Dans le cadre de la série de vidéos intitulée « Questions et réponses sur l’ONU », des experts du système des Nations Unies répondent aux questions fréquemment posées sur l’Organisation. Dans cet épisode consacré à l’organisation de conférences Simul’ONU hybrides, la parole est donnée à Oluseyi Soremekun, responsable de l’information au Centre d’information des Nations Unies du Nigeria.
Quels sont les avantages et les défis propres à la mise en place de conférences Simul’ONU hybrides ?
Oluseyi Soremekun: Malgré les difficultés que l’on peut initialement rencontrer, la mise sur pied d’une conférence Simul'ONU hybride est une expérience franchement passionnante. C’est un format inédit qui s’assortit de possibilités que les conférences en personne ne pourraient probablement pas offrir. Les conférences hybrides ont une plus grande portée dans la mesure où les participants peuvent y assister quel que soit leur lieu de résidence. Elles sont moins coûteuses, car les frais de déplacement, d’hébergement et de nourriture et d’autres dépenses connexes disparaissent. Les orateurs techniques peuvent se joindre à nous depuis n’importe quelle région. Il est également possible de créer des salles virtuelles pour les sessions des commissions.
Cependant, certains défis se posent, notamment la stabilité de l’accès à l’internet et le coût du déploiement des technologies pour assurer une convergence et des échanges sans faille entre les publics en personne et en ligne.
Quelles sont les grandes étapes de la mise en place d’une conférence Simul'ONU hybride ?
Oluseyi Soremekun: En ce qui concerne les principales étapes de la mise en place d’une conférence Simul'ONU hybride, il convient tout d’abord de faire une reconnaissance de la salle de réunion, c’est-à-dire du site où se tiendra la conférence. Nous devons reconnaître les lieux, nous devons être sur place pour déterminer la taille de la salle, le type de structure — s’agit-il d’un théâtre ou d’une salle de classe — l’éclairage, la disponibilité éventuelle d’un système de sonorisation ou d’un grand écran et ainsi de suite. La reconnaissance permet également de déterminer le nombre de caméras et de microphones à installer pour proposer une excellente couverture de la réunion aux deux publics.
L’étape suivante consiste à choisir un fournisseur de services multimédias. Toutefois, je dois dire que la plupart des universités disposent de cette capacité par l’intermédiaire de leurs centres de TIC. Ces services comprennent l’installation de caméras vidéo et de microphones reliés à un serveur vidéo. Le signal de la plateforme de réunion Zoom est également bouclé dans le serveur pour assurer l’interactivité. Il s’agit de l’équipement de diffusion en direct. Ensuite, une répétition technique est organisée la veille de la manifestation.
La gestion des sessions des commissions demande plus d’attention. Il existe deux approches à cet égard. Le public sur place se divise en plusieurs commissions, tout comme le public en ligne. Chaque commission sur place dispose d’un ou deux microphones et d’un écran pour interagir efficacement avec les membres participant à la réunion en ligne. Les publics sur place et virtuel se voient et interagissent les uns avec les autres. C’est un élément essentiel dans une réunion hybride. Le public en ligne et le public sur place doivent pouvoir se voir, s’entendre et communiquer mutuellement.
La deuxième approche, que nous avons utilisée dans le cadre de la conférence Simul’ONU à destination des écoles secondaires de l’État de Lagos (LASSMUN), consiste à utiliser des séquences vidéo préenregistrées des sessions des six commissions de l’Assemblée générale. Chaque commission doit partager une vidéo de 5 minutes montrant les débats qu’elle a menés pour parvenir à ses résolutions. Ces séquences sont lues successivement. On s’attend à ce que le président et le rapporteur de chaque commission assistent à la réunion en personne. Ils sont censés faire partie du public sur place pour représenter les membres de leur commission, lesquels se joignent au public en ligne en qualité de représentants. À la fin de la présentation vidéo de chaque commission dans l’espace physique, le président et le rapporteur prennent la parole afin de soumettre les résolutions de leur commission à l’Assemblée générale pour débat et adoption. Cette méthode permet de gagner du temps et d’éviter les risques de problèmes techniques liés à la transition d’une salle de réunion virtuelle à l’autre. En outre, c’est une approche intéressante.
Comment retenir l’attention des participants en ligne ?
Oluseyi Soremekun: Il s’agit d’un élément très important, d’autant que les participants en ligne peuvent assister à la réunion depuis une diversité d’endroits, la plupart du temps leur chambre ou un espace public, où les distractions sont nombreuses.
Retenir leur attention peut se révéler particulièrement difficile, mais ce n’est pas impossible. Tout d’abord, le fait de fournir des images claires de la réunion, c’est-à-dire des orateurs et de l’auditoire, renforce l’attention du public virtuel. Au moyen d’un serveur et d’un mélangeur vidéo, les participants en ligne peuvent voir à la fois l’intervenant ou sa photographie et une coupe transversale des représentants présents dans la salle, les deux plans étant juxtaposés sur leur écran. Cela permet également de retenir leur attention.
En outre, le public en ligne doit participer et il faut lui rappeler régulièrement qu’il peut poser des questions, intervenir, faire des suggestions ou exprimer ses préoccupations dans la boîte de discussion.
De même, à la fin de la cérémonie d’ouverture, les participants en ligne devraient être invités à allumer leur webcam pour prendre une photo de groupe. Vous voyez, tout comme dans l’espace physique, le public en ligne aura l’occasion de faire une photo de groupe si chacun utilise sa webcam, ce qui est intéressant. Lorsque la plénière est ajournée pour donner lieu aux sessions des commissions, nous devons réitérer la séance photo et annoncer qu’une photo de groupe sera prise dans chacune des commissions.
Enfin, il convient de veiller à ce que chaque commission en ligne ne compte pas plus de 20 représentants. C’est très important.
Comment aidez-vous les élèves qui ont des difficultés à se connecter à Internet ?
Oluseyi Soremekun: Il ne fait aucun doute que la connectivité Internet pourrait constituer un défi majeur. Toutefois, une façon de remédier à ce problème est de réunir les élèves participants au sein de leur école, comme nous l’avons fait dans le cadre de la conférence Simul’ONU à destination des écoles secondaires de l’État de Lagos (LASSMUN).
Nous avons demandé à toutes les écoles participantes de constituer des groupes, de sorte que les représentants se rassemblent dans les salles de réunion des établissements. Certaines salles de réunion portent d’ailleurs le nom de l’école qui les abritent. Ainsi, grâce à une seule connexion Internet, nous touchons un grand nombre de personnes. Lors de la LASSMUN, 30 élèves par école ont représenté divers États Membres des Nations Unies.
En ce qui concerne les élèves participant à la réunion depuis leur domicile, une autre façon de relever ce défi est de s’adresser aux parents afin de leur faire comprendre qu’il est dans leur intérêt d’aider leurs enfants à se connecter à Internet. Cette approche s’est également révélée utile.
D’une manière générale, il est important de faire en sorte que les représentants soient répartis en groupes dans leur école respective afin qu’ils puissent assister conjointement à la conférence. Cela permet de contourner les problèmes de connectivité à Internet auxquels les élèves peuvent faire face à leur domicile.
Comment s’assurer que les protocoles de lutte contre la COVID-19 sont respectés lors des conférences Simul'ONU hybrides ?
Oluseyi Soremekun: Nous n’avons pas eu trop de difficultés à veiller au respect des protocoles de lutte contre la COVID-19. Le Centre d’information des Nations Unies de Lagos a fourni des masques réutilisables en tissu à double épaisseur portant la marque des Nations Unies à tous les participants, représentants, dignitaires et journalistes présents. Nous avons également prévu des bouteilles de désinfectant à l’intention des participants et pour nettoyer les microphones et la surface du podium après chaque allocution. Tout particulièrement, nous avons plafonné le nombre de participants à 50 personnes dans une salle d’une capacité de 120 places. Dès lors, il a été possible de garantir le respect des distances physiques dans la salle de réunion. Le public s’est composé de 30 représentants et de 20 dignitaires et journalistes. Les 30 représentants étaient les responsables de la conférence Simul'ONU, y compris le président et le rapporteur de chaque commission de la simulation d’assemblée générale.
Quels ont été les points forts de cette expérience ?
Oluseyi Soremekun:
Parmi les points forts, il y a eu la possibilité d’innover. La pandémie de COVID-19 a constitué l’occasion de repenser notre mode de travail. Chaque défi offre de nouvelles possibilités, ce qui signifie également que nécessité est mère d’invention. Au Centre d’information des Nations Unies de Lagos, n’étions pas prêts à accepter que la pandémie de COVID-19 paralyse les activités Simul’ONU. Nous avons dû faire preuve de créativité pour atteindre les mêmes objectifs et, en fin de compte, pour aller plus loin que si nous avions organisé une conférence Simul’ONU traditionnelle.
La technologie fait partie intégrante de notre avenir. C’est un autre point fort à mes yeux. En tant que centre d’information, nous devons nous tenir au courant des évolutions technologiques pertinentes.
Cette situation a également montré que les jeunes sont prêts à apprendre et à contribuer à améliorer leur quotidien sous la direction d’une personne plus compétente qu’eux dans un domaine donné.
Ensuite, élément plus important encore, il y a la question du leadership, qui demeure essentielle pour susciter le changement. Le directeur du Centre d’information des Nations Unies de Lagos s’est engagé à faire en sorte qu’une conférence Simul’ONU soit organisée chaque année au Nigeria, sans interruption. Je tiens également à souligner que, pour notre part, cet engagement n’était pas sujet à débat. En effet, lorsque nous avons lancé ces idées et les avons partagées avec nos partenaires, certains d’entre eux ont exprimé des réserves et des inquiétudes quant à la possibilité d’organiser une conférence Simul’ONU virtuelle ou hybride. Mais nous avons réussi à leur faire comprendre les possibilités propres au format de conférence hybride. Ils ont adhéré au projet et, ensemble, nous avons mis sur pied une manifestation Simul’ONU hybride réussie. Merci.
