أصبح البريد الإلكتروني أداة أعمال مهمة في الأمم المتحدة، وأصبحت العديد من رسائل البريد الإلكتروني التي يتم إنشاؤها واستلامها بمثابة سجلات وذلك لأنها توفر دليل على المعاملات التجارية للأمم المتحدة وكذلك معلومات عنها. فإلى جانب أنواع المعلومات الأخرى، يتعين إدارة رسائل البريد الإلكتروني التي تندرج تحت تعريف السجلات، مع مراعاة متطلبات حفظ الدفاتر الخاصة بأعمال ومسؤولية المنظمة.

ويلزم الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني التي تشكل سجلات وتنظيمها وإدارتها، بحيث يمكن الوصول إليها واستعادتها والاحتفاظ بها طالما أن هناك حاجة إليها. ويتضمن ذلك الاحتفاظ بسجلات البريد الإلكتروني للموظفين الذين تركوا المنظمة وتنظيمها وإدارتها.

أعد قسم إدارة المحفوظات والسجلات توجيهات لإدارة رسائل البريد الإلكتروني كسجلات*. وفيما يلي قائمة بالأمور الأساسية التي ينبغي معرفتها وتنفيذها عند إدارة البريد الإلكتروني كسجلات:

تحديد سجلات البريد الإلكتروني

التعريف:
سجلات البريد الإلكتروني هي أية رسائل يتم إنشاؤها أو إرسالها أو استلامها ضمن نظام بريد إلكتروني، والتي تتطلبها المنظمة للتحكم في أو دعم أو توثيق عملية تقديم البرامج أو تنفيذ العمليات أو اتخاذ القرارات أو تبرير الأنشطة.

من أمثلة سجلات البريد الإلكتروني:

  • الرسائل التي تعكس وضع المنظمة أو أعمالها
  • الرسائل التي تبدأ معاملة تجارية أو تصرح بها أو تكملها
  • الرسائل التي يتم استلامها من مصادر خارجية والتي تشكل جزءا من سجل رسمي
  • النُسخ التي تحتوي على معلومات أكثر من السجل الأصلي أو أقل منه
  • جدول الأعمال ومحاضر الاجتماعات
  • المذكرات الإعلامية والتقارير النهائية والتوصيات

سجلات البريد الإلكتروني المؤقتة هي السجلات المطلوبة لمدة محددة فقط لضمان اكتمال إجراء روتيني أو إعداد سجل لاحق. ومن أمثلة ذلك:

  • الرسائل التي تكون نُسخا مكررة لمعلومات مستخدمة للأغراض المرجعية فقط
  • الرسائل غير الرسمية أو المسودات التحضيرية غير المطلوبة كدليل في إنشاء وثيقة ما
  • الإشعارات المتنوعة لاجتماعات الموظفين والعطلات، وغير ذلك
  • الرسائل التي يتم استلامها كجزء من قائمة توزيع أو يتم استلامها من خادمات القوائم البريدية
  • رسائل البريد الإلكتروني الناتجة عن الاستخدام الشخصي لنظام المراسلة الإلكتروني الرسمي

المسودات
المسودات التي يتم إنشاؤها في نظام بريد إلكتروني والتي تمثل دليل على ما تمر به الوثيقة من مراحل خلال عمليات الاعتماد، وتعتبر سجلات رسمية ويتعين الاحتفاظ بها وإدارتها. ولكن بعض المسودات لا تشكل سجلات. انظر رسائل البريد الإلكتروني التي لا تشكل سجلات

إنشاء رسائل البريد الإلكتروني وعنونتها
تبدأ الممارسات الجيدة في إدارة رسائل البريد الإلكتروني بإنشائها وعنونتها. وفيما يلي التوجيهات الموصى بها:

  • تحديد الأفراد المسموح لهم التعامل مع محتوى الرسالة أو اتخاذ قرارات بشأنه ليكونوا المستلمين الرئيسيين فقط
  • الإقلال من استخدام "Reply to All" (رد على الكل)
  • استخدم "cc" (نسخة) لأغراض نقل المعلومات فقط
  • تناول موضوع واحد فقط في كل رسالة بريد إلكتروني
  • تضمين رسالة البريد الإلكتروني في نص الرسالة بدل من تضمينها كمرفق
  • استخدام أسطر موضوع واضحة وصريحة
  • تصنيف رسائل البريد الإلكتروني باستخدام بادئات في سطر "الموضوع" لمساعدة المستخدمين على تحديد ما إذا كانوا سيحذفون رسالة البريد الإلكتروني أم سيفتحونها على الفور أم سيحفظونها ويفتحونها في وقت لاحق. انظر الأمثلة التالية:
    • 1. اجتماعي: الخروج مساء الأربعاء القادم
    • 2. للمعلومات: آخر أخبار عن إضراب عمال السكة الحديدية
    • 3. لكافة المديرين: دورة جديدة للمثمنين
    • 4. عاجل! تدريب التأهب للحريق في الساعة الثانية عشرة

مسؤولية حفظ سجلات البريد الإلكتروني

يتولى المنشئ مسؤولية الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني وإدارته:

  • عند إنشاء البريد الإلكتروني داخليا

يتولىالمستلم مسؤولية الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني وإدارته:

  • في حالة استلام البريد الإلكتروني من مصدر خارجي بحيث لا توجد تلك المعلومات في أي مكان آخر بالمنظمة وتشكل جزءا من سجل الأعمال الرسمي

ينبغي عليك تذكر ثلاث قواعد مهمة عندما تكون المنشئ لرسالة بريد إلكتروني:

  • 1. إذا أنشأت رسالة بريد إلكتروني بغرض الحصول على استجابة من مستلم واحد أو عدة مستلمين، فيتعين الاحتفاظ بالنص الأصلي وكافة الاستجابات التي تشكل سجل البريد الإلكتروني الكامل.
  • 2. في حالة وجود تبادل مستمر للبريد الإلكتروني، فيجب عليك استخدام تقديرك الشخصي لتحديد مراحل المناقشة التي ينبغي فيها حفظ نسخة من البريد الإلكتروني كسجل رسمي. ويلزم أن يكون هذا التقدير مستندا إلى أهمية المعلومات الجديدة في الرد بالبريد الإلكتروني على رسالة سابقة.
  • 3. إذا أضفت معلومات إلى سجل بريد إلكتروني استلمته، فتعتبر هذه المعلومات بمثابة سجل أصلي جديد ويتعين عليك الاحتفاظ بها وإدارتها.

جمع رسائل البريد الإلكتروني والاحتفاظ بها في نظام حفظ الدفاتر
يلزم أن يكون نظام حفظ الدفاتر الخاص بالبريد الإلكتروني قادرا على تحديد هوية السجلات واستعادتها ومشاركتها والاحتفاظ بها طالما أن هناك حاجة إليها. والمقصود بتحديد الهوية هو ربط السجل بنشاط الأعمال الذي نتج عنه وربطه كذلك بالسجلات ذات الصلة.

يوفر نظام إدارة السجلات الإلكترونية [ERMS] الوظائف المطلوبة. ولا يعمل نظام الإدارة الإلكترونية للوثائق [EDMS] ما لم يتم ربط سجلات البريد الإلكتروني بنظام لتصنيف الملفات.

المبادئ المتبعة في حالة الاحتفاظ بسجلات البريد الإلكتروني في صيغة إلكترونية:

  • 1. يجب أن تكون قادرا على نسخها وعرضها في صيغتها الإلكترونية الأصلية، سواء كانت رسالة Lotus Notes الفعلية مع بيانات الإرسال والاستلام الخاصة بها أم مرفقا مثل مستند Word أو Excel.
  • 2. يتعين عليك حفظها وتخزينها استنادا إلى هيكل تصنيف الملفات الخاص بك للربط بين الرسائل والمرفقات وأي سجلات أخرى ذات صلة. والطريقة المفضلة لإجراء ذلك هي استخدام نظام لإدارة السجلات الإلكترونية.
  • 3. لا حاجة إلى الاحتفاظ بسجل البريد الإلكتروني بأكثر من صيغة واحدة. وإذا قمت بحفظ سجل البريد الإلكتروني في نظام لإدارة السجلات الإلكترونية، فيمكنك حذف النسخة الموجودة في Lotus Notes. وإذا قمت بطباعة سجل البريد الإلكتروني وحفظه على هيئة نسخة مطبوعة، فيمكنك حذف النسخة الموجودة في Lotus Notes.
  • 4. يُنصح بعدم حفظ رسائل البريد الإلكتروني وتخزينها في الكمبيوتر الشخصي ومساحات عمل الدليل. فذلك يؤدي إلى تقييد إمكانية الوصول إلى السجلات وخلق مشكلة كبيرة عندما يترك أحد الموظفين المنظمة، أو عند إغلاق مكتب أو بعثة وانتقال موظفيها.
  • 5. وإذا لم يتوفر أي خيار للاحتفاظ بسجلات البريد الإلكتروني في صيغ إلكترونية في نظام ملائم لإدارة السجلات الإلكترونية، فبإمكانك طباعة سجلات البريد الإلكتروني لحفظها في مكتب السجلات المعني أو في منطقة حفظ أخرى مخصصة للسجلات المطبوعة.
  • 6. يمثل فقدان بيانات الإرسال والاستلام (البيانات الفوقية) مشكلة بالنسبة للقيمة الإثباتية للنُسخ المطبوعة من رسائل البريد الإلكتروني. لذلك يجب استشارة موظفي تكنولوجيا المعلومات لضمان طباعة البيانات الفوقية مع الرسائل، في حالة عدم التأكد من ذلك.

سجلات البريد الإلكتروني للموظفين التاركين للعمل
قبل ترك الإدارة أو الانتقال إلى منطقة تنظيمية أخرى داخل الإدارة، يجب إجراء عملية تنظيف لكافة رسائل البريد الإلكتروني في Lotus Notes.

ويتعين الاحتفاظ بكافة الرسائل التي تعد سجلات إدارية في منطقة العمل المخصصة لذلك. ويمكن إجراء ذلك من خلال استخدام واحد أو أكثر من الخيارات التالية:

  • تكليف شخص آخر موثوق به بمسؤولية حساب البريد الإلكتروني الخاص بك (في حالة ترك المنظمة بشكل مؤقت، لإجازة وضع أو انتداب أو غير ذلك) مع العلم بأن هذا الشخص لن يحذف سجلات البريد الإلكتروني الخاصة بك؛
  • أو طباعة سجلات البريد الإلكتروني وحفظها في مكتب السجلات المخصص لذلك، أو في أية منطقة حفظ أخرى مخصصة للسجلات المطبوعة.

يمكن حذف كافة الرسائل التي ترى أنها سجلات مؤقتة وكذلك أنواع المعلومات الأخرى غير المرتبطة بأعمال المنظمة. وفي حالة الانتقال داخل المنظمة أو تركها لفترة مؤقتة مع الاحتفاظ بحساب البريد الإلكتروني للأمم المتحدة، قد ترغب في الاحتفاظ ببعض هذه الرسائل الإلكترونية.

لذا، فقبل إجراء عملية تنظيف رسائل البريد الإلكتروني، يتعين استشارة قسم إدارة المحفوظات والسجلات لتحديد طريقة حفظ سجلات البريد الإلكتروني والاتفاق عليها. ويتولى المكتب أو وحدة العمل مسؤولية ضمان بقاء سجلات البريد الإلكتروني في المنطقة التنظيمية المخصصة لذلك. في حين تتولى أنت مسؤولية تحديد هوية سجلات البريد الإلكتروني هذه وحفظها بحيث يمكن البحث فيها واستعادتها والاحتفاظ بها طالما أن هناك حاجة إليها.

رسائل البريد الإلكتروني التي لا تشكل سجلات

المسودات
تعتبر المسودات التي يتم إنشاؤها أو إرسالها أو استلامها في نظام بريد إلكتروني بمثابة سجلات مؤقتة ويلزم الاحتفاظ بها:

  • إذا كانت نُسخا مستخدمة لأغراض المعلومات أو الأغراض المرجعية فقط
  • إذا تم تضمين أي معلومات إضافية في إصدارات لاحقة
  • إذا كانت مسودات تحضيرية أو مسودات عمل غير مطلوبة لتوثيق خطوات إنشاء وثيقة ما

رسائل البريد الإلكتروني الأخرى التي لا تشكل سجلات

  • رسائل البريد الإلكتروني التي يتم إرسالها داخليا من خلال البث أو قوائم التوزيع التنظيمية الأخرى، من أجل متطلبات إدارية أو تنظيمية
  • رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على معلومات من مصادر خارجية إلى المنظمة، والتي يتم توزيعها لأغراض المعلومات أو الأغراض المرجعية فقط، والتي لا تكون مطلوبة كسجلات أعمال رسمية
  • نُسخ رسائل البريد الإلكتروني التي يتم إرسالها داخليا بين مجموعات/وحدات العمل، لأغراض المعلومات والأغراض المرجعية فقط