促成磋商
一名代表只需找到另一名代表并开始谈话就能够开启磋商。
代表团团长负责在选定时间安排与其他代表团的会晤——不论是在午餐期间、常驻代表团会议期间，还是到会议厅拜访会议主席期间，抑或同会议委派帮助达成共识的协调者会面时均可。团长也要确保代表团作为一个整体进行所有必要的磋商，这是团长的职责之一。安排磋商，包括给代表团成员安排相应职责，是一个代表团最首要的任务之一。确保磋商进行并确保代表团成员都了解协商结果一直都是代表团高效管理的一个方面。
在联合国召开会议时，会议组织方常常会邀请各方代表一同参加预备会议，促使各方在会议开始之前开展非正式磋商。在会议开始之后，会议组织方常常会安排社交活动，让代表团有良好的机会会面，并在非正式场合进行磋商。任何为参会者提供的参观或短途活动都有着相似的作用。
会议管理人员都非常明确非正式磋商的重要性，因此，他们把为磋商提供足够的时间视为自己工作一部分。他们尤其认识到，为了完全领会某个提案的内容并采取行动，代表团需要时间会面，彼此了解。