نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام
ما هو شكل الجدول الزمني للاحتفاظ
الجداول الزمنية للاحتفاظ والإجراءات المتخذة
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام
- إن الجداول الزمنية للاحتفاظ أمر شامل يغطي عملية التخلص من السجلات ويعمل على ضمان أنه سيتم الاحتفاظ بها ما دعت الضرورة إلى ذلك وفقا لقيمتها الإدارية والمالية والقانونية والتاريخية.
- وقد تم تفويض استخدام الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام في جميع بعثات حفظ السلام واستبداله بكافة الجداول الزمنية للاحتفاظ السابقة المستخدمة في البعثات.
- جدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام هو السلطة الوحيدة التي تملك صلاحية التخلص من سجلات الأمم المتحدة في البعثات.
إن الجدول الزمني للاحتفاظ أمر شامل يغطي عملية التخلص من السجلات ويعمل على ضمان أنه سيتم الاحتفاظ بها طالما كانت ذات قيمة إدارية أو مالية أو قانونية أو بحثية.
إن تقييم السجلات لتحديد المدة اللازمة للاحتفاظ بها، فضل عن الإجراءات التي يتم اتخاذها لضمان تفعيل تلك القرارات الخاصة بالمدة هو عنصر رئيسي لحفظ السجلات. والأداة المستخدمة لإدارة حفظ السجلات هي الجدول الزمني للاحتفاظ. حيث يُطلب من جميع بعثات الأمم المتحدة تنفيذ الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام*
، وقد اعتمد قسم إدارة المحفوظات والسجلات الجدول الزمني للاحتفاظ بسجلات عمليات حفظ السلام. وقام بتطويره قسم إدارة المحفوظات والسجلات بعد مشاورات مكثفة مع إدارة عمليات حفظ السلام وقام باعتماده رسميا مكتب الشؤون القانونية ومكتب خدمات الرقابة الداخلية.
ويعتمد الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام على التحليل الوظيفي لعمليات البعثات والإدارة والدعم ويشمل تعليمات الاحتفاظ بالسجلات والتصرف فيها وذلك للعشرين وظيفة الرئيسية الخاصة بالبعثات الميدانية التابعة للأمم المتحدة بالإضافة إلى جدول زمني منفصل لمكتب الممثل الخاص للأمين العام ومكتب المدير أو رئيس الإدارة. يتم تقسيم كل وظيفة إلى سلسلة من السجلات. وسلسلة السجلات هي مجموعة من السجلات التي ترتبط بنشاط واحد ومن ثم يُحدد لها نفس مدة الاحتفاظ وإجراء التصرف. ويرتبط الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام بالتصنيف الخاص بحفظ الدفاتر في البعثات الميدانية لعمليات حفظ السلام التابعة للأمم المتحدة *
والذي يضم تنظيم وظائف التصنيف الخاص بالجداول الزمنية للاحتفاظ.
إن الجداول الزمنية للاحتفاظ لهي أدوات نفيسة تعمل على مساعدتك في إدارة السجلات الخاصة بك. وتتمتع بالمزايا التالية:
- تقدم معيارا ثابتا ومتفقا عليه – من قِبل الإدارات والبعثات والمكاتب التابعة للأمم المتحدة – فيما يتعلق بقيمة السجلات ومدى الاحتفاظ بها.
- تساعد على الحد من عدد السجلات المحفوظة في المساحات الرئيسية بالمكتب وعلى الخوادم، مما يعمل على الاقتصاد في تكاليف التخزين وتفريغ مناطق التخزين لحفظ السجلات التي تم إنشاؤها حديثا أو لأغراض أخرى.
- تعمل على تسهيل عملية تخزين المعلومات واسترجاعها من خلال تحديد السجلات الزائدة أو غير الضرورية للتخلص منها (فكلما كانت المواد التي يتم إجراء البحث خلالها أقل، كلما كان البحث أسرع).
- تسمح بتدمير السجلات في منطقة البعثة، مما يعمل على توفير تكاليف الشحن إلى نيويورك وتكاليف التخزين الخاصة بقسم إدارة المحفوظات والسجلات.
- تضمن تحديد وحماية السجلات التي ينبغي حفظها على مدى أطول.
- تحدد السجلات الأرشيفية المحتملة لنقلها بانتظام إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات، ومن ثم حماية المواد التاريخية القيمة.
ما هو شكل الجدول الزمني للاحتفاظ
تتضمن الجداول الزمنية للاحتفاظ ما يلي:
- رقم الجدول الزمني – هوية مميزة لكل فئة داخل الجدول الزمني
- عنوان أو موضوع لسلسلة السجلات
- أوامر نقل من أجل المكتب الأساسي
- أوامر التدمير
- ملاحظات
- المصدر – السلطة الرئيسية لإصدار أمر التخلص
- بيان حالة الجدول الزمني من حيث أنه نشط أو غير نشط وتاريخ بدايته
وفيما يلي الجزء الأول من الجدول الزمني للاحتفاظ بالشؤون المالية المتفرع من الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام.
ينبغي أن يكون استخدام الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام هو المسؤولية الرئيسية التي يتولاها موظف إدارة السجلات المسؤول عن التخلص من كافة سجلات البعثة وتوثيق كافة عمليات التصرف في السجلات. ويجب اتباع الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام من خلال الاحتفاظ بالسجلات للفترة الزمنية المحددة والتأكد أنه يمكن الوصول إليها خلال فترة الاحتفاظ بكاملها. وترتبط فترات الاحتفاظ بمجموعات السجلات أي سلسلة السجلات وتنطبق على المعلومات التي تحتوي عليها السجلات بغض النظر عن أنواعها: في شكل ورقي، أو على شريط/قرص من أقراص الكمبيوتر أو أي تنسيقات أخرى. ولا ينبغي مراجعة فترات الاحتفاظ لكل وثيقة أو ملف بصفة مستقلة.
يفضل إعداد دورة بصفة منتظمة بشكل سنوي على الأقل لمراجعة السجلات. وينبغي عليك السعي إلى تحديد السجلات التي تستلزم اتخاذ إجراء معين وتنفيذ هذا الإجراء. حيث سيجري تنفيذ إجراء واحد أو أكثر من الإجراءات التالية:
- نقل السجلات إلى وحدة التخزين المحلي شبه النشط (الأرشيف المحلي)
- تدمير السجلات
- نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات (إما الأرشيف المؤقت أو الأرشيف الدائم)
يقدم قسم نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة في هذه المجموعة من الأدوات إرشادات تفصيلية بخصوص نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات. ويمكن تطبيق الإرشادات أيضا على السجلات التي يتم نقلها إلى المحفوظات المحلية. يقدم قسم تدمير السجلات المدرج في هذه المجموعة من الأدوات الإرشادات بخصوص كيفية تدمير تلك السجلات التي وافق قسم إدارة المحفوظات والسجلات على أن تقوم بتدميرها بنفسك.
الجداول الزمنية للاحتفاظ والإجراءات المتخذة
ينبغي أن تقوم كل بعثة بوضع مجموعة من الإجراءات لتضمن قيامها بتطبيق الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام بشكل فعال. ينبغي أن تستند الإجراءات إلى الإرشادات المقدمة في هذا القسم من مجموعة الأدوات. عند الحاجة إلى مزيد من النصح أو المساعدة، اتصل بموظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات. استخدم القائمة المرجعية الموجودة في نهاية هذا القسم للتأكد أن لديك نظاما يتوافق مع معايير قسم إدارة المحفوظات والسجلات.
قائمة مرجعية: تنفيذ الجداول الزمنية للاحتفاظ
يجب أن يشتمل الجدول الزمني للاحتفاظ والإجراءات المتخذة للاحتفاظ على ما يلي:
- مراجعة منتظمة للسجلات الموجودة في أماكن الملفات وعلى محركات الأقراص المشتركة والشخصية لتحديد السجلات التي تستوجب إجراء الاحتفاظ
- المراجعة المنتظمة لسجلات المكتب والجدول الزمني للاحتفاظ من أجل ضمان أن الجدول الزمني يغطي كافة سلاسل السجلات وأن فترات الاحتفاظ والإجراءات تظل ملائمة
- تنفيذ نقل السجلات وتدميرها وفقا لمعايير قسم إدارة المحفوظات والسجلات وإرشاداته
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
- القسم الخامس عشر نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة
- القسم السابع عشر – تدمير السجلات
- الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)
- التصنيف الخاص بحفظ الدفاتر في البعثات الميدانية لعمليات حفظ السلام التابعة للأمم المتحدة (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)
- طلب نموذج ترخيص بالتخلص من السجلات
المحفوظات المؤقتة: حيث يحفظ قسم إدارة المحفوظات والسجلات السجلات التي لن يتم حفظها بشكل دائم كجزء من محفوظات الأمم المتحدة. ومثل هذه السجلات يتم تدميرها بشكل نهائي.
المحفوظات المحلية: حيث تحفظ البعثة السجلات التي لا تكون الحاجة إليها بشكل يومي ولكن لا تزال هناك حاجة إلى الاحتفاظ بها.
المحفوظات الدائمة: السجلات ومرفق التخزين الذي تُحفظ فيه المحفوظات الدائمة الخاصة بالأمم المتحدة تحت رعاية موظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات.
الجدول الزمني للاحتفاظ : هو أمر شامل يغطي عملية التخلص من السجلات ويعمل على ضمان أنه سيتم الاحتفاظ بها طالما كانت ذات قيمة إدارية أو مالية أو قانونية أو بحثية.
ما المقصود بجدول زمني للاحتفاظ؟
الجدول الزمني للاحتفاظ هو عبارة عن جدول للسجلات. يحدد المدة التي تحتاجها أنت وقسم إدارة المحفوظات والسجلات لحفظها في المراحل المختلفة من عمرها. كما يحدد أيضا ما الذي ينبغي أن يحدث لهذه السجلات، كنقلها على سبيل المثال إلى مستودع آخر أو محفوظات أخرى أو تدميرها. وقد تم تنظيمه وفقا لسلاسل السجلات حيث أن كافة السجلات الموجودة في سلسلة واحدة سيكون لها نفس القيمة أو بصيغة أخرى ستكون الفترة الزمنية المطلوبة لحفظها واحدة بمجرد إغلاق الملف.
كيف أحصل على جدول زمني للاحتفاظ؟
قام قسم إدارة المحفوظات والسجلات بتطوير الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام ليتم استخدامه في جميع بعثات حفظ السلام. وينبغي على الأطراف الأخرى التابعة للأمم المتحدة الاتصال بموظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات.
كيف يحدد قسم إدارة المحفوظات والسجلات مدة الاحتفاظ بالسجلات؟
أعضاء فريق العمل بقسم إدارة المحفوظات والسجلات خبراء في حفظ الدفاتر يتمتعون بالقدر اللازم من الخبرة والتدريب المهني الذي يمكنهم من التشاور مع المكاتب بخصوص السجلات التي يقومون بإنشائها وفي تحديد المدة التي تحتاجها الأمم المتحدة للاحتفاظ بالسجلات الخاصة بها بالإضافة إلى تحديد السجلات التي ينبغي الاحتفاظ بها بشكل دائم في المحفوظات. ويراعي قسم إدارة المحفوظات والسجلات ما يلي:
- القيمة الإدارية (وتعني أن الملف ضروري لإجراء العمل اليومي)
- القيمة المالية (تقوم السجلات بموجبها بإنشاء سجل مراجعة من خلال توثيق الأموال التي تم استلامها أو إدارتها أو صرفها)
- القيمة القانونية (وتعني أن السجلات تعمل على توثيق حقوق أو مسؤوليات الأمم المتحدة أو موظفيها)
- القيمة البحثية (السجلات مهمة وذلك لاحتوائها على معلومات عن الأمم المتحدة وأنشطتها فضل عن قيمتها عند إجراء تحليل للبرامج والسياسات المستقبلية وتوثيق الذاكرة المؤسسية للمنظمة)