المحتويات
نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص خطط تنظيم الملفات في عمليات حفظ السلام
نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص خطط تنظيم الملفات في عمليات حفظ السلام
- من المتوقع أن تستخدم بعثات حفظ السلام التصنيف لحفظ الدفاتر في البعثات الميدانية الخاصة بعمليات حفظ السلام التابعة للأمم المتحدة، ويتعين على البعثات الجديدة أو حديثة التشكيل استخدامه كأساس لإدارة سجلاتها.
- يوفر تصنيف حفظ الدفاتر إطار توضع خطط تنظيم الملفات وفقا له.
- يغطي التصنيف كافة صيغ السجلات، لا الورقية منها فقط.
- يساعد وضع صورة طبق الأصل من خطة ملفاتك على محركات أقراص مشتركة حيث يتم إنشاء السجلات داخل إدارة النُسخ الإلكترونية للسجلات، وتيسير الانتقال إلى نظام إدارة السجلات الإلكترونية في المستقبل.
قام قسم إدارة المحفوظات والسجلات، بالتعاون مع إدارة عمليات حفظ السلام، بوضع تصنيف لحفظ الدفاتر الخاصة بعمليات حفظ السلام – وهو يعرف باسم تصنيف حفظ الدفاتر في البعثات الميدانية الخاصة بعمليات حفظ السلام التابعة للأمم المتحدة*
(يشار إليها باسم "التصنيف" خلال هذا القسم). بالنسبة للبعثات الموجودة بالفعل التي تم وضع وتنفيذ خطة تنظيم ملفات لها بالفعل، ينبغي استخدام التصنيف كمقياس لمراجعة خطة الملفات الحالية وتحسينها ودعمها. هذا من شأنه مساعدة البعثة في الامتثال لسياسات الأمم المتحدة الأخرى لإدارة السجلات.
ويعتمد التصنيف على مهام وأنشطة عمليات حفظ السلام. وللتصنيف ثلاثة أغراض أساسية هي:
- تنظيم السجلات التي يتم إنشاؤها أو استلامها في سياق عمليات حفظ السلام.
- البحث عن السجلات التي يتم إنشاؤها أو استلامها.
- دعم تنفيذ سياسات إدارة السجلات (على سبيل المثال، فيما يتعلق بالاحتفاظ بالسجلات) من خلال الربط بين إجراءات إدارة السجلات والفئات الموجودة في التصنيف.
بالنسبة للبعثات الجديدة، أو البعثات حديثة التشكيل التي لم تضع خطة تنظيم ملفات لها بعد، يجب استخدام التصنيف كنقطة انطلاق.
تختلف السجلات الورقية عن السجلات الإلكترونية فقط في الصيغة أو الشكل. ويتم الحفاظ على روابط بين السجلات ذات الصلة من خلال وضع وتنفيذ خطة تنظيم ملفات. ولا يمكن تخزين السجلات الورقية والإلكترونية في نفس المجلدات الفعلية، بيد أنه من الممكن تخزينها في نفس المجلدات المنطقية - أي في نفس المكان في الهيكل الكلي.
وما لم يكن لديك نظام إدارة إلكترونية للوثائق والسجلات معتمد من قسم إدارة المحفوظات والسجلات (EDRM)، يظل الشكل الرسمي للسجلات هو الشكل الورقي، كما يجب أن تقوم بطبع سجلاتك وحفظها. وللمساعدة على إدارة البيئة الإلكترونية التي يتم في إطارها إنشاء السجلات، ينبغي أن تقوم بإنشاء هيكل لمجلد إلكتروني على محرك أقراص مشترك يطابق تصنيفك، ومن ثم ملفاتك الورقية أيض. وعلى الرغم من أن هذا ليس هو الملف الرسمي، ألا إنه يضمن أنك أنت وزملاءك لديكم نظام واحد فقط ينبغي التعرف عليه واستخدامه. كما يجعل من الأيسر تحديد إجراءات الاحتفاظ وتطبيقها على جميع السجلات، بما في ذلك النُسخ الإلكترونية.
تعتبر الأمثلة التالية مستقاة من التصنيف وهي تظهر الطريقة التي يمكن بها عمل نسخة مطابقة من التصنيف باستخدام مجلدات إلكترونية على محرك أقراص مشترك.
ينقسم التصنيف إلى ثلاثة أقسام أساسية هي:
- إدارة البعثات الميدانية
- دعم البعثات الميدانية
- العمليات الميدانية
يتطلب عمل نُسخة طبق الأصل على محرك أقراص مشترك لحفظ الملفات الإلكترونية إنشاء سلسلة من المجلدات العليا كما هو موضح أدناه:
أول ثلاثة أقسام فرعية من فئة "إدارة البعثات الميدانية" الخاصة بالتصنيف (والأقسام الفرعية المنبثقة عنها) هي كالتالي:
01 إدارة الأصول |
|
|
01 المحافظة على جرد الأصول |
|
02 شطب الأصول |
02 تنفيذ الميزانية |
|
|
01 تخصيص اعتمادات الميزانية |
|
02 مراقبة الميزانية |
03 التعامل مع المطالبات |
|
|
01 إدارة مجلس مراجعة المطالبات |
|
02 إدارة مجلس حصر الممتلكات |
|
03 مراجعة المطالبات |
يمكن إنشاء هذه الأقسام الفرعية أدنى المجلد الصحيح:
ويمكن عمل نُسخ طبق الأصل من بقية التصنيف بنفس الطريقة.
يجب أن يكون الهيكل الأساسي لخطة تنظيم ملفاتك مطابقا للتصنيف مع الوضع فى الاعتبار أن أدنى المستويات (حيث تقوم بتخزين السجلات) تعتمد على عمل واحتياجات فريقك الخاصة. تذكر أنه بالنسبة لجميع البعثات الجديدة، يجب أن تستخدم التصنيف كأساس. يجوز أن تكون هناك فترات تحتاج فيها لتقسيم مجلد إلكتروني تقسيم فرعي (على سبيل المثال، لتحسين تنظيم المحتويات)، ولكن هذا لا ينطبق على السجلات الرسمية في الملف الورقي.
فيما يلي بعض التلميحات حول إنشاء مجلدات إلكترونية لإنشاء سجلات وتقسيمها تقسيم فرعي:
- لا تقم بإنشاء مجلدات إلا إذا كانت هناك حاجة تشغيلية لفصل الوثائق أو الجمع بينها
- لا تقم بإنشاء مجلد إلا إذا كانت هناك وثائق يمكن إيداعها فيه
- حاول ألا يكون لديك عدد مبالغ فيه من المستويات في الترتيب الهرمي لأن هذا ينطوي على عدد مغالى فيه من النقرات هبوط لتحديد مكان السجلات (سيساعدك استخدام التصنيف على الحد من هذا الخطر)
ستحتاج لأن يكون لديك خطة تنظيم ملفات تغطي جميع السجلات، بما في ذلك السجلات الورقية والإلكترونية. تذكر أنه ما لم يكن لديك نظام معتمد للإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات، فإن الشكل الرسمي للسجلات هو الورقي؛ يساعد النسخ الإلكتروني المطابق للتصنيف على إدارة عملية إنشاء السجلات وحفظها في ملفات فيما بعد.
قد تتطلب السجلات الموجودة في وسائط أخرى معاملة خاصة، ولكن يظل نفس التصنيف ينطبق عليها. لمزيد من المعلومات، انظر قسم مجموعة الأدوات المعروف باسم "إدارة السجلات ذات الصيغ الخاصة".
تبين التصنيفات الطريقة التي يتم بها تنظيم أو تصنيف السجلات والملفات في نظام حفظ الدفاتر. ويعتمد تصنيف حفظ الدفاتر في البعثات الميدانية الخاصة بعمليات حفظ السلام التابعة للأمم المتحدة على مهام وأنشطة الأعمال الخاصة بعمليات حفظ السلام. وتعرف الأقسام الفرعية باسم سلسلة السجلات. من المهم أن نتعرف على سلسلة السجلات لأن الملفات في السلسلة تتمتع بأوجه تشابه مما يعني أنه يمكن - وينبغي - إدارتها بشكل متسق. وبتعبير آخر، إننا لسنا بحاجة إلى تحديد تفاصيل حفظ الملفات أو الاحتفاظ بها لكل ملف على حدة. ويمكن أن تعتمد السلاسل في المستويات الدنيا لخطة تنظيم الملفات على معايير أخرى تيسر تنظيم وإدارة السجلات بقدر أكبر. ومن الأمثلة الشائعة ما يلي:
- ملفات الحالة (حيث ينتمي كل ملف إلى حالة مفردة لمهمة ما أو نشاط مشترك؛ على سبيل المثال ملفات الموظفين)
- ملفات المشاريع (ينتمي كل ملف إلى مشروع مختلف)
- ملفات المعاملات (ينتمي كل ملف إلى معاملة مفردة، على سبيل المثال عطاءات المشتريات)
- الاجتماعات (حيث لكل نوع أو اجتماع متعاقب ملفه الخاص به)
وداخل سلاسل السجلات، تدعو الحاجة إلى ترتيب الملفات المفردة منطقي بحيث يمكن العثور عليها بسهولة. وحتى في وجود السجلات الإلكترونية، من المفيد أن يكون لديك قائمة مرتبة بعناوين الملفات أو أرقامها لاستعراضها. ومرة أخرى، هناك العديد من الخيارات لترتيب الملفات داخل السلسلة، وفيما يلي القليل من الأمثلة:
- أبجدي حسب العنوان/الموضوع
- أبجدي حسب الاسم
- زمني حسب تاريخ الاجتماع
- تتابعي حسب رقم المرجع
وأخير، ستحتاج إلى التأمل في طريقة تنظيم سجلاتك في الملف. على سبيل المثال، زمني، أو تعاقبي حسب رقم الفاتورة، أو حسب مكانها في إطار تطور الأنشطة (على سبيل المثال، قبل الحدث، أو أثناء الحدث، أو بعد الحدث).
ستدرك أفضل وسيلة لتنظيم السجلات داخل الملفات لأنك أنت وزملاءك في العمل القائمون على إنشائها والوصول إليها في أغلب الوقت. ستعلم أيض ما إذا كانت أفضل طريقة لجمع السجلات هي حسب الموضوع، أو الحالة، أو النشاط، أو رقم المرجع داخل تصنيفك.
قد ترى المكاتب أنه من المفيد إنشاء والحفاظ على فهارس تساعد الفريق في العثور على سجلات بمصطلحات بحث (على سبيل المثال، اسم شخص أو المكان أو الموضوع) والتي لا تنعكس في خطة تنظيم الملفات. على سبيل المثال، قد ترغب في البحث عن شخص في سلسلة من السجلات حول موضوع ما. وكما الحال فيما يتعلق بالاستقرار على أفضل وسيلة لتصنيف سجلاتك، ستجد أنك أنت وفريق عملك من يقررون الحاجة لفهرسة سجلاتك ونوع الفهرسة اللازمة. ومن الممكن أيض فهرسة السجلات الإلكترونية.
ينبغي أن تتم الفهرسة لحظة الجمع أو الإنشاء، ويجب أن تتم بأبسط صورة ممكنة. ومن الأفضل إعداد قاعدة بيانات بسيطة، أو على الأقل استخدام جدول بيانات أو جدول معالج الكلمات لتمكينك من البحث والفرز. ستحتاج أيض لوضع إجراءات تتعلق بما ينبغي فهرسته. إذا تبنيت الفهرسة حسب الموضوع، فستحتاج للتفكير في اللغة المقيدة الأمر الذي تتجلى فائدته عند البحث عن مصطلحات بديلة لنفس الموضوع.
هناك مثال إرشادي حول الفهرسة في نهاية هذا القسم.
أحيان يكون من الصعب حفظ سجلات في ملف وحيد لأنه قد ينتمي في نفس الوقت إلى سجلات في ملف آخر أو لأنه ينتمي إلى موضوعين أو قضيتين مختلفتين. وفي هذه الحالة، يجب أن يستقر المكتب على احتياجاته من الإشارات المرجعية. فمن الممكن حفظ السجل في ملف واحد، ووضع صفحة إشارة مرجعية في الملف/الملفات الأخرى. ويجدي هذا مع السجلات الضخمة مثل التقارير. أما إذا كان السجل صغير، فيكون من الأسهل نسخه ووضعه في الملفين.
هناك مثال على إجراءات الإشارات المرجعية في نهاية هذا القسم.
مثال على توجيهات حول فهرسة الملفات
الفهارس
إضافة إلى ملفات الموضوعات وملفات الموظفين، من المفيد الاحتفاظ بنظام إلكتروني لحفظ الملفات كما هو موضح أدناه لتسهيل متابعة المراسلات السابقة حول موضوع بعينه أو من فرد بعينه:
فهرس الاتصالات الواردة — ينبغي إدراج التفاصيل الخاصة بالاتصالات المهمة في شكل فهرس حسب المرسل، بما في ذلك تفاصيل موجزة عن كل اتصال، ورقم الملف الذي تم إدراجه فيه.
فهرس الاتصالات الصادرة — يعتبر الملف المرتب زمني من نُسخ الاتصالات الصادرة أداة مساعدة مرجعية جاهزة وملائمة. في هذا الملف، يتم ترتيب نُسخ الاتصالات الصادرة من نفس المسؤول أو الوحدة ترتيب زمني وحفظها مع.
ملفات منفصلة ومتسلسلة زمني للبرقيات الواردة والصادرة — عندما تقدم شبكة البث الإذاعي التابعة لمنظمة الأمم المتحدة خدماتها إلى أحد المكاتب، فلن يكون من الضروري عادة أن يحتفظ كاتب التسجيل بفهارس للبرقيات المرسلة عبر الشبكة، حيث يمكن اقتفاء أثرها من النُسخ التي يحتفظ بها موظفو اتصالات الخدمات الميدانية.
وفي البعثات الأصغر حيث ربما لا يكون هناك قدر كبير من المراسلات، قد يستبدل الإجراء السابق بسجلات منفصلة للمراسلات الواردة والصادرة. وتوضح سجلات الاتصالات الواردة تفاصيل كل اتصال (الراسل، والمرسل إليه، والتاريخ، ونبذة موجزة حول الموضوع)، والملف الذي ترتبط به، والمسؤول الذي أرسلت إليه بمعرفة كاتب التسجيل لاتخاذ إجراء بشأنها. كما توضح سجلات الاتصالات الصادرة تفاصيل مشابهة.
مثال على إجراءات الإشارات المرجعية للملفات
الإشارات المرجعية للمراسلات — يتم عمل إشارات مرجعية للمراسلات عندما تخص شخصين أو موضوعين أو أكثر؛ ويتم عمل النُسخ اللازمة بحيث يمكن إيداع نسخة واحدة في كل ملف خاص بها. ويتم عمل إشارات مرجعية للمراسلات التي تخص أفرادا وملف موضوعات بعينه أيض بنفس الطريقة.
- تصنيف حفظ الدفاتر في البعثات الميدانية الخاصة بعمليات حفظ السلام التابعة للأمم المتحدة* (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)
سلسلة السجلات: مجموعة من السجلات المتشابهة التي يتم ترتيبها حسب نظام ما لحفظ الملفات، وترتبط ببعضها البعض نتيجة إنشائها، أو استلامها، أو استخدامها في نفس النشاط.