المحتويات

أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص إنشاء السجلات وحفظها

مقدمة

ما السبب وراء إنشاء السجلات؟

متى ينبغي إنشاء السجلات وحفظها؟

كيف يتم إنشاء السجلات وحفظها؟

عناوين المجلدات والوثائق

التحكم في الإصدار

سجلات الأمم المتحدة التي تم استلامها من مصادر خارجية

استنساخ ونسخ السجلات

ما المقصود بـ "غير سجلات"؟

ماذا عن السجلات الشخصية التي يتم حفظها بالمكتب

أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة

الوثائق

مسرد

أسئلة متكررة

أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص إنشاء السجلات وحفظها

  • ينبغي أن يقتصر في إنشاء السجلات وحفظها على تلك السجلات التي يحتاجها المكتب كأدلة أو لغرض المساءلة أو للتزويد بالمعلومات في أعمال مستقبلية أو كقالب لتكرار أحد الإجراءات أو عملية اتخاذ القرار.
  • ينبغي حفظ السجلات أو حفظها في ملفات مع السجلات الأخرى التي تدعم نفس المهمة.
  • لا ينبغي حفظ النسخ المتطابقة أو الأوراق الشخصية أو المواد المرجعية أو المنشورات الخاصة بالأمم المتحدة.
  • ينبغي عليك بالتعاون مع مدير السجلات أن ترصد ما يتم القيام به في مكتبك وتقوم بوضع القواعد والإجراءات حتى يتسنى لكل شخص معرفة نوع السجلات المطلوب إنشائها وحفظها كأدلة لهذا العمل أو تزويده بالمعلومات مرة أخرى في المستقبل.

مقدمة

أول مرحلة في عمر أي سجل هي مرحلة إنشاء السجل وحفظه. إذ أنه من الأهمية بمكان عند القيام بإجراء ما أو اتخاذ أحد القرارت القيام بإنشاء سجل دقيق بذلك ثم حفظه. وبعض السجلات التي يكون لها تأثير في الأمم المتحدة قد يقوم بإنشائها آخرون (كالمتعهدين وأصحاب المصلحة على سبيل المثال) ويجب حفظ هذه السجلات أيضا. وتساعد عملية إنشاء السجلات وحفظها على تقديم صورة كاملة يمكن الاعتماد عليها فيما يتعلق بعمل الأمم المتحدة من أجل المسائلة وبقدر من الشفافية وللرجوع إليها عند القيام بعمل أشياء مشابهة في المستقبل. وقد لا تكون هناك حاجة إلى حفظ بعض الأشياء التي تبدو كسجلات نظرا لأنها عبارة عن نسخ مطابقة (على سبيل المثال نسخ السجلات التي تم إنشاؤها وحفظها في أقسام أخرى بالأمم المتحدة ثم أرسلت إليك للحصول على المعلومات) أو نظرا لأنها ليست سجلات خاصة بنشاط معين تقوم به الأمم المتحدة أو قرار تتخذه.

ينبغي حفظ كافة السجلات في ملفات أو تنظيمها بغض النظر عن صيغة شكلها بحيث يتم ربط السجلات ذات الصلة سويا بطريقة أو بأخرى وإمكانية استرجاعها عند الطلب. يقدم هذا القسم إرشادات حول كيفية تحقيق ذلك، بما في ذلك كيفية تسمية السجلات الإلكترونية والتحكم بإصدارها.

ما السبب وراء إنشاء السجلات؟

يتولى جميع موظفي الأمم المتحدة مسؤولية إنشاء السجلات لتوثيق عملهم من أجل:

  • تزويد الدول الأعضاء والمواطنين بالأدلة الخاصة بقرارات الأمم المتحدة وإجراءاتها
  • تزويد زملائنا وأنفسنا بمعلومات عما حدث أو ما تم اتخاذ قرارات بشأنه
  • توفير قوالب أو أمثلة حول الطريقة التي تمت بها الأمور أو التي ينبغي أن تتم بها
  • الحفاظ على تتابع التقدم في المشاريع أو العمليات

ينبغي أن يضع كل مكتب أو إدارة أو بعثة أو وحدة تابعة للأمم المتحدة ترتيبات حفظ الدفاتر التالية في وضعها المناسب:

  • إرشادات خطية بخصوص السجلات التي ينبغي إنشائها وشكل السجل الرسمي
  • الإرشادات والتعليمات المتعلقة بتوثيق السياسات والقرارات
  • الإرشادات المتعلقة بأوراق العمل وملفات العمل والمسودات وحالتها كسجلات (أو بخلاف ذلك)
  • الإرشادات المتعلقة بإنشاء الوسائل المساعدة على البحث واستخدامها (كالفهارس على سبيل المثال)

ومن الطبيعي أن تكون هناك بعض الاختلافات في الترتيبات من مكتب لآخر غير أن هذه المجموعة من الأدوات تقدم المساعدة والإرشادات التي يمكنك استخدامها لتفي بمعايير قسم إدارة المحفوظات والسجلات.

متى ينبغي إنشاء السجلات وحفظها؟

نقوم بإنشاء السجلات دائما لكن الوعي بتلك العملية له دور هام في القدرة على حفظ تلك السجلات وإدارتها كما يجب.

ويجب إنشاء السجل عند الحاجة إلى أدلة للقرارات أو الإجراءات أو المعاملات. وينبغي القيام بذلك وقت تنفيذ الإجراء أو اتخاذ القرار أو بعد ذلك مباشرة. وقد يساعد استخدام أنظمة الكمبيوتر في إنشاء السجل في نفس الوقت الذي يتم فيه تنفيذ نشاط العمل غير أن الشكل الرسمي لسجلات الأمم المتحدة هو الورق ولذا يجب تحويل تلك السجلات والاحتفاظ بها في ملف ورقي.

والسجلات مطلب ضروري للقدرة على اتخاذ القرارات والإجراءات والمعاملات سواء الفنية منها أوالإدارية الهامة (السجلات الفنية والسجلات الإدارية).

كيف يتم إنشاء السجلات وحفظها

إن إنشاء السجلات وقت اتخاذ أحد الإجراءات أو القرارات أو بعده مباشرة أمر ينطوي عليه إنشاء سجلات أكثر دقة وموثوقية. وهناك طرق مختلفة لإنشاء السجلات تشمل ما يلي:

  • تدوين الملاحظات
  • ملء النماذج
  • إنشاء وثائق معالجة ببرنامج word
  • التقاط صور فوتوغرافية (سواء تم التقاطها بكاميرا رقمية أو عادية)
  • التسجيل على أشرطة الفيديو وقرص الفيديو الرقمي وتسجيلات الأفلام التقليدية
  • التسجيل على أشرطة صوتية والأقراص المضغوطة والتسجيلات الصوتية الأخرى
  • إدخال البيانات في قاعدة بيانات

كما أن هناك العديد من الطرق لحفظ السجلات أيضا. يتولى جميع موظفي الأمم المتحدة مسؤولية حفظ السجلات وتشمل حفظ ما يلي:

  • 1. السجلات الورقية من خلال وضعها بشكل مادي في ملف بالجزء الصحيح من نظام تصنيف الملفات الخاص بالمكتب – قد تحتاج إلى طباعتها أول
  • 2. السجلات الإلكترونية من خلال حفظها في ملفات بنظام الإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات المعتمد من قسم إدارة المحفوظات والسجلات إذا كان متوافرا لديك، أو باستخدام نظام تطبيقات إدارة محتوى المؤسسة الخاص بالأمم المتحدة عندما يتم تعميمه في البعثة.

والخيار الأنسب الذي ينبغي اتباعه هو حفظ السجلات الإلكترونية في هياكل المجلدات على محرك أقراص مشترك أو محرك أقراص الشبكة كجزء من عملية الإنشاء ولكن نظرا لأن الورق هو الشكل الرسمي للسجلات بالأمم المتحدة، لذا يجب طباعتها وحفظها في ملفات. يتاح المزيد من الإرشادات في القسم الخاص بمجموعة الأدوات حفظ الدفاتر بالأمم المتحدة.

ينبغي حفظ رسائل البريد الإلكتروني الهامة الخاصة بالعمل بطريقة مماثلة لتلك المتبعة في حفظ السجلات الإلكترونية الأخرى (أي استخراجها من نظام البريد الإلكتروني وحفظها في ملف إلكتروني في تطبيقات إدارة محتوى المؤسسة أو نظام الإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات) أو طباعتها مع أية مرفقات ووضعها في ملف ورقي. احرص على التأكد من حفظ أية مرفقات عند حفظها في ملفات بشكل إلكتروني.

عناوين المجلدات والوثائق

على الرغم من أن السجل الرسمي سيكون في ورق، إلا أنه من الأهمية بمكان القدرة على استرجاع النسخ الإلكترونية بسهولة من داخل محركات الأقراص المشتركة أو محركات أقراص الشبكة أو من داخل تطبيقات إدارة محتوى المؤسسة أو نظام الإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات. وتمثل عناوين المجلدات والوثائق الأدوات الرئيسية المستخدمة في استرجاع السجلات الإلكترونية وينبغي تطبيق نفس المبادئ على السجلات الورقية كما في السجلات الإلكترونية. ولذلك فمن الضروري وضع قواعد خاصة بعنونة المجلدات والوثائق والسير وفقا لها. فالقواعد لا تضمن الاسترجاع السريع للسجلات فحسب بل تجعل من عملية اختيار عناوين الملفات أكثر ثباتا وفعالية.

اصطلاحات التسمية

ينبغي أن يحتوي نظام حفظ الدفاتر المحلي على اصطلاحات تسمية للملفات والوثائق كجزء من عملية الإنشاء. وينبغي أن تحتوي هذه القواعد على كيفية ترتيب أجزاء العنوان المختلفة. وهذا سيتيح لك ولزملائك تحديد موقع السجلات واسترجاعها بسهولة إما من خلال البحث بالاسم أو استعراض الملفات والمجلدات من خلال وظيفة "Windows Explorer".

عند تطوير اصطلاحات التسمية، تذكر أن أسماء الوثائق أو الملفات الناتجة يجب أن تشير إلى موضوع السجل ويجب أن تكون مرتبطة بخطة تنظيم الملفات المعتمدة من البعثة.

عناصر عناوين الوثائق

قد تتألف عناوين الوثائق من عدد من العناصر المختلفة والتي يتم ترتيبها بطرق مختلفة. يقدم هذا الجدول العناصر الرئيسية التي تجب مراعاتها:

جدول: عناصر عناوين الوثائق

العنصر

التوصيات

مثال

الهيكل التنظيمي

ضعها في ترتيب هرمي مقلوب (الأكثر تحديدا أول)<الفريق, المكتب/الشعبة, الإدارة>

فرع الاتصال في حالات الطوارئ، مكتب تنسيق الشؤون الإنسانية

التاريخ

استخدم الصيغة العام، الشهر، اليوم دائما لكي يتم فرز الوثائق بترتيب زمني: <yyyy-mm-dd>

2005-10-31

نوع الوثيقة

كن مطابقا للمصطلحات القياسية؛ اجعل نوع الوثيقة آخر عنصر في العنوان

السياسة؛ الخطة؛ المبادئ التوجيهية؛ الرسالة

الاسم الشخصي

استخدم الترتيب: <اسم العائلة_الاسم الأول>

سميث_جون؛ عنان_كوفي

قد يتم تضمين معلومات عن إصدار الوثيقة أيضا ولكن انظر أدناه للحصول على مزيد من المعلومات عن التحكم في الإصدار.

من الضروري أن يتم تضمين التطبيق المُستخدم في إنشاء وثيقة أو فتحها بالعناوين نظرا لأن برنامج Microsoft Office يشير إليها في امتداد الملف. فعلى سبيل المثال، في ملف بعنوان ‘General Ledger spreadsheet for 2006-07.xls' تعتبر كلمة ‘spreadsheet' غير ضرورية لأن هناك إشارة إليها في امتداد الملف ‘.xls'.

بعد اختيار العناصر التي تحتاج إليها في العناوين، قم بتحديد طريقة ترتيبها ليتم تقديم المعلومات الأكثر فائدة أول. وسيختلف ذلك وفقا لنوع الوثيقة وكيفية البحث عنها بأكبر قدر من السهولة. على سبيل المثال:

  • بالنسبة للسجلات المتعلقة ببناء القدرة الانتخابية: قد يكون هذا الترتيب <الموضوع> <المستلم> <نوع الوثيقة> هو الأنسب

training electoral monitors – Smith_John – letter )؛

  • بالنسبة لسجلات المحاسبة المالية: <رقم الطلب> <تاريخ الفاتورة> <اسم البائع >

– Ballotboxes'R'Us Limited 00432 - 2006-06-01

طول العناوين

حاول أن تجعل العناوين قصيرة وذات دلالة في الوقت نفسه. تذكر أن أنظمة تشغيل Microsoft ستسمح فقط بـ 256 حرف كحد أقصى (بما في ذلك المسافات والشرط المائلة) في المسار الكلي للمجلد (أي من الجذر إلى امتداد الملف). ستتسبب عناوين الملفات (بما في ذلك مسار المجلد) التي يزيد طولها عن ذلك في عدم استقرار نظام التشغيل.

الرموز في عناوين الوثائق

تستخدم خطط الملفات بعض الرموز لتحديد هوية الملفات/المجلدات الفردية. وستصبح هذه الرموز مألوفة لك و لزملائك كما ينبغي استخدامها كعنصر أول في عناوين الحافظات. ويفضل تجنب استخدام الرموز (أو تكرار رموز الملفات) في عناوين الوثائق واستخدام الكلمات فقط (الأرقام لكتابة التواريخ فقط).

الشرط المائلة ونقاط التوقف والأحرف الأخرى

ونظرا لطريقة عمل أنظمة الكمبيوتر، قد يتسبب استخدام الرموز (أي أية أحرف بخلاف حروف الهجاء والأرقام) في حدوث مشكلات إذا حاولت استخدامها في عناوين الحافظات أو الوثائق. وتستخدم Microsoft الشرط المائلة إلى الخلف ( \ ) كجزء من مسار الملف وبالتالي لا يمكن استخدامها في العناوين.

وبالمثل تستخدم بعض الإصدارات القديمة من Microsoft نقاط التوقف ( . ) وحدها لفصل امتداد الملف مما يجعل السجلات الإلكترونية غير قابلة للقراءة. ويمكن استخدام الواصلات ( - ) أو الشرط السفلية ( _ ) بدل من ذلك.

العلاقة بين أسماء المجلدات والوثائق

بصفة عامة، ينبغي ألا تكرر أسماء الوثائق العناصر المتضمنة بالفعل في اسم المجلد. ففي المثال السابق، إذا تم تخزين الرسالة "training electoral monitors – Smith_John – letter.doc" في مجلد باسم "مراسلات بناء القدرة" (Correspondence on Capacity Building) فلن تكون هناك حاجة إلى العنصر الخاص بنوع الوثيقة "رسالة" في عنوان الوثيقة. ويتوقف ذلك على الحاجة إلى المحافظة على قصر العنوان ولكن تذكر أن تحافظ على قدر كاف من المعلومات في عنوان الوثيقة بحيث يمكن تحديدها في حالة انفصالها عن المجلد.

عناوين المجلدات والوثائق والبيانات الفوقية

يعتبر العنوان أحد أنواع البيانات الفوقية (انظر معيار قسم إدارة المحفوظات والسجلات فيما يخص البيانات الفوقية لحفظ الدفاتر)* وقد يضم المعلومات التي تم حفظها في حقول أخرى للبيانات الفوقية (على سبيل المثال <date>). وتوفر العناوين طريقة سهلة للعثور على ما يتعلق بالسجل؛ وتقدم حقول البيانات الفوقية الأخرى مزيد من التفاصيل الخاصة بإدارة السجلات على المدى البعيد.

تطوير اصطلاحات تسمية الملفات والمجلدات وتوثيقها

ارتكازا على خطة الملفات ينبغي أن تقوم بتطوير اصطلاحات تسمية الملفات والمجلدات بالتعاون مع زملائك مع تلقي الإرشادات وطلب الموافقة من مدير سجلات البعثة. وسوف يعمل ذلك على ضمان إمكانية تطبيق اصطلاحات التسمية في العمل واستخدامها لكافة الوثائق والمجلدات التي يحتاجها فريق العمل.

التحكم في الإصدار

تقلل عملية التحكم في الإصدار من خطورة الأفراد أو فرق العمل الذين يعملون استنادا إلى إصدار خاطئ للوثيقة أو يعملون على تحديثه – أو الذين يرسلون الإصدار الخاطئ من بادئ الأمر. وبدون بعض أشكال التحكم في الإصدار قد يضيع الوقت سدى في محاولة العثور على النسخة الحالية. وأحيانا تحتاج فرق العمل أو المديرين إلى تتبع التغيرات التي يتم إجراءها على الوثيقة بمرور الزمن وربما يعودون إلى الإصدارات القديمة. ونظرا لأن الورق يمثل الشكل الرسمي للسجلات، لذا يجب أن تتم طباعة أية إصدارات سابقة ذات أهمية يُحتاج إليها كمرجع فيما بعد وحفظها في ملفات. انظر المبادئ التوجيهية الخاصة بالتحكم في الإصدار* من قسم إدارة المحفوظات والسجلات للحصول على تفاصيل بشأن كيفية إعداد إجراءات التحكم في الإصدار لمكتبك عند الحاجة.

سجلات الأمم المتحدة التي تم استلامها من مصادر خارجية

لا يتم إنشاء كافة سجلات الأمم المتحدة بواسطة موظفي الأمم المتحدة. فعلى سبيل المثال، تتحول المراسلات ورسائل البريد الإلكتروني الواردة المتعلقة بالأمور الهامة إلى سجلات خاصة بالأمم المتحدة ويجب حفظها مع أية مراسلات صادرة أو سجلات أخرى تتعلق بنفس الأمر. وبدون احتواء الملف على كل منهما يتم حفظ جزء واحد فقط من الموضوع: وهذا يشبه التصنت على محادثة هاتفية – حيث يمكنك تخمين ما يقوله الشخص الآخر فقط من خلال ما يمكنك التصنت عليه.

ويجب أن تولي عناية خاصة بالسجلات الحساسة التي تقدمها الحكومات الأجنبية للأمم المتحدة لتتيح لها القيام بعملها. ويجب أن تُمنح سجلات الحكومات الأجنبية بالإضافة إلى السجلات الأخرى الواردة من جهات خارجية نفس درجة ومدة السرية والحماية التي تتلقاها في الحكومات الأجنبية.

كما يقوم المتعهدون أيضا بإنشاء سجلات تحتاج الأمم المتحدة إلى التحكم فيها وحفظها للفترة المطلوبة. ويمكن استخدام قائمة الفحص الخاصة بإدارة سجلات المتعهدين للتأكد من وضع الاتفاق المناسب والإجراءات الصحيحة فيما يتعلق بحفظ هذه الأنواع من السجلات في الوضع المناسب.

استنساخ ونسخ السجلات

بفضل الأجهزة المكتبية الحديثة، أصبحت عملية استنساخ ونسخ السجلات أمرا في غاية السهولة. ومن الأهمية بمكان تحديد أي السجلات هو "السجل الرئيسي" كما ينبغي معرفة ما الذي يجب فعله تجاه النسخ والنسخ المتطابقة. ويعرف "السجل الرئيسي" أيضا بأنه السجل الرسمي. والسجل الرسمي بصفة عامة هو السجل الذي يتم حفظه في وحدة العمل التي قامت بإنشائه أو التي قامت بتسلمه من مصدر خارجي. ويعرف هذا المكتب في الأمم المتحدة بمكتب السجلات

وقد لا يبقى السجل الرسمي في وحدة الإنشاء في بعض الأحيان كما يحدث – على سبيل المثال – مع التقارير الخاصة بأنشطة الشرطة الميدانية. حيث يُعتبر مكتب السجل الخاص بها هو شعبة الشرطة التابعة لإدارة عمليات حفظ السلام بالمقر الرئيسي للأمم المتحدة وتتسلم تلك الشعبة السجلات من خلال الممثل الخاص للأمين العام أو نائب الممثل الخاص للأمين العام بواسطة مفوض الشرطة. وبطريقة مماثلة يتم أحيانا وكحالة طارئة اعتبار كل من البعثة ومقر الأمم المتحدة مكتبا للسجل ويحتفظ كل منهما بسجل رسمي، وبالتالي يتم عمل سجلين رسميين.

قد تأخذ النسخ والنسخ المتطابقة عددا من الأشكال:

  • 1. نسخ إلكترونية عديدة للسجلات الإلكترونية:

    قد يتم عمل العديد من النسخ المتطابقة لنسخة السجل في الأمم المتحدة. وعادة ما يتم إرسال سجلات ومرفقات البريد الإلكتروني إلى أكثر من مستلم. وستكون النسخة التي يتلقاها كل مستلم مطابقة في المحتوى عند نقطة الاستلام.

    • في حالة إنشاء البريد الإلكتروني أو الوثيقة من داخل الأمم المتحدة، يكون المرسل مسؤول عن حفظ السجل الرسمي؛
    • في حالة إنشاء البريد الإلكتروني أو الوثيقة من خارج الأمم المتحدة، تتولى الإدارة المسؤولة عن الاتصال أو الإجراء مسؤولية حفظ السجل الرسمي.
  • 2. نسخ ورقية عديدة للسجلات الإلكترونية:

    هناك نوع آخر من الاستنساخ وهو طباعة السجل الذي تم إنشاؤه على جهاز كمبيوتر. ويجب حفظ السجل الرسمي في ورق ما لم يتم تعميم تطبيقات إدارة محتوى المؤسسة أو ما لم يكن هناك نظام إدارة إلكترونية للوثائق والسجلات أو أن السجل بالغ التعقيد لدرجة لا يتسنى معها نقله على ورق (على سبيل المثال قاعدة البيانات أو جداول البيانات المترابطة). يجب أن يحصل فريق العمل على موافقة من مدير سجلات البعثة (ويقوم بتوثيق الإجراءات) على السجلات التي ستحصل على سجل إلكتروني رسمي والتي ستحصل على سجل ورقي.

    • إذا كان السجل الرسمي ورقيا (أغلب السجلات)، فينبغي حفظه في ملف وحذف السجل الإلكتروني الأصلي بأسرع وقت ممكن؛
    • وقد يكون السجل الرسمي إلكترونيا وفي هذه الحالة لا يجب حفظ أية نسخ تمت طباعتها بغرض الراحة (كاصطحابها في اجتماع مثل) في ملفات.
  • 3. نسخ ورقية عديدة للسجلات الورقية:

    قد يتم نسخ السجلات الورقية أيضا، إما لأغراض ضرورية أو لأنه يجب إعادة الأصل (على سبيل المثال، لتقديم أدلة لاستحقاقات المعالين، ومثال آخر عندما يتحتم الاطلاع على شهادة زواج الموظف؛ ويقدم الدليل على أنه تم الاطلاع عليها من خلال الحصول على نسخة منها).

    • إذا تعين إعادة السجل الأصلي إلى جهة ثالثة، فسوف تكون نسخة السجل الخاصة بالأمم المتحدة عبارة عن نسخة مُكررة

    إن نظام حفظ الدفاتر الجيد يعين الموظفين على:

    • تحديد نسخ السجلات
    • التعرف عليها عندما يكون مكتب السجل هو المكتب الخاص بها
    • معرفة متى ينبغي طباعة السجلات للملف الورقي
    • معرفة متى تتم طباعة نسخ السجلات لأغراض ضرورية ثم تدميرها عند الانتهاء من استخدامها

وبرغم أنه يتعذر في فرق العزل معرفة كيفية توافق سجلاتها مع الصورة الكبرى للأمم المتحدة، إلا أن موظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات سيكونون على دراية تامة بالمعلومات المتعلقة بحفظ الدفاتر في أنحاء المنظمة مما يساعد على التأكد من حفظ السجلات الرسمية للفترة المطلوبة وتدمير النسخ المكررة بأسرع وقت ممكن.

ما المقصود بـ "غير سجلات"؟

هناك عدد من أنواع الوثائق التي لا تعتبر من سجلات الأمم المتحدة. وتتضمن ما يلي:

  • الجرائد والصُحف والمجلات والكتب المرجعية
  • المواد والمعلومات المرجعية الأخرى التي يتم استلامها أو جمعها من مصادر خارجية والتي يتم استخدامها لتزويد الموظفين بالمعلومات أثناء تأدية عملهم
  • وثائق الأمم المتحدة ومنشوراتها

ماذا عن السجلات الشخصية التي يتم حفظها بالمكتب؟

لا تعتبر الأوراق الشخصية سجلات. ومن ثم يجب حفظها بشكل منفصل عن عمل الأمم المتحدة و/أو السجلات الرسمية. تذكر أن ST/SGB/2004/15 (الاستخدام الملائم لموارد وبيانات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات الخاصة بالأمم المتحدة) يتناول كيفية الاستخدام المحدود لموارد تقنية المعلومات والاتصالات الخاصة بالأمم المتحدة في المسائل الشخصية. قام قسم إدارة المحفوظات والسجلات بعمل مبادئ توجيهية يتم استخدامها في تحديد السجلات الشخصية وإدارتها، وفي تحديد نُسخ السجلات الورقية إن وجدت التي يمكنك اصطحابها خارج المنظمة. ينبغي السير وفق

قائمة الفحص: إدارة سجلات المتعهدين

عند التفاوض على الخدمات مع متعهدين خارجيين، فلا بد من التأكد من استلام الأمم المتحدة لكافة السجلات التي تحتاجها بمجرد انتهاء العمل وانتهاء فترة التعاقد. عند صياغة العقود والاختصاصات وخطط تنظيم المشروع الخاصة بمشروعات المتعهدين تذكر ما يلي:

  • تحديد أي السجلات التي قام المتعهد بإنشائها تعتبر سجلات خاصة بالأمم المتحدة بوضوح
  • تحديد أن خلفية البيانات التي قد يكون لها قيمة أخرى للمكتب يجب تسليمها بالإضافة إلى المنتج النهائي (ويرتبط ذلك بالسجلات الإلكترونية بشكل خاص)
  • تحديد أنه يجب تسليم توثيق الأنظمة إلى المكتب مع المنتج النهائي للمشاريع لتطوير الأنظمة الإلكترونية
  • تضمين آلية (مثل فقرات الطلب المؤجل وتسليم البيانات) في العقود إذا لم تكن هناك إمكانية لتحديد المسبق لكافة البيانات الإلكترونية التي ينبغي تسليمها للأمم المتحدة
  • تزويد المتعهدين باللوائح والإجراءات التي تحكم سجلات الأمم المتحدة

قائمة الفحص: إجراءات إنشاء السجلات

يجب أن تحتوي إجراءات إنشاء السجلات على ما يلي:

  • الإرشادات المتعلقة بالسجلات وغير السجلات الخاصة بالأمم المتحدة، بما في ذلك السجلات التي تم إنشائها باستخدام التشغيل الآلي للمكتب
  • الإرشادات الكتابية المتعلقة بالسجلات التي يجب إنشائها وحفظها والحفاظ عليها وشكل نسخة السجل
  • الإرشادات والتعليمات المتعلقة بتوثيق السياسات والقرارات (خاصة تلك التي تم التوصل إليها بشكل شفهي)
  • الإرشادات المتعلقة بحالة السجل الخاصة بأوراق/ملفات ومسودات العمل
  • الإرشادات المتعلقة بالأوراق الشخصية
  • الإجراءات المتعلقة بإنشاء الوسائل المساعدة على البحث مثل التعليقات والفهارس لتسهيل الوصول إلى السجلات

أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة

  • القسم الرابع - حفظ الدفاتر في الأمم المتحدة
  • القسم التاسع - إدارة البريد الإلكتروني
  • القسم الخامس عشر - نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة

الوثائق

  • الاستخدام الملائم لموارد وبيانات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات الخاصة بالأمم المتحدة (ST/SGB/2004/15)
  • المبادئ التوجيهية المتعلقة بتمييز سجلات العمل الخاصة بالأمم المتحدة عن الملفات الشخصية (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)
  • المبادئ التوجيهية المتعلقة بحساسية المعلومات وتصنيفها ومعالجتها (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)
  • المبادئ التوجيهية المتعلقة بالتحكم في الإصدار (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)
  • معيار البيانات الفوقية لحفظ الدفاتر (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2004)
  • التصنيف الخاص بحفظ الدفاتر في البعثات التابعة للأمم المتحدة (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)

مسرد

السجلات الإدارية: هي السجلات التي توفر الدعم والأدلة الخاصة بالمسؤوليات الإدارية للمكتب.

البيانات الفوقية: هي بمثابة بيانات عن البيانات أو معلومات عن السجلات (على سبيل المثال، التي تصف سياق السجل ومحتواه وشكله وإدارته طوال الوقت).

مكتب السجل: وعادة ما يكون هو المكتب المنشئ للسجل أو المسؤول مباشرة وبشكل أساسي عن اتخاذ إجراء في مهمة أو معاملة.

السجل الرسمي: هو النسخة الرئيسية أو الرسمية لسجل خاص بالأمم المتحدة.

السجلات الفنية: هي السجلات التي تعمل على دعم العمل التنفيذي والسياسي والاستراتيجي الخاص بالمكتب وتقوم بتوثيقه.

أسئلة متكررة

ما الفرق بين إنشاء السجلات وحفظها؟

قد يكون الفرق بين إنشاء السجل وحفظه بسيط جدا ولكنه في جوهره يمثل الفرق بين صياغة وثيقة أو استلامها وبين جعلها عن وعي جزءا من نظام حفظ الدفاتر. وقد يمثل هذا الأمر مشكلة عند التعامل مع الوسائط غير الورقية حيث تكون هناك إمكانية لصياغة الوثيقة والفشل في حفظها أو في استلام رسالة بريد صوتية ومسحها بشكل تلقائي.

ما المقصود بنظام الإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات؟

ويعرف كذلك اختصارا بـ EDRMS، وهو عبارة عن نظام إدارة إلكترونية للوثائق والسجلات الإلكترونية يتم فيه جمع السجلات وتنظيمها وتصنيفها لتسهيل حفظها واسترجاعها واستخدامها والتصرف فيها على نحو آمن ولضمان الوفاء بمعايير إدارة السجلات.

ما المقصود بالتحكم في الإصدار؟

التحكم بالإصدار هو عبارة عن نظام يعمل على تتبع كل مرة يتم فيها تنقيح الوثيقة أو تحريرها – عند تغييرها. وفي كل مرة يتم فيها تغيير الوثيقة وحفظها، تتم إضافة المعلومات للإشارة إلى أن هذا قد تم. وتتم هذه العملية في العادة بشكل تلقائي في أنظمة تطبيقات إدارة محتوى المؤسسة.