المحتويات
أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص إدارة المخاطر وحماية السجلات الحيوية
تحديد السجلات الحيوية للأمم المتحدة
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص إدارة المخاطر وحماية السجلات الحيوية
- تكون السجلات الحيوية صغيرة من حيث العدد.
- احرص على تحديدها وحمايتها.
- تذكر استبدال نُسخ التأمين القديمة بالنسخ الحالية حسب الضرورة.
- ضع خطة للوصول إلى نُسخ التأمين في حالة الطوارئ، وقم بالتدريب عليها.
سياسة الأمم المتحدة بشأن السجلات الحيوية
يوصي قسم إدارة المحفوظات والسجلات بأن كافة إدارات الأمم المتحدة وبعثاتها الميدانية ومكاتبها البعيدة عن مقرها الرئيسي والوحدات الأخرى التابعة لها التي تسهم في نظام حفظ الدفاتر بالأمم المتحدة بأن يتوفر لديها نظام لإدارة السجلات الحيوية بحيث تكون آمنة ومتاحة في حالة حدوث كارثة أو في حالات الطوارئ. وينبغي أن يتضمن هذا النظام ما يلي:
- تفويض الإدارة العليا ودعمها لبرنامج السجلات الحيوية
- تعيين موظف (ويفضل موظف الاتصال المعني بالسجلات أو موظف السجلات) ليصبح مسؤول عن تنفيذ هذه السياسة
- سجل يتضمن هذه السجلات التي تعتبر حيوية بالنسبة لاستمرارية عمل المكتب، وكذلك السجلات التي تعتبر حيوية لاستمرارية عمل الأمم المتحدة وموثوقيتها في حالة الطوارئ
- تحديد النطاق الكامل للمخاطر التي تواجه سجلات المكتب وتحليلها وإدارتها
- وضع خطة وإجراءات لحماية السجلات الحيوية، والتي تأخذ في الاعتبار دورة التداول وتسمح بالصيانة المستمرة لبرنامج الحماية
- وضع مجموعة من الخطط لاستعادة السجلات الحيوية وإعادة إنشائها في حالة وقوع كارثة
- المراجعة الدورية لمرجع السجلات الحيوية وبرنامج إدارة السجلات الحيوية
تمثل إدارة السجلات الحيوية جزءا من برنامج حفظ الدفاتر المسؤول عن ضمان تحديد وتوفير هذه السجلات التي تعد لازمة لمواصلة العمليات في حالة وقوع كارثة. ويتعين على كافة مكاتب وبعثات الأمم المتحدة الميدانية وضع إجراءات لتحديد السجلات الحيوية الخاصة بها وإدارتها كجزء من التخطيط الشامل للاستئناف بعد الكوارث والتخطيط لاستمرار العمل. وتكون خطط الوحدات الفردية فريدة بالنسبة للنطاق الوظيفي الخاص بها وفريدة كذلك بالنسبة للسمات الجغرافية المحلية. ومع ذلك، ينبغي أن تكون الخطط المحلية متسقة ومكملة لتخطيط الأمم المتحدة الشامل للاستئناف بعد الكوارث ولاستمرار العمل. ويتناول هذا القسم بصورة رئيسية السجلات الحيوية والتخطيط لمنع الكوارث الذي يلزم القيام به على المستوى المحلي. وعند إدارة السجلات الحيوية، يجب التعاون مع قسم إدارة المحفوظات والسجلات ومع الموظفين المختصين في قسم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات أو شعبة خدمات تكنولوجيا المعلومات لضمان مراعاة أهداف وإجراءات تخطيط الأمم المتحدة للاستئناف بعد الكوارث.
تحدد خطة السجلات الحيوية كيفية حماية هذه السجلات قبل وقوع كارثة وكيفية الوصول إليها في حالة وقع كارثة. ويلزم وجود عدد من العناصر التي تشكل في مجموعها خطة شاملة. وقد تم تناول هذه العناصر بالتفصيل في هذا القسم من مجموعة الأدوات، وهي:
- تحديد السجلات الحيوية
- تحديد أنواع الكوارث التي تحتاج إلى حماية السجلات منها
- تحديد إستراتيجية لحماية السجلات الحيوية
- التخطيط للإجراءات الخاصة بالوصول إلى السجلات الحيوية في حالة وقوع كارثة
يلزم وضع هذه العناصر الأربعة في خطة رسمية مكتوبة لفريق العمل. كما يلزم توضيح الخطة للإدارة ولقسم إدارة المحفوظات والسجلات. كذلك يجب أن يطلع فريق العمل على الخطة وعلى أدواره ومسؤولياته في الحفاظ على برنامج إدارة السجلات الحيوية وتنفيذ الخطة في حالة الطوارئ أو وقوع كارثة. تقدم القائمة المرجعية عناصر خطة السجلات الحيوية الموجودة أدناه في نهاية هذا القسم تفاصيل ما ينبغي أن تتضمنه هذه الخطة.
من الضروري أيضا اختبار الخطة وتعديلها إن لزم الأمر في ضوء مستوى أدائها في الاختبار. كما يلزم إعادة فحص السجلات الحيوية بصفة دورية لضمان تغطية سلسلة السجلات الجديدة أو التي تم تغييرها.
إن الخطوة الأولى في وضع برنامج السجلات الحيوية هي تحديد السجلات التي تحتاجها البعثة الميدانية أو المكتب من أجل:
- مواصلة العمل في ظل الظروف غير العادية
- حماية حقوق الأمم المتحدة وموظفيها
- حماية حقوق الأفراد المتأثرين بأعمال الأمم المتحدة بصورة مباشرة
ثمة طريقة جيدة للشروع في تحديد السجلات الحيوية تتمثل في تحديد أهم وظائف العمل التي تقوم بها الوحدة. وتنقسم هذه الوظائف إلى فئتين رئيسيتين: الوظائف التي يلزم القيام بها لاستعادة الحد الأدنى من العمليات والوظائف التي يتعين أن تستمر للوفاء بالتزامات الأمم المتحدة وتحقيق أهدافها الرئيسية. وعند تقييم عمل المكتب، يتعين عليك إشراك الموظفين العاملين (زملائك)، ولكن تذكر أن القرارات المتعلقة بالوظائف الهامة هي قرارات تتعلق بالسياسة والإستراتيجية بشكل جوهري وينبغي اتخاذها من قبل الإدارة العليا بالتشاور مع قسم إدارة المحفوظات والسجلات وفريق استمرار العمل بالأمم المتحدة.
وبمجرد تحديد الوظائف الهامة، يمكنك تحديد السجلات التي تدعم تلك الوظائف. كما يلزمك تحديد نطاق التاريخ الذي يجب أن تغطيه السجلات لضمان توفر كافة السجلات التي تحتاجها فقط في حال الطوارئ. وبعض السجلات الحيوية محدودة التداول، مثل قوائم جهات اتصال الموظفين، لذلك يلزم التأكد من وجود أحدث إصدار منها. وتذكر أن السجلات الحيوية قد تكون في شكل أصول أو صور، مثل توجيه صادر من المقر الرئيسي للأمم المتحدة، على سبيل المثال، والذي يشكل أهمية لإنشاء بعثة ميدانية والمحافظة عليها. واحرص كذلك على الاحتفاظ بعدد السجلات الحيوية إلى أدنى حد مطلوب لاستئناف العمليات، وتذكر أنه في مرحلة معينة عقب حالة الطوارئ أو الكارثة، ستتمكن من الوصول إلى نُسخ العديد من السجلات من كيانات الأمم المتحدة الأخرى وأصحاب المصالح في الأمم المتحدة.
تذكر أن:
- معظم السجلات الحيوية الخاصة بك تكون نشطة على الأرجح، وذلك لأنك تحتاج للوصول إلى العمليات الحيوية الجارية
- قد يلزم أيضا تحديد أصول بعض السجلات بوصفها سجلات حيوية لأسباب قانونية (مثل العقود التي لا يُعتد إلا بالأصل منها لإثبات الاتفاق)
ولا تمثل السجلات الحيوية سوى 2 إلى 4% من سجلات أية مؤسسة على الأرجح، وإذا لم تحتفظ ببرنامج السجلات الحيوية في شكل "موجز وفعال"، فستصعب عليك إدارته وتتعرض لخطر عدم العمل كما ينبغي
يمكن جمع هذه البيانات حول السجلات الحيوية في نموذج بسيط مثل النموذج التالي:
بعض الأمثلة على السجلات الحيوية
عند تحديد السجلات الحيوية، احرص على تضمين كافة السجلات المهمة فقط لبدء أعمال البعثة الميدانية أو المكتب ومواصلتها على نحو فعّال. وبالرغم من أنك تبحث عن السجلات التي تدعم العمليات الهامة للبعثة، ولكن تذكر أن تكون هذه السجلات خاصة بالبعثة الميدانية والمكتب حيث يتوقف اختيار السجلات الحيوية على طبيعة البعثة ومرحلة عملياتها الحالية ووظائفها ومسؤولياتها. كما ينبغي أن تفكر فيما إذا كانت السجلات التي قد تحتاجها في حالة الطوارئ تعتمد على طبيعة حالة الطوارئ/الكارثة ذاتها أم لا. وبالتالي فإنك تبحث عن كافة الوثائق الأساسية التي لا تزال نشطة، أو الوثائق التي تعتبر غير نشطة ولكنها مطلوبة لاستمرارية تنفيذ أحد الإجراءات. وبالنسبة لبعثات الأمم المتحدة الميدانية، يشتمل ذلك بشكل عام على:
- سجلات الحدود الإقليمية وعمليات تعيينها
- المعاهدات متعددة الأطراف
- مذكرات التفاهم
- الملفات الطبية وملفات الموظفين الخاصة بالموظفين المعينين على المستوى الدولي والمحلي ومراقبي الشرطة والمراقبين العسكريين
- السجلات اللازمة لحماية الوضع القانوني والمالي
- السجلات اللازمة للحفاظ على حقوق والتزامات المواطنين
- السجلات المحفوظة كأمانه والخاصة بالحفاظ على حقوق المواطنين والتزاماتهم
- السجلات المحددة باعتبارها ضرورية لحماية أصول الأمم المتحدة
- السجلات المالية التي تسهل استمرارية القدرة على الوفاء بالالتزامات والقيام بالوظائف المالية/المحاسبية (سجلات الأموال المستحقة، ومركز وبيانات الحسابات، ومستندات الوصول للحسابات، وتفاصيل رواتب وميزات الموظفين الحاليين، والسجلات التي تتيح الوصول إلى مخصصات الطوارئ)
- السجلات التي تدعم وتخول للبعثة الميدانية معظم المسؤوليات الأساسية والأنشطة الضرورية (وثائق السياسة والعقود وسجلات الملكية والوفود والتفويضات والتوجيهات/التعليمات الصادرة من المقر الرئيسي للأمم المتحدة، والسجلات المتعلقة بتأسيس المكتب أو إقامته، والسجلات التي تعدل سجلات السياسة/التفويض أو تلغيها أو تبطلها، ووثائق المصادر الرئيسية في الإطار التنفيذي، كالعقود والاتفاقيات مع البلدان المضيفة ومنظمات الحكومة المحلية)
- بعض السجلات ذات الطبيعة الإدارية (إجراءات التشغيل الرئيسية والتراخيص والتصاريح والجداول الزمنية ووثائق التأمين)
- السجلات المتعلقة بأنظمة المباني والأبواب والخزائن ورشاشات المياه والإنذار، وقوائم الموظفين وخطط البناء، وسجلات التصاريح الأمنية)
- الأشياء الحيوية اللازمة في حالة الطوارئ، ولكنها ليست أجهزة (مثل مفاتيح المباني)
بمجرد القيام بتحديد السجلات الحيوية الخاصة بك، ينبغي عليك إدخالها في السجل أو توثيقها بطريقة ما بحيث يكون الفريق بالكامل على علم بأي السجلات يعتبر ضمن السجلات الحيوية ومن أنشأها وكيفية حمايتها وكيف يمكن الوصول إليها في حالة الطوارئ. تعمل القائمة المرجعية تحديد السجلات الحيوية الموجودة في نهاية هذا القسم على مساعدتك في هذه المهمة.
تحديد السجلات الحيوية للأمم المتحدة
قد تكون بعض السجلات الموجودة لديك هامة لاستمرار عمل الأمم المتحدة بوجه عام. وفي هذه الحالة، يعمل قسم إدارة المحفوظات والسجلات وفريق استمرار العمل بالأمم المتحدة معك للتأكد من تحديد هذه السجلات ووضع خطة لحمايتها وللتعافي واستئناف العمل
عند التخطيط لحماية السجلات الحيوية، يتعين التفكير في أنواع الكوارث والطوارئ التي قد تؤثر على فريق العمل وعمله. والفارق بين حالة الطوارئ (مع عدم الخلط مع نوع حالات الطوارئ الإنسانية التي تتعامل معها الأمم المتحدة) والكارثة يتمثل أساسا في الحجم. فقد تتعامل مع حالة طوارئ دون موارد مالية أو بشرية إضافية. لكن الكارثة تتطلب المال والأفراد ذوي المهارات المتخصصة والخدمات التعاقدية للتعافي منها.
وبالرغم من أن البعثات يجب أن يكون لديها خطة وإجراءات شاملة للتعامل مع حالات الطوارئ والكوارث، إلا أن اهتمامنا الأساسي هنا هو التخفيف من أثر الكارثة على أعمال حفظ الدفاتر. وأول شيء يلزم القيام به هو تحديد المخاطر المحتملة التي تواجه سجلات المكتب. ومن الأمثلة على ذلك:
- الانقطاع المستمر للتيار الكهربائي
- العصيان المدني
- التظاهر السلمي
- نشوب صراع عسكري
- الكوارث الطبيعية (الفيضانات وسوء الأحوال الجوية والزلازل، إلخ)
- الكوارث الناجمة عن صنع الإنسان (الحرائق والتفجيرات والهجمات الإرهابية)
بعد تحديد نوع المخاطر المحتملة، يمكنك الشروع في تقييم احتمالية وقوعها ووضع سيناريو يساعدك في تخفيف أثرها على أعمال حفظ الدفاتر والعمل الذي يعتمد على السجلات. كما ينبغي عليك التفكير في ذلك من منظور الأعمال التي يلزم القيام بها فور وقوع حالة الطوارئ أو الكارثة والسجلات اللازمة لدعم ذلك.
على سبيل المثال، إذا كنت تعاني من انقطاع مستمر للتيار الكهربائي وليست لديك مولدات، فسوف تجد صعوبة في الوصول إلى سجلات الحاسوب. فقد يكون الحل في وجود نُسخ ورقية من السجلات يمكن أن تساعد فريق عملك حتى تتم معالجة مشكلة التيار الكهربائي. غير أنه إذا كانت لديك سجلات حاسوب معقدة مثل، قواعد البيانات والنظم المالية إلخ، فسيصعب نسخها كاملة على الورق. وينبغي عندئذ التفكير في أي أجزاء من تلك السجلات لازمة على المدى القصير لكي تدعم عمل البعثة الميدانية، مع تحديد ما إذا كان من الملائم طباعة أجزاء من النظام أو قواعد البيانات. على سبيل المثال، الحسابات الأخيرة التي تبين الدخل والإنفاق وأرصدة الحسابات. وفي هذه الحالة، لن يتم استخدام سوى جزء صغير من السجلات الحيوية.
وثمة مثال آخر على أنواع الكوارث يتمثل في عدم تمكنك وعدم تمكن الفريق من الوصول إلى أي سجلات نظرا لعدم إمكانية الوصول إلى المكتب بسبب القيام بأعمال عسكرية أو لسوء الأحوال الجوية مثل. وفي هذه الحالة، يلزم وضع ترتيبات لتوفير نُسخ من السجلات الحيوية في مكان آخر.
يمكن استخدام جدول تتبع تحديد المخاطر وتقييمها الموجود في نهاية هذا القسم للمساعدة في وضع سيناريوهات المخاطر المختلفة وتحديد نوع الخطة (الخطط) اللازمة للتعامل مع كل نوع من أنواع الكوارث أو الطوارئ. على الرغم من الحاجة إلى وضع مجموعة من الإجراءات لكل احتمال، إلا أن العديد من العناصر ستكون متماثلة أو متشابهة، وبالتالي فأنت تختار في الواقع من مجموعة محدودة من الإجراءات.
ولا يعد هذا الجدول شامل، إذ يلزم التفكير أيضا فيما إذا كان المكتب/البعثة الميدانية عرضة للخطر بحكم طبيعة العمل أم لا. على سبيل المثال، إذا كان هناك أي سبب خاص يفيد بعدم شعبية الأمم المتحدة أو الوظيفة المحددة التي تزاولها الأمم المتحدة في المنطقة وربما يتم استهدافها بشكل متعمد من قبل طوائف بعينها. كذلك ينبغي وضع المخاطر الفنية في الاعتبار. حيث يمثل الاعتماد على التكنولوجيا مخاطرة بالنسبة لأية مؤسسة، لكن يلزم التفكير في درجة اعتماد العملية على التكنولوجيا ومدى تأثير الفشل التكنولوجي على مجريات العمل.
يوضح قسم مجموعة الأدوات التأهب للطوارئ بالنسبة لمرفق تخزين سجلات البعثات التفاصيل الكاملة حول كيفية وضع خطة الاستئناف بعد الكوارث والمحافظة على تلك الخطة وتنفيذها.
بعد تحديد السجلات الحيوية وتسجيلها، ينبغي التفكير في كيفية حمايتها في حالة وقوع كارثة أو حالة طوارئ. وفيما يلي عدد من الخيارات لحماية السجلات الحيوية:
- التدابير الوقائية
- الحماية المكثفة للأصول في الموقع
- الاعتماد على النُسخ الاحتياطية بأجهزة الكمبيوتر
قد تقرر أنه يلزم وضع مجموعة من الإجراءات لحماية السجلات الحيوية. ومن المؤكد أنك ستحتاج إلى دمج التدابير الوقائية مع خيار واحد على الأقل من الخيارات الأخرى. بيد أن هناك عامل آخر له علاقة بالطريقة التي تختارها، ويتمثل هذا العامل فيما إذا كانت السجلات الحيوية يتم الرجوع إليها بشكل متكرر أم أنها أقل تداول لكن يلزم حفظها لتوفير الأدلة المتعلقة بالحقوق أو المسؤوليات.
التدابير الوقائية
من ممارسات حفظ الدفاتر الجيدة ضمان أمن كافة السجلات وليس السجلات الحيوية فقط، وكذلك حمايتها من الأخطار المحتملة قدر الإمكان. ونأمل أن تكون معظم الإجراءات موجودة بالفعل، ولكن يُفضل مراجعة الوضع بشكل دوري للتأكد من توجيه العناية الواجبة لضمان عدم وقوع كارثة يمكن تجنبها. ويمكن استخدام القائمة المرجعية الخاصة بالتدابير الوقائية الموجودة في نهاية هذا القسم لتحديد أي الإجراءات تنطبق على البعثة بشكل أكبر ولضمان توفر الإجراءات اللازمة.
حماية إضافية للسجلات الحيوية الأصلية في الموقع
حتى وإن كانت هناك تدابير وقائية جيدة ضد الكوارث، إلا أنه يجب أن تتوفر لديك طريقة لحماية السجلات الحيوية. فقد ترى أن حماية النُسخ الرئيسية أو الأصول في المكتب هو الخيار الوحيد العملي. وفي هذه الحالة، ينبغي التفكير في كيفية القيام بحماية إضافية أو مثالية للسجلات الحيوية. وقد يشتمل ذلك على:
- تأمين السجلات الحيوية (على أي نوع من الوسائط) في خزينة أو على الأقل في صوان أو درج مكتب يمكن قفله
- تخزين السجلات الحيوية (على أي نوع من الوسائط) في خزائن مضادة للحريق أو على الأقل في حاوية توفر وقاية إضافية من الحريق
- تخزين السجلات الحيوية (على أي نوع من الوسائط) في مكان تخزين مضاد للقنابل
تذكر أن كافة السجلات الحيوية تكون محدودة التداول ويلزم استبدالها بشكل دوري بإصدارات حديثة. ومن الضروري تضمين ذلك في الإجراءات التي تقوم بها.
الاعتماد على النُسخ الاحتياطية بأجهزة الكمبيوتر
إن الكثير من السجلات الحيوية يتم إنشاؤها أو استلامها في صيغة رقمية وتخضع لنظام النسخ الاحتياطي في شعبة خدمات تكنولوجيا المعلومات أو قسم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في حالة فشل النظام. ومن الممكن الاعتماد على هذه النُسخ الاحتياطية في حالة الطوارئ ولكن يجب تذكر أن هدف نظام النسخ الاحتياطي هو تمكين هذه النُسخ من إعادة إنشاء النظام بالكامل في حالة فشل جهاز الكمبيوتر. لكن أولوياتها لا تتمثل في استعادة العدد الصغير من السجلات الحيوية، وربما لا يمكنها تحديد السجلات الحيوية وعزلها كأولوية قائمة. على أنه، إذا قرر الفريق بأن هذا هو الخيار الوحيد لحماية السجلات الحيوية، فينبغي أن تعمل مع شعبة خدمات تكنولوجيا المعلومات للاتفاق على أولويات استعادة النظام والسجلات بحيث يمكن الوصول إلى السجلات الحيوية بأسرع ما يمكن. وربما يعني هذا الحفاظ على قدر كبير من نُسخ السجلات الحيوية بشكل منفصل بحيث يمكن تحديدها واستعادتها بسهولة في حالة وقوع كارثة.
ومن المهم أيضا تذكر أن كافة السجلات الرقمية لا تتطلب السجلات ذاتها فحسب، ولكنها تتطلب أيضا أنظمة التشغيل وبرامج التطبيقات للوصول إليها في حالة الطوارئ، وبالتالي يلزم حماية بيانات الأنظمة و/أو البرامج وتوفيرها.
النسخ والتوزيع على موقع آخر
إن أكثر الطرق وثوقية وفعالية لحماية السجلات الحيوية هي نسخها وتوزيعها (أو إرسالها) خارج الموقع إلى موقع آخر خاضع للسيطرة. فإذا كان من الممكن تحديد موقع بعيد عن المكتب بدرجة كافية والتحكم فيه، مع إمكانية الوصول إليه في حالة الطوارئ، فينبغي اختيار طريقة الحماية هذه.
مربع المعلومات: متطلبات الموقع الخاضع للسيطرة بعيدا عن المكتب
يتعين أن يتوفر ما يلي في المواقع والمقرات:
- ألا يستطيع الوصول إليها سوى الموظفين المصرح لهم
- أن تشتمل على نفس التدابير الصارمة للوقاية من الكوارث المعمول بها في المكتب.
- أن تكون قادرة على استيعاب تخزين السجلات الحيوية بكافة أنواع الوسائط التي تتطلبها
- أن تحمي السجلات من الأحوال البيئية السيئة طيلة فترة استخدامها (والتي قد تكون قصيرة للغاية أو طويلة للغاية)
- توفر إمكانية الوصول إلى السجلات الحيوية بصرف النظر عن الوسيط
- أن توفر إمكانية الوصول إلى الإنترنت والهاتف ووسائل الاتصال الأخرى
يجب أن يكون مرفق تخزين السجلات مملوكا ومدارا بواسطة الأمم المتحدة، لكن إذا لم يكن ذلك ممكنا، فيجب اختيار المتعهد بعناية كما ينبغي أن يحدد العقد بشكل دقيق ملكية السجلات وأوضاع التخزين والأمن وكذلك متطلبات الوصول إلى السجلات واستعادتها في حالة وقوع كارثة.
عند إنشاء برنامج توزيع السجلات الحيوية، ينبغي مراعاة إمكانية نسخ بعض أنواع السجلات بصفة ثابتة وتوزيعها كجزء من العمل اليومي للأمم المتحدة أو المكتب. وقد سبق وتناولنا برنامج النسخ الاحتياطي على أجهزة الكمبيوتر الخاص بشعبة خدمات تكنولوجيا المعلومات، بيد أن هناك سجلات أخرى قد يتم إرسالها إلى إدارات الأمم المتحدة الأخرى أو البعثات الميدانية أو المنظمات أو حتى الدول الأعضاء، ويمكن الحصول على نُسخ منها خلال إطار زمني مقبول في حالة وقوع كارثة. استخدم القائمة المرجعية التالية لضمان حماية كافة السجلات الموجودة في سجل أو قائمة السجلات الحيوية بشكل كاف.
مربع المعلومات: نسخ السجلات الحيوية وتوزيعها
بالنسبة لكل سجل حيوي/سلسلة سجلات، تأكد من وجود واحد على الأقل من الإجراءات التالية:
- نسخها احتياطيا بشكل دوري وإمكانية الوصول إليها فورا في حالة وقوع كارثة
- إرسال نُسخة إلى المقر الرئيسي للأمم المتحدة/إدارة عمليات حفظ السلام
- إرسال نُسخة إلى البلد العضو المضيف أو الجهات المعنية الصديقة الأخرى
- إيداع النُسخة الأصلية لدى المقر الرئيسي للأمم المتحدة/إدارة عمليات حفظ السلام
- إيداع النُسخة الأصلية لدى الدولة المضيفة أو الجهات المعنية الأخرى
- توفر نُسخ لدى الموظفين على أجهزة الكمبيوتر المحمولة لديهم أو وسائل التخزين الأخرى، مثل الوسائط الرقمية أو الملفات الورقية التي عادة ما يتم حفظها خارج المكتب
وفي حالة عمل النُسخ بشكل ثابت وتخزينها في مكان آخر غير المكتب، فمن الممكن وضع بعض الإجراءات التي تضمن عمل النُسخ وحمايتها، وإمكانية استعادتها والوصول إليها في حالة وقوع كارثة. وعلى الرغم من أن هذا الخيار قد يبدو جذابا للغاية نظرا لأنه لن يتطلب الموارد مثلما هو الحال مع برنامج نسخ وتوزيع السجلات الحيوية المنفصل، إلا أنه قد لا يتمتع بدرجة كافية من الفعالية والوثوقية.
استخدم القائمة المرجعية معلومات النسخ والتوزيع المطلوبة للسجلات الحيوية والموجودة في نهاية هذا القسم للتأكد من تحديد معلومات للنسخ والتوزيع كافية لكل سجل حيوي/سلسلة سجلات في مرجع السجلات.
إجراءات برنامج النسخ والتوزيع
يلزم أن تتضمن إجراءات برنامج النسخ والتوزيع ما يلي:
- وضع جداول زمنية لنسخ السجلات الحيوية ونقلها بعيدا عن الموقع والتي تتم مراقبتها لضمان إجراء هذه المهام بشكل سريع وبعناية
- تأمين النقل من المكتب إلى المرفق البعيد عن الموقع، لذلك ينبغي أن يسجل السائقون الدخول والخروج
- متابعة النُسخ التي يتم إرسالها خارج الموقع مع وضع ملصقات واضحة عليها لتبين الرقم/الكمية وتاريخ النقل مع إشارة مرجعية لربطها بمرجع السجلات الحيوية، وما إذا كان السجل تعديل لسجل موجود بالفعل خارج الموقع (وأي سجل تحديدا) بالإضافة إلى مكتب المنشأ (ويمكن إجراء ذلك من خلال نموذج نقل سجلات)
- إصدار إيصال مطابق لبيانات نموذج النقل يتم التوقيع عليه لتأكيد وصول السجل (السجلات) إلى المكان الآخر خارج الموقع
- ينبغي أن يتضمن النموذج مكانا لتوضيح أي إجراء ضروري بشأن السجلات الحيوية منتهية الصلاحية (مثل التخلص منها) والذي يتم تأكيده بالتوقيع عند القيام بذلك الإجراء
- قائمة جرد رئيسية بكافة السجلات الحيوية الموجودة بعيدا عن الموقع
- ينبغي حفظ نُسخة من قائمة الجرد بشكل آمن، بحيث تتوفر للأغراض المرجعية للمكتب في حالة الطوارئ
- إزالة السجلات من مكان التخزين الخارجي عندما تنتهي صلاحيتها وتحديث قائمة الجرد بناء على ذلك
- التأكد من إتلاف السجلات الحيوية طبقا للجدول الزمني للاحتفاظ المتعلق بالأصول
يتوفر لدى البعثة خطة عاجلة لمواجهة حالات الطوارئ. لذلك يلزم على موظف إدارة شؤون سجلات البعثات التأكد من تضمين تأمين السجلات بوضوح في إطار هذه الخطة.
في حالة وقوع كارثة، ربما لا تتمكن من العمل في مكتبك، لذلك يلزم وضع بعض الترتيبات لإيجاد مقرات عمل بديلة. وربما يكون بالإمكان استخدام نفس مقرات العمل المستخدمة لتخزين السجلات الحيوية، أو يمكن العثور على مكان آخر مناسب بعيدا عن المكتب، حيث قد تكون المساحة المتأثرة بالكارثة كبيرة إلى حد ما. لكن على أقل تقدير، ينبغي الاتصال بوكلاء العقارات حتى يعرفوا متطلباتك إذا كنت تحتاج إلى العثور على مكان خلال فترة قصيرة. أما إذا كانت لديك قدرة على إيجاد مقرات عمل بديلة قائمة بالفعل، فهناك طريقتان لتجهيزها:
- 1. إيجاد نسخة عاملة من كافة الأنظمة والمعدات، ويطلق على ذلك الموقع الساخن. ويمكن إدارة ذلك المقر بواسطة إحدى المؤسسات التجارية مثل تلك المتخصصة في خدمات الاستئناف بعد الكوارث
- 2.مبنى فارغ به المرافق وخطوط التكييف والاتصالات؛ أي مكان يمكن فيه توفير المعدات والأنظمة المتوافقة لقراءة السجلات الحيوية ومعالجتها. وهذا يطلق عليه الموقع البارد والذي يمكن إدارته عن طريق إحدى المؤسسات التجارية
إذا لم يكن الحظ حليفك وحدثت كارثة ولم تكن هناك خطة لمواجهة الكوارث، فقد تمنعك الصدمة من العمل بشكل فعال. بيد أن خطة منع الكوارث توفر عليك الوقت حيث تضمن إمكانية الاستجابة متى كانت المعلومات والموارد في متناول يدك لكي تنهض وتعمل من جديد.
مربع المعلومات: العمل في حالة وقوع كارثة
في حالة وقوع كارثة عليك التأكد مما يلي:
- إمكانية الوصول إلى نُسخة من خطة الطوارئ
- الحصول على تأكيد بعمل المكتب في ظل حالة طوارئ (وهذا ما ينبغي أن تؤكده الإدارة العليا)
- اجتماع فريق مواجهة الكوارث وتحديد سيناريو الاستئناف المطلوب استنادا إلى طبيعة الكارثة
- الاتصال بالموظفين للتأكد من سلامة الجميع وإخبارهم بما يتعين عليهم القيام به
- إنشاء موقع لعمليات الطوارئ
- استدعاء (وإذا لزم الأمر إعادة إنشاء) السجلات الحيوية والتأكد من صدورها إلى الموظفين المعنيين
- التأكد من سلامة بنية المكتب وأنه آمن للرجوع إليه
- وضع الترتيبات اللازمة لاستنقاذ أي سجلات غير السجلات الحيوية وذلك استنادا إلى طبيعة الكارثة
قائمة مرجعية: عناصر خطة السجلات الحيوية
- سياسة السجلات الحيوية
- أهداف البرنامج ومبرراته ونطاقه
- التفاصيل المتعلقة بالأدوار والمسؤوليات
- تفاصيل المخطط التنظيمي وجهات اتصال الموظفين
- تفاصيل مرجع السجلات الحيوية
- برنامج السجلات الحيوية يتضمن ما يلي: تفاصيل وإجراءات حماية السجلات الحيوية (بما في ذلك التدابير الوقائية ودورات التداول، إلخ)، ومتطلبات التخزين ومواقعه (بما في ذلك بيانات جهات الاتصال)، بالإضافة إلى أي نماذج أو وثائق أخرى
- تفاصيل وإجراءات استعادة السجلات الحيوية واستنقاذها حسب الضرورة في حالة وقوع كارثة، إضافة إلى أي نماذج أو وثائق أخرى
- المواصفات الخاصة بمتطلبات المعدات
- التفاصيل المتعلقة بمركز عمليات الطوارئ إذا تعذر الوصول/استخدام المكتب
- السيناريوهات الخاصة بأنواع الكوارث المختلفة أو شدتها
- تفاصيل دورة المراجعة والتدقيق
قائمة مرجعية: تحديد السجلات الحيوية
- تحديد الوظائف التي يلزم القيام بها لاستعادة الحد الأدنى من العمليات
- تحديد الوظائف المطلوبة لمواصلة استيفاء التزامات الأمم المتحدة وأهدافها الرئيسية
- تحديد سلسلة السجلات التي تدعم الوظائف الهامة
- تحديد دورة التداول لكل سلسلة من سلاسل السجلات الحيوية
- التشاور مع الموظفين العاملين
- اكتساب دعم الإدارة العليا ومدخلاتها في القضايا الإستراتيجية وقضايا السياسة
- التشاور مع قسم إدارة المحفوظات والسجلات
- التشاور مع فريق استمرار العمل بالأمم المتحدة
- تحديد ما إذا كان تم إنشاء أصل السجل أو صورة منه في مكان آخر في الأمم المتحدة
| قائمة مرجعية: إجراءات منع الكوارث لحماية السجلات الحيوية | ||
الإجراء |
ضع علامة |
ملاحظات |
توعية الموظفين وتدريبهم |
|
|
تدريب الموظفين وتوعيتهم بالتهديدات التي تواجه السجلات الحيوية |
� |
|
تدريب الموظفين على التدابير الوقائية لحماية السجلات الحيوية |
� |
|
التأكد من حصول الموظفين الجدد على التدريب الكافي الذي يؤهلهم لاتباع التدابير اللازمة لحماية السجلات والتأكد من الحيلولة دون وقوع أية كوارث لا داعي لها |
� |
|
الأمن (المرافق): |
|
|
وضع تدابير إغلاق محكمة |
� |
|
تركيب أجهزة إنذار أوتوماتيكية |
� |
|
تركيب أقفال على كافة الأبواب والنوافذ وفتحات السقف |
� |
|
تركيب قضبان و/أو زجاج مصفح حول النوافذ |
� |
|
القيام بتفتيش دوري على المرفق والأوضاع الأمنية لأماكن تخزين السجلات بما في ذلك مرافق السجلات غير النشطة ومرافق السجلات الحيوية خارج الموقع |
� |
|
التحكم في كافة مفاتيح البناية |
� |
|
الإشراف على غير الموظفين في المبنى |
� |
|
الأمن (تكنولوجيا المعلومات): |
|
|
إغلاق الغرف التي تضم أجهزة كمبيوتر ليل |
� |
|
التأكد من تثبيت جدار حماية قوي وحديث |
� |
|
التأكد من تثبيت برنامج قوي وحديث للحماية من الفيروسات |
� |
|
الحد من إمكانية الوصول إلى أنظمة الكمبيوتر بتعيين كلمات مرور |
� |
|
الاستعانة بتشفير البيانات كلما كان الأمر ضروريا/ ملائما |
� |
|
استخدام مولدات وأجهزة حماية إضافية من الارتفاع الفجائي للتيار الكهربائي |
� |
|
تحرّ العناية الشديدة عند التعامل مع الأقراص المرنة، والشرائط، وما إلى ذلك |
� |
|
الحرائق: |
|
|
التحقق من الامتثال للوائح مكافحة الحرائق |
� |
|
وضع قائمة بجميع السوائل القابلة للاشتعال، والتأكد من ابتعادها عن بعضها البعض، ووضعها في خزن معدنية مقفلة أو في غرف خاصة بالتخزين |
� |
|
تنظيف مناطق التخزين وترتيبها |
� |
|
حظر التدخين في المناطق التي يتم حفظ السجلات أو استخدامها فيها |
� |
|
التحقق من توصيلات الأسلاك الكهربائية بشكل منتظم |
� |
|
تعيين مراقب حرائق ووضع خطة للأمان من الحرائق |
� |
|
ينبغي أن يقوم مسؤول إطفاء الحرائق التابع للسلطات المحلية بجولة مع طاقم مكافحة الحرائق لتوضيح الأماكن المعرضة لخطر الحريق |
� |
|
مناقشة أفضل الطرق لحماية/إنقاذ السجلات في حالة نشوب حريق |
� |
|
تركيب أجهزة إنذار بالحرائق، وأجهزة استشعار للأدخنة، والحرارة حسب ما تقتضيه الضرورة |
� |
|
تدريب الموظفين على رفع مستوى الاستعداد وتدابير الإخلاء |
� |
|
التأكد من أن الأرفف قوية، وثابتة، وغير قابلة للاشتعال (بما في ذلك الدهانات) |
� |
|
الفيضانات: |
|
|
ينبغي ألا تمر مواسير الإمداد الرئيسية، ومواسير التدفئة والصرف على مناطق تخزين السجلات |
� |
|
ينبغي أن تكون الأسقف مائلة وليست مسطحة |
� |
|
ينبغي تركيب أنظمة إنذار بالفيضانات |
� |
|
التحقق بشكل منتظم من المواضع التي يمكن أن ينفذ منها الماء |
� |
|
التحقق من المزاريب والبالوعات والحرص على صيانتها |
� |
|
التحقق من مستويات الرطوبة بانتظام - فأي ارتفاع في مستوى الرطوبة من الممكن أن يؤدي إلى تسرب المياه |
� |
|
التأكد من إغلاق الصنابير دائم |
� |
|
الحرص على غلق المياه من شبكة المواسير الرئيسية إذا كانت البناية شاغرة، مع وجود نظام تجاوز تلقائي للحريق |
� |
|
الحرص على استخدام صناديق عالية الجودة ومصنوعة من خامات جيدة، وغيرها من التجهيزات للتخزين: التأكد من عدم استخدام الأرفف العليا للتخزين ولكن كي تكون سقفا (لحماية السجلات من المياه) |
� |
|
ينبغي أن يكون ارتفاع الرف السفلي 6 بوصات (15 سم) فوق الأرض (للتقليل من أضرار المياه التي تسببها الفيضانات إلى أدنى حد) |
� |
|
التخزين: |
|
|
لا تقم بتخزين السجلات في الطوابق السفلية (التي تكون عرضة للفيضانات) أو الطوابق العلوية (التي تكون شديدة الحرارة في الصيف إضافة إلى خطر التسرب). |
� |
|
أعمال البناء داخل مكان العمل أو في المباني المجاورة أو حركات انتقال المكاتب إلخ (فترات المخاطر العالية بالنسبة للسجلات) |
� |
|
التواصل مع متعهد البناء لكي تكون على دراية كاملة بأعمال البناء القائمة |
� |
|
التحقق من التأمين - سواء الخاص بعمال البناء أو بمكاتب الأمم المتحدة |
� |
|
الحرص على حماية السجلات بأغطية من البولي إيثيلين أثناء إصلاحات السقف |
� |
|
التحقق من عدم وجود بالوعات مسدودة حال إجراء أعمال هدم بالقرب من المبنى |
� |
|
إذا كنت بصدد الانتقال، فاحرص على الاستعانة بنفس طاقم الموظفين قدر الإمكان |
� |
|
حماية السجلات أثناء انتظار نقلها/استبعادها - على سبيل المثال، رفعها عن الأرضية ووضعها على نقالة، وتغطيتها |
� |
|
قائمة مرجعية: معلومات النسخ والتوزيع المطلوبة للسجلات الحيوية
- التفاصيل المتعلقة بطريقة النسخ (تذكر أنه لا يلزم أن تكون النُسخة في نفس الوسيطة أو الصيغة)
- الإجراءات الخاصة بالنسخ التي تتضمن التحقق من صحة النُسخ لضمان وثوقيتها في حالة الاعتماد عليها كسجلات/أدلة للإجراءات والقرارات
- معدل تكرار النسخ والتوزيع
- عدد المرات اللازمة لاستبدال السجل بأحد السجلات الأحدث
- الإجراءات المعمول بها للتخلص من النُسخ بعد انتفاء أهميتها
- المعدات والبرامج والأجهزة وغيرها اللازمة لاستعادة السجلات والوصول إليها، وترتيبات الطوارئ المعمول بها للحصول على تلك المعدات والبرامج في حالة حدوث كارثة
- أية آليات خاصة متعلقة بالأمن/الوصول والتي من الضروري أن يكون معمول بها لحماية السجلات الحساسة أو الشخصية
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
استمرار العمل: عملية تقييم الكوارث المحتملة التي تمثل خطرا بالنسبة للعمل ووضع خطة لتخفيف آثار هذه المخاطر. وتمثل إدارة السجلات الحيوية والتخطيط لمنع الكوارث جزءا من استمرار العمل.
كارثة: حدث غير متوقع وغير إيجابي بفعل الإنسان أو الطبيعة أو كلاهما، والذي يلحق الضرر بأصول المؤسسة (المعلومات والممتلكات إلخ) والقدرة على العمل بشكل طبيعي.
الاستئناف بعد الكوارث: عملية استعادة مجموعات السجلات، والعمليات ذات الصلة بعد وقوع الكارثة
حالة الطوارئ: حدث ضار غير متوقع يؤدي إلى تلف محدود بموقع محدد ويستدعي قيام الموظفين بإجراءات تتجاوز حدود واجبات العمل اليومي للحيلولة دون حدوث أضرار إضافية واستعادة الأصول أو إعادة تأهيلها.
السجلات الحيوية: هي السجلات التي تتجلى أهميتها، حال وقوع كارثة، لاستعادة العمليات الحيوية والأعمال الجارية لمؤسسة ما. ولا تستطيع المؤسسة أن تعمل بكفاءة وفعالية من دون السجلات الحيوية الخاصة بها.
برنامج السجلات الحيوية: نظام إدارة خاص بالسجلات الحيوية يتضمن إجراءات وتدابير للوقاية والحماية ومتطلبات الاحتفاظ ومواقعها وتفاصيل الاتصال بالموظفين وموفري الخدمات بالإضافة إلى الوثائق.
ما خطة الاستئناف بعد الكوارث؟
هي خطة مكتوبة (أحيانا يطلق عليها خطة الطوارئ) توضح ما يلي:
- التدابير والإجراءات الوقائية للحد من مخاطر وآثار الكوارث الطبيعية والكوارث من صنع الإنسان، مثل الحرائق، والفيضانات، والزلازل، والإرهاب، وما إلى ذلك.
- الخطوات التي ينبغي اتخاذها لاستئناف العمل حال وقوع كارثة
الموظفون، والمعدات، والعمليات اللازمة لاستعادة السجلات الحيوية، وتأمينها، وإتاحتها حال وقوع كارثة
ماذا عن المحفوظات الخاصة بنا؟ ألا تعتبر سجلات حيوية؟
لا تعتبر سلسلة السجلات المحددة وفقا لجدول زمني للاحتفاظ بها كسجلات للاحتفاظ الدائم في محفوظات الأمم المتحدة بالضرورة سجلات حيوية بالرغم من أنه يمكن اعتبار أجزاء منها كذلك. ومع هذا، ينبغي أن تحرص أيضا على حماية سجلات الأرشيف، ويمكن الحصول على مزيد من التفاصيل المتعلقة بكيفية القيام بذلك في قسم مجموعة الأدوات التأهب للطوارئ بالنسبة لمرفق تخزين سجلات البعثات.
ما الفارق بين حالة الطوارئ والكارثة؟
حالة الطوارئ هي حدث ضار غير متوقع يؤدي إلى تلف محدود بمكان معين ويتطلب من الموظفين القيام بإجراءات تتجاوز معايير واجبات العمل اليومي للحيلولة دون حدوث أضرار إضافية واستعادة الأصول أو إعادة تأهيلها. وتشمل الأمثلة على ذلك حدوث كسور في مواسير المياه وأعطال أجهزة الكمبيوتر وانقطاع التيار الكهربائي. وتكون الكارثة أكثر خطرا واستنزافا للموارد من حالة الطوارئ. وهي تتمثل في حدث سلبي مفاجئ من صنع الإنسان أو الطبيعة أو كليهما معا والذي يلحق الضرر بأصول الأمم المتحدة (المعلومات والممتلكات إلخ) والقدرة على العمل بشكل طبيعي. ومن الأمثلة على ذلك حدوث حريق يؤدي إلى تدمير المباني والمحتويات، أو إعصار يحول دون استخدام المرفق لفترة زمنية ممتدة، أو الاضطرابات المدنية، أو عمل عسكري يحول دون الوصول إلى المكتب.