المحتويات
نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص حفظ الدفاتر في الأمم المتحدة
مقدمة – ما المقصود بحفظ الدفاتر؟
كيف يتم تطوير برنامج إدارة السجلات؟
خصائص أنظمة حفظ الدفاتر الورقية
خصائص أنظمة حفظ الدفاتر الإلكترونية
تنظيم أنظمة حفظ الدفاتر الورقية والإلكترونية
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص حفظ الدفاتر في الأمم المتحدة
- يجمع نظام حفظ الدفاتر بين الأشخاص وعمليات إنشاء السجلات والسجلات ذاتها والأدوات المستخدمة في إدارتها في إطار من السياسات والإجراءات والمبادئ التوجيهية.
- من الأهمية بمكان عند تصميم أنظمة حفظ الدفاتر أو مراجعتها تذكر أنه كلما طالت المدة المطلوبة لحفظ السجلات كلما زادت الإدارة التي تتطلبها.
- يجب أن تدعم أنظمة حفظ الدفاتر حاجات العمل الخاصة بالمهمة سواء كانت تحتوي على سجلات ورقية فقط أو سجلات إلكترونية فقط أو مزيج من الاثنين.
- وإلى أن يتم تعميم نظام تطبيقات إدارة محتوى المؤسسة في جميع أنحاء المنظمة أو ما لم يكن هناك نظام إدارة إلكترونية للسجلات، يظل الورق هو الشكل الرسمي لصيغة السجلات.
- فكرة "المكاتب الخالية من الأوراق" أمر يستبعد تنفيذه على أرض الواقع في الأمم المتحدة. ولذلك فلا بد من تكامل الأنظمة الورقية والإلكترونية المختلفة في نظام واحد مختلط يبدو بسيطا ولكنه يفي بالغرض.
- لا يمكن الاعتماد على أنظمة الإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات إلا على تلك التي تفي بمعايير قسم إدارة المحفوظات والسجلات حيث يعتد بها كدليل على عمل الأمم المتحدة وإجراءاتها.
- يجب الاحتفاظ بكافة السجلات بغض النظر عن صيغتها باستخدام نفس الجدول الزمني للاحتفاظ (الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام)
- تنطبق المبادئ الأساسية لإدارة السجلات الورقية على إدارة السجلات الإلكترونية، وقد تختلف كيفية تطبيق هذه المبادئ وفقا لطبيعة الوسيلة.
- ينبغي عمل نسخة احتياطية من البيانات والسجلات الإلكترونية بشكل روتيني وبانتظام كسبيل لحمايتها في حالة الطوارئ.
مقدمة – ما المقصود بحفظ الدفاتر؟
على مدار عمليات حفظ السلام التي تم تنفيذها، كانت تبقى سلسلة من الشواهد تسطر وتوثق ما قد تم القيام به. وحفظ الدفاتر هو عملية إنشاء سجل لهذه الأدلة وحفظه وإدارته واستخدامه عن وعي – في شكل سجلات – مما يفي باحتياجات حفظة السلام - والأمم المتحدة على نطاق أوسع - من المعلومات بقصد تقديم أدلة عن العمل الذي تم إنجازه والوصول إلى التطلعات الكبرى الملقاة على عاتق إدارة عمليات حفظ السلام والبعثات الميدانية لحفظ السلام والأمم المتحدة من قِبل الدول الأعضاء والجهات الأخرى المعنية والمجتمع ككل.
ويجمع نظام حفظ الدفاتر بين مهام حفظ الدفاتر والأنشطة والمعاملات والأشخاص القائمين على تنفيذها والسجلات الناتجة ذاتها والنموذج التصوري المستخدم في فهم ما هية السجلات والأدوات المستخدمة في إدارتها بمرور الزمن بالإضافة إلى إطار السياسات والإجراءات والمسؤوليات التي تدعم ذلك كله.
وتتضح العلاقة المتبادلة بين حفظ الدفاتر وعمليات حفظ السلام في الرسم التخطيطي الموضح أدناه:
Interrelationship of Peacekeeping with Recordkeeping
يطلق على نموذج السجلات المستخدمة في الأمم المتحدة اسم دورة الحياة. ويتكون من أربع مراحل:
- مرحلة الإنشاء/الاستلام
- المرحلة النشطة
- المرحلة شبه النشطة/غير النشطة
- مرحلة حفظها في الأرشيف أو تدميرها
ويمكن تمثيل ذلك بالرسم التوضيحي التالي:
يتم إنشاء السجلات أو استلامها كجزء من العمل الرسمي للأمم المتحدة ثم تدخل في المرحلة النشطة. وأثناء هذه المرحلة تتمتع السجلات بأعلى قيمة لاحتوائها على المعلومات التي يمكن استخدامها لتقديم دليل لما حدث أو للاستفادة منها في عمل آخر. وبمرور الزمن تقل قيمة المعلومات الموجودة في السجل أو صلتها ومن ثم يدخل السجل في المرحلة شبه النشطة أو غير النشطة. وأثناء هذه المرحلة يكون الرجوع إلى السجلات نادرا ولكن يجب الاحتفاظ بها لأسباب قانونية أو للأسباب التي تتعلق باستخدامها كأدلة أو لقيمتها التاريخية على المدى الأبعد. وفي نهاية عمر السجل إما أن يتم تدميره لأنه لم يعد له قيمة أو يتم إرساله إلى محفوظات الأمم المتحدة لحفظه بشكل دائم حيث يمكن استخدمه في البحث التاريخي وتستخدمه المنظمة كجزء من ذاكرتها بعيدة المدى.
وتُستخدم أدوات إدارة السجلات بطرق مختلفة في مراحل مختلفة من دورة الحياة. وفيما يلي الأدوات الرئيسية الخاصة بسجلات البعثة (التي تم تغطيتها بمزيد من التفاصيل في أقسام مجموعة الأدوات الأخرى):
تصنيف حفظ الدفاتر وخطط الملفات (انظر القسم السابع - خطط تنظيم الملفات في عمليات حفظ السلام)
"نظام فكري يرتب العناصر في مجموعات ومجموعات فرعية وفقا لقواعد محددة مسبقا."
الجداول الزمنية للاحتفاظ – الجدول الزمني لعمليات حفظ السلام*
(انظر القسم الثامن)
وهي عبارة عن أمر شامل يغطي عملية التخلص من السجلات بحيث يضمن الاحتفاظ بها ما دعت الضرورة إلى ذلك اعتمادا على قيمتها الإدارية والمالية والقانونية والتاريخية.
التخزين
"وهو قرار بحفظ سجل بغية تخزينه. وتضمن الظروف الملائمة للتخزين حماية السجلات وإتاحة الوصول إليها وإدارتها بطريقة غير مكلفة".
أمن المعلومات (انظر القسم السادس – إدارة المعلومات الحساسة)
"هو السياسات والإجراءات والممارسات المطلوبة للمحافظة على سرية المعلومات وتكاملها وإتاحتها تقديم ضمان بذلك."
نظام حفظ الدفاتر هو مجموعة من الأدوات والسياسات والإجراءات التي تعمل معا على جمع السجلات وتنظيمها وتصنيفها مما يسهل من إدارتها وحفظها واسترجاعها واستخدامها والتخلص منها على نحو آمن. ومن الأهمية بمكان أن هذا النظام يمثل النظام "المنطقي" لإدارة السجلات ولا يرتبط بالصيغ التي تم بها إنشاء تلك السجلات. ويتطلب تطبيق نظام حفظ الدفاتر في أي منظمة حديثة وجود مديري سجلات وأمناء محفوظات ومحترفين في أنظمة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات ومديرين وموظفين يقومون بإنشاء السجلات تتضافر جهودهم (أي الجميع!) من أجل تحقيق هدف مشترك – ألا وهو حوكمة المعلومات بشكل جيد.
ويتولى المسؤولية عن ذلك قائد الفريق أو مدير الوحدة أو القسم أو رئيس البعثة أو مدير شؤون الإدارة/المسؤول الإداري الأول لضمان أن المكتب يتمتع بنظام حفظ دفاتر ملائم لمتطلباته الخاصة. قد يطلق على نظام حفظ الدفاتر المُتبع في المكتب "نظام الحفظ في ملفات" أو "قلم السجل". وينبغي أن تضم كل بعثة موظف إدارة السجلات/المعلومات وغالبا ما يكون في قسم الخدمات العامة للقيام بتصميم النظام وتنفيذه.
وتحتوي أنظمة حفظ الدفاتر بالأمم المتحدة على ثلاثة عناصر رئيسية:
- أنظمة وإجراءات لإنشاء السجلات وحفظها
- أنظمة لتصنيف السجلات وحفظها في ملفات وإجراءات للحفظ
- الجداول الزمنية للاحتفاظ وإجراءات الاحتفاظ المتخذة
إن فكرة "المكاتب الخالية من الأوراق " لم يحن تنفيذها بعد ونظرا لأن هذه العناصر ليست خاصة بصيغة واحدة فيجب أن يغطي نظام حفظ الدفاتر أو أيا كان اسمه، كافة السجلات التي تم إنشاؤها (ورقية، إلكترونية الخ.). ومن الضروري مشاركة موظفي قسم الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات لضمان توافق أنظمة الكمبيوتر بحيث يمكن تطبيق نظام حفظ الدفاتر على السجلات الإلكترونية أيضا.
ظهرت أنظمة حفظ الدفاتر في الأعمال منذ أمد بعيد. وتكمن أهميتها في ضمان أن الأدلة والمعلومات التي تم إنشاؤها في إطار تنفيذ العمل تتم إدارتها بطريقة مثلى. وتتيح لنا أنظمة الحفظ في ملفات وخطط الملفات ربط السجلات الفردية وإدارتها بحيث يمكننا القيام بما يلي:
- الوصول إلي السجلات ذات الصلة مع إلمام "بالوضع ككل"
- إضافة مواد جديدة واسترجاع السجلات الموجودة
- التخلص من الحاجة إلى الاعتماد على الذاكرة أو البحث في أعداد كبيرة من الوثائق للعثور على الأشياء المطلوبة
- تبسيط المسؤوليات الروتينية المعتادة كنقل السجلات وتدميرها بموجب تصريح
وفي بعض الأحيان تحتاج السجلات إلى إدارتها بشكل فردي بالإضافة إلى إدارتها كمنظومة متكاملة. وتُعرف هذه الطريقة الدقيقة بنظام قلم السجل الذي يتم فيه تسجيل كل سجل (مراسلة، تقرير وما إلى ذلك) في سجل أو قاعدة بيانات ثم إعطاءه رقم تسجيل. ويتم حفظ التفاصيل الخاصة بالعنصر الذي تم تسجيله (على سبيل المثال، المرسل والمرسل إليه وتاريخ الاستلام وما إلى ذلك) فضل عن موضوع أو بنود فهرسة أخرى تتم إضافتها. ويُعطى السجل رقما مرجعيا ليتم إرساله مباشرة إلى الموظف المعني لاتخاذ الإجراء اللازم أو يتم حفظه في ملف حتى يتم إرساله برفقة كافة السجلات المشابهة ذات الصلة إلى الموظف المعني. والطرق المتبعة في أقلام السجلات هي أفضل الطرق بالنسبة للمكاتب التي تتلقى أحجاما كبيرة من السجلات تتطلب متابعة دقيقة.
كيف يتم وضع برنامج إدارة السجلات؟
روعي في تصميم الأدوات التي يقدمها قسم إدارة المحفوظات والسجلات في هذه المجموعة من الأدوات أن تكون صالحة للاستخدام في كافة البعثات. وقد صممت بغرض التوفيق بين ممارسات حفظ السجلات في كافة البعثات والوصول إلى ممارسات قياسية تخضع لمعايير بحيث لا تصبح البعثات في حاجة فيما بعد إلى تطوير ممارسات محلية لتتوافق مع أغراض معينة أو وضع ممارسات جديدة "وإعادة الكرة" مرة أخرى.
ومع ذلك فلا بد لكل بعثة أن تقوم بالتخطيط لعملية تطبيق برنامج إدارة السجلات وتعمل على تنفيذها. وتقع هذه المسؤولية على كاهل موظف إدارة سجلات البعثة بالتعاون مع أصحاب الصلة المعنيين بذلك مثل موظفي قسم الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات ومديري وحدات العمل الفنية.
ويقدم قسم إدارة المحفوظات والسجلات دليل تصميم أنظمة حفظ الدفاتر وتنفيذها* كإطار ودليل عملي لتنفيذ نظام حفظ الدفاتر في البعثة. تتكون منهجية تصميم أنظمة حفظ الدفاتر وتنفيذها من 8 خطوات بحيث يتم استخدامها في تصميم أو إعادة تصميم الأنظمة التي تقوم بإنشاء الملفات وحفظها والمحافظة عليها. ويعمل الدليل على تقديم شرح تفصيلي عن المنهجية وتوضيح دورها وكيفية استخدامها في تصميم أفضل أنظمة الممارسة وتنفيذها وذلك لضمان تحقيق قدر من الكفاءة التنظيمية في إطار من المساءلة. وتحتوي "الأنظمة" التي تم فحصها في هذا الدليل على البرامج والمكونات الصلبة بيد أنها تضم أيضا السياسات والإجراءات وأدوات حفظ الدفاتر والاستراتيجيات والأشخاص. كما تحتوي أيضا على ملحقات مفيدة مثل دليل تطوير حالة العمل وتحليل المخاطر.
وهذا الدليل موجه خصيصا وبشكل رئيسي لفئة من القراء وهم مديرو السجلات وفرق العمل في مشاريع إدارة السجلات والاستشاريون وكل من هو مسؤول عن تصميم أنظمة حفظ الدفاتر أو إدراج وظيفة حفظ الدفاتر في الأنظمة الموجودة.
تضم هذه المجموعة من الأدوات عينة لخطة عمل خاصة بتطوير برنامج إدارة السجلات استنادا إلى منهجية دليل تصميم أنظمة حفظ الدفاتر وتنفيذها.
خصائص أنظمة حفظ الدفاتر الورقية
على الرغم من أن المبادئ الأساسية لنظم حفظ الدفاتر تظل واحدة بغض النظر عن صيغة السجل، إلا أنه توجد بعض الفروق بين أنظمة حفظ الدفاتر التي تم تصميمها خصيصا لإدارة السجلات الورقية وتلك الأنظمة التي تم تصميمها لإدارة السجلات الإلكترونية.
خزائن لحفظ الملفات وأغلفة الملفات
ينبغي على فرق العمل تخصيص أماكن للملفات التي تم حفظ السجلات فيها بحيث تكون مخصصة للسجلات الورقية. يحتوي مكان حفظ الملفات على خزانة أو خزانتين من خزائن الملفات أو الخزائن القابلة للقفل مع وجود مساحة كافية حولها لتسهيل عملية فتح الأدراج أو الأبواب بغرض استرجاع الملفات. وقد يفيد سطح الخزانة الفارغ أو وجود منضدة مجاورة في وضع الملفات لإعادتها والسجلات الجديدة لحفظها والملفات لإخراجها إلخ. وينبغي إتاحة خطة تنظيم الملفات لسلسلة السجلات الموجودة في مكان حفظ الملفات، ولتكن على سبيل المثال على شكل حافظة على جانب الخزانة. وينبغي وضع ملصقات واضحة على أدراج أو خزائن الملفات تحتوي على تفاصيل سلسلة الملفات والنسب الخاصة بالملفات الموجودة في الدرج (على سبيل المثال ملفات الموظفين ذوي الألقاب التي تبدأ بحرف أ إلى حرف ى).
يجب حفظ السجلات النشطة في أغلفة. وتحتاج جميع الملفات التي يتم نقلها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات إلى مجلدات مصنوعة من ورق المانيلا أو الورق المقوى المضغوط حيث سيغني استخدام هذا النوع عن ضرورة إعادة تغليف الملفات عند نقلها. وينبغي وضع ملصقات على جميع أغلفة الملفات بشكل واضح وصحيح بحيث تحتوي على الرقم المرجعي للملف وعنوانه وتاريخ فتحه (عادة ما يكون تاريخ أول سجل) فضل عن اسم المكتب أو القسم أو البعثة الميدانية. كما أن تضمين الجدول الزمني للاحتفاظ ذي الصلة قد يفيد كمؤشر لمدة حفظ السجلات (تذكر أن تتحقق دائما من الجدول الزمني الرئيسي قبل القيام بأي إجراءات للتخلص من السجلات).
وكما هو الحال في معظم الممارسات المكتبية ينبغي توثيق إجراءات الحفظ في ملفات. وفيما يلي أمثلة للإرشادات المتعلقة بعملية الحفظ في ملفات ومثال لإجراء متعلق بحفظ سجلات الموظفين في ملفات. ومن الأهمية أيضا بمكان إجراء جرد للملفات بشكل منتظم للتأكد من عدم فقدان أي منها.
مثال للإرشادات المتعلقة بعملية الحفظ في ملفات
أنواع الملفات
ينبغي أن تحافظ كل بعثة على الملفات الآتية:
- سلسلة من الملفات الخاصة بموضوع البعثة مما يعمل على تغطية أنشطتها (الفنية والإدارية). وينبغي إنشاء الملفات السرية عند الضرورة؛
- ملفات الموظفين والتي يتم إعدادها لكافة الموظفين بما في ذلك الموظفين الذين تم تعيينهم محليا والمراقبين العسكريين وما إلى ذلك والمتقدمين للحصول على وظيفة. تعتبر كافة ملفات الموظفين ملفات سرية.
إدارة الملفات الخاصة بموضوع البعثة
- مجلد الملفات — ينبغي تمييز مجلدات الملفات باسم البعثة التي تخصها. ويعد هذا الأمر في غاية الأهمية لضمان إمكانية تحديد السجلات عند إرسالها إلى المقر الرئيسي ليتم الاحتفاظ بها بشكل مؤقت أو حفظها بشكل دائم. وينبغي طباعة المعلومات على الوجه الأمامي لغلاف الملف باستخدام الأختام المطاطية أو أقلام التحديد ذات الحبر الثابت.
- نقل الملفات — ينبغي حفظ السجل العادي في الخزانة الخاصة بالملفات التي يتم نقلها إلى فرد أو مكتب آخر.
- عمليات الجرد — ينبغي إجراء عملية جرد للملفات بواقع مرة واحدة على الأقل في كل عام للتأكد من عدم فقدان أية ملفات.
مثال لإجراءات حفظ الملفات (بالنسبة لسجلات الموظفين)
المحافظة على الملفات الخاصة بحالة الموظفين
- المجلدات الخاصة بملفات الموظفين — ينبغي أن يحمل كل مجلد يحتوي على ملف خاص بأحد الموظفين اسم الفرد المعني (اسم العائلة متبوعا بباقي الأسماء المذكورة) بالإضافة إلى إشارة تتعلق بحالته الوظيفية، أي ما إذا كان موظف دولي أو محلي أو مراقب عسكري أو متقدم بطلب وظيفة وما إلى ذلك.. وتعد هده المعلومات في غاية الأهمية للتأكد من إمكانية التعرف على السجلات عند إرسالها إلى المقر الرئيسي لمعالجتها.
- نقل ملفات الموظفين — ينبغي الاحتفاظ بأي سجل عادي في الخزانة الخاصة بالملفات عند نقل أي ملف خاص بأحد الموظفين إلى مكتب آخر.
وفيما يلي ثلاثة أنواع من ملفات الموظفين التي تقوم البعثات عادة بالاحتفاظ بها.
- ملف المركز الرسمي — ويحتوي على جميع المواد بخلاف العناصر التي يتم حفظها في الملف الشخصي: المرسلات الإدارية والنماذج الخاصة بأحد الموظفين (بما في ذلك الموظفين المحليين) أو المراقبين العسكريين. يتم حفظ استمارات الإجراء الوظيفي واتفاقات الخدمة الخاصة في الجانب الأيسر من مجلد الملف بينما يتم حفظ السجلات الأخرى ذات الصلة في الجانب الأيمن.
- الملف الشخصي — ويحتوي على معلومات تعتبر شخصية تماما لا يتمتع بحق الوصول إليها إلا الفرد المعني وعدد محدود جدا من المسؤولين المعينين. وفي حال استخدام الملف الشخصي، يتم إعلام الموظف صاحب الملف بالسبب الذي دعا إلى ذلك واسم الموظف الذي قام بذلك. وعلى أية حال، ينبغي أن يظل الملف الشخصي دائما في أماكن العمل الخاصة بوحدة سجلات الموظفين.
- ملف طلب الحصول على وظيفة — ويحتوي على الطلبات الخاصة بالمتقدم والمراسلات المرتبطة بها قبل التعيين. وبمجرد التعيين يتحول ملف المتقدم إلى ملف رسمي.
استرجاع السجلات
إن من أهم الأسباب الرئيسية التي تدعو إلى حفظ السجلات في ملفات والحفاظ عليها هي إمكانية العثور عليها في المستقبل. وبناء على ذلك، فإن المكاتب في حاجة إلى نظام يضم الممارسات والإجراءات التالية:
- كيفية تحديد مكان الملفات باستخدام خطة تنظيم الملفات وأي فهارس أخرى
- كيفية الإشارة إلى أن هذا الملف "تم نقله" إلى أحد أعضاء فريق العمل
- الاحتفاظ بسجل يحتوي على الملفات المنقولة
- مراقبة سجل الملفات المنقولة للتأكد من إعادة أعضاء الفريق للملفات عند الانتهاء منها
- تذكير أعضاء فريق العمل بإعادة الملفات فورا
- إعادة الملفات إلى مكانها الصحيح في مكان حفظ الملفات أو الأرشيف المؤقت (حيث يتم إعادتها إلى الرف أو الدرج الصحيح في مكان حفظ الملفات أو إلى الصندوق الصحيح والمكان المخصص على الرف في الأرشيف المؤقت)
فصل الملفات والأجزاء أو إغلاقها
الملف هو أصغر عنصر منطقي في خطة تنظيم الملفات وهو الذي يتم تخزين السجلات فيه. والجزء هو قسم من الملف يتكون من غلاف لملف منفصل ويحتوي على حزمة من مجموعة السجلات الموجودة في الملف. وأحيانا يطلق على الأجزاء مجلدات وعادة ما يتم إنشاؤها لتعكس دورة في العمل وأكثر هذه الدورات شيوعا هي دورة السنة المالية. ومما يسبب نوعا من الارتباك في بعض الأحيان أن الغلاف المادي الذي يحوي السجلات عادة ما يشار إليه باسم "ملف" سواء كان ملفا (بالفعل) أم جزءا من ملف!
وباستثناء أي ملف متعلق بنشاط عمل أو يخص موضوعا محدودا أو قصير الأجل، تتطلب معظم الملفات أن يتم تقسيمها إلى أجزاء. وعند إنشاء الملف لأول مرة يتم إنشاء الجزء الأول تلقائيا – ومن ثم فكل ملف لا بد أن يحتوي على جزء أول.
أما فيما يتعلق بإغلاق الجزء، فأكثر الطرق الشائعة هي:
- عند امتلائه (يصعب وضع المزيد من الملفات في الغلاف)
- عند مرور اثني عشر شهرا على فتحه (سواء كان ممتلئا أو غير ممتلئ – وفي حالة عدم إضافة شيء فلا حاجة إلى فتح جزء جديد!)
- في نهاية دورة العمل ذات الصلة (السنة المالية، التقييم السنوي لأداء الموظفين وما إلى ذلك.)
لمزيد من المعلومات عن إجراءات غلق الملف انظر القسم الخاص بإدارة السجلات في مرفق تخزين سجلات البعثة الوارد بهذه المجموعة من الأدوات.
خصائص الأنظمة الإلكترونية لحفظ الدفاتر
تحديات إدارة السجلات الإلكترونية
تفرض السجلات الإلكترونية بعض التحديات الخاصة بحفظ الدفاتر التي لم تظهر في ساحة السجلات الورقية. فالسجلات الإلكترونية تتسم بما يلي:
- …من السهل ألا تلفت الانتباه حيث أنها ليست أشياء مادية؛
- …من السهل تغييرها في حين أنه ليس من السهل دائما ملاحظة هذه التغيرات؛
- …إمكانية نقلها من وسيلة إلى أخرى؛ إمكانية خرق أصالتها؛
- …سهولة إتلافها أو تدميرها؛ خاصة عند نقلها؛
- …ليس بالضرورة أن تكون مرتبطة ببعضها البعض بحيث توضح العلاقة والسياق، بخلاف الأوراق المجمعة في ملف بين دفتي غلاف والتي تتسم بالترابط
- …سهولة نسخها وهو أمر جيد لأنه يسمح بإعادة استخدام المعلومات الموجودة ولكنه سيء من ناحية أخرى لأنه يؤدي إلى صعوبة تحديد السجل الرسمي؛
- …اعتمادها على التقنية – حيث يتطلب للوصول إليها وجود أجهزة وبرامج (بما في ذلك نظام التشغيل) ومزود طاقة؛
- …ليست "ثابتة" على الدوام – فبعض قواعد البيانات وبعض صفحات الويب تتغير باستمرار.
وستحدد طريقة العناية بالسجلات الإلكترونية أثناء فترة بقائها ما إذا كانت هذه التحديات قد تمت مواجهتها لضمان جودة هذه السجلات وتوافرها بمرور الزمن.
أنظمة الإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات
ينبغي حفظ السجلات الإلكترونية في نظام إدارة إلكترونية للوثائق والسجلات. يتحكم نظام الإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات في كيفية إنشاء السجلات، بحيث يضمن أن كافة المكونات المطلوبة للوصول إلى درجة الوثوق بها موجودة في مكانها المناسب وبحيث يتسنى إدارتها بمرور الوقت إلى أن يتم حفظها بشكل دائم أو تدميرها. وهذا النظام يختلف عن نظام الإدارة الإلكترونية للوثائق من حيث احتوائه على ما يلي:
- التصنيفات وخطط تنظيم الملفات (المستوردة أو التي تم إنشاؤها حديثا)
- الجداول الزمنية للاحتفاظ (المستوردة أو التي تم إنشاؤها حديثا)
- الإضافة التلقائية للبيانات الفوقية (على سبيل المثال، قيم التخلص والتواريخ المُضافة لكافة السجلات المحفوظة في ملف معين ونظم مراقبة الدخول والتصنيفات الآمنة)
يمكن لنظام الإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات أن يكون أداة فعالة جدا تساعدك لتكون أكثر ثباتا وكفاءة في ممارسات إدارة السجلات. وتعمل الأمانة العامة حاليا بالتعاون مع إدارة عمليات حفظ السلام/قسم الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات على وضع نظام لتطبيقات إدارة محتوى المؤسسة بما يتوافق مع
المتطلبات الوظيفية لأنظمة حفظ الدفاتر*
بقسم إدارة المحفوظات والسجلات والتي تتضمن بدورها أفضل الممارسات والمعايير الدولية.
وإلى أن يتم تعميم تطبيقات إدارة محتوى المؤسسة في البعثة أو ما لم تقم البعثة بتنفيذ نظام إدارة إلكترونية للوثائق والسجلات يتوافق مع معايير حفظ الدفاتر الخاصة بقسم إدارة المحفوظات والسجلات سيظل الورق هو الشكل الرسمي لصيغة السجلات وسيتعين طباعة كافة السجلات الإلكترونية وحفظها في ملفات. يوصي قسم إدارة المحفوظات والسجلات و قسم الاتصالات وتقنية المعلومات بشدة بعدم وضع الأنظمة غير القياسية وتنفيذها مثل برنامج Lotus Notes المقترن بالمسح الضوئي إذ أن مثل تلك الأنظمة لا تفي بمتطلبات حفظ الدفاتر. يرجى الاتصال بقسم الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات أو قسم إدارة المحفوظات والسجلات بخصوص أي استفسارات عن ذلك.
إدارة السجلات الإلكترونية في بيئة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بالأمم المتحدة
سواء أكان هناك نظام إدارة إلكترونية للوثائق والسجلات أم لا فلا بد من إنشاء سجلات إلكترونية في بعض الحالات التالية أو كلها:
- برنامج البريد الإلكتروني Lotus Notes
- مجموعة برامج Microsoft Office (وهي Word وExcel وPowerPoint وربما Publisher وAccess)
- أنظمة خاصة أو قواعد بيانات تستخدم لمهام ووظائف معينة كقاعدة بيانات الفكرة ونظام إدارة الموظفين الميدانيين وقاعدة بيانات حفظ السلام.
ويمكن حفظ تلك السجلات في أماكن مختلفة بشكل إلكتروني، مثل:
- محركات الأقراص المشتركة
- محركات الأقراص الشخصية
- مواقع الويب (ملفات موقع الويب على خادم)
- صفحات الإنترانت (ملفات الإنترانت على خادم)
على الرغم من صعوبة تنظيم السجلات الإلكترونية وإدارتها في حالة عدم وجود نظام إدارة إلكترونية للوثائق والسجلات، إلا أن هناك إمكانية لتسهيل هذه العملية وجعلها أكثر فعالية باتباع الإرشادات الواردة في هذه المجموعة من الأدوات. فإذا ما قمت بذلك ستجد أيضا أنك عند الانتقال إلى إدارة محتوى المؤسسة أن عملية الإعداد ستستغرق وقتا أقل.
إدارة الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية
لا توجد فروق بين السجلات الورقية والإلكترونية عندما يتعلق الأمر بتحديد فترة حفظها. فالجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام يجري تطبيقه على كافة سجلات البعثة بغض النظر عن صيغتها. بيد أن هناك بعض الاعتبارات الخاصة التي يجب مراعاتها عند تطبيق الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام على السجلات الإلكترونية.
تصنيف السجلات في مجموعات (أو تجميعها):
ينبغي حفظ الدفاتر المرتبطة بمعاملة واحدة سويا وتطبيق الاحتفاظ عليها جميعا (بما في ذلك تدميرها بموجب تصريح). كما أن إعداد بنية مجلد للسجلات الإلكترونية التي يتم فيها تخزين السجلات الإلكترونية المرتبطة بنفس المعاملة يعمل على تسهيل إدارتها بمرور الزمن. ويمكن إجراء ذلك عن طريق تكرار خطة تنظيم الملفات المُستخدمة مع السجلات الورقية. وإذا تعذر ذلك فيجب أن يسمح النظام المستخدم بتخزينها أو تصنيفها بطريقة ما بحيث يمكن جمع السجلات التي حان ميعاد تدميرها سويا (كاستخدام رقم الوظيفة على سبيل المثال أو مرجع آخر كالجزء الأول من العنوان ومن ثم تصنيف قائمة بالعناصر الإلكترونية حسب العنوان).
حذف السجلات الإلكترونية
عملية حذف السجلات الإلكترونية ليست مماثلة لتدميرها. ففيما يتعلق بإدارة السجلات، "تدمير" تعني "تدمير جميع النسخ" وهو أمر من السهل تحقيقه نسبيا مع السجلات الورقية. بيد أن السجلات الإلكترونية تتميز ببعض الخصائص التي يجب أن توضع في الحسبان.
قد يكون هناك نسخ من السجلات الإلكترونية في أكثر من مجلد أو أكثر من نظام (بما في ذلك نسخ النظام الاحتياطية). ويجب العثور على جميع النسخ وتدميرها في وقت واحد بما يتوافق مع الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام. وقد يكون هناك نسخ ورقية فيجب تدميرها أيضا. إن تقديم الإرشادات الواضحة للمستخدمين في البداية حول مكان تخزين السجل الرسمي وكيفية إدارة النسخ الأخرى من الأمور التي تسهل تدميرها عندما يحين الوقت لذلك.
أمر آخر ينطوي على قدر أكبر من التقنية قد تحتاج أن تأخذه بعين الاعتبار عند التعامل مع السجلات الحساسة ألا وهو (سري، سري للغاية، معلومات شخصية وما إلى ذلك). تقوم نظم الكمبيوتر بتخزين الأشياء إلكترونية في المساحة الخالية التالية على محرك الأقراص. يتم إعطاء علامة لكل شيء إلكتروني بحيث يمكن العثور عليه فهذه العلامات هي التي تسمح بتصنيف الأشياء في مجلدات. وعند حذف أحد الأشياء الإلكترونية تقوم معظم أنظمة الكمبيوتر بإزالة العلامة مباشرة. ويبدو الشيء الإلكتروني كما لو كان محذوفا ولكنه في حقيقة الأمر يظل موجودا على محرك القرص الصلب حتى يتم استبداله بشيء إلكتروني جديد وقد لا يتم استبداله لوقت طويل.
يتاح المزيد من المعلومات في قسم مجموعة الأدوات (تدمير السجلات)، أو في المبادئ التوجيهية الخاصة بحساسية المعلومات وتصنيفها ومعالجتها* الصادرة عن قسم إدارة المحفوظات والسجلات أو من قسم ضمان جودة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات وإدارة المخاطر التابع للأمم المتحدة على الرابط التالي (http://iseek.un.org/webpgdept1_16.asp )*
تدمير السجلات:
عند تدمير أية سجلات يجب الاحتفاظ بقدر معين من المعلومات يسمح بتقديم دليل على السجلات التي تم تدميرها والسلطة التي أصدرت الأمر بذلك. ويقدم المعيار الخاص بالبيانات الفوقية لحفظ الدفاتر*الصادر عن قسم إدارة المحفوظات والسجلات التفاصيل المتعلقة بأصول البيانات الفوقية التي يجب الاحتفاظ بها للسجلات الإلكترونية التي تم تدميرها. ويمكن استخدامه على مستوى السجل الفردي أو على مجموعة من السجلات. وفيما يلي عناصر البيانات الفوقية التي يجب الاحتفاظ بها:
- محدد الهوية: محدد هوية النظام ومحدد هوية خطط الملفات (محدد هوية التصنيف)
- العنوان
- التاريخ: مفتوح ومغلق
- التخلص: محدد هوية الجدول الزمني للاحتفاظ؛ تاريخ السريان؛ بتصريح من؛ تعليق (إذا أمكن تطبيقه)
تحتاج هذه العناصر إلى الاحتفاظ بها أو حفظها من عملية تدمير الملف. لا بد من التأكد من وجود خيار تعليق ذي مستخدم محدد كما ينبغي التأكد من أنه إذا لم يحن تاريخ التدمير كما هو مخطط له في الجدول الزمني، فإنه يجب الاحتفاظ بتاريخ التخلص.
حفظ السجلات الإلكترونية:
تتغير التكنولوجيا بسرعة فائقة مما قد يؤدي إلى عدم استمرار إمكانية الوصول إلى السجلات التي تم إنشاؤها على أنظمة وبرامج اليوم طوال الفترة المطلوبة للاحتفاظ بها. فعلى سبيل المثال، لا يمكن فتح السجلات التي تم إنشاؤها في الإصدارات القديمة لبعض برامج معالجة الكلمات أو تتعذر قراءتها بشكل صحيح في أحدث الإصدارات. ومن ثم فإن كيفية حماية السجلات الإلكترونية قضية في غاية الأهمية.
يتولى قسم إدارة المحفوظات والسجلات مسؤولية رئيسية تتمثل في ضمان حفظ السجلات الإلكترونية ذات القيمة الثابتة والقدرة على الوصول إليها طوال الوقت. كما أنه لن يتأخر في تقديم المساعدة بشأن ترشيح استراتيجيات للحفظ مثل تضمين السجلات في وسائط تخزين جديدة و/أو إصدارات حديثة من البرامج. وعليك دائما بتوثيق عمل الأنظمة بحيث يمكن في المستقبل مراعاة البيئة التقنية التي تم فيها إنشاء السجلات في بادئ الأمر. ومع ذلك، تذكر أن الورق سيظل هو الشكل الرسمي لصيغة السجلات.
لا ينبغي نقل أية سجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات باستخدام الأقراص المضغوطة. وعندما يتعين نقل السجلات الإلكترونية إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات، سيعمل فريق قسم إدارة المحفوظات والسجلات معك عن كثب للتأكد أن البيانات الفوقية أو المعلومات الأخرى المطلوبة للوصول إلى السجلات مرفقة بالسجلات المنقولة.
وإليك بعض التلميحات التي تعين على التأكد من إدارة السجلات الإلكترونية بطريقة مثلى من أجل حفظها على المدى البعيد
- لا تقم بإنشاء نسخة احتياطية من السجلات الإلكترونية أو "حفظها" في أقراص مرنة أو أقراص مضغوطة أو محركات أقراص فلاش أو الوسائط الأخرى المحمولة
- قم بتنفيذ إجراءات الاحتفاظ وتوثيقها في الوقت المناسب لضمان الحفاظ على النظام بعيدا عن الفوضى بقدر الإمكان
- مارس نوعا من التحكم في الإصدار بشكل فعال
- قم بإدارة النسخ بحيث يتم تدميرها في أسرع وقت ممكن (بما في ذلك إدارة محتوى الشرائط الاحتياطية)
- قم بحفظ البيانات الفوقية الوصفية والفنية الملائمة وإدارتها
- تولى تجميع مصادرك غير المتوافرة أو التي يتعذر نقلها في شكل ورقي على سجلات إلكترونية
الأمن والنسخ الاحتياطية
تتولى شعبة خدمات تكنولوجيا المعلومات بالأمم المتحدة مسؤولية أمن أجهزة الكمبيوتر، بما في ذلك جدر الحماية والحماية من الفيروسات. كم أنها مسؤولة عن منع الوصول غير المصرح به للأنظمة الإلكترونية والمعلومات. وتعمل المبادئ التوجيهية لقسم إدارة المحفوظات والسجلات المتعلقة بحساسية المعلومات وتصنيفها ومعالجتها على دعم جهود شعبة خدمات تكنولوجيا المعلومات لبناء هيكل أساسي سليم لأمن المعلومات.
وقد أصدرت إدارة عمليات حفظ السلام إجراءات تشغيل موحدة عام 2004 صدرت بموجبها تعليمات لأفراد الموظفين بعمل نسخة احتياطية للبيانات الموجودة على أجهزة الكمبيوتر الشخصية: سياسة قسم الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات التابع لإدارة عمليات حفظ السلام بخصوص عمل نسخة احتياطية للبيانات الموجودة على أجهزة الكمبيوتر الشخصية*
تتطلب السجلات الإلكترونية وجود أجهزة وبرامج (بما في ذلك نظم التشغيل) ومزود طاقة حتى يتسنى الوصول إليها. وقد يتسبب حدوث أي عطل أو خلل لأي من هذه العناصر في تلف السجلات الإلكترونية. ويوفر القسم القائم بإدارة المخاطر وحماية السجلات الحيوية في هذه المجموعة من الأدوات إرشادات حول كيفية حماية السجلات الإلكترونية والتأكد من توافرها عند الحاجة.
مسؤوليات حفظ الدفاتر الإلكترونية
عند استخدام أجهزة الكمبيوتر/نظم تكنولوجيا المعلومات ومصادر الاتصالات في عملك فإنك تقوم بإنشاء معاملات وأمثلة من البيانات ألا وهي السجلات الإلكترونية. وكافة السجلات – الورقية منها والإلكترونية – التي يقوم الموظفون بإنشائها أو استلامها تعد ملكية خاصة للأمم المتحدة ويجب الحفاظ عليها كدليل على أنشطة الأمم المتحدة وقراراتها. ومن ثم فلا بد من ابتكار أنظمة لحفظ الدفاتر تضمن إمكانية ذلك.
مسؤوليات موظفي الاتصال المعنيين بالسجلات وموظفي السجلات:
- الاتصال بقسم إدارة المحفوظات والسجلات لاستيفاء متطلبات إدارة السجلات
- وضع الإجراءات والممارسات التي تقع في نطاق اختصاصهم بما يتفق مع سياسة قسم إدارة المحفوظات والسجلات ومعاييره (التفاصيل في هذه المجموعة من مجموعة الأدوات)
- التأكد أن كافة الموظفين على دراية بنظام حفظ الدفاتر بما في ذلك الإجراءات المتبعة في المكان والمسؤوليات
مسؤوليات متخصصي تكنولوجيا المعلومات:
- الاتصال بقسم إدارة المحفوظات والسجلات للتأكد أن الأنظمة تفي بمتطلبات إدارة السجلات
مسؤوليات أمن تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات
- تطبيق نظم مراقبة الدخول على المعلومات الإلكترونية وصيانتها
- عمل النسخ الاحتياطية الخاصة بالخوادم وصيانتها
مسؤوليات أفراد الموظفين:
- إنشاء السجلات الملائمة
- الطباعة على الورق وحفظ السجلات مع السجلات الأخرى ذات الصلة (يظل الشكل الرسمي لصيغة السجلات بالأمم المتحدة هو الورق حتى يتم تعميم تطبيقات إدارة محتوى المؤسسة في جميع أنحاء المنظمة أو يكون لديك نظام إلكتروني لإدارة الوثائق والسجلات يتوافق مع معايير قسم إدارة المحفوظات والسجلات)
- اتباع اجراءات قسم إدارة المحفوظات والسجلات لضمان عدم تدميرهم للملفات
يتولى كل فرد جزء من مسؤولية العناية بالسجلات. ويقدم قسم مجموعة الأدوات في الجزء الخاص بأدوار ومسؤوليات إدارة السجلات في الأمم المتحدة.
تنظيم أنظمة حفظ الدفاتر الورقية والإلكترونية
يمثل كل من الصيغة الورقية والصيغة الإلكترونية الشكلان الرئيسيان للسجلات في معظم المكاتب. ويظل الورق هو الشكل الرسمي لصيغة السجلات بالأمم المتحدة في الوقت الحالي. ولعل هذا يرجع إلى عدم وجود نظام إلكتروني لحفظ الدفاتر في جميع أنحاء المنظمة ككل. وسوف يتغير هذا الوضع بمجرد تعميم نظام تطبيقات إدارة محتوى المؤسسة. وإلى أن يتم يذلك فإن هذا يعني أنه يجب الاحتفاظ بكافة السجلات على أوراق توضع في ملفات مادية. وعلى الرغم من إنشاء كثير من السجلات وحفظها في بيئة إلكترونية في بادئ الأمر، إلا أن تكامل إدارتها الإلكترونية (أي قبل حفظها بشكل رسمي في سجلات ورقية) في نظام حفظ الدفاتر أمر ذو نفع بالغ. ولإدارة السجلات الإلكترونية بنفس الطريقة التي يتم بها إدارة ما يناظرها من السجلات الورقية يتعين أول فهم كيفية ارتباطها ببعضها البعض.
قد تكون على دراية بالسجلات الورقية أكثر من السجلات الإلكترونية. فتلك السجلات الورقية يتم إنشاؤها غالبا باستخدام أشكال أو قوالب والأكثر منها يتم طباعته من أجهزة الكمبيوتر. ويتم استلام السجلات الورقية الأخرى في المكتب عن طريق البريد أو وسائل أخرى. وعادة ما يتم تصنيفها سويا في مجموعات (حسب الموضوع، أو المعاملة التجارية التي تنتمي إليها السجلات وما إلى ذلك) ثم يتم إحكامها داخل أغلفة مكونة بذلك ملفات. وللمساعدة في إدارتها كجزء من نظام حفظ الدفاتر، تتم عنونة الملفات وإعطائها أرقام تحديد هوية مميزة فضل عن تنظيمها وفقا لخطة تنظيم الملفات. وبمرور الزمن تخضع الملفات إما للتدمير أو يتم نقلها من أجل الاحتفاظ بها بشكل دائم بناء على قرارات مُحددة مسبقا في الجداول الزمنية للاحتفاظ.
ويتم إنشاء السجلات باستخدام أجهزة الكمبيوتر وعادة ما يتم حفظها باستخدام محركات الأقراص المحلية أو المشتركة في شكل هيكل هرمي من المجلدات التي يمكن تشبيهها بخطة تنظيم الملفات المُستخدمة لتنظيم الملفات الورقية. ولكن القليل فقط من هذه المجلدات هو الذي يقصد منه عند إنشائه أن يخصص لإدارة السجلات. ولا تحظى السجلات الإلكترونية بنفس مستوى التحكم الذي يتم تطبيقه عند إدارة السجلات المحفوظة في الملفات الورقية (على سبيل المثال، يتم إدارة عدد قليل من الحافظات الإلكترونية وفقا للجداول الزمنية للاحتفاظ) وإذا لم تكن على دراية بالنظام، فإنه يصعب عليك استرجاع المعلومات منها. ولن يتسنى لك توفير مستودع تخزين مركزي مشترك ملائم لكافة السجلات يمكن الوصول إليه من قِبل كافة أجزاء البعثة إلا من خلال دمج إدارة السجلات الإلكترونية في نظام حفظ الدفاتر فقط.
وكما هو الحال في معظم المنظمات الحديثة، تسعى الأمم المتحدة قدما إلى إدارة معلوماتها الإلكترونية من خلال برامج متخصصة. وترى الأمم المتحدة أن نظام تطبيقات إدارة محتوى المؤسسة هو النظام الذي سيساعد الوحدات في إنشاء أنظمة فعالة لحفظ الدفاتر. وينبغي إتاحة هذا النظام في البعثات الميدانية بدءا من عام 2007. وتقوم بعض فرق العمل بتطبيق نظام إدارة إلكترونية للسجلات بالفعل أو تطبيق نظام الإدارة الإلكترونية للوثائق الموجود من ذي قبل، في حين لا تحظى فرق أخرى إلا بمساحات على محركات أقراص شخصية ومشتركة والتي تعد جزءا من إعداد Microsoft Office المعتاد. وأينما كان موقع مكتبك في عملية إدارة السجلات الإلكترونية أو على الطريق نحو تنفيذ تطبيقات إدارة محتوى المؤسسة على مستوى المنظمة، فلا تتخيل مدى ما يمكنك تحقيقه على هذا الدرب من خلال التأكد أن النظام الحالي الخاص بك يفي باحتياجات أفضل ممارسة.
وعلى الرغم من إنشاء العديد من السجلات إلكترونيا، يتحتم على مكاتب الأمم المتحدة والبعثات الميدانية لحفظ السلام أثناء نقل تلك السجلات الإلكترونية إلى تطبيقات إدارة محتوى المؤسسة أن تقوم بإدارتها باستخدام أنظمة حفظ الدفاتر الورقية كأفضل وسيلة لحفظ المعاملات التجارية. وفي نفس الوقت يدرك قسم إدارة المحفوظات والسجلات أنه يتعذر طباعة العديد من السجلات التي تم إنشاؤها إلكترونيا على الورق بشكل ملائم، على سبيل المثال قواعد البيانات وجداول البيانات المعقدة وأنها حتما ستظل إلكترونية. وعندما يكون للجداول الإلكترونية قيمة على المدى البعيد، ينبغي أن يعمل مدير سجلات البعثة على خطة لنقلها إلى أنظمة حفظ الدفاتر الخاصة بقسم إدارة المحفوظات والسجلات بالتشاور مع قسم إدارة المحفوظات والسجلات.
وكما هو الحال في السجلات الورقية فإن السجلات الإلكترونية تكون عرضة للاحتفاظ بها أو التخلص منها. وينبغي أن تتماشى القرارات المتعلقة بالمدة اللازمة لحفظ السجلات مع حاجات العمل كما ينبغي أن تكون تلك القرارات التي تتخذ بشأن الصيغتين واحدة. وينبغي توثيق عملية التخلص من السجلات الإلكترونية بنفس الطريقة المتبعة في السجلات غير الإلكترونية، سواء تم التخلص منها بتدميرها أو تم نقلها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات.
ويقدم هذا القسم بالإضافة إلى قسم إنشاء السجلات وحفظها وقسم إدارة البريد الإلكتروني إرشادات حول كيفية إدارة السجلات الإلكترونية بشكل يضمن إمكانية الاعتماد عليها والوصول إليها عند الحاجة إليها فضل عن إمكانية نقلها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات بطريقة تضمن إمكانية الاعتماد عليها والوصول إليها وحفظها دائما وبشكل مستمر.
| جدول: تنظيم أنظمة حفظ الدفاتر الإلكترونية والورقية | |
السجلات الورقية |
السجلات الإلكترونية |
إنشاء السجلات يدويا، في شكل نموذج وما إلى ذلك أو استلامها من مصادر خارجية. |
إنشاء الوثائق ومصادر البيانات على جهاز كمبيوتر |
تثبيت السجلات الصادرة عن نفس النشاط في غلاف عليه بطاقة أو ملفات مجلدة بحلقات سلك. |
حفظ السجلات التي يتم إنشاؤها وتخزينها في مجلدات وقواعد بيانات وما إلى ذلك ومن ثم يتم تجميع السجلات ذات الصلة إما بوضعها في مجلدات أو بتمييزها بعلامة |
وضعها في نوع ما من أنظمة التصنيف (يعتمد عادة على نوع الملف الذي يتم تعيينه لوضع السجل فيه) |
نوع ما من أنظمة التصنيف المناسبة (مع تذكر أن سجلات الكمبيوتر لا تلائم بعضها بشكل مادي لذلك يمكن تصنيفها بعلامة) |
التخزين في خزائن لحفظ الملفات. |
التخزين المناسب الذي يحتوي على الوسائط والبرامج/الصيغة والأجهزة ونظام التشغيل |
استرجاع السجلات من خلال نظام التصنيف وقائمة الملفات و/أو نوع من الفهارس. |
استرجاع الملفات من خلال استعراض المجلد بشكل هرمي باستخدام الفهارس (إذا ما تم إنشاؤها) أو وظيفة البحث
|
تطبيق الجداول الزمنية للاحتفاظ للتحكم في مدة حفظ السجلات بالمكتب وفي المخزن ووقت تدميرها أو ما إذا كانت ذات قيمة أرشيفية. |
استخدام الجداول الزمنية للاحتفاظ لتحديد وقت استبعادها من الكمبيوتر أو حذفها أو نقلها إلى المحفوظات. |
ينبغي أن تقوم كل بعثة ومكتب وإدارة ووحدة بوضع مجموعة من إجراءات حفظ الملفات استنادا إلى التوجيه الوارد في هذا القسم الخاص بمجموعة الأدوات. لقد وردت أمثلة عديدة فيما سبق ولكن إذا احتجت إلى النصح أو المساعدة، يمكنك الاتصال بموظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات. كما يوصى بالرجوع إلى دليل الإدارة الميدانية الصادر عن إدارة عمليات حفظ السلام (قاعدة بيانات Lotus Notes – انظر الفريق المحلي المعني بخدمات الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات من أجل الوصول) يمكنك أيضا استخدام قائمة الفحص الخاصة بإجراءات الحفظ الواردة أدناه للتأكد أن لديك نظاما يتوافق مع معايير قسم إدارة المحفوظات والسجلات.
قائمة الفحص: إجراءات الحفظ في ملفات
يجب أن تحتوي إجراءات الحفظ في ملفات على ما يلي:
- خطة مكتوبة للملفات وملحوظات حولها وما الذي تسعى إلى تحقيقه
- مواقع رسمية للملفات (أماكن الملفات) ومحركات أقراص ومجلدات على الشبكة
- خطة تنظيم الملفات لكل سلسلة من السجلات المتوافرة في كل مكان من أماكن حفظ الملفات وفي كل محرك أقراص أو مجلد
- تصنيف أدراج الملفات وكذلك المجلدات بشكل واضح
- من المسؤول عن عملية الحفظ في الملفات؟
- تعليمات مفصلة حول عملية الحفظ في الملفات – اختيار الملف المناسب للسجل، ترتيب وضع السجل في الملف وما إلى ذلك
- تعليمات مفصلة حول الفهرسة (في حالة تطبيقها)
- تعليمات مفصلة حول الإشارة المرجعية
- تحديد السجلات الدائمة وفصلها عن السجلات المؤقتة
- أنواع المواد التي لا ينبغي حفظها في ملفات
- قواعد واضحة حول إغلاق/قطع الملف أو الجزء لكل سلسلة من السجلات (متى يتم إغلاق ملف أو جزء وفتح ملف جديد وما إلى ذلك)
- كيفية إضافة عنصر جديد لخطة تنظيم الملفات
- كيفية إعادة تسمية عنصر في خطة تنظيم الملفات
- تعليمات مفصلة حول استرجاع الملفات، بما في ذلك الموظف الذي يمكنه الوصول إليها
- تعليمات مفصلة حول إعادة الملفات التي تم استرجاعها
- إجراءات الأمن، قصر الوصول إلى السجلات الموجودة في كافة الوسائط على الموظفين المصرح لهم بذلك
- ترتيبات لتخزين السجلات المصنفة بأنها أمنية أو السجلات الأخرى التي تخضع لقيود
- مطلب أساسي بإجراء جرد سنوي لكافة الملفات واتخاذ الإجراءات اللازمة لذلك
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
- القسم الثاني - أدوار ومسؤوليات إدارة السجلات في الأمم المتحدة
- القسم الخامس - إنشاء السجلات وحفظها
- القسم السادس - إدارة المعلومات الحساسة
- القسم السابع - خطط الملفات لعمليات حفظ السلام
- القسم الثامن - الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام
- القسم التاسع - إدارة البريد الإلكتروني
- القسم الثاني عشر - إدارة السجلات في مرفق تخزين سجلات البعثة
- القسم الرابع عشر - إدارة المخاطر وحماية السجلات الحيوية
- القسم السابع عشر - تدمير السجلات
- سياسة قسم الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات التابع لإدارة عمليات حفظ السلام المعنية بإنشاء نسخة احتياطية للبيانات الموجودة على أجهزة الكمبيوتر الشخصية (إدارة عمليات حفظ السلام، 2004)
- دليل الإدارة الميدانية (إدارة عمليات حفظ السلام)
- المتطلبات الوظيفية لأنظمة حفظ الدفاتر (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2003)
- المبادئ التوجيهية المتعلقة بأمن المعلومات وتصنيفها ومعالجتها (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)
- المبادئ التوجيهية لفصل الأوراق الشخصية عن سجلات العمل (قسم إدارة المحفوظات والسجلات)
- دليل تصميم أنظمة حفظ الدفاتر وتطبيقها (قسم إدارة المحفوظات والسجلات)
- الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)
- أداة تقييم برنامج إدارة السجلات (قسم إدارة المحفوظات والسجلات)
- معيار البيانات الفوقية لحفظ الدفاتر (قسم إدارة المحفوظات والسجلات)
- نموذج خطة العمل وفقا لدليل تصميم أنظمة حفظ الدفاتر وتطبيقها (جدول بيانات Excel)
التخلص: ويعنى بهذه العملية مجموعة الإجراءات والعمليات التي تتعرض لها السجلات طوال الوقت، مثل الاحتفاظ بها وتدميرها ونقلها إلى مرفق تخزين آخر و/أو تحت رعاية آخرين
نظام الإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات: النظام الإلكتروني هو النظام التي يتم فيه تجميع السجلات وتنظيمها وتصنيفها لتسهيل عملية حفظها واسترجاعها واستخدامها والتخلص منها على نحو آمن.
نظام تصنيف الملفات: هو نظام يصف الفئات القياسية ويستخدم في تنظيم السجلات ذات الخصائص المشتركة
نظام الحفظ في الملفات: هو عبارة عن السياسات والإجراءات المتعلقة بتنظيم الملفات وتخزينها وفهرستها مما يعمل على دعم عملية استرجاعها واستخدامها والتخلص منها. ويضم أيضا أثاث المكتب والملفات ذاتها.
نظام حفظ الدفاتر: هو النظام الذي يتم فيه تجميع السجلات وتنظيمها وتصنيفها بهدف تسهيل عملية حفظها واسترجاعها واستخدامها والتصرف فيها على نحو آمن.
سلسلة السجلات: هي الوثائق المُرتبة وفقا لنظام الحفظ في الملفات أو التي تم الاحتفاظ بها كوحدة نظرا لأنها تنتج عن عملية جمع واحدة أو عملية واحدة للحفظ في ملفات أو في نفس النشاط أو أن لها شكل معينا أو نظرا لعلاقة أخرى تنبثق عند إنشائها أو استلامها أو استخدامها.
قلم السجل: قلم السجل هو نظام حفظ الدفاتر الورقية أو حفظ السجلات في ملفات والذي يقوم به موظفون مخصصون (عادة ما يطلق عليهم كتبة حفظ الأوراق). وتُشتق كلمة قلم السجل من عملية إدخال تفاصيل الملف في سجل بحيث يسهل التحكم فيه وتعقبه.
التصنيف: وهو هيكل فكري يرتب العناصر في شكل مجموعات أساسية ومجموعات فرعية بناء على قواعد محددة مسبقا.
ما المقصود بسجل إلكتروني؟
السجل الإلكتروني هو سجل يتم تمثيل البيانات فيه على شكل أرقام. حتى يمكن الاعتماد على السجل الإلكتروني، يجب أن يحتوي على ما يلي:
- هيكل: صيغة السجل الإلكتروني بالإضافة إلى أي روابط بمرفقات أو وثائق أخرى ذات صلة
- محتوى: ويتمثل في المعلومات الواردة في هيكل السجل الإلكتروني والتي تكون بمثابة دليل المعاملة
- سياق: ويتمثل في المعلومات المتعلقة بالمعاملة الخاصة بالسجل الإلكتروني ومن قام بإنشائه وتاريخ إنشائه ونظام الأمن والدخول واللغة والتخلص منه وصيغته وما إلى ذلك من معلومات يتم إدراجها في الهيكل بشكل منفصل عن المحتوى