أين يمكنني الحصول على النماذج التي أحتاج إليها متى أردت إحالة سجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات أو طلب سجلات منه؟

لماذا يجب أن أكون ملم بالسجلات؟
باعتبارك أحد الموظفين بمنظمة الأمم المتحدة، من المهم أن تتذكر أن كل المعلومات التي تقوم بجمعها أو إنشائها أثناء توليك مهام عملك، بغض النظر عن شكلها، هي ملك للأمم المتحدة. والمعلومات المرتبطة بالمعاملات التجارية تشكل السجلات الرسمية للأمم المتحدة، ومن ثم فإن الحاجة تدعو لإدارتها بفعالية وكفاءة لدعم عنصري المساءلة والشفافية.

ولكي نجعلك على دراية تامة بأدوارك ومسؤولياتك فيما يختص بحفظ الدفاتر، أعد قسم إدارة المحفوظات والسجلات رسالة تذكير للموظفين بقواعد ومسؤوليات إدارة وثائق وسجلات الأمانة العامة والتخلص منها*

ماذا نعني بمصطلح محفوظات؟
من الناحية التقليدية يستخدم هذا المصطلح لوصف السجلات التي انتفت الحاجة لاستخدامها حالي ووقع الاختيار عليها للاحتفاظ بها بشكل دائم. ومن الممكن أن يشير أيضا هذا المصطلح إلى المكان (المبنى/الغرفة/مساحة التخزين) الذي يتم فيه حفظ المواد الأرشيفية. وأخير، من الممكن أن يشير إلى المؤسسة (أو جزء من المؤسسة) المسؤولة عن تقييم المواد الأرشيفية والحصول عليها وحفظها وإتاحتها.

كيف يؤثر الإصلاح الراهن بالأمم المتحدة على قسم إدارة المحفوظات والسجلات؟
يطلع قسم إدارة المحفوظات والسجلات بدور محوري في جهود الإصلاح، خاصة في النهوض بالشفافية والمساءلة من خلال الممارسات الإدارية المعززة في إدارة برامج وأصول الأمم المتحدة. ويعضد من أهداف الإصلاح متطلب إنشاء وإدارة سجلات الأعمال الإلكترونية والورقية للوفاء بمتطلبات الشفافية والمساءلة. وبتعبير آخر، لضمان توثيق أعمال الأمم المتحدة توثيق ملائم، وإدارة السجلات الناتجة بفعالية وكفاءة وتيسير الوصول إليها طالما أن هناك حاجة إليها.

يضع قسم إدارة المحفوظات والسجلات سياسة شاملة على مستوى الأمانة العامة ويقدم دعم وتوجيه عملي لحفظ الدفاتر بشكل جيد وموثوق وذلك من خلال مجموعة من الخدمات والموارد الاستشارية. يساعد هذا الموقع الموظفين على التعرف بقدر أكبر على قواعد ومسؤوليات حفظ الدفاتر والتعرف على الطريقة التي يستطيع بها قسم إدارة المحفوظات والسجلات المساعدة في تحسين ممارسات حفظ الدفاتر.

هل ينبغي أن أقلق بشأن إرسال سجلات سرية إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات؟
نحن نتفهم قلقك. ولكن، تأكد أن قسم إدارة المحفوظات والسجلات يطبق إجراءات لحماية كافة المعلومات التي تقع ضمن نطاق مسؤولياته. إننا نوظف أدوات تحكم داخلية لمراقبة ومتابعة حركة واستخدام كافة السجلات التي تقع ضمن نطاق إشرافنا. تتمتع مرافقنا ببنية تحتية أمنية ممتازة، كما أنها تخضع للمراقبة على طوال أربع وعشرين ساعة وعلى مدار كافة أيام الأسبوع. والأهم من ذلك أن كل الموظفين على دراية بالثقة الخاصة التي تولى إليهم؛ ولقد تدربنا جميع ونلتزم بما جاء في مدونة الأخلاقيات الخاصة بأمناء المحفوظات التي تذكرنا بمسؤولياتنا المهنية وترسخ الثقة في عملياتنا.

هل يمكنني الوصول إلى سجلات الأمم المتحدة الحالية التي لم تدخل المحفوظات بعد؟
من الممكن التقدم بطلب للوصول إلى السجلات. بصفة عامة، تصبح السجلات غير المصنفة متاحة بعد مرور 20 عام على إنشائها. ولكن السجلات غير المصنفة التي يقل عمرها عن 20 عام يمكن إتاحتها حال إعطاء المكتب الذي قام بإنشاء السجلات موافقة كتابية بإمكانية الوصول إليها. ستحتاج لملء نموذج 'طلب الوصول إلى المحفوظات'* لتقديمه للمكتب الذي قام بإنشاء السجلات انتظار لقرار بهذا الصدد. إذا تم منح هذه الموافقة، فسيتيح حق الوصول لطالبيه استعراض السجلات المعتمدة وتدوين ملاحظات بشأنها دون الحصول على نُسخ من السجلات.

قسم إدارة المحفوظات والسجلات يلعب دور الأمانة العامة فحسب في هذه العملية. والتقدم بطلب لمنح حق الوصول إلى السجلات لا يضمن منح الإذن بالوصول إليها. فهذا قرار يصنعه المكتب الذي قام بإنشاء السجلات و/أو غيره من مكاتب الأمم المتحدة المعنية بهذا الشأن.

ما القوانين التي تسري على الأمم المتحدة فيما يتعلق بالاحتفاظ بالسجلات؟
باعتبارها منظمة دولية، فإن الأمم المتحدة لا تسري عليها القوانين الوطنية بالنسبة للاحتفاظ بالسجلات. ولكن الأمم المتحدة تلتزم تماما بأفضل الممارسات الدولية فيما يختص بالاحتفاظ بالسجلات، وتلعب مذكرات التفاهم بين الأمم المتحدة والدول الأعضاء فيها دور أساسي في صياغة متطلبات الاحتفاظ بالسجلات.

هل تنطبق الجداول الزمنية للاحتفاظ بالسجلات على السجلات الورقية فقط؟
لا. فيجوز أن يسري الجدول الزمني للاحتفاظ بالسجلات على السجلات الورقية أو الإلكترونية. فإذا تم الاحتفاظ بسجل ما على هيئة ورقية وإلكترونية، فينبغي أن يقرر المكتب الذي قام بإنشاء السجلات، بالتشاور مع قسم إدارة المحفوظات والسجلات، أيهما سيمثل النسخة الرسمية للسجل، ومن ثم يخضع لمتطلبات الاحتفاظ بالسجلات. أما النسخة الأخرى غير الرسمية، فيمكن تدميرها ببساطة متى فقدت قيمتها المرجعية. ولكن، يرجى ملاحظة أن السجل في شكله الإلكتروني لا يجوز أن يمثل النسخة الرسمية إذا لم يتم الاحتفاظ به في نظام معمول به لحفظ الدفاتر حسب ما يحدده قسم إدارة المحفوظات والسجلات.

ما الإجراءات التي يتبعها قسم إدارة المحفوظات والسجلات للحفاظ على السجلات الإلكترونية؟
تدرك الأمم المتحدة الحاجة للبحث عن سبل للحفاظ على الملايين من السجلات الإلكترونية التي يتم إنشاؤها ومواصلة إتاحتها وصون أصالتها. ويساهم قسم إدارة المحفوظات والسجلات في جهود على نطاق الأمانة العامة من أجل تطوير إمكانيات حفظ السجلات الرقمية، ووضع سياسة وإطار حوكمة لإدارتها. يمكنك الاطلاع على المزيد من المعلومات حول إدارة السجلات الإلكترونية ومشروع إدارة محتوى المؤسسة على هذا الموقع.

ما هو حجم ونطاق عمليات قسم إدارة المحفوظات والسجلات؟
تتضمن المسؤوليات الأساسية لقسم إدارة المحفوظات والسجلات وضع سياسة وتوجيهات لصون سجلات الأمانة العامة والاحتفاظ بها، بما في ذلك الوسائط الإلكترونية، والارتقاء بحفظ الدفاتر في الأمم المتحدة، وتعزيز ودعم الاستخدامات البحثية لمحفوظات الأمم المتحدة المتسقة مع عنصر الأمن والوصول المصرح به، والمشاركة في التخطيط الإستراتيجي للمعلومات على مستوى المنظمة. ويمتد التفويض الممنوح لقسم إدارة المحفوظات والسجلات إلى كافة مراكز العمل، والكيانات التي يؤسسها مجلس الأمن، بما في ذلك بعثات حفظ السلام، والمحاكم الخاصة بيوغوسلافيا السابقة ورواندا، ولجنة التعويضات.

وفي إطار الميزانية المعتادة، يتمتع قسم إدارة المحفوظات والسجلات بخمس وظائف من الفئة الفنية وأربع عشرة وظيفة من وظائف الخدمة العامة؛ كما يتيح تمويل الموارد الخارجة عن الميزانية فنيا واحدا لدعم عمل قسم إدارة المحفوظات والسجلات في بعثات حفظ السلام.

أين يمكنني التعرف على المزيد من المعلومات أو الحصول على تدريب فيما يختص بإدارة سجلات الأمم المتحدة؟
يحتوي هذا الموقع وصفحة الإنترانت الخاصة بقسم إدارة المحفوظات والسجلات على أدوات للتعلم وموارد أخرى. يمكنك ارسال أسئلتك الينا دائم عبر عنوان البريد الإلكتروني التالي:arms@un.org

ما أهم الأمور التي ينبغي أن أتذكرها بشأن السجلات؟
يحتاج الموظفون بالأمم المتحدة إلى فهم مسؤولياتهم حول سجلات أعمال المنظمة، وتذكر أن السجلات، مثلها مثل كافة الأصول، هي ملك للمنظمة. وفي نفس الوقت، فإن الموظفين بحاجة إلى أن يكونوا قادرين على تحديد والقيام بعملية الإدارة المنفصلة للسجلات الشخصية* التي يقومون بإنشائها واستلامها في محل العمل. إن إدارة السجلات بما يتفق مع المتطلبات والممارسات في كل مكتب هي مسؤولية تقع على عاتق كل موظف.

وينبغي عليك عمل قائمة بأهم مجموعات السجلات والوثائق اللازمة للوفاء بمتطلبات وظيفتك. ويجب أن تكون على دراية بكيفية حماية هذه السجلات، وبالأشخاص الذين يسمح لهم بالوصول إليها، والمدة التي يجب الاحتفاظ بها خلالها. ما المسؤوليات المحددة لك ولفريق عملك؟ إذا لم تكن واثق من الإجابة، فينبغي أن تبحث هذه الأسئلة مع فريق عملك، وربما أيض يتعين عليك الحصول على التدريب القياسي الذي يتيحه قسم إدارة المحفوظات والسجلات. كما يمكنك أيض أن تطلب عقد اجتماع تشاوري لفريق عملك.

هل من الممكن أن يساعدني برنامج إدارة السجلات على العثور على المعلومات بسهولة أكبر؟
هناك أدوات لإدارة السجلات متاحة للمساعدة. وتستعين بعض مكاتب الأمانة العامة بالفعل بمثل هذه الأدوات. وتسمح هذه الأدوات بحفظ معايير البحث تيسير للاستخدام المتكرر.

ماذا ينبغي أن أفعل حيال رسائل البريد الإلكتروني؟ إنني أقوم بحذفها لأنني لا أجد مكان يسهل عليّ حفظها فيه، ولكنني أخشى لو احتجتها يوما ما للرد على مسؤولي المراجعة أو غيرهم.
هذه مسألة غاية في الأهمية تتطلب عناية القسم أو الإدارة بأكملها. فالقضايا المتعلقة بالسياسة المعمول بها تتم مناقشتها بتوسع. وهناك بعض الحلول المتاحة حالي والتي يمكن للموظفين بقسم إدارة المحفوظات والسجلات مناقشتها مع القسم الذي تتبعه. وقد يتطلب الأمر المزيد من الأدوات وتدريب الموظفين بمكتبك. ولكن، من المنطقي أن تلتمس الدعم الذي تحتاج إليه لأداء مهامك بشكل مسؤول.

ما متطلبات إجراء بحث في محفوظات الأمم المتحدة؟
قبل القيام بزيارة لمحفوظات الأمم المتحدة، ستحتاج إلى ملء نموذج طلب لتحديد موعد ما. ويمكن إرسال النموذج* إليك بالبريد العادي، أو البريد الإلكتروني، أو بالفاكس بناء على طلبك، أو من الممكن تنزيله من موقع الويب الخاص بنا.

هل يسمح للباحثين باستخدام كاميراتهم الرقمية الخاصة؟
نعم، يسمح للباحثين باستخدام كاميراتهم الرقمية الخاصة من أجل التقاط صور رقمية للسجلات.

كيف يمكنني التقدم بطلب للوصول إلى سجلات لجنة الأمم المتحدة لجرائم الحرب؟
يجب إرسال طلب مستوفى داخل غلاف خطاب النموذج القياسي إلى الأمين العام عن طريق الممثل أو المراقب الدائم لدولتك لدى الأمم المتحدة. يمكنك تنزيل حزمة الطلبات* التي تتضمن نموذجا، وقائمة بالملفات، ومذكرة شفوية، ولوائح الوصول هنا.

إلى متى ينبغي أن أحتفظ بأي ملفات حالية في مكتبي، وكم مرة ينبغي أن أحيل ملف إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات؟
عادة تكون إحالة السجلات من مكتبك إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات إجراء معتاد لبرنامج إدارة السجلات الخاص بك، وتتم صياغة التوجيهات الخاصة بهذا السؤال في شكل جدول زمني للاحتفاظ. وينبغي أن يرجع الموظفون إلى الجداول الزمنية للاحتفاظ على موقع قسم إدارة المحفوظات والسجلات، وخاصة جداول RCUN. تذكر أن الحاجة لا تستدعي نقل جميع السجلات. يصرح لك بالتخلص من المواد العابرة، والمؤقتة، وأية مواد خلاف السجلات في مكتبك. راجع جداول RCUN؛ أو التوجيهات الخاصة بالتخلص الآمن أو يمكنك الحصول على المزيد من التفاصيل، وستجد أن موظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات على استعداد لتقديم المزيد من التوجيهات في هذا الصدد.

متى أحتاج لإحالة السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات؟
لا توجد قواعد صارمة فيما يتعلق بجدولة عمليات تنحية السجلات، ولكن يجب أن يعتمد القرار الخاص بنقل السجلات غير النشطة على متطلبات العمل، والاحتياجات اللوجيستية، واعتبارات الجدولة. ويجب تنفيذ هذا الإجراء على فترات منتظمة وليس أثناء الفترات الحرجة، مثل فترات الانتقال إلى مكان جديد، أو إعادة التنظيم. فهذا سيضمن نقل دقيق للسجلات لمرفق السجلات. وفي هذا الصدد، هناك عدد من المعايير فيما يتعلق بتوقيت نقل الملفات. ومن بين هذه المعايير ما يلي: مستوى نشاط السجل، وحالة الملف (نشط/منته)، وحجم السجلات في مقابل المساحة المتاحة وجدولة السجلات (أي إغلاق السجلات في نهاية كل دورة من دورات العمل). لمزيد من التفاصيل، ستجد الموظفين بقسم إدارة المحفوظات والسجلات على استعداد لتقديم المزيد من التوجيهات في هذا الصدد.

كيف أحيل الملفات من مكتبي إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات؟
إذا كنت تعمل بالمقر الرئيسي وكنت بحاجة إلى صناديق، فسيوفرها لك قسم إدارة المحفوظات والسجلات بناء على طلبك*. في الوقت الذي تجهز فيه السجلات استعداد لنقلها، يجب أن تعطينا معلومات حول السجلات التي تود نقلها بواسطة ملء النموذجين طلب نقل* وقائمة الملفات*. تساعدنا هذه المعلومات على تحديد فترات الاحتفاظ الملائمة للسجلات بالتشاور معك. وبعدها، يقوم قسم إدارة المحفوظات والسجلات بالترتيب لنقل السجلات من مكتبك. وإذا كان مقر عملك بعيد عن المقر الرئيسي، فمن المهم بصفة خاصة أن تتبع تعليمات التعبئة والشحن*. عندما يتلقى قسم إدارة المحفوظات والسجلات سجلاتك، سنوثق هذه المعاملة، ونرسل إليك إيصال بنقل السجلات ليمكنك الرجوع إليه في أي وقت لاستعادة سجلاتك.تتوفر التفاصيل الكاملة* والنماذج على هذا الموقع.

هل يمكنني استعادة الملفات بعد إحالتها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات؟
نعم، ففي إطار لوائح الوصول إلى السجلات، من الممكن الرجوع إلى السجلات التي تم نقلها باعتبارها سجلات غير راهنة أو محفوظات بقسم إدارة المحفوظات والسجلات أثناء فترات العمل المعتادة. ولا يجوز تداول السجلات الأرشيفية نظر لأهميتها الشديدة للمنظمة. ولكن، من الممكن إعادة السجلات غير الراهنة إلى المكتب الذي قام بإنشاء السجلات متى دعت مقتضيات العمل الحالية ذلك. يمكنك طلب الملفات على النموذج RMS.51*، ويقدم قسم إدارة المحفوظات والسجلات خدمة قياسية لمدة 48 ساعة لاستعادة الملفات.

ماذا نعني بالتخلص من السجلات؟
يشير هذا المصطلح إلى الإجراءات التي تتخذ فيما يختص بالسجلات التي لم تعد نشطة بعد. وتتضمن تلك الإجراءات نقلها إلى أحد مراكز السجلات للتخزين المؤقت شبه النشط، ونقل السجلات غير النشطة ذات القيمة الأرشيفية إلى محفوظات الجامعة للاحتفاظ بها على الدوام، والتبرع بها لمخزن مؤهل، ونسخها على مايكروفيلم، وتدميرها.

هل تعد رسائل البريد الإلكتروني سجلات؟
من الممكن اعتبار رسائل البريد الإلكتروني سجلات حال كونها رسائل يتم إنشاؤها أو إرسالها أو استلامها ضمن نظام بريد إلكتروني، والتي تتطلبها المنظمة للتحكم في أو دعم أو توثيق عملية تقديم البرامج أو تنفيذ العمليات أو اتخاذ القرارات أو تبرير الأنشطة.
وبعض سجلات البريد الإلكتروني مؤقتة ولا تستدعي الحاجة وجودها سوى لفترات محدودة لضمان استكمال عمل روتيني أو الإعداد لسجل لاحق؛ وتعد بعض مسودات البريد الإلكتروني مؤقتة. يمكنك الاطلاع على المزيد من المعلومات حول هذا الصدد على هذا الموقع.

هل أنا بحاجة للحصول على تصريح لعرض بعض الصور الخاصة بالأمم المتحدة على موقع الويب الخاص بي؟ وإن صح ذلك، فما الإجراءات المتبعة للحصول على هذا التصريح؟
لا يمتلك قسم إدارة المحفوظات والسجلات حقوق تأليف ونشر لكل الصور الموجودة به. إننا ننصحك باستشارة الأرشيفي المرجعي لمعرفة ما إذا كانت الأمم المتحدة تمتلك صور بعينها. إذا كانت الأمم المتحدة تمتلك صورا معينة، فيسمح لك بعرضها على موقعك شريطة الإقرار بأن محفوظات الأمم المتحدة هي مصدرها. لمزيد من التفاصيل، يرجى الاطلاع على صفحة الويب التالية*.