Ordre du jour, plan de travail, documents et règlement intérieur

Ordre du jour, plan de travail, documents et règlement intérieur

Adopter un Ordre du jour

L’adoption de l’ordre du jour lors de la réunion plénière de l’Assemblée géné rale est habituellement une formalité. L’ordre du jour doit confirmer le résultat de longues préparations et consultations entreprises avant la conférence. Tous les participants qui souhaitent le succès de la conférence veulent que l’ordre du jour soit adopté avec aussi peu de discussion ou de division que possible.

Les étapes pour adopter l’ordre du jour pour chaque session de l’AG sont les suivantes :

• · Une « Liste préliminaire des questions à inscrire à l’ordre du jour provisoire de l’AG » est publiée tôt chaque année (habituellement en février)
• · Une « Liste préliminaire annotée des questions à inscrire à l’ordre du jour provisoire de l’AG » est circulée à la mi-juin. Elle retrace l’histoire de chaque question - ou point – proposée pour inclusion à l’ordre du jour. Elle dresse aussi la liste des documents des sessions antérieures et des projets de documents importants (rapports, etc.) qui seront présentés pour discussion sur chaque point.
• · Un « Ordre du jour provisoire de la XX session annuelle de l’AG » est publié en juillet. Il reprend tous les points proposés, jusqu’à 60 jours de l’ouverture de la session.
• · Une « Liste des questions supplémentaires proposées pour inscription à l’ordre du jour » sort à la mi-août. Elle inclut tous les points proposés après la publication de l’ordre du jour provisoire jusqu’à 30 jours de l’ouverture de la session.
• · A la mi-septembre, un projet d’ordre du jour est publié et présenté à un organe dénommé le « Bureau », qui servira de base pour les délibérations. Certaines questions précédemment mentionnées peuvent être supprimées ou reportées à une date ultérieure. Ce projet est repris dans un document intitulé « Mémoire du Secrétaire général concernant l’organisation de la XXe session ordinaire de l’Assemblée générale, l’adoption de l’ordre du jour et la répartition des questions écrites à l’ordre du jour ».
• · Le « Rapport du Bureau (basé sur le Mémoire du Secrétaire général) comporte des recommandations sur les points à inclure à l’ordre du jour. Il présente aussi la répartition des points entre la Plénière et les grandes Commissions, de même que les questions d’organisation de la session.
• · L’«Ordre du jour de la XXe session de l’AG » est adopté par la Plénière et constitue la base des travaux de la session. Les ajouts à l’ordre du jour après son adoption constituent des additifs à l’ordre du jour.
• · La « Répartition des questions inscrites à l’ordre du jour de la XX session de l’Assemblée » détaille l’allocation finale des points entre la Plénière et les grandes commissions, basée sur les recomman- dations du Bureau. Des changements ou des ajouts après l’adoption de l’ordre du jour sont publiés comme des correctifs ou additifs à l’ordre du jour.

La page de l’Ordre du jour et du Programme de travail, sur le site de l’Assemblée générale, liste tous les documents à examiner. Le nombre de points à l’ordre du jour varie de session à session.

Preparer L’ordre Du Jour A Une Conference Modele Onu

Normalement, la Division des affaires de l’Assemblée générale et du Conseil économique et social prépare le projet d’ordre du jour au nom du Secrétaire général. Dans le contexte d’une conférence Modèle ONU, le Secrétariat de la Conférence devrait préparer le projet d’ordre du jour sous l’autorité du Secrétaire général et le soumettre au Bureau de la Conférence Modèle ONU.

Après avoir revu le projet d’ordre du jour, le Bureau présente ses recommandations sur les points à adopter par l’Assemblée générale, la répartition des points aux commissions, et l’ordre de leur examen. Ces recommandations sont reprises dans un « Rapport du Bureau » pour adoption durant la Plénière d’ouverture de l’Assemblée générale.

Définir un programme de travail

Une fois que les points ont été répartis entre la Plénière et les grandes commissions de l’AG, un Programme de travail doit être préparé. L’organisation du travail consiste essentiellement en un calendrier ou échéancier pour effectuer le travail (c.à.d. combien de temps devrait être consacré au débat sur chaque point, aux prises de parole des délégations et à la prise de décision sur les projets de résolutions). Ce calendrier doit inclure les événements spéciaux (c.à.d. quand des experts devraient être invités à s’adresser aux délégations). Le Bureau de l’AG prépare le programme de travail des réunions plénières, et les bureaux des grandes commissions font de même pour les travaux de chacune de leur commission, avec l’assistance du Secrétaire général et en consultation avec les délégations.

Une fois que le programme de travail est adopté de façon officieuse, il est soumis aux délégations à la séance d’ouverture. C’est donc une référence importante pour toutes les délégations. Comment Le Transposer a une Conference Modele Onu Normalement, l’AG et son Secrétariat rédigent le programme de travail de chaque commission. Dans le cadre d’une conférence Modèle ONU, le secrétariat de chaque commission peut préparer le Programme de travail avec l’assistance des autres membres du Bureau.

Préparer les documents

Pour préparer le Programme de travail, les délégations doivent accéder aux documents relatifs à chaque point de l’ordre du jour. Ces documents peuvent inclure :

• · Les rapports du Secrétaire général sur les points de l’ordre à examiner
• · Les lettres présentées par les Etats Membres sur un point spécifique
• · Les rapports de fond préparés par les experts de l’ONU
• · Le programme de travail lui-même, etc.

Tous ces documents doivent être disponibles pour consultation rapide par les délégations.

Comment Le Transposer a une Conference Modele Onu

En premier lieu, le Bureau doit discuter de l’ordre du jour provisoire et préparer des recommandations. Ensuite, le Secrétariat de la Conférence Modèle ONU (c.à.d. le SG et ses adjoints) doit préparer les rapports du SG sur chaque point de l’ordre du jour. Ces rapports doivent donner une histoire détaillée des différents points, y compris les actions que l’ONU a déjà prises. Ces rapports seront utilisés par les délégations comme une ressource pour les aider à préparer leurs documents de position.

Bien souvent, le Secrétariat dispose d’un Site Internet, d’où les documents peuvent être téléchargés. Ce site doit être consulté souvent by quotidiennement car de nouveaux documents y sont mis en ligne régulièrement.

Les Symboles Des Documents De L’ONU

Les documents publiés par le Secrétariat de l’ONU sont identifiés par des symboles que les représentants doivent connaître. Le système utilisé à la Conférence devrait reproduire celui utilisé à l’ONU.

Le premier élément du symbole indique quel est l’organe à qui le document est présenté, ou l’organe qui publie le document. Par exemple :

A/- AG

S/- C de S

E/- ECOSOC

Certains symboles comportent le numéro ou l’année de la session, suivant la référence de l’organe. Par exemple :

AG session A/67/99

C de S année S/2013/99

ECOSOC année E/2013/99

Le dernier élément est le numéro du document dans la séquence des documents.

Par exemple, l’ordre du jour de la 67è session de l’AG serait numéroté ainsi :

A/67/251

‘A’ signifie que c’est un document de l’AG. ‘67’ pour la 67è session et 251 signifie que c’est le 251è dans la suite des documents.

Pour plus d’informations, voir la page sur les Symboles des documents de l’AG. Une conférence Modèle ONU devrait utiliser le même format pour ses documents et l’adapter à la situation.

Choisir le règlement intérieur approprié

Le Règlement intérieur recommandé pour les conférences Modèle ONU de l’AG est disponible sur www.un.org/mun . Il est basé sur le véritable règlement intérieur – les vraies règles de procédure - utilisé à l’ONU. Presque toutes les simulations de l’AG organisées dans le monde utilisent des règles parlementaires, qui sont différentes de celles utilisées à l’ONU. Il est fortement recommandé que le Règlement intérieur de l’ONU présenté dans ce guide soit utilisé au lieu de toute autre.

Le règlement intérieur joue un rôle crucial pour assurer que les délibérations dans les réunions officielles soient menées de la façon la plus efficace possible. Les règlements inadéquats utilisés par certaines conférences Modèle ONU, complexes alors que ce n’est pas nécessaire, ne reflètent pas correctement ceux utilisés à l’ONU. Aux Nations Unies, les règles sont plus simples et invoquent ou questionnent moins fréquemment. Des règles incorrectes détournent du travail à accomplir et constituent une perte de temps. Adopter les règles suggérées dans ce guide devrait faciliter la tenue des réunions. Elles devraient aussi permettre de remplir le Programme de travail de façon plus efficace.