مذكرة لموظفي الأمم المتحدة الخاصة بقواعد ومسؤوليات إدارة وثائق وسجلات الأمانة العامة والتصرف فيها
(ST/SGB/2007/5)
إن المسؤولية عن تطوير السياسات وإعداد المعايير وتقديم النصح والإدارة الكلية لسجلات ومحفوظات الأمم المتحدة، بما في ذلك وحدات الأمانة العامة البعيدة عن مقر الأمانة العامة، وعمليات حفظ السلام والمنظمات الفرعية للأمم المتحدة، تتمركز في قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع لمكتب خدمات الدعم المركزية
من المطلوب التزام جميع الموظفين بالقواعد المتعلقة بالصفة القانونية لسجلات الأمانة العامة وحرمتها، والتي تحدد مسائل عدة منها:
- إن جميع السجلات، مهما كان شكلها المادي، وسواء تم إنشاؤها أو استلامها على يد أحد أعضاء الأمانة العامة وهي تتعلق بالعمل الرسمي للأمم المتحدة أو تترتب عليه، تكون ملكا للأمم المتحدة.
- لا يجوز أن يقوم أي عضو منفصل عن المنظمة بنقل أي سجلات من مقر الأمم المتحدة؛ فهي تبقى داخل وحدة عمله للاستخدام في المستقبل ما لم يمنح الإذن بالتصرف بها وفقا لجدول زمني للاحتفاظ بالسجلات مصدق عليه
- يحظر على الموظف تعديل أي وثيقة رسمية أو سجل أو ملف، ينوى حفظه كسجل للمنظمة أو تدميره أو وضعه في غير موضعه أو جعله عديم الفائدة.
علاوة على ذلك، يتولى المديرون مسؤولية ما يلي:
- تطوير ممارسات إدارة السجلات وأدواتها والتدريب الخاص بها وتوظيف موارد إدارة السجلات لدعم التفويض الموضوعي والبعثة وبرنامج العمل.
- تطوير سياسة الاحتفاظ الخاصة بسجلات أعمالهم والاحتفاظ بها من خلال جدول زمني للاحتفاظ شامل، معتمد من قسم إدارة المحفوظات والسجلات.
- نقل السجلات التي لم تعد ضرورية لسير الأعمال الحالية (عادة بعد ثلاث سنوات) والتي يجب الاحتفاظ بها لأغراض إدارية أو قانونية أو تاريخية، إلى أمانات قسم إدارة المحفوظات والسجلات لتخزينها وحفظها على نحو آمن.
- توفير ظروف ملائمة لصيانة السجلات والحفاظ عليها والتي يتم تفويضهم للاحتفاظ بها لفترة تتجاوز الفترة الطبيعية اللازمة لتنفيذ أعمالهم الرسمية.
- في حالة إغلاق أحد المكاتب، يتم ضمان نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات بعد تبادل المشورة بين المكتب وقسم إدارة المحفوظات و السجلات.