أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص إدارة السجلات ذات الصيغ الخاصة
السجلات المعنية بالمعمار ورسم الخرائط
أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص إدارة السجلات ذات الصيغ الخاصة
- السجلات ذات الصيغ الخاصة لها متطلبات معينة متعلقة بصيانتها والحفاظ عليها والوصول إليها.
- يجب الاحتفاظ بالسجلات الخاصة في مكان بارد وجاف وفي غلاف مناسب لحمايتها من الغبار والمجالات المغناطيسية.
- اتبع التوجيهات الواردة في هذا القسم لضمان بقاء السجلات ذات الصيغ الخاصة مقروءة ومتوفرة لموظفي الأمم المتحدة وأصحاب المصلحة طوال المدة المطلوبة.
يتناول هذا القسم المعايير الإضافية المطلوبة للحفاظ على السجلات ذات الصيغ الخاصة بسبب خصائصها المادية. وهناك ثلاث قوائم مرجعية في نهاية هذا القسم يمكن استخدامها لضمان القيام بكافة الإجراءات اللازمة لإدارة السجلات الخاصة بشكل فعّال. كما أن السجلات الإلكترونية (أي السجلات التي تتكون من بيانات إلكترونية يتم الاحتفاظ بها في صيغة رقمية) ليست مضمنة كسجلات ذات صيغ خاصة. فذلك يتضمن السجلات الإلكترونية غير النصية (مثل تسجيلات الصوت أو الفيديو الرقمية – ذات الامتدادات wmv وmpeg وMP3 وغيرها).
تشتمل السجلات ذات الصيغ الخاصة على متطلبات معينة للتخزين والمعالجة والعناية. وبالنسبة لطريقة تنظيمها (خطة تنظيم الملفات) ومدة الاحتفاظ بها (الجداول الزمنية للاحتفاظ) فهي نفس الطريقة المتبعة مع أي سجلات أخرى. ويجب إنشاء ارتباطات بالسجلات الأخرى الخاصة بنفس نشاط الأعمال مع صيانتها، ويكون ذلك أكثر سهولة عن طريق الاحتفاظ بقوائم على مستوى العناصر تحتوي على هذه المعلومات.
تأتي السجلات السمعية البصرية في صيغ مختلفة، لكن الصيغ الرئيسية التي ستكون مسؤول عنها في الغالب هي:
- الشريط المغناطيسي (سجلات الصوت والفيديو) – سواء بكرة أو كاسيت
- الشريط السينمائي (السليولويد)
- المطبوعات الفوتوغرافية
- الصور السلبية (للأفلام والصور الفوتوغرافية)
- الأقراص الضوئية – الأقراص المضغوطة وأقراص الفيديو الرقمية (CD وCD-R وDVD، إلخ)
تعتبر السجلات السمعية البصرية شديدة التأثر بالتغيرات في درجة الحرارة والرطوبة. وقد يتسبب الغبار والأوساخ في إحداث ضرر بالغ لهذا النوع من الوسائط، ولذلك يلزم تخزينها في بيئة أكثر برودة وجفافا من بيئة السجلات الورقية. وتواجه الوسائط المغناطيسية خطر التعرض للضرر بسبب المجالات والقوى المغناطيسية. لذلك يجب تخزين المواد السمعية البصرية في منطقة منفصلة عن السجلات الورقية.
تتصف المواد السمعية البصرية بالضعف حتى أن استخدامها بشكل غير منتظم قد يؤدي إلى تلفها. ومن الأفضل توفير نسخة من السجل الأصلي أو الرئيسي للاستخدام اليومي، بما في ذلك استخدام الباحثين الخارجيين. ويجب استخدام نسخة ثالثة لإنشاء نُسخ في المستقبل حتى تظل النسخة الأصلية في بيئة تحت السيطرة (72 درجة فهرنهايت/22 درجة مئوية أو أقل، مع رطوبة نسبية تتراوح بين 30% و40%) ولا تتعرض للتلف من الاستعمال. كما يجب ضمان عدم إمكانية استبدال النسخة الأصلية دون قصد.
السجلات المعنية بالمعمار ورسم الخرائط
تتطلب السجلات المعنية بالمعمار ورسم الخرائط المستندة إلى الورق عناية خاصة نظرا لأنها غالبا ما تكون كبيرة الحجم وبذلك تتعرض للتلف بسهولة. كما تكون أحيانا مصنوعة من أوراق عالية الحمضية أو هشة. فإذا كانت لديك مثل تلك السجلات الضخمة، فيجب تخزينها بشكل مستوٍ سواء كانت مربوطة أو غير مربوطة. أما السجلات التي تم تصنيفها كسجلات أرشيفية فيجب تغليفها أو فصلها عن بعضها بأغطية أو أوراق خالية من الأحماض.
تستخدم البعثات الميدانية حاليا نظم المعلومات الجغرافية (GIS) لإنشاء السجلات المعنية برسم الخرائط وإدارتها. ويمكنك التنسيق مع خبراء نظم المعلومات الجغرافية في إدارة جميع السجلات المعنية برسم الخرائط. ويحتاج خبراء نظم المعلومات الجغرافية إلى توجيهات حول إدارة سجلات نظم المعلومات الجغرافية لتسهيل نقلها إلى المقر الرئيسي عند انتهاء انتداب البعثة.
وبالمثل، يتم إنشاء العديد من السجلات الهندسية والمعمارية والحفاظ عليها في أنظمة التصميم بمعاونة الحاسوب (CAD). وقد يلزم نقل هذه الأنظمة إلى المقر الرئيسي كمحفوظات. راجع مقر قسم إدارة المحفوظات والسجلات للحصول على توجيهات حول هذه القضايا.
غالبا ما تكون السجلات المزودة برسوم مُصغرة بمثابة بديل (أو تعمل كبديل) للسجلات الأصلية التي تكون ضعيفة بدرجة لا تتحمل الاستخدام المكثف. كما تُستخدم السجلات المزودة برسوم مُصغرة لتوفير مساحة تخزين – وحينئذ قد يتم تدمير النسخة الأصلية. وفي هذه الحالة تكون الصورة المُصغرة هي النسخة الوحيدة للسجل ويجب التأكد من وجود نسخة لإعادة الإنتاج (صورة سلبية للطباعة) بالإضافة إلى أية نُسخ مرجعية، والأهم من ذلك أن توجد صورة سلبية رئيسية. ويجب أن تكون هذه النسخة عبارة عن فيلم أسطواني 35 مم من جيلاتين الفضة، ويجب تخزينها في بيئة تحت السيطرة لضمان حمايتها، كذلك لا تُستخدم إلا لعمل الصورة السلبية للطباعة ولعمل نسخ بديلة. وإذا كنت تستخدم الصورة المُصغرة كبديل لتسجيل ما تريد الاحتفاظ به، فيجب أيضا اتباع هذا النظام حيث يتعين تجنب إعادة تصوير النسخة الأصلية الضعيفة.
تتطلب السجلات المزودة برسوم مُصغرة قوائم وتسميات دقيقة نظرا لإمكانية وجود العديد من السجلات على كل أسطوانة أو بطاقة مجهرية (فيش). إذا كان لديك برنامج للتصوير الدقيق (ميكروفيلم)، فاحرص على فحص الفيلم بعناية للتأكد من وضوح السجلات وإمكانية قراءتها قبل تدمير النُسخ الأصلية.
قائمة مرجعية: إدارة السجلات السمعية البصرية
- هل يتم الاحتفاظ بالنُسخ الأصلية ونُسخ الاستعمال من السجلات السمعية البصرية بشكل منفصل؟
- هل يتم الاحتفاظ بالأدوات المساعدة على البحث، مثل الفهارس والتسميات التوضيحية وقوائم التسميات التوضيحية وكشوف البيانات وقوائم التصوير وسيناريوهات المتابعة وكشوف المراجعة والكتالوجات (سواء كانت منشورة أو غير منشورة) لكافة السجلات السمعية البصرية؟
- هل يتم الاحتفاظ بالإشارات المرجعية إلى السجلات النصية ذات الصلة مع السجلات السمعية البصرية (التصنيف والجداول الزمنية للاحتفاظ)؟
- هل قام المكتب بوضع إجراءات لضمان عدم مسح أو استبدال المعلومات الموجودة على وسائط الصوت أو الفيديو الدائمة أو غير المجدولة؟
- هل يقوم المكتب بتخزين السجلات الصوتية البصرية الدائمة، خاصة الأفلام والصور الفوتوغرافية الملونة، في مكان تخزين مستوف لمتطلبات قسم إدارة المحفوظات والسجلات؟
- بالنسبة للسجلات ذات الصيغ الخاصة التي تعتبر محفوظات، هل وضع مدير السجلات إستراتيجية للتحويل من الصيغة الأصلية إلى صيغة أكثر ثباتا، متى أمكن ذلك؟
قائمة مرجعية: إدارة السجلات المعنية بالمعمار ورسم الخرائط
- هل يتم تخزين الخرائط والرسومات بشكل مستوٍ في أدراج مسطحة بدل من طيها أو لفها؟
- هل يتم تخزين الخرائط والرسومات الدائمة في مجلدات خالية من الأحماض؟
- هل يتم تخزين المصوَّرات الجغرافية ومجلدات الخرائط والرسومات الأخرى بشكل مستوٍ، ويفضل أن تكون على أرفف جرارة لتسهيل تحريكها دون حدوث تلف؟
- هل توجد أدوات بحث مناسبة للسجلات المعنية بالمعمار ورسم الخرائط، مثل الفهارس؟
- هل يتم الاحتفاظ بالإشارات المرجعية إلى السجلات النصية ذات الصلة مع السجلات المعنية بالمعمار ورسم الخرائط؟
قائمة مرجعية: إدارة السجلات المزودة برسوم مُصغرة
- هل يتم ترتيب السجلات الموجودة بهيئة صور مصغرة وفهرستها لتمكين استرجاع مستندات مفردة؟
- هل تشتمل الصور المصغرة على رأس عنوان أو صفحة مستهدفة أولية لتحديد السجلات؟
- هل تتم تسمية الصناديق التي تحتوي على الصور المُصغرة بشكل فردي مع وضع عنوان سلسلة السجلات ونطاق تاريخ السجلات، وهل يتم ترقيمها بشكل تسلسلي؟
- هل يتم تصوير السجلات الدائمة والسجلات المؤقتة بشكل منفصل (لتسهيل التصرف فيها)؟
- هل يتم تخزين الصور المُصغرة المصنوعة من جيلاتين الفضة وغير المصنوعة من جيلاتين بشكل منفصل؟
- هل يتم فحص الصور المُصغرة الرئيسية المصنوعة من جيلاتين الفضة والخاصة بالسجلات الدائمة وغير المجدولة كل عامين أثناء وجود تلك السجلات في مكان التخزين؟
ما السجلات ذات الصيغ الخاصة؟
السجلات الخاصة هي سجلات في صيغ مختلفة عن الملفات النصية الورقية التقليدية، مثل السجلات:
- الإلكترونية
- السمعية البصرية
- المعنية برسم الخرائط
- المعنية بالعمارة والإنشاءات
- الصورة المُصغرة (فيلم أو بطاقة مجهرية، إلخ)