلبي احتياجات الجميع. وينبغي أن تتسم عملية إعادة التقييم الأولى بالدقة المتناهية والعمق. ويتمثل الهدف من ذلك في ضمان أن نظام حفظ الدفاتر الذي تم إعداده يعمل على:
- إنشاء والاحتفاظ بالسجلات، التي تحتاج إليها أنت وفريق العمل و/أو الإدارة لدعم العمل.
- إضفاء قدر من المساءلة والشفافية على ما يقوم به فريق العمل التابع لك و الأمم المتحدة بوجه عام.
- حماية السجلات الحساسة والحيوية.
- الاشتمال على إجراءات بسيطة ومباشرة يتسنى لجميع أفراد فريق العمل اتباعها.
- اتخاذ التدابير اللازمة للتصرف الموثق في السجلات عندما لا تعد مطلوبة.
إذا كان نظام حفظ الدفاتر يتم استخدامه منذ فترة ما، فإنه ينبغي القيام بإعادة تقييمه كل عامين. وفي بعض الأحيان يكون من السهل إعادة تقييم جزء مختلف من النظام كل عام ومن ثم يصبح ذلك جزءا معتادا من عبء العمل في المكتب أو عند توقع حدوث تغير مهم، على سبيل المثال، التخطيط لتنفيذ تطبيقات إدارة محتوى المؤسسة.
كيفية إعادة تقييم نظام حفظ الدفاتر
قام قسم إدارة المحفوظات والسجلات بوضع أداة تقييم برنامج إدارة السجلات* التي يمكنك استخدامها كأساس لإعادة تقييم نظام حفظ الدفاتر ومن أجل إجراء إعادة تقييم شاملة يمكنك استخدام أداة التقييم بالكامل، أو للتركيز على مجالات معينة يمكنك اختيار الأقسام ذات الصلة. ويتكون الدليل من مجموعة من أسئلة التي يجاب عنها بـ "نعم" أو "لا". تشير الإجابة بـ "نعم" إلى الالتزام بممارسات إدارة السجلات الموصى بها من قبل قسم إدارة المحفوظات والسجلات. وعند الإجابة بـ "لا" ينبغي تدوين أسباب النفي. تذكر أن بعض الإجابات بـ "لا" تكون نتيجة لأن الأسئلة غير ذات صلة (على سبيل المثال، بسبب أنه ليس لديك سجلات سمعية بصرية) على الرغم من أنه قد توجد أسباب أخرى وسوف يساعدك الرجوع إلى الأسباب التي تم تدوينها واتخاذ إجراء بشأنها في تحسين النظام الذي تستخدمه.
وتتمثل إحدى الأفكار الجيدة أيضا في التحدث مع الزملاء عن رأيهم بشأن مدى فعالية نظام حفظ الدفاتر. ويرجع ذلك إلى أن المستخدمين الأخيرين الذين يقومون بإنشاء السجلات واستخدامها قد تكون لديهم رؤى وأفكار مفيدة بشأن نظام حفظ الدفاتر.
قائمة جرد السجلات هي قائمة تضم كافة سلاسل السجلات المختلفة التي يقوم بإنشائها واستخدامها الفريق أو الإدارة. تتطلب أداة تقييم برنامج إدارة السجلات أن تكون الجداول الزمنية معتمدة على نماذج جرد السجلات على أن يتم تحديث نماذج الجرد تلك بشكل دوري؛ لأن نظام حفظ الدفاتر يجب أن يوضح السجلات التي يتم إنشاؤها.
يمكن إنشاء قائمة جرد لنظام وضع السجلات الورقية في ملفات الذي تستخدمه حاليا بطريقة سهلة نسبيا دون تدخل الزملاء. بالنسبة لنماذج جرد السجلات الإلكترونية والسجلات الخاصة قد تحتاج إلى مساعدة الآخرين في تحديد المكان الذي يمكن إضافة جميع هذه السجلات إلى القائمة فيه. وسواء أكانت السجلات ورقية أم إلكترونية أم في صيغ خاصة، فستحتاج بالنسبة لكل مجموعة من السجلات إلى الحصول على المعلومات التالية:
- علامة مميزة (على سبيل المثال، رقم سلسلة السجلات أو الرقم الجاري الذي تقوم بتعيينه كجزء من قائمة الجرد)
- العنوان
- النطاق/الكمية (على سبيل المثال، عدد الصناديق القياس الطولي وما إلى ذلك)
- الوسيط/الصيغة (على سبيل المثال، ورقية أو إلكترونية أو ما إلى ذلك)
- تواريخ التغطية (أي التواريخ القديمة والحديثة للسجلات في المجموعة)
- هل تخضع مجموعة السجلات لجدول زمني للاحتفاظ؟
- أية ملاحظات أو توصيات خاصة بالتصرف في السجلات
- أية ملاحظات أو توصيات خاصة بحفظ السجلات في ملفات
- هل النسخة الموجودة من السجل هي النسخة الأصلية (أي أن مكتبك هو "مكتب السجل") أم هي نسخة مكررة من السجل؟
- السجلات ذات الصلة
سوف يساعدك تسجيل هذه المعلومات في نموذج أو جدول في إجراء مقارنة مع خطط الملفات الحالية والجداول الزمنية للتصرف لتحديد الاختلافات والفجوات والسلاسل الجديدة وما إلى ذلك. وقد قام قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة بإعداد نماذج جرد للسجلات في تنسيقات Microsoft Word وExcel بحيث يمكنك استخدامها.
يقدم توثيق عملية إعادة التقييم دليل على ما قمت به وما عثرت عليه ومتى يمكن الرجوع إليه لإجراء عمليات إعادة التقييم المستقبلية مما يوضح حينئذ مدى الدور الذي قمت به لتحسين أية نقاط ضعف. من الأهمية بمكان القيام بملء أداة التقييم ونماذج الجرد وحفظها مع بعضها البعض ومع أية وثائق أخرى مرتبطة بعملية إعادة التقييم. عندما لا تكون هناك حاجة إلى إجراء تغييرات تقدم عملية التوثيق هذه دليل على الممارسة الجيدة.
تغيير نظام حفظ الدفاتر وفقا لنتائج إعادة التقييم
بمجرد الانتهاء من تنفيذ عملية إعادة التقييم وأية قوائم جرد مرتبطة، فإنه يحين الوقت للتعرف على ما يمكن تحسينه، إن وجد ذلك. تذكر أنه قد لا يمكن إصلاح كل شيء في وقت واحد! وعلى الرغم من ذلك، سوف توفر عملية إعادة التقييم والنتائج بيانات قيمة غاية في الأهمية لدعم العمل بالنسبة للمجالات التي تحتاج إلى إجراء تطويرات وتحسينات.
وهناك بعض الأشياء التي سيمكنك تغييرها بنفسك، لكن هناك أشياء أخرى قد تتطلب الحصول على مساعدة ودعم من الزملاء أو مساعدة من قسم إدارة المحفوظات والسجلات. توفر مجموعة الأدوات هذه معظم الإرشادات والإجراءات التي يحتمل احتياجك إليها عند إجراء تغييرات في نظام حفظ الدفاتر.
استخدم التوثيق الخاص بعملية إعادة التقييم كأساس لإعداد قائمة مرجعية للأشياء المراد القيام بها، ثم قم بإعداد خطة عمل موضحا وقت القيام بهذه الأشياء وترتيب القيام بها.
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
جميع أقسام مجموعة الأدوات ذات صلة.
أداة تقييم برنامج إدارة السجلات (قسم إدارة المحفوظات والسجلات)