المحتويات
ما السبب وراء أهمية إدارة السجلات؟
من الذي يجب أن يستعين بمجموعة الأدوات؟ وما طريقة استخدامها؟
ما الأجزاء التي يجب أن ينصب تركيزي عليها في مجموعة الأدوات؟
| مزيد من المعلومات
صفحات قسم إدارة المحفوظات والسجلات على الإنترانت: صفحات قسم إدارة المحفوظات والسجلات على الإنترنت:
البريد الإلكتروني: فاكس المقر الرئيسي: فاكس مركز السجلات: |
http://iseek.un.org/m210.asp?dept=579
4144 369 212 1+ 6868 963 212 1+ |
إن السجلات والمعلومات يمثلان أصل مهما من أصول الأمم المتحدة حيث تدعم عملها، وتعضد وتوثق عملية صنع القرار فيها، وتتيح أدلة وتكفل المساءلة. ولو تعذر الوصول إلى السجلات، لعجزت المنظمة عن العمل. ويرقى حفظ الدفاتر الفعال لمستوى التحدي المزدوج المتمثل في صون السجلات اللازمة للعمليات وإتاحة الوصول إليها مع التخلص من السجلات والنُسخ المكررة التي تنتفي الحاجة إليها. ويلعب الموظفون بمنظمة الأمم المتحدة جميعا دور في حفظ الدفاتر، ولقد تم إعداد مجموعة الأدوات هذه لدعمك في الاضطلاع بمسؤوليات حفظ الدفاتر.
وتدعم مجموعة الأدوات هذه حفظ الدفاتر على جميع المستويات وعلى جميع أصعدة عمليات حفظ السلام، حيث تقدم تعليمات وموارد واضحة لإدارة مهمة حفظ الدفاتر في جميع مراحل عمليات البعثة. وتهدف مجموعة الأدوات لضمان جلاء سياسات ومبادئ إدارة السجلات لجميع الموظفين، وترسيخ مجموعة من التوجيهات والإجراءات التي تتمتع بالشفافية والشمول والتي يستطيع الموظفون اتباعها، بل وينبغي عليهم ذلك، في كل عملية ميدانية بحيث يفضي ذلك إلى الإدارة الفعالة للسجلات بمستوى متسق في كافة عمليات حفظ السلام.
باستخدامك لمجموعة الأدوات هذه، واتباع إجراءات إدارة السجلات، والوفاء بالمعايير التي تحددها، ستقوم بذلك أنت وفريق عملك بأداء أفضل ممارسات إدارة السجلات. سنضمن لك بذلك التمتع بالفوائد السالف ذكرها أعلاه، كما سنصل بمخاطر عدم امتلاك سجلات أصلية وموثوقة، للمدة التي تحددها الأمم المتحدة نفسها وأصحاب المصالح التابعون لها، لمستوى مقبول.
مجموعة أدوات حفظ الدفاتر هي مجموعة من الأدوات التي تدعم مهام إدارة السجلات. وهي عبارة عن دليل إرشادي يتيح نقاط ارتباط لموارد، ونماذج، وقوائم مرجعية، ووثائق، ومعلومات مفيدة، وشروح ذات صلة يمكنك استخدامها بطرق شتى كي تساعدك على إدارة سجلاتك بشكل أفضل. وفيما يلي "الأدوات" الأساسية المستخدمة في مجموعة الأدوات:
| نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص... | تظهر في بداية القسم بحيث تقدم لك مجموعة بسيطة من أهم القضايا التي يجب أن تستوعبها وتجيدها حول هذا الجانب من جوانب إدارة السجلات |
| مصطلح مسرد | مصطلحات مختارة لها ارتباطات تشعبية بمسرد قسم إدارة المحفوظات والسجلات، كما يتم تعريفها في نهاية كل قسم |
| أسئلة متكررة | أسئلة متكررة: يشرح مبدأ ما، ويفسر علة الاضطلاع بمهام إدارة السجلات، ويقارن بين الأشياء المختلفة، إلخ. |
| قائمة مرجعية | قائمة بالإجراءات التي يجب اتخاذها لاستكمال مهمة من مهام إدارة السجلات، أو قائمة بالأمور اللازمة لدعم مهمة ما |
| مربع المعلومات | يطرح المزيد من المعلومات في شكل قائمة أو نص مرجعي في المتناول |
| الوثيقة | ارتباطات تشعبية إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات أو إلى وثيقة من وثائق الأمم المتحدة ينبغي الرجوع إليها أو استخدامها مع إجراءات معينة للمهمة قيد البحث متضمنة في النص أو في نهاية كل قسم |
| نموذج | ارتباطات تشعبية لنموذج ينبغي استخدامه مع إجراءات معينة للمهمة قيد البحث متضمنة في النص أو في نهاية كل قسم |
| الجدول | يقدم معلومات في شكل مجدول لتيسير الإشارة المرجعية وتسهيل الفهم |
ويتألف كل قسم من أقسام مجموعة الأدوات مما يلي:
صفحة أولى تشتمل على:
- قائمة عليا للمحتويات
- قائمة تشتمل على "نقاط أساسية ينبغي تذكرها" للموضوع قيد البحث
مقدمة
أقسام فرعية حسب ما يناسب المادة الجاري بحثها
وفي النهاية نجد ما يلي:
- قوائم مرجعية يشار إليها في النص
- جداول، خاصة إذا كانت معقدة أو مفصَّلة
- قائمة بالأقسام الأخرى لمجموعة الأدوات التي ترتبط بصلة وثيقة بالموضوع قيد البحث
- وثائق ونماذج ذات صلة بالقسم
- سرد للكلمات المميزة
- أسئلة متكررة متعلقة بالقسم
مربع المعلومات
إننا نوصي بشدة باستخدامك لمجموعة الأدوات هذه بجانب السجلات الأخرى وموارد إدارة المحفوظات التي يمكنك العثور عليها على موقع قسم إدارة المحفوظات والسجلات (http://www.un.org/ar/archives). يمكنك اختبار معلوماتك على موقعنا باستخدام برنامج للتعلم الإلكتروني يختص بتعليم إدارة السجلات.
تأكد من الاتصال بقسم إدارة المحفوظات والسجلات إذا كنت بحاجة للمساعدة فيما يتعلق باستخدام مجموعة الأدوات، أو إذا أردت أن ترسل إلينا ملاحظاتك.
ما السبب وراء أهمية إدارة السجلات؟
إن الهدف الأساسي من وراء إدارة السجلات نفسها هو دعم عمل الأمم المتحدة، والتأكد من توافر سجلات كافية يسهل الوصول إليها لتقديم دليل على الأنشطة والقرارات لأطول مدة ممكنة تقتضيها الضرورة، وضمان عدم الاحتفاظ بالسجلات المكررة لفترة أطول من اللازم. فيما يلي فوائد الإدارة الفعالة للسجلات:
- دعم صنع القرار والعمليات بشكل ملائم بالسجلات السليمة اللازمة
- إنشاء السجلات وإدارتها بما يتفق مع معايير محددة، وأفضل الممارسات، وتوقعات أصحاب المصالح
- تقديم السجلات للأدلة على السياسة المتبعة، وصنع القرار، والإجراءات/المعاملات مما يبرهن على نهج المساءلة والشفافية المتبع في الأمم المتحدة
- توفير وقت الموظفين نظر لأن نظم حفظ الملفات ملائمة للغرض المصممة من أجله وسهلة الاستخدام
- توفير وقت الموظفين فيما يتعلق باستعادة السجلات بفعالية عند الحاجة إليها مرة أخرى
- وحدات تخزين وتجهيزات السجلات أقل تكلفة وأكثر فعالية نظر لأن السجلات المتكررة يمكن إزالتها من مساحة حفظ الملفات والخادم
- إمكانية التعرف على السجلات المكررة والإصدارات القديمة وتدميرها بأسرع ما يمكن مما يوفر الوقت والمساحة
- السجلات التي تقضي الأمم المتحدة رسمي وبشكل منتظم بأنها لم تعد ضرورية يتم تدميرها بأمان، ويتم توثيق التفاصيل
- تحديد سجلات الحالة المدنية، وحمايتها، وإتاحة الوصول إليها دعم لاستمرارية العمل وجهود الاستئناف بعد الكارثة
- إمكانية التعرف على الكمية البسيطة من السجلات ذات القيمة الأرشيفية، وإدارتها بشكل ملائم
من الذي يجب أن يستعين بمجموعة الأدوات؟ وما طريقة استخدامها؟
تم وضع مجموعة الأدوات هذه في المقام الأول من أجل الموظفين في البعثات الميدانية لحفظ السلام والبعثات السياسية التابعة للأمم المتحدة. ولكنها صممت بحيث يسهل مواءمتها على مكاتب الأمم المتحدة الأخرى، مثل الأمانة العامة، وغيرها من مراكز العمل أو المكاتب البعيدة عن المقر الرئيسي.
يعد كل موظف بالأمم المتحدة من بين أصحاب المصالح المعنيين بتحسين حفظ الدفاتر في الأمم المتحدة بما أننا جميع ننشئ، ونستخدم، وندير السجلات. ولكن، ينبغي أن ينمي الطاقم المتخصص في إدارة السجلات معرفة متعمقة بكافة جوانب حفظ الدفاتر، بينما يحتاج موظفو تكنولوجيا المعلومات والاتصالات التركيز على الجوانب المتخصصة. لكي نساعدك على التعرف على أجزاء مجموعة الأدوات التي يجب أن ينصب تركيزك عليها، يرجى مراجعة الجدول الوارد أدناه.
ما الأجزاء التي يجب أن ينصب تركيزي عليها في مجموعة الأدوات؟
|
قسم مجموعة الأدوات |
موظف بالأمم المتحدة |
رئيس |
موظف إدارة شؤون السجلات |
مساعد إدارة السجلات |
موظفو تكنولوجيا المعلومات والاتصالات |
|
ü |
ü |
ü |
ü |
ü |
|
|
ü |
ü |
ü |
ü |
ü |
|
|
ü |
ü |
ü |
ü |
ü |
|
|
ü |
|
ü |
ü |
ü |
|
|
ü |
|
ü |
ü |
ü |
|
|
ü |
ü |
ü |
ü |
ü |
|
|
|
|
ü |
ü |
ü |
|
|
|
ü |
ü |
ü |
|
|
|
|
|
ü |
ü |
|
|
|
|
ü |
ü |
ü |
|
|
|
|
ü |
ü |
ü |
ü |
|
|
ü |
|
ü |
ü |
|
|
|
ü |
ü |
ü |
ü |
ü |
|
|
ü |
|
ü |
ü |
ü |
|
|
|
ü |
ü |
|
|