المحتويات
نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص الوصول إلى سجلات في محفوظات الأمم المتحدة
الوصول العام إلى محفوظات الأمم المتحدة
الوصول إلى السجلات التي تحتوي على بيانات شخصية
أمان السجلات في التخزين النشط وشبه النشط
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص الوصول إلى سجلات في محفوظات الأمم المتحدة
- يتم إعداد السجلات والمحفوظات للاستخدام من قِبَل موظفي الأمم المتحدة وأصحاب المصالح في الأمم المتحدة.
- تقع مسؤولية صيانة سجلات ومحفوظات الأمم المتحدة على عاتق قسم إدارة المحفوظات والسجلات، وذلك لضمان وصول الموظفين إلى السجلات التي يحتاجونها لمساعدتهم في إنجاز عملهم، ولكي يصل أصحاب المصالح في الأمم المتحدة إلى هذه السجلات لضمان المسائلة والشفافية.
- إن اتباع الإجراءات المفصلة في هذا القسم يضمن توفر سجلات الأمم المتحدة بشكل صحيح مع حمايتها من التلف والفقدان.
- يجب الإبقاء على السجلات السرية مغلقة ولا يتم إلغاء القيد المفروض على نشرها إلا وفق لتقدير الإدارات التي أنشأت هذه السجلات.
مع دورة حياة السجلات (انظر القسم الثاني - حفظ الدفاتر في الأمم المتحدة) تتغير قيمة السجل مع الوقت. فخلال مدة نشاط السجل، يمكن الرجوع إليه كثيرا لتسجيل أنشطة الأعمال الجديدة. وعندما ينتقل السجل إلى مرحلة جديدة ليصبح شبه نشط/غير نشط، يمكن نقله إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات في نيويورك في المحفوظات المؤقتة، وبمجرد أن تنتهي دورة حياة السجل في مهمته، يتم نقل السجل إلى أرشيف الأمم المتحدة (الأرشيف الدائم).
تبقى السجلات التي يتم نقلها سواء إلى المحفوظات المؤقتة أو الدائمة متاحة للاستخدام من قِبَل المنظمة ويمكن الرجوع إليها عند الحاجة. كما يمكن للعامة وموظفي الأمم المتحدة الاطلاع على أرشيف الأمم المتحدة ولذا تتوافر السجلات التاريخية للمنظمة للجميع. إلا أن بعض المواد المحفوظة في قسم المحفوظات المؤقتة والدائمة ذات طبيعة حساسة ولا يمكن الكشف عنها. وقد وضع قسم إدارة المحفوظات والسجلات مجموعة من السياسات والإجراءات لحماية مثل هذه المعلومات. وتلعب البعثات الميدانية دور في حماية المعلومات الحساسة أيض، وذلك باستخدام تصنيفات الأمان لتحديد حساسية السجل، وبوضع ضوابط داخلية قبل نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات (انظر القسم السادس - إدارة المعلومات الحساسة).
الوصول إلى السجلات المنقولة لمحفوظات الأمم المتحدة بواسطة مكاتب الأمم المتحدة لطلب الحصول على ملفات وسجلات من قسم إدارة المحفوظات والسجلات
بشكل عام، يزداد احتمال حاجة الفرد للوصول إلي السجلات التي قام بنقلها هو أو زملائه المباشرين إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات في المقام الأول. وفي بعض الحالات، قد يحتاج الفرد إلى الوصول إلى سجلات أنشأها مكتب أو بعثة أو إدارة أخرى. بالإشارة إلى حفظ الدفاتر وإدارة محفوظات الأمم المتحدة ST/SGB/2007/5*
يمكن لأفراد سكرتارية الأمم المتحدة الدخول لقسم المحفوظات و السجلات اللازمة لمباشرة أعمالهم, ماعدا الأفراد الغير مسموح لهم من قبل السكرتير العام. ويرد الحديث لاحقا عن هذه القيود وكيفية تغييرها عند الضرورة (تصنيف وقيود أمان السجلات).
تقديم طلب استعادة
عند الحاجة إلى الوصول إلى سجل تم نقله بالفعل إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات، يمكن تقديم طلب استعادة بملء النموذج RMS 51 - طلب سجلات وإرساله إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات:
البريد الإلكتروني: arms@un.org
فاكس المقر الرئيسي: +1 212 963 8686
فاكس مركز السجلات: +1 963-8686
يوفر النموذج RMS 51 طلب سجلات لقسم إدارة المحفوظات والسجلات كافة المعلومات اللازمة لتحديد واستعادة السجلات المطلوبة. وترد البيانات التفصيلية التي ينبغي إكمالها في مربع المعلومات التالي.
تكون كافة معلومات السجل/الملف اللازمة موجودة في نسخة نموذج التحكم في القيد، RMS 33، التي يرسلها قسم إدارة المحفوظات والسجلات عندما يقوم الفرد بنقل سجلات إليه في بادئ الأمر. وفي الوقت الذي يمكن فيه لقسم إدارة المحفوظات والسجلات العثور على السجلات المطلوبة دون استخدام هذه المعلومات، إلا أن توفير هذه المعلومات يزيد من سرعة استعادة السجلات بشكل كبير، ولذا فإنه من المهم الاحتفاظ بنماذج التحكم في القيد الموجودة بالمكتب في ملف خاص.
ويجب تقديم هذه الطلبات مبكرا كلما أمكن أثناء اليوم لمنح مكتب المرجعية لمركز المحفوظات والسجلات الوقت الكافي للتعامل مع الطلب. وفي حالة العثور على السجل، يتم إرساله للمتقدم بالطلب بالطريقة الملائمة في نفس يوم استلام الطلب. بينما تأخذ الطلبات التي تتطلب عمليات بحث معقدة وقتا أطول.
مربع المعلومات: البيانات المطلوب إكمالها في النموذج RMS 51 الخاص بطلب سجلات
- اسم المتقدم بالطلب
- غرفة المتقدم بالطلب
- رقم هاتف المتقدم بالطلب
- تاريخ الطلب
- رقم القيد بالنسبة للسجلات المطلوب الوصول إليها
- عنوان/اسم/رقم السجل أو الملف
- تاريخ الملف أو السجل
- مكان تخزين الملف أو السجل
- رقم صندوق الملف أو السجل
كيفية تسليم السجلات وردها
بالنسبة للسجلات المطلوبة من قِبَل البعثات الميدانية، فإن هناك مجموعة من الترتيبات المناسبة التي تتم بالتنسيق بين قسم إدارة المحفوظات والسجلات والبعثة لتدبير عملية التسليم. وفي المقرات الرئيسية، عادة ما يتم إرجاع السجلات للمكاتب في مظاريف المراسلات الداخلية بين المكاتب، وينبغي إعادتها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات بنفس الطريقة. وتتم عملية استلام المراسلات الداخلية بين المكاتب وتسليمها مرة واحدة صباح كل يوم. وفي حالة طلب صندوق بأكمله، يتم اتباع إجراءات وحدة العمليات البريدية. وبشكل عام يمكن الحصول على ستة صناديق بحد أقصى في المرة الواحدة. ويمكن لقسم إدارة المحفوظات والسجلات اتخاذ ترتيبات خاصة لتسليم السجلات المطلوبة على وجه السرعة في الظروف الخاصة.
طول فترة الإعارة
يمكن إعارة السجلات لمدة شهر واحد، ما لم يتم إخطار مكتب المرجعية بقسم إدارة المحفوظات والسجلات بالرغبة في مد فترة الإعارة. سيرسل مكتب المرجعية بقسم إدارة المحفوظات والسجلات إخطار للمستعير في حالة انتهاء فترة الإعارة.
عند الحاجة للاحتفاظ بهذه السجلات للاستخدام النشط، يمكن مطالبة مكتب المرجعية بإعادة تنشيط السجلات. وهنا ينتقل الحفظ الرسمي للسجلات إلى المكتب مرة أخرى، ويظهر هذا التغير في الحالة في توثيق القيد الخاص بقسم إدارة المحفوظات والسجلات.
الوصول العام إلى محفوظات الأمم المتحدة
وصول الأطراف الخارجية إلى السجلات والمحفوظات
مربع المعلومات
"يتاح للعامة فرصة الوصول إلى: (1) المحفوظات والسجلات التي كان يمكن الوصول إليها في وقت إنشائها (2) المحفوظات والسجلات التي مضى عليها أكثر من 20 عام ولا تخضع للقيود المفروضة من الأمين العام و(3) المحفوظات والسجلات التي مر عليها أقل من 20 عام ولا تخضع للقيود المفروضة من الأمين العام، بشرط منح المكتب الذي أنشأها موافقة كتابية على ذلك."
حفظ الدفاتر و إدارة محفوظات الأمم المتحدة ST/SGB/2007/5*
للأمم المتحدة عدد كبير من أصحاب المصالح، ومن أسباب الاحتفاظ بالمحفوظات هو ضمان توفير السجلات التي توفر الدليل الأول على الأعمال والقرارات الخاصة بها لأصحاب المصالح بمجرد الإقرار بالسماح لهم بالوصول إليها. وبتوفير إمكانية الوصول إلى سجلاتها ومحفوظاتها ، فإن الأمم المتحدة بذلك تفي بالتزامها بالشفافية والمساءلة .
حفظ الدفاتر و إدارة محفوظات الأمم المتحدة ST/SGB/2007/5*الوصول إلى كل سجلات الأمم المتحدة التى مضى عليها أكثر من 20 عاما مالم يفرض عليها قيود من قبل السكرتير العام وبالمثل، تتوفر إمكانية الوصول إلى السجلات التي مضى عليها أقل من 20 عاما ما لم تُفرض عليها هذه القيود، وبشرط إعطاء المكتب الذي قام بإنشائها موافقة على الاطلاع عليها. وتظل المحفوظات والسجلات التي كانت متاحة للعامة في وقت إنشائها متاحة للباحثين الخارجيين. أما السجلات التي تظل هناك قيودا عليها لمنع الوصول إليها وقت انتقالها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات، فتخضع تلقائي لمراجعة نشر السجلات المقيدة عندما يمر عليها 20 عام. أما السجلات التي تبقى خاضعة لقيد حظر الوصول إليها بعد مرور 20 عاما عليها فإنها تتعرض لمراجعة نشر السجلات المقيدة كل 5 أعوام. ويرد الحديث عن تصنيف وقيود أمان السجلات لاحقا.
محفوظات الأمم المتحدة
تمتد محفوظات الأمم المتحدة على مدى أكثر من 100 عام، وهى تمثل مصدرا ثريا لدراسة تاريخ الأمم المتحدة وحفظ السلام الدولي. وتتضمن المحفوظات سجلات تابعة لوكالات مهمة سبقت وجود الأمم المتحدة، بما في ذلك إدارة الأمم المتحدة للإغاثة والتأهيل. وتتكون المحفوظات من مجموعة عناصر، من بينها، ملفات ورقية وصور فوتوغرافية وملصقات وخرائط ورسومات وأفلام وميكروفيلم وتسجيلات صوتية وقواعد بيانات.
وهناك خمس فئات أساسية للممتلكات وهي:
- 1. الوكالات السابقة: (مثل اللجنة الدولية للعقوبة والإصلاح ومنظمة المعلومات التابعة للأمم المتحدة ولجنة الأمم المتحدة لجرائم الحرب وإدارة الأمم المتحدة للإغاثة والتأهيل ومؤتمر الأمم المتحدة المعني بالمنظمة الدولية واللجنة التحضيرية للأمم المتحدة)
- 2. الأمانة العامة للأمم المتحدة: (ملفات التسجيل وملفات غير التسجيل تبع للتنظيم الإداري للأمانة العامة، بما في ذلك مكتب الأمين العام ومكتب الشؤون القانونية وإدارة الشؤون الاقتصادية والاجتماعية وإدارة شؤون الإعلام وإدارة الشؤون السياسية إلخ)
- 3. بعثات الأمم المتحدة: (بما في ذلك محفوظات قوة الطوارئ التابعة للأمم المتحدة ومنظمة الأمم المتحدة في الكونغو وبعثات ولجان أخرى أنشأتها الجمعية العامة أو مجلس الأمن أو مجلس الوصاية أو الأمين العام والتي تغطى مناطق إفريقيا والأمريكتين وآسيا والمحيط الهادئ وأوروبا والشرق الأوسط)
- 4. الأجهزة والوكالات التابعة للأمم المتحدة: (بما في ذلك منظمة الأمم المتحدة للطفولة وبرنامج الأمم المتحدة الإنمائي والمنظمة الدولية للاجئين ووكالة الأمم المتحدة لتعمير كوريا)
- 5. المواد التاريخية والهدايا: (العناصر التي لها أهمية تاريخية والتي تأتى من عمل الأمم المتحدة أو المواد والهدايا المقبولة نيابة عن الأمم المتحدة)
يتلقى قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة كل عام أكثر من 1000 طلب مراجعة لمحفوظات الأمم المتحدة للعديد من الأسباب. من بينها طلبات مقدمة من أكاديميين ومتخصصين في علم الأنساب ومؤرخين وصحفيين وطلاب ومؤرخين ومحامين متخصصين.
كيف يحصل الباحثون الخارجيون على صلاحية الوصول إلى محفوظات الأمم المتحدة
تشترك محفوظات الأمم المتحدة مع محفوظات المنظمات الدولية الأخرى والحكومات الوطنية والكثير من المؤسسات والمنظمات في أنها توفر خدمات مرجعية للباحثين الخارجيين. وكما سبق الإشارة فإنه يمكن إتاحة صلاحية الوصول للباحثين الخارجيين للوصول إلى أي سجلات أو محفوظات كان يمكن الوصول إليها في وقت إنشائها، وكذلك تتاح لهم فرصة الوصول إلى معظم المحفوظات التي مضى عليها أكثر من 20 عام. أما السجلات التي مضى عليها أقل من 20 عاما والتي كان الاطلاع عليها وقت إنشائها محظورا، فيمكن السماح للباحثين الخارجيين بالوصول إليها في حالة إعطاء المكتب الذي قام بإنشائها تصريح بذلك. وتخضع بعض السجلات والمحفوظات – حتى التي مضى عليها أكثر من 20 عاما – لقيود معينة ولذا فإنه لابد من أن يتم إلغاء القيد المفروض على نشرها قبل أن يتمكن الباحثون الخارجيون من الوصول إليها.
وقد وضع قسم إدارة المحفوظات والسجلات مجموعة من الإجراءات والشروط لتوفير خدماته المرجعية. وتضمن هذه الإجراءات والشروط تطبيق أساس العدل والمساواة في الوصول إلى هذه المحفوظات، كما تضمن أمان السجلات وعدم تعرضها للخطر وقت اطلاع العامة عليها، إلى جانب أنها تضمن توفير المساعدة المعقولة من موظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات. وحتى يتسنى للباحثين الوصول إلى محفوظات الأمم المتحدة، يجب أن يقوموا أول بالتسجيل وتحديد موعد. ويجب أن يطلعوا على المحفوظات في غرفة البحث. كما تتضمن خدمات قسم إدارة السجلات والمحفوظات خدمة تصوير السجلات مقابل رسوم محددة.
وبالإضافة إلى هذه الخدمات المرجعية، فإنه بحلول يوليو/تموز 2006، سيكون بإمكان الباحثين الخارجيين والعامة مراجعة المعلومات وفحص النسخ الرقمية للمجموعات الرئيسية مثل الأوراق الخاصة بأمين عام سابق.
تصنيف وقيود أمان السجلات
تحتوى مصادر معلومات وسجلات الأمم المتحدة على جزء من المعلومات الحساسة والتي لا ينبغي الاطلاع عليها بدون التفويض المناسب بذلك. ويمكن أن توجد البيانات الحساسة فيما يلي:
- السجلات التي تتعلق بالمفاوضات والعلاقات والمنظمات صاحبة المصلحة
- السجلات التي تحتوي على بيانات شخصية عن أفراد
- السجلات التي تحتوى على معلومات تجارية حساسة عن أو من شركاء العمل والمتعاقدين مع الأمم المتحدة
وفي حالة الإفصاح عن هذه المعلومات، فإن ذلك قد يمثل خطر على بعثة الأمم المتحدة أو يؤدى إلى وجود مخاطرة على موظفي الأمم المتحدة أو الإضرار بسمعة الأمم المتحدة. لذا فإنه يتعين على موظفي الأمم المتحدة القيام بتحديد وحماية المعلومات الحساسة للفترة المطلوبة من خلال تصنيف السجلات، سواء أكانت في صورة أوراق أو مواد إلكترونية، مع دعم الوصول لسجلات أعمال المنظمة بصورة مفتوحة تتميز بالشفافية. يجب أن يكون كل الأفراد على دراية بقسم إدارة المحفوظات والسجلات التى تم إعدادها فى (يونيو 2006) بمعرفة إجراءات تصنيف السجلات الحساسة وطرق التعامل معها ومعالجتها*
كما بين الادارات لاستعراض السياسة المقترحة. ولمزيد من المعلومات حول تصنيفات الأمان والعلامات الدالة على الحساسية، يمكنك الإطلاع على قسم
إدارة المعلومات الحساسة في مجموعة الأدوات هذه.
إجراءات تصنيف السجلات الحساسة وطرق التعامل معها ومعالجتها
بالتشاور مع وحدات العمل، يقوم موظف إدارة شؤون سجلات البعثات بوضع إجراءات لتقييم السجلات الحساسة من أجل تحديد تصنيف الأمان الخاص بها. ويجب على الموظفين القيام بتمييز السجلات السرية بشكل واضح، سواء بوضع علامة مادية على الوثيقة (الوثائق)/الملف (الملفات) الورقية أو بالتمييز الإلكتروني (إذا كان هناك نظام إدارة للسجلات الإلكترونية معتمد من قسم إدارة المحفوظات والسجلات) في المجال ذي الصلة. ويعمل ذلك على تحذير وإطلاع الزملاء الذين لديهم حق الوصول بدرجة الحماية المطلوبة. كما يعبر هذا عن مستوى التصنيف المحدد والأجزاء التي تتضمن معلومات حساسة وفترة الحماية المطلوبة وأية ملاحظات أخرى مطلوبة لحماية المعلومات.
يضمن موظف إدارة شؤون سجلات البعثات أن الإجراءات تتضمن مبادئ توجيهية خاصة بتخزين المعلومات الحساسة ونسخها والتخلص منها والاحتفاظ بها وإلغاء القيد المفروض على نشرها. وقد قام قسم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بإدارة عمليات حفظ السلام بوضع الخطوط الإرشادية وإجراءات التشغيل القياسية والسياسات التي تتعلق بالتعامل الملائم مع معلومات الأمم المتحدة ونقلها. يمكن للمستخدمين المصرح لهم باستخدام هذه المجموعة من الأدوات للوصول إلى المعلومات المتاحة على شبكة الإنترانت الخاصة بالمقر الرئيسي لإدارة عمليات حفظ السلام: المبادئ التوجيهية لأفضل الممارسات فيما يتعلق بقضايا المعلومات والاتصالات*. وتتطلب إجراءات التعامل والمعالجة تفويضا واضحا بالصلاحيات والأدوار والمسؤوليات لضمان تحقق عنصري السيطرة والمسائلة.
يتعين أن تضمن إجراءات النشر والإفصاح عدم إمكانية الوصول إلى المعلومات الحساسة إلا من قِبَل الأشخاص المصرح لهم فقط والأفراد الذين هم بحاجة إلى معرفة هذه المعلومات. يحدد الشخص الذي يقوم بمعالجة المعلومات الحساسة الأفراد الذين هم بحاجة إلى معرفة هذه المعلومات، كما يحدد ما إذا كان المتلقي يحتاج إلى الوصول إلى المعلومات الحساسة أو لمعرفتها أو الاحتفاظ بها لمساعدته في عمله أم لا.
في الوقت الذي لا يمكن فيه للعامة الوصول إلى سجلات الأمم المتحدة التي مضى عليها أقل من 20 عاما، فإنه يتم حث الإدارات على منح صلاحية الوصول إلى هذه السجلات لدعم الوصول لسجلات الأعمال بصورة مفتوحة تتميز بالشفافية. وفي هذه الحالات فإنه لابد من إعطاء الاهتمام المناسب بقضايا حساسية المعلومات بالنسبة للسجلات الأحدث. ولابد أن يتم تقديم طلبات الوصول للسجلات أو نشر السجلات المقيدة كتابة إلى الإدارة التي قامت بإنشاء السجلات أو إلى رئيس قسم إدارة المحفوظات والسجلات. كما يجب على الإدارات تخصيص موظفين مسؤولين عن البحث في طلبات الوصول إلى السجلات ونشر السجلات المقيدة لمنح هذا التصريح أو رفضه. تعتبر إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بإدارة عمليات حفظ السلام فيما يتعلق بالوصول إلى السجلات ونشر المستندات المقيدة (أكتوبر/تشرين الأول 2005)، نموذجا جيدا يُحتذى به، وهي تشترط قيام وكيل الأمين العام بتعيين موظفي تنسيق لسجلات الإدارات يقومون بالأعمال الآتية:
- تقييم طلبات الوصول إلى السجلات ونشر السجلات المقيدة
- فحص السجلات للتأكد من حماية المعلومات الحساسة
- إصدار توصيات لمنح أو منع صلاحية الوصول إلى السجلات ونشر السجلات المقيدة
- التواصل مع قسم إدارة المحفوظات والسجلات ومكاتب الأمانة العامة الأخرى حول ما يتعلق بالوصول إلى السجلات ونشر السجلات المقيدة
استخدم القائمة المرجعية والجدول الموجودين في نهاية هذا القسم لتقييم مدى حساسية المعلومات ولاتخاذ قرارات بشأن الوصول إليها ونشر السجلات المقيدة.
بمجرد اتخاذ قرار نشر السجلات المقيدة، من المهم أن يتم توثيقه. كما يجب وضع ملاحظة (سواء على الملف، أو في خصائص المستند إذا كان السجل إلكتروني) لتحديد حالة التصنيف الجديدة بوضوح. وينبغي تذكر إجراء تعديل على أي نموذج أو قائمة أو قاعدة بيانات خاصة بالسجلات تحتفظ بها في التخزين شبه النشط.
مربع المعلومات: عملية نشر السجلات المقيدة بالنسبة للسجلات السرية للغاية
- يقوم قسم إدارة المحفوظات والسجلات بتنسيق طلبات نشر السجلات المقيدة ويوفر للإدارة نُسخ من السجلات أو المعلومات التي تتعلق بها.
- يقوم ممثل الإدارة المسؤول عن السجلات باتخاذ قرار بشأن إصدار توصية سواء بنشر السجلات المقيدة أو بعدمه، استنادا إلى المستوى الحالي لحساسية المعلومات الموجودة في السجلات التي يتم تقييمها وفقا للقائمة المرجعية الخاصة بحساسية المعلومات .
- عندما يقوم ممثل الإدارة بعمل التوصية، يقوم المكتب الأمامي للإدارة بإرسال طلب نشر السجلات المقيدة للمكاتب الأمامية للإدارات الأخرى وللمكاتب التي تعتنى بهذه السجلات.
- يقوم المكتب التنفيذي للأمين العام بالتوقيع النهائي على حالات نشر السجلات المقيدة.
الوصول إلى السجلات التي تحتوي على بيانات شخصية
لقد أصبح حق الفرد في الخصوصية وعدم اطلاع الآخرين على بياناته الشخصية حق يكفله القانون في معظم أجزاء العالم. وتلتزم الأمم المتحدة باحترام وحماية حقوق الخصوصية للأفراد. ويجب على الإدارات إصدار إذن كتابي للسماح بالوصول إلى السجلات التي تحوي بيانات شخصية أو خاصة. ويتوافر في قسم مجموعة الأدوات تدمير السجلات مزيد من المعلومات حول إدارة السجلات التي تحتوي على بيانات شخصية أو معلومات حساسة.
أمان السجلات في التخزين النشط وشبه النشط
حينما تكون السجلات في حوزة الفرد، فإنه يعتبر مسؤول عن ضمان اقتصار الوصول إلى الملفات السرية على الموظفين المصرح لهم بذلك. ويجب تخزينها في مكان آمن، على أن يكون لدى أقل عدد من الموظفين المفاتيح المطلوبة و/أو حقوق الوصول إليها. ويجب أن تتضمن إجراءات حفظ الدفاتر مجموعة من التعليمات المكتوبة عن إجراءات الأمان والوصول إلى الملفات سواء في خلال ساعات العمل أو في غيرها.
قائمة مرجعية: تقييم حساسية المعلومات
- هل تتعلق هذه المعلومات بسلامة وأمن الموظفين والمرافق؟
- هل تنطوي هذه المعلومات على احتمالية تعريض الغير للخطر؟
- هل تتعلق هذه المعلومات بالأمن الدولي أو طبيعة العلاقات الدولية؟
- هل تحتوي هذه المعلومات على بيانات سياسية أو اجتماعية أو اقتصادية متميزة؟
- هل تتعلق هذه المعلومات بسلامة عمليات البعثات؟
- هل تتعلق هذه المعلومات بالعمليات التجارية للمنظمة؟
- هل تتعلق هذه المعلومات بخصوصية الموظفين والعاملين الآخرين؟
- معلومات تتعلق بدرجة الأهمية وتجب إتاحتها فوريا
| الجدول: العوامل المحددة لإمكانية الوصول إلى السجلات ونشر السجلات المقيدة | |||
نوع السجل |
إمكانية الوصول إليه/نشره |
المكتب/ المسؤول |
ملاحظات |
السجلات التي مضى عليها أية فترة والمتاحة للعامة |
يمكن للجميع الوصول إليها |
لا ينطبق |
تتضمن النشرات والإصدارات الصحفية ومعظم الوثائق الرسمية |
السجلات التي مضى عليها أية فترة وتتضمن بيانات شخصية أو خاصة |
يتطلب الوصول إليها إذن كتابي من الإدارة |
الإدارة التي أنشأت السجل وآخرون |
تبع لطبيعة المعلومات، قد تحتاج المكاتب الأخرى إلى المشاركة. |
السجلات التي مضى عليها أقل من 20 عاما وليست سرية للغاية |
يجب أن تتخذ الإدارة قرارا بشأن إمكانية الوصول إليها |
الإدارة التي أنشأت السجل |
راجع القائمة المرجعية الخاصة بحساسية المعلومات |
السجلات التي مضى عليها أقل من 20 عاما وتعتبر سرية للغاية
|
يمكن للإدارة منح حق عام بالقراءة فقط، ولكن لابد من إلغاء القيد المفروض على نشر هذه السجلات أول قبل نسخها أو السماح بأخذ ملاحظات منها |
الإدارة مسؤولة عن الوصول العام الإدارة + إدارات/مكاتب أخرى تختص بنشر السجلات المقيدة |
راجع عملية نشر السجلات المقيدة بالنسبة للسجلات السرية للغاية |
السجلات التي مضى عليها أكثر من 20 عاما وليست سرية للغاية أو خاصة |
يمكن للجميع الوصول إليها |
قسم إدارة المحفوظات والسجلات |
يحق للعامة الوصول إلى سجلات الأمم المتحدة التي مضى عليها أكثر من 20 عاما وليست مصنفة على أنها سرية للغاية أو ما شابه |
السجلات التي مضى عليها أكثر من 20 عاما وتعتبر سرية للغاية |
يمكن للإدارة منح حق عام بالقراءة فقط، ولكن لابد من إلغاء القيد المفروض على نشر هذه السجلات أول قبل نسخها أو السماح بأخذ ملاحظات منها |
الإدارة مسؤولة عن الوصول العام الإدارة + إدارات/مكاتب أخرى تختص بنشر السجلات المقيدة |
راجع عملية نشر السجلات المقيدة بالنسبة للسجلات السرية للغاية |
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
- القسم الرابع – حفظ الدفاتر في الأمم المتحدة
- القسم الخامس – إنشاء السجلات وحفظها
- القسم الثاني عشر - إدارة السجلات في مرفق تخزين سجلات البعثات
- القسم السابع عشر - تدمير السجلات
- المبادئ التوجيهية المتعلقة بحساسية المعلومات وتصنيفها وطرق التعامل (قسم إدارة المحفوظات والسجلات، 2006)
- الوصول إلى السجلات ونشر السجلات المقيدة (إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بإدارة عمليات حفظ السلام، أكتوبر/تشرين الأول 2005)
- حفظ الدفاتر وإدارة محفوظات الأمم المتحدة (ST/SGB/2007/5)
- - RMS 33 نموذج التحكم في القيد
- RMS 51 - طلب سجلات
محفوظات: هي السجلات التي تُجرى لها عملية التقييم لعمل قيم أرشيفية وهي المكان الذي تُخزن فيه عناصر القيم الأرشيفية.
تلك السجلات التي تم اختيارها ليتم حفظها بشكل دائم نتيجة لقيمتها الإدارية أو القانونية أو التاريخية أو الإعلامية كدليل على الأعمال الرسمية للأمم المتحدة. وهي عبارة عن جزء صغير من سجلات الأمم المتحدة.