المحتويات
أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص إدارة البريد الإلكتروني
إجراءات إدارة البريد الإلكتروني
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص إدارة البريد الإلكتروني
- من الممكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني بمثابة سجلات، وهذا النوع من رسائل البريد الإلكتروني يجب إدارته بنفس الطريقة التي تدار بها السجلات الورقية والسجلات الإلكترونية الأخرى.
- استخدم نظام الإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات (EDRM) أو استخدم ملفاتك الورقية لإدارة سجلات البريد الإلكتروني، ولا تستخدم نظام البريد الإلكتروني نفسه (مثل علبة الوارد أو المجلدات الشخصية).
- عندما يكون البريد الإلكتروني سجل ويتم إنشاؤه داخليا، يكون منشئ الرسالة هو المسؤول عن حفظها.
- عندما يكون البريد الإلكتروني سجل ويتم إنشاؤه خارجيا، يكون المستلم للرسالة هو المسؤول عن حفظها.
- بإمكانك إدارة رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال عن طريق حفظ رسائل البريد الإلكتروني التي تشكل سجلات بشكل منتظم وحذف رسائل البريد الإلكتروني المؤقتة والشخصية وغير ذلك (رسائل البريد الإلكتروني التي لا تشكل سجلات).
يتم إنشاء العديد من سجلات الأمم المتحدة واستلامها بإستخدام نظام Lotus Notes للبريد الإلكتروني. ويتعين إدارة رسائل البريد الإلكتروني التي تشكل سجلات بنفس الطريقة التي تدار بها السجلات الأخرى (أي التي تشكل سجلات بريد إلكتروني). وينبغي أن يسعى جميع موظفي الأمم المتحدة إلى إدارة رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعّال لتعجيل طرق التواصل وتقليص حجم الأعمال الورقية وتنفيذ المهام المكتبية الروتينية بشكل تلقائي. ويشتمل ذلك على ما يلي:
- تمرير الرسائل إلى الموظفين الآخرين عند اللزوم لاتخاذ الإجراءات اللازمة وللإعلام بشيء
- التصرف وفقا للبريد الإلكتروني بالشكل الملائم
- الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني إلى الوقت المطلوب وليس أطول من ذلك
لا تشكل جميع رسائل البريد الإلكتروني سجلات، ولكن من المهم التأكيد على حفظ رسائل البريد الإلكتروني التي تشكل سجلات في نظام حفظ الدفاتر. وبوجه عام، يمكن تقسيم رسائل البريد الإلكتروني إلى فئتين رئيسيتين:
- 1. رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتغطية ورسائل البريد الإلكتروني الشخصية ورسائل البريد الإلكتروني الروتينية (والتي لا حاجة إلى الاحتفاظ بها) – وهذا النوع يطلق عليه "رسائل البريد الإلكتروني التي لا تشكل سجلات"، وغالبا ما تكون رسائل بريد إلكتروني مؤقتة أو شخصية.
- 2. رسائل البريد الإلكتروني التي تنقل القرارات والإجراءات أو التي تمثل دليل على المعاملات التجارية (والتي يلزم الاحتفاظ بها وإداراتها) – وهذا النوع يطلق عليه "سجلات البريد الإلكتروني"
في بعض الأحيان تكون رسائل البريد الإلكتروني هي السجلات المكتوبة الوحيدة للمعاملة التجارية، وفي هذه الحالة إذا لم تتم إدارتها فلن يكون هناك أي سجل يمكن استخدامه فيما بعد لإثبات ما حدث أو للإعلام بأنشطة الأعمال المستقبلية.
وقد تكون رسائل البريد الإلكتروني موجودة بمفردها – مجرد نص – أو تحتوي على مستندات مرفقة (مرفقات). كما قد تكون هذه المرفقات مهمة، مثل ما يتعلق منها بالسياسات والإجراءات ومحاضر الاجتماعات، كما تكون بصيغ مختلفة (مثل ملفات Word بامتداد .doc وملفات Excel بامتداد .xls، وغير ذلك). كذلك قد تكون المرفقات مسودات يتم إرسالها بغرض التعليق أو تكون إصدارات نهائية/مُصدرة يتم إرسالها بغرض الإعلام بشيء. ومن الممكن أن تكون المسودات بمثابة سجلات إذا ما كانت تعرض لتطور سياسة ما مثل. ولذلك، يلزم إدارة بعض المرفقات الأخرى.
يجب عدم استخدام نظام البريد الإلكتروني (صندوق الوارد أو المجلدات الشخصية) لإدارتها كسجلات. ويجب حذف رسائل البريد الإلكتروني المؤقتة بانتظام، كما يجب حفظ رسائل البريد الإلكتروني المهمة في نظام للإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات معتمد من قسم إدارة المحفوظات والسجلات، أو طباعتها وحفظها في ملفات ورقية.
يساعد الرسم التخطيطي الموضح أدناه في التعرف على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل (التي تشكل سجلات) ورسائل البريد الإلكتروني الشخصية أو المؤقتة (التي لا تشكل سجلات):
تذكر:
- يتعين حفظ سجلات البريد الإلكتروني في نظام للإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات أو طباعتها وحفظها في الملفات الورقية
- يجب حذف رسائل البريد الإلكتروني التي لا تشكل سجلات على الفور
إجراءات إدارة البريد الإلكتروني
يمكن أن تجعل من السهل عليك إدارة رسائل البريد الإلكتروني (السجلات وغير السجلات) من خلال اتباع بعض التوجيهات البسيطة.
إنشاء رسائل البريد الإلكتروني وعنونتها
تبدأ الممارسات الجيدة في إدارة رسائل البريد الإلكتروني بإنشائها وعنونتها. وفيما يلي التوجيهات الموصى بها:
- تحديد الأفراد المسموح لهم التعامل مع محتوى الرسالة أو اتخاذ قرارات بشأنه ليكونوا المستلمين الرئيسيين فقط
- الإقلال من استخدام "Reply to All" (رد على الكل)
- استخدم "cc" (نسخة) لأغراض نقل المعلومات فقط
- تناول موضوعا واحدا فقط في كل رسالة بريد إلكتروني
- تضمين رسالة البريد الإلكتروني في نص الرسالة بدل من تضمينها كمرفق
- استخدام أسطر موضوع واضحة وصريحة
- تصنيف رسائل البريد الإلكتروني باستخدام بادئات في سطر "الموضوع" لمساعدة المستخدمين على تحديد ما إذا كانوا سيحذفون رسالة البريد الإلكتروني أم سيفتحونها على الفور أم سيفتحونها في وقت لاحق. انظر الأمثلة التالية:
- اجتماعي: الخروج مساء الأربعاء القادم
- للمعلومات: آخر أخبار عن إضراب عمال السكة الحديدية
- لكافة المديرين: دورة جديدة للمثمنين
- عاجل! تدريب التأهب للحريق في الساعة الثانية عشرة
مسؤولية الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني
يتولى المنشئ مسؤولية الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني وإدارته:
- عند إنشاء البريد الإلكتروني داخليا
يتولىالمستلم مسؤولية الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني وإدارته:
- في حالة استلام البريد الإلكتروني من مصدر خارجي بحيث لا توجد تلك المعلومات في أي مكان آخر بالمنظمة وتشكل جزءا من سجل الأعمال الرسمي وفي حالة وجود مستلمين متعددين، يجب أن يحدد كل مكتب الموظف المسؤول عن حفظ كافة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بموضوع معين.
ينبغي تذكر ثلاث قواعد مهمة عندما تكون المنشئ لرسالة بريد إلكتروني:
- 1. إذا أنشأت رسالة بريد إلكتروني بغرض الحصول على استجابة من مستلم واحد أو عدة مستلمين، فيتعين الاحتفاظ بالنص الأصلي وكافة الاستجابات التي تشكل سجل البريد الإلكتروني الكامل.
- 2. في حالة وجود تبادل مستمر للبريد الإلكتروني، فيجب الركون إلى التقدير الشخصي لتحديد مراحل المناقشة التي ينبغي فيها حفظ نسخة من البريد الإلكتروني كسجل رسمي. ويلزم أن يكون هذا التقدير مستندا إلى أهمية المعلومات الجديدة في رد بالبريد الإلكتروني على رسالة سابقة.
- 3. إذا أضفت معلومات إلى سجل بريد إلكتروني استلمته، فتعتبر هذه المعلومات بمثابة سجل أصلي جديد ويتعين عليك الاحتفاظ بها وإدارتها.
تنظيم العمل
بإمكانك إدارة رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال عن طريق القيام بالأعمال التالية بانتظام:
- حفظ رسائل البريد الإلكتروني التي تشكل سجلات، سواء إلكترونيا في نظام للإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات أو بطباعتها وحفظها في الملفات الورقية
- حذف سجلات البريد الإلكتروني التي تقع مسؤولية حفظها على الآخرين، ويفضل أن يتم ذلك بأسرع ما يمكن بعد التعامل معها
- حذف رسائل البريد الإلكتروني الأخرى إذا لم تعد هناك حاجة إليها
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
- القسم الرابع - حفظ الدفاتر في الأمم المتحدة
- توجيهات إدارة سجلات البريد الإلكتروني (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)
سجلات البريد الإلكتروني: أية رسائل يتم إنشاؤها أو إرسالها أو استلامها في نظام بريد إلكتروني والتي تتطلبها المنظمة للتحكم في أو دعم أو توثيق عملية تقديم البرامج أو تنفيذ العمليات أو اتخاذ القرارات أو تبرير الأنشطة.
البريد الإلكتروني: هو نظام بريدي إلكتروني.