Le Secrétariat de l’ONU offre aux fournisseurs de l’Organisation qui ont participé à des appels à la concurrence de grande valeur (c’est-à-dire ayant abouti à des attributions supérieures à 200 000 dollars) la possibilité d’obtenir des informations supplémentaires sur leurs propositions ou offres non retenues grâce à la procédure de bilan décrite ci-dessous. Cette procédure s’applique aux demandes de propositions et aux appels d’offres émis par la Division des achats du Secrétariat de l’ONU. Depuis le 1er janvier 2016, les demandes de propositions et les appels d’offres donnant lieu à des attributions supérieures à 200 000 dollars émis par les Offices des Nations Unies à Genève (ONUG), à Nairobi (UNON) et à Vienne (ONUV) sont également éligibles à cette procédure de bilan. Veuillez noter que la procédure de bilan décrite ci-dessous ne s’applique pas pour l’instant aux appels à la concurrence lancés par les missions de l’ONU sur le terrain.
1. QU’EST-CE QU’UNE SÉANCE DE BILAN ?
La séance de bilan n’est pas une procédure accusatoire ; il s’agit plutôt d’une occasion, pour les soumissionnaires non retenus, de prendre part à une activité d’apprentissage collaboratif et, pour l’ONU, d’échanger des informations supplémentaires sur les raisons pour lesquelles l’offre ou la proposition n’a pas été retenue.
2. QUELS SONT LES QUESTIONS ET DOCUMENTS QUI PEUVENT ÊTRE DEMANDÉS ?
La séance de bilan a pour objectif de discuter de l’offre du soumissionnaire non retenu, ainsi que du processus et de la procédure d’évaluation ayant été appliqués. Il ne s’agit pas d’un forum destiné à débattre des soumissions des autres soumissionnaires. Il ne s’agit pas non plus d’un forum pour soumettre d’autres questions ou réclamations, que le soumissionnaire peut par ailleurs adresser à un bureau plus approprié, tel que le Bureau des services de contrôle interne (BSCI) ou le Bureau de la déontologie.
3. QUAND ET À QUI PEUT-ON FAIRE UNE DEMANDE DE SÉANCE DE BILAN ?
Un soumissionnaire non retenu doit demander une séance de bilan par écrit dans un délai de dix jours ouvrables après réception de la lettre de refus de l’ONU. Dès réception de cette demande, l’ONU informe le soumissionnaire des éléments qui seront évoqués au cours de la séance de bilan, ainsi que de la date, de l’heure et du lieu où la séance se tiendra, celle-ci se déroulant habituellement en présentiel. (Voir également les étapes décrites au paragraphe 6 ci-dessous).
4. COMBIEN DE FOIS CETTE OPTION PEUT-ELLE ÊTRE EXERCÉE ?
Une séance de bilan est un évènement ponctuel. Les soumissionnaires ne peuvent prétendre qu’à un seul bilan par appel à la concurrence éligible. La séance dure normalement une heure et aucun compte rendu de suivi n’est réalisé.
5. COMMENT ET OÙ SE DÉROULE LA SÉANCE DE BILAN ?
La séance de bilan se déroule généralement dans le cadre d’une réunion physique, mais peut également se faire par téléconférence ou par vidéoconférence. Elle se déroule en anglais, mais il peut être envisagé de recourir à des interprètes, ainsi qu’à d’autres arrangements spéciaux si l’ONU le juge nécessaire, à condition que le soumissionnaire paie tous les coûts et arrangements associés.
6. QUELLES SONT LES ÉTAPES À SUIVRE ?
| ÉTAPE 1 : | Les lettres de refus sont envoyées aux soumissionnaires non retenus après l’attribution d’un marché à la suite d’un appel à la concurrence. |
| ÉTAPE 2 : | Les soumissionnaires non retenus doivent demander officiellement une séance de bilan par écrit, dans un délai de dix jours ouvrables après réception de la lettre de refus. La demande écrite est envoyée à l’adresse suivante : Division des achats du Secrétariat de l’ONU À l’attention du Directeur de la Division des achats 405 East 42nd Street New York, NY-10017 ÉTATS-UNIS D’AMÉRIQUE ou par courrier électronique : dos-pd@un.org |
| ÉTAPE 3 : | Le fonctionnaire de l’ONU envoie une invitation au soumissionnaire non retenu et l’informe des détails administratifs de la séance de bilan. |
| Suivi : | Les soumissionnaires qui ont officiellement pris part à une séance de bilan et qui restent insatisfaits peuvent déposer une réclamation dans les dix jours ouvrables suivant la séance de bilan. |
Aucune disposition de la présente annonce ou de toute procédure ou mesure d’application de l’ONU à l’égard d’une telle séance de bilan ne doit être considérée comme constituant une renonciation à l’un quelconque des privilèges et immunités de l’Organisation des Nations Unies et de ses organes subsidiaires.
Pour de plus amples informations, veuillez vous référer au Manuel des achats de l’Organisation des Nations Unies disponible sur Internet (Manuel des achats), ou nous contacter par l’intermédiaire du Bureau du Directeur de la Division des achats à l’adresse électronique suivante : .