المحتويات

أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص أدوار ومسؤوليات حفظ الدفاتر في الأمم المتحدة

مقدمة

السياسة

أدوار ومسؤوليات

أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة

وثائق متصلة بهذا القسم

مسرد

أسئلة متكررة

أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص أدوار ومسؤوليات حفظ الدفاتر في الأمم المتحدة

  • يعد رؤساء البعثات مسؤولين عن ضمان وجود موظف لإدارة السجلات، من أجل دعم تمويل إدارة السجلات والإدارة الشاملة للسجلات.
  • يعد موظفي إدارة السجلات و/أو موظفي السجلات مسؤولين عن مسائل تتعلق بالإدارة اليومية للسجلات في البعثة: وهم يتولون، بدعم من قسم إدارة المحفوظات والسجلات، تنفيذ نظام إدارة السجلات المحلي والمحافظة عليه.
  • إنّ جميع موظفي الأمم المتحدة مسؤولون عن إنشاء السجلات وضمان حفظها وتصنيفها كما ينبغي، وأن تظل آمنة فلا تكون عرضة للتدمير المبكر أو للاحتفاظ بها لوقت أطول من اللازم.

مقدمة

تتضمن سجلات الأمم المتحدة أي بيانات أو معلومات، بغض النظر عن شكلها أو نوعها، حفظتها الأمم المتحدة كدليل على أي معاملة تجارية. ويمكن أن تكون سجلات ومحفوظات الأمم المتحدة من الورق أو بصيغة رقمية أو على أي وسيط آخر بما يلائم طبيعة عمل المكتب أو الإدارة التي قامت بإنشائها. ولا تقتصر سجلات الأمم المتحدة على السجلات التي يتم إنشاؤها واستخدامها داخل الأمانة العامة بالمقر الرئيسي فحسب، إنما تشمل أيضا على السجلات التي تستحدثها وتستخدمها وحدات الأمانة العامة خارج المقر الرئيسي وفي المنظمات الفرعية، بما في ذلك عمليات حفظ السلام.

السياسة

تحدد نشرة الأمين العام عن حفظ الدفاتر وإدارة محفوظات الأمم المتحدة ST/SGB/2007/5 حفظ الدفاتر وإدارة محفوظات الأمم المتحدة*سياسة ومسؤوليات الأمم المتحدة فيما يتعلق بإدارة السجلات. ويمكن معرفة المزيد عما يقوم به قسم إدارة المحفوظات والسجلات، وعن السياسات والتوجيهات والتعرف أكثر على الدور الذي يضطلع به الموظفون للمساعدة في قسم مجموعة الأدوات وكيف يدعم قسم إدارة المحفوظات والسجلات عملية حفظ الدفاتر في الأمم المتحدة كما يتوفر المزيد من المعلومات على صفحات الإنترنت الخاصة بقسم إدارة المحفوظات والسجلات أو عبر موقع الأمم المتحدة على الإنترانت.

معيار قسم إدارة المحفوظات والسجلات للبيانات الفوقية لحفظ الدفاتر*

مربع المعلومات

"على مكاتب الأمم المتحدة القيام بأعمالها في إطار من المساءلة والشفافية والكفاءة. ويعد حفظ الدفاتر بشكل جيد مطلب لا غنى عنه لإيجاد إدارة تتميز بالكفاءة والمساءلة. وذلك هو الأساس في إيجاد وصون الأدلة الوثائقية لأنشطة الأمم المتحدة، وهو يساعد مكاتب الأمم المتحدة على إدارة مخزون خبراتها المشتركة والحفاظ عليه لتحقيق أهداف على المدى القريب والبعيد."

أدوار ومسؤوليات

يضطلع جميع موظفي الأمم المتحدة بدور مهم في ضمان إنشاء سجلات وافية يمكن الاعتماد عليها مع الحفاظ على تلك السجلات مادامت ضرورية لدعم عمل الأمم المتحدة وبما تمثله من أدلة ومجموعة من المراجع التاريخية. ويضطلع العديد من الموظفين في المجموعات الوظيفية بالمسؤولية الرئيسية عن حفظ الدفاتر على النحو التالي:

جميع موظفي الأمم المتحدة

تقع على عاتق كل موظف من موظفي الأمم المتحدة مسؤولية ضمان إنشاء السجلات وحفظها أو وضعها مع السجلات ذات الصلة، وضمان امتثالها للقواعد المرتبطة بالصفة القانونية لسجلات الأمانة العامة وحرمتها، والتي تحدد مسائل عدة منها:

  • إن جميع السجلات، مهما كان شكلها المادي، وسواء تم إنشاؤها أو استلامها بواسطة أحد أعضاء الأمانة العامة وسواء كانت مرتبطة أو ناتجة عن عمل رسمي للأمم المتحدة، فهي تعد ملكا للأمم المتحدة.
  • لا يجوز أن يقدم أي عضو ينفصل عن المنظمة على نقل أي سجلات من مقر الأمم المتحدة؛ إذ لابد أن تظل داخل وحدة العمل للاستخدام في المستقبل ما لم يمنح الإذن بالتصرف بها وفقا لجدول زمني معتمد للاحتفاظ بالسجلات. ويحق للموظف أن يصور عددا مناسبا من الوثائق غير المقيدة على نفقته الخاصة، وأن يحتفظ بما لديه من أوراق خاصة
  • يُحظر على الموظفين إدخال أي تغيير على أية وثيقة أو سجل أو ملف رسمي أو تدميره أو وضعه في غير موضعه أو جعله عديم الفائدة إذا كان من المخطط حفظه كسجل للمنظمة أو يتبين التزامه بالإجراءات المتبعة في قسم إدارة المحفوظات والسجلات.

يحدد الرابطان ST/SGB حول حفظ الدفاتر وإدارة محفوظات الأمم المتحدة*والمبادئ التوجيهية لفصل الملفات الشخصية عن سجلات العمل* بالتفصيل مسؤوليات جميع موظفي الأمم المتحدة.

مسؤوليات الإدارة

تقع على عاتق مديري شؤون الإدارة/ كبار الموظفين الإداريين مسؤولية توفير الموارد اللازمة لإنشاء نظم لحفظ الدفاتر في البعثات بما يتوافق مع متطلبات الأمم المتحدة، وكذلك:

  • تعيين موظفين مؤهلين في إدارة المعلومات (انظر نموذج لإعلانات عن وظيفة شاغرة لموظف إدارة السجلات (P3)، مشرف ومساعد البريد والتسجيل والحقيبة الدبلوماسية (FS5) ومساعد شؤون السجلات (FS4))
  • دعم وضع نظام لإدارة السجلات إلكترونيا يكون مستوفيا للشروط
  • استعراض سياسة إدارة السجلات والإجراءات وخطة المشروع،.إلخ. ومن ثم التصديق عليها
  • التنسيق بين إدارة المعلومات وتكنولوجيا المعلومات والمرافق وسائر الموظفين
  • اعتماد الموارد اللازمة لتدريب وتطوير الموظفين في كافة مناحي الكفاءة المطلوبة في عملية حفظ الدفاتر
  • التصديق على موارد التكنولوجيا والمساحات والإمدادات والخدمات اللازمة للمحافظة على برنامج إدارة السجلات في ظروف آمنة تستوفي الشروط المعمول بها
  • مراقبة وتقييم برنامج إدارة السجلات

لمزيد من المعلومات، انظر دليل تفويض الصلاحيات (إدارة الشؤون الإدارية، 2005)*

مسؤوليات موظفي إدارة السجلات

يكون موظف إدارة السجلات (الذي يعرف برئيس وحدة المحفوظات والبريد والحقيبة الدبلوماسية) مسؤول عن تنفيذ برنامج إدارة السجلات على مستوى البعثة، وعن تحديد الإجراءات والممارسات المتبعة في إدارة السجلات الموجهة لتلبية احتياجات الفريق، كما أن عليه أن يقيم اتصال وثيق بقسم إدارة المحفوظات والسجلات للوفاء بمتطلبات إدارة السجلات.

وتتمثل المسؤوليات الأخرى التي تقع على كل وحدة و/أو على موظف اتصال السجلات في:

  • وضع أهداف مشروع إدارة السجلات ونطاقه ومتطلبات الموارد
  • تطوير ممارسات إدارة السجلات وأدواتها والتدريب الخاص بها لدعم الصلاحيات الموضوعية للبعثة وبرنامج العمل القائم على منهجية تتسم بأفضل الممارسات (لمزيد من المعلومات في هذا الشأن، انظر قسم مجموعة الأدوات، حفظ الدفاتر في الأمم المتحدة)


  • تنفيذ الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام* بالنسبة لسجلات الأعمال


  • تصميم وتنفيذ إستراتيجيات ونظم لإدارة السجلات الرقمية
  • الإشراف على نقل السجلات التي لم تعد لازمة لسير العمل الحالي (عادة بعد ثلاث سنوات) والتي يجب الاحتفاظ بها لأغراض إدارية أو قانونية أو تاريخية، لتصبح في عهدة قسم إدارة المحفوظات والسجلات لتخزينها وحفظها على نحو آمن
  • توفير ظروف ملائمة لصون السجلات والحفاظ عليها
  • تنفيذ الإجراءات الخاصة بأفضل ممارسات للأمم المتحدة فيما يتعلق بإجراءات التصنيف الآمن للمعلومات لتحديد السجلات السرية/الحساسة وتصنيفها ومعالجتها وإدارتها بهدف منع أي دخول غير مصرح به وللتحكم في عمليات كشف السجلات المصرح بها
  • المشاركة في التخطيط للاستئناف بعد الكوارث واستمرار العمل بالأمم المتحدة عن طريق إعداد إستراتيجيات تهدف إلى إيجاد إجراءات لتحديد السجلات الحيوية وإدارتها.

مسؤوليات مساعدي إدارة السجلات

يتولى مساعدو إدارة السجلات (غالبا ما يكونون موظفي دعم مكلفين بمهام أخرى) مسؤوليات معينة لإدارة السجلات والملفات الموجودة في مكاتبهم. وهم يمثلون نقطة الاتصال بين مكاتبهم وموظف إدارة السجلات. ويعمل مساعدو إدارة السجلات مع موظف إدارة السجلات على ما يلي:

  • الإشراف على استلام السجلات من المكتب ونقلها
  • وضع خطة تنظيم ملفات للمكتب
  • إعداد نظم إيداع للسجلات الورقية والإلكترونية
  • تطبيق سياسة الاحتفاظ وفقا للجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام
  • نقل السجلات إلى مرفق تخزين سجلات البعثة حينما تكون غير نشطة.

موظفو تكنولوجيا المعلومات والاتصالات

يجب أن يضمن قسم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات العامل ضمن البعثة أن تكون نظم المعلومات المتاحة لأغراض إدارة السجلات متوافقة مع المتطلبات التقنية والوظيفية لقسم إدارة المحفوظات والسجلات، مع الأخذ في الاعتبار أنه لا يجب استبدال النسخ الورقية الأصلية بالسجلات التي تم إنشاؤها وإدارتها في النظم غير المستوفية للشروط. كما يسعى قسم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات أيضا إلى التأكد من أن السجلات التي تم إنشاؤها والحفاظ عليها باستخدام موارد قسم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات تتم إدارتها بطريقة آمنة لا تتعارض مع مقتضيات استمرار سير العمل.


أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة

  • القسم الثالث - كيف يدعم قسم إدارة المحفوظات والسجلات حفظ الدفاتر في الأمم المتحدة
  • القسم الرابع – حفظ الدفاتر في الأمم المتحدة
  • القسم الخامس عشر - نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة

وثائق متصلة بهذا القسم


مسرد

الأوراق الخاصة: هي الأوراق التي تخص موظفي الأمم المتحدة، ولا علاقة لها بالعمل الرسمي للأمم المتحدة ولكن تم الاحتفاظ بها في مكاتبهم.

حفظ الدفاتر: هي وظيفة إدارية معنية بضبط السجلات بكافة جوانب إنشائها واستلامها واستخدامها وصونها وتقييمها والوصول إليها والحفاظ عليها وتدميرها. ويستعاض في مجموعة الأدوات هذه عن عبارة حفظ الدفاتر بعبارة إدارة السجلات.


أسئلة متكررة

من هو موظف إدارة السجلات؟

موظف إدارة السجلات هو موظف معين من قبل المكتب أو البعثة، ويتمثل دوره في تولي المسؤولية الأولية لإدارة السجلات وفقا لمعايير قسم إدارة المحفوظات والسجلات لتلبية احتياجات العمل. ويمكن أن يكون لموظف إدارة السجلات مساعد واحد أو أكثر من موظفي السجلات. وهم يعملون جنبا إلى جنب مع فريق قسم إدارة المحفوظات والسجلات الذي يمكنه توفير التدريب والدعم الاستشاري. وفي الماضي كان موظفو اتصال السجلات يضطلعون بمهمة إدارة سجلات البعثة/المكتب، على أن نفس المهمة قد تظل موكلة لرئيس قلم السجل أو المحفوظات في البعثة.

ما المقصود بالأوراق الخاصة؟

هي الأوراق التي تخص موظفي الأمم المتحدة، ولا علاقة لها بالعمل الرسمي للأمم المتحدة ولكن تم الاحتفاظ بها في مكاتبهم. ومنها على سبيل المثال، الإجراءات الخاصة بهيئة متخصصة أو سيرة ذاتية أو قائمة ببطاقات عيد الميلاد.