المضمون
نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص إدارة السجلات في مرفق تخزين سجلات البعثات
نقل السجلات إلى مرفق تخزين السجلات شبه النشطة
إدارة عملية التخلص من السجلات من مخزن شبه نشط
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص إدارة السجلات في مرفق تخزين سجلات البعثات
- تحديد المدة اللازمة للاحتفاظ بالسجلات قبل إجراء عملية النقل.
- ضمان أن تكون السجلات المنقولة مصحوبة بالبيانات الفوقية أو المعلومات الضرورية ومن توثيق عملية النقل بشكل سليم.
- التأكد من معرفة السجلات الموجودة ومكانها في حالة الحاجة إليها مرة أخرى.
- وجوب وضع الضوابط الداخلية الملائمة لجميع العمليات الخاصة بمركز السجلات.
- عند تدمير السجلات أو نقلها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات، يجب التأكد من وجود وثائق تحتوي على تفاصيل السجلات وما تم إجراؤه عليها وبأية صفة تم ذلك.
بمجرد اختيار مخزن السجلات شبه النشطة وتشغيله، يكون هناك عدد من الضوابط والإجراءات والممارسات الداخلية التي يلزم وضعها لإدارة المرفق على المدى الطويل. ويتضمن ذلك معرفة الوقت الذي يتم فيه نقل السجلات والتحكم فيما يدخل منها إلى منطقة التخزين، وتشغيل خدمة استعادة، والتحكم في عملية التخلص من أو النقل إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات إذا لم يعد المكتب بحاجة إلى السجلات.
نقل السجلات إلى مرفق تخزين السجلات شبه النشطة
يجب نقل السجلات إلى مساحة تخزين شبه نشطة إذا لم تعد هناك حاجة إليها لدعم العمل الحالي و/أو إذا كانت تشغل مساحة لازمة لسجلات أحدث.
ويجب التحكم في عملية النقل لأغراض المساءلة وحتى يمكن تحديد مواقع السجلات بشكل فعّال واستعادتها إلى المكتب إن لزم الأمر. كما أن عملية النقل الخاضعة للسيطرة تسهل من عملية التعرف على السجلات التي تُعد مطلوبة لإجراءات التصرف الأخرى، مثل التدمير أو النقل إلى المقر الرئيسي للأمم المتحدة مثل.
تبدأ العملية الموضحة في المربع أدناه في مكتب إنشاء السجلات وتكتمل في مرفق تخزين السجلات. يوضح القسم الوارد في مجموعة الأدوات هذه والذي يتناول نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة مزيدا من المعلومات حول كيفية فرز سلاسل السجلات وأحكام غلق الصناديق. كما يوجد موظف بإدارة شؤون سجلات البعثات لتقديم التوجيهات وتتوفر بمرفق تخزين سجلات البعثات/ مركز السجلات كافة الإجراءات ذات الصلة.
مربع المعلومات: الخطوات المتبعة في إجراءات نقل السجلات إلى المخزن شبه النشط
المهام التي يتم تنفيذها في المكتب:
- التعرف على الملفات التي يلزم نقلها خارج مخزن المكتب الحالي
- فرز الملفات في سلاسل سجلات استنادا إلى خطة تنظيم ملفات المكتب
- التأكد من عدم وجود ملفات يمكن إتلافها، أو لا تمثل سجلات خاصة بالأمم المتحدة، ومن عدم وجود تجهيزات ملفات غريبة
- التأكد من عدم وجود علامات لإصابة حشرية بالملفات
- ملء تفاصيل النقل في النماذج المعتمدة
- وضع الملفات في صناديق وملء تفاصيل سلاسل الملفات وتفاصيل الملفات الفردية
المهام التي يتم تنفيذها في مرفق تخزين السجلات
- إعطاء عملية النقل رقم قيد
- وضع الصناديق على أرفف
- تسجيل تفاصيل النقل والقيد والموقع في جدول بيانات/قاعدة بيانات التخزين
النقل المراقب إلى مخزن السجلات شبه النشطة
إذا كانت السجلات التي تقوم بإرسالها إلى المخزن شبه النشط سيتم إرسالها في النهاية إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات، فيوصى باستخدام نماذج قسم إدارة المحفوظات والسجلات لتوثيق نقلها خارج المكتب، حيث إن ذلك من شأنه:
- 1. تجنب الحاجة لإعادة إنشاء وثائق النقل وفقا لمعايير قسم إدارة المحفوظات والسجلات في تاريخ لاحق
- 2. التأكد من حفظ المعلومات الصحيحة في الوقت الذي يُعرف فيه أكبر قدر منها عن السجلات، أي عندما تكون السجلات حالية أو نشطة
يوضح القسم نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة، المذكور أعلاه، كافة تفاصيل وأسباب إجراءات قسم إدارة المحفوظات والسجلات بشأن نقل السجلات إلى مكان التخزين.
دور الجداول الزمنية للاحتفاظ بالسجلات
يعمل برنامج التخلص من السجلات التابع لقسم إدارة المحفوظات والسجلات على تخويل البعثات ووحدات العمل بالتخلص من السجلات التي لا تشتمل على قيمة قانونية أو إدارية أو مالية أو تاريخية دائمة بحيث لا يتم شغل مساحة المكاتب باهظة التكلفة إلا بالسجلات النشطة اللازمة للأعمال الحالية. وتوفر الجداول الزمنية للاحتفاظ بالسجلات للمكاتب السلطة والجدول الزمني اللازمين للتخلص من السجلات أو نقلها إلى مناطق تخزين شبه نشطة. ويتعين على جميع بعثات حفظ السلام استخدام
الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام*
. استخدم "الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام" للمساعدة في ملء إجراء وتاريخ الاحتفاظ في نماذج نقل السجلات. ومرة أخرى، يوضح قسم "
نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة " الوارد في مجموعة الأدوات مزيدا من المعلومات حول استخدام الجداول الزمنية للاحتفاظ.
قيد السجلات
القيد هو مجموعة من السجلات يتم نقلها من وحدة العمل ذاتها في وقت واحد. ومن الممارسات الجيدة أن يتم إعطاء كل قيد (حتى وإن كان يتألف من صندوق واحد) رقم قيد فريدا. ويستند النظام الجيد إلى السنة التقويمية، كأن يتم إعطاء القيد الأول لعام 2006 مثل رقم القيد 2006-0001، والقيد الثاني يتم إعطاؤه الرقم 2006-0002 وهكذا. وتُعد هذه المعلومات، إلى جانب تفاصيل نموذج النقل وموقع الصناديق كافية تماما لإدارة معظم السجلات حتى تقوم بالتخلص منها أو بإرسالها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات. ويعد مدير السجلات مسؤول عن جميع عمليات الترقيم وتعيين أرقام القيد.
أرقام السجلات والصناديق
يجب منح كل ملف وكل صندوق رقما فريدا لكي تتمكن من التعرف عليه وتتبعه. ومن الأفضل أن تكون أنظمة الترقيم هذه بسيطة بقدر الإمكان. وفيما يعمل رقم الملف على ربطه بخطة تنظيم الملفات بينما يعمل رقم الصندوق على تعيين عنوان للملف ويسمح بتخزينه واسترداده.
ويمكن منح كل صندوق جديد رقم تسلسل استنادا إلى رقم القيد. وعلى ذلك، إذا كانت هناك ثلاثة صناديق في القيد2006-1، فستكون أرقامها كالتالي:
- 2006-0001-01
- 2006-0001-02
- 2006-0001-03
أرقام المساحات في مرفق تخزين سجلات البعثات
إن تعيين أرقام للصناديق يعني إمكانية استخدامها كعناوين للملفات، كما يفيد تعيين أرقام للملفات في إمكانية استخدامها كعناوين للسجلات. وعند تخزين الصناديق، يحتاج موقعها كذلك إلى عنوان ويلزم أن يكون هذا العنوان بسيطا ومنتظما بقدر بساطة وانتظام العناوين الأخرى.
قد توجد أجنحة وأقسام وأرفف في مرفق التخزين، والتي يمكن ترقيمها جميعا لإيجاد معرف فريد.
وهكذا فالمنطقة التي يشير إليها الجناح 1، القسم 1، الرف 3 = المنطقة 1.1.3
وطالما كان العمل يسير على نحو متسق، يمكن بدء الترقيم من اليسار أو اليمين، من أعلى أو من أسفل. والمثال المذكور أعلاه يبدأ من أعلى اليسار. كما يمكن استخدام مجموعة مؤلفة من أحرف وأرقام (تذكر أن تعمل بشكل متسق). ومن عيوب استخدام الأحرف أنها محدودة، إلا إذا بدأت بمضاعفة الأحرف مثل "AA" بعد الوصول إلى الحرف "Z". ونكرر مرة أخرى، يجب أن تعمل بشكل متسق وأن تقوم بتوثيق نظام الترقيم الذي تستخدمه.
ولا يشكل النظام الذي تستخدمه أهمية حقيقية. وإنما المهم هو توثيقه والتأكد من تطبيقه بشكل متسق.
سجل المواقع
بمجرد توثيق السجلات في نماذج النقل ونقلها فعليا إلى المخزن شبه النشط، سوف تحتاج إلى وضع الصناديق على الأرفف. ويجب توثيق موقع الرف الخاص بكل صندوق بعناية لكي تتمكن من العثور على السجلات عندما تحتاج إلى استعادتها مرة أخرى. وسوف تحتاج إلى إدخال البيانات في جدول بيانات أو قاعدة بيانات حتى تستطيع معرفة الصندوق الموجود فيه ملفات معينة ومعرفة مكان هذا الصندوق والرف الموجود عليه.
التحكم الدائم في السجلات الموجودة في المخزن شبه النشط
توفر نماذج النقل معلومات أساسية حول كافة السجلات المنقولة. وتعتبر القائمة المرجعية "البيانات المطلوبة لإدارة السجلات في المخزن شبه النشط" الموجودة في نهاية هذا القسم مكملة للبيانات المطلوبة في "نموذج التخلص من السجلات" الموضح في قسم تدمير السجلات الوارد في مجموعة الأدوات. ويضمن استخدام القائمة المرجعية توفر كافة المعلومات المطلوبة لتوثيق تدمير السجلات المصرح به طبقا لمعايير قسم إدارة المحفوظات والسجلات.
بالرغم من أن السجلات الموجودة في المخزن شبه نشط ينبغي ألا يتم طلبها بشكل متكرر في المكتب، ولكن لابد أن يظل تحديد السجلات شبه النشطة واستعادتها عند الحاجة إليها ممكنا لدعم العمل الحالي أو لمتطلبات المراجعة. وللقيام بذلك، يلزم تشغيل خدمة استعادة وهو ما يعني:
- قدرة الزملاء على طلب السجلات عند الحاجة إليها
- إمكانية تحديد السجلات المطلوبة وتحديد موقعها
- إمكانية سحبها خارج النظام قبل إرجاعها إلى زميل
- إمكانية تحديث النظام عند إرجاع السجلات المسحوبة
إمكانية استخدام النظام الإلكتروني لحفظ الدفاتر أو جدول بيانات أو قاعدة بيانات للبحث عن السجل المطلوب. ويجب أن يسمح النظام بالبحث عن أي مما يلي:
- الأسماء (اسم منشئ السجل أو المستخدم أو موظف النقل)
- التواريخ (تاريخ النقل أو تاريخ السجلات أو تاريخ التصرف في السجلات)
- وحدة العمل
- النظام الخاص بترتيب الملفات
- أرقام القيد والصناديق
- رقم (أرقام) الملفات و/أو العنوان (العناوين)/الوصف
- وصف سلسلة السجلات
- مرجع سلسلة السجلات
- الموقع
- أي قيود على الوصول
عند تحديد موقع السجل أو السجلات، يجب وضع علامة لتمييز الرف أو الصندوق، أو في نظام حفظ الدفاتر، لتتمكن من سحب السجلات. ويمثل هذا تذكيرا ماديا بأن السجلات قد تمت إزالتها – كما يساعد عند إعادة السجلات إلى الصناديق/الأرفف. وفي النظام اليدوي، يجب أن يكون ذلك في شكل بسيط مثل "نموذج إعارة السجلات شبه النشطة للبعثات الميدانية" في نهاية هذا القسم. ويجب إدخال تفاصيل الإعارة في قاعدة البيانات أو جدول البيانات لهذا السجل أو صندوق السجلات. ومن المفيد كذلك وجود سجل للإعارات حتى يمكن رصد استخدام السجلات شبه النشطة.
وعند إعادة السجل (السجلات)، يمكن تحديث قاعدة البيانات وسجل الإعارات. كما يجب أيضا القيام برصد عمليات الإعارة وإرسال تذكيرات للزملاء الذين لديهم سجلات مسحوبة.
إدارة عملية التخلص من السجلات من مخزن شبه نشط
الجانب الأخير من إدارة المخزن شبه النشط هو التأكد من أن السجلات التي يلزم التخلص منها أو نقلها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات لم تعد موجودة في المخزن شبه النشط متى كان ذلك محددا في الجدول الزمني للاحتفاظ. ويمكن الحصول على تفاصيل حول نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات والتخلص منها في قسمي نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة وتدمير السجلات الواردين في مجموعة الأدوات هذه. على أن الحاجة ستظل قائمة لإعداد نظام ثابت إلى جانب بعض الإجراءات للتأكد من الالتزام بالمواعيد النهائية للتخلص من السجلات ونقلها.
وتعد أفضل طرق القيام بذلك هي البحث في قاعدة البيانات أو فرزها لإتاحة قائمة بالسجلات المطلوب تدميرها أو نقلها. وعلى سبيل المثال، يمكن الفرز حسب إجراء الاحتفاظ وحقل التاريخ، وبذلك تتوفر قائمة بالسجلات التي يلزم تدميرها متبوعة بقائمة بالسجلات التي يجب نقلها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات، كل منها مرتبة حسب التاريخ حتى يتسنى لك التعرف على مجموعة السجلات المطلوب تدميرها أو نقلها في نهاية العام الحالي أو في نهاية الأشهر الستة الحالية. وبدل من ذلك، يمكن البحث في حقل إجراء الاحتفاظ للعام الحالي للحصول على قائمة بالسجلات المطلوب التخلص منها. واستنادا إلى حجم السجلات التي تقوم بتخزينها، يجب القيام بذلك بشكل سنوي أو كل ستة أشهر.
قائمة مرجعية: البيانات المطلوبة لإدارة السجلات في المخزن شبه النشط
يتعين أن تتضمن بيانات القيد ما يلي:
- الموظف المسؤول عن السجلات
- المسمى الوظيفي
- الوحدة
- القسم
- المكتب/الفرع
- الإدارة
- اسم وبيانات الشخص الذي قام بإعداد عملية النقل (إذا كان شخص بخلاف الموظف المسؤول)
- مكتب الإنشاء (إذا تمت عملية إنشاء السجلات بواسطة وحدة عمل مختلفة)
- رقم القيد
- تاريخ القيد
- رقم الجدول الزمني للاحتفاظ
- تفاصيل السجلات (وصف كل سلسلة سجلات، بما في ذلك نظام الترتيب، مع إرفاق قائمة مفصلة إن أمكن)
- الكمية (بالقدم الخطي أو عدد الصناديق)
- تواريخ التغطية
- مستوى الأمان
- التخلص الحالي
- التاريخ المحدد للتصرف
- الموقع الحالي
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
- القسم الخامس عشر - نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة
- القسم السابع عشر - تدمير السجلات
الوثائق
- الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)
نموذج إعارة السجلات شبه النشطة للبعثات الميدانية
التاريخ: _________________________
تفاصيل ومراجع الملفات: _________________________________
_______________________________________________________
تمت الإعارة إلى: ___________________________________________
_______________________________________________________
وحدة العمل: ___________________________________________
_______________________________________________________
توقيع الموظف المتقدم بالطلب: _______________________________
التاريخ المحدد للإعادة: __________________________
الموقع: _______________________________________________
_______________________________________________________
تاريخ الإعادة: __________________________
توقيع موظف السجلات: ________________________________
التخلص: مجموعة الإجراءات والعمليات التي تخضع لها السجلات بمرور الوقت، مثل الاحتفاظ والتخلص والنقل إلى مخازن و/أو أمناء سجل آخرين.