قام قسم إدارة المحفوظات والسجلات بتجميع معجم للمصطلحات الخاصة بحفظ الدفاتر. ويشمل هذا المعجم تعريفات عامة مستقاة من مصادر دولية وكذلك تعريفات خاصة بالأمم المتحدة.
| أ |
| استمرار العمل |
- الإجراءات التي تضمن قدرة مؤسسة ما على الاستمرار في العمل خارج ظروف العمل المعتادة.
|
| الأصالة |
|
| الإدارة الموزعة |
- الإدارة الموزعة هي عبارة عن إستراتيجية إلكترونية لحفظ الدفاتر تحتفظ من خلالها الهيئة التي قامت بإنشاء السجلات الإلكترونية بالسجلات في بيئتها الحاسوبية على أن تقوم بنقلها إلى نظام أساسي جديد من الأجهزة والبرامج مع تغيير هذه البيئة. وتتعاطى الإدارة الموزعة مع التغير التكنولوجي باستغلال حاجة الهيئة الناشئة لترحيل البيانات الراهنة بشكل دوري لأنظمة أساسية جديدة: ويتم ترحيل السجلات الإلكترونية ذات القيمة الأطول أمد في نفس الوقت.
|
إدارة محتوى المؤسسة
(ECM) |
- التكنولوجيات، والأدوات، والمناهج المستخدمة لجمع المحتوى في المؤسسة وإدارته وحفظه وصونه وإتاحته.
|
| أدوات المساعدة على البحث |
- هذا هو أشمل اصطلاح لتغطية أي وصف أو إشارة مرجعية تصدر عن، أو تتلقاها، خدمة محفوظات في سياق ممارسة سيطرة إدارية أو فكرية على المواد الأرشيفية.
الوصف الأرشيفي للمعايير الدولية العامة (ISAD)، قسم 0.1
|
| أمن المعلومات |
- السياسات، والإجراءات، والممارسات اللازمة لاستبقاء وتوفير عنصر الأمان فيما يتعلق بسرية المعلومات وسلامتها وتوفرها.
|
| إصدار الأحكام |
- تطبيق جدول زمني للاحتفاظ على سجلات بعينها.
|
| إدارة المخاطر |
|
| أيزو 15489 |
- توثيق المعلومات - إدارة السجلات. معيار دولي يرسخ مبادئ لإنشاء السجلات وجمعها، وصونها، وإدارتها على مدار الوقت في أنظمة ملائمة وبغض النظر عن صيغها.
|
| أنظمة حفظ الدفاتر |
- أنظمة المعلومات التي تجمع السجلات وتحافظ عليها وتتيح إمكانية الوصول إليها عبر الزمن.
المعيار الدولي ISO/TR15489-1، بند 3.17
|
| إنشاء السجلات |
- المرحلة الأولى في دورة حياة السجلات.
|
| إدارة السجلات |
- المجال الإداري المسؤول عن التحكم الفعال والنظامي في إنشاء السجلات واستلامها وصيانتها واستخدامها والتخلص منه، بما في ذلك العمليات التي تتضمن جمعها، والحفاظ على الدلائل والمعلومات التي تدعم أنشطة العمل والمعاملات في شكل سجلات.
المعيار الدولي ISO/TR15489-1، بند 3.16
|
| ت |
| التوقيع الرقمي |
- كود رقمي يمكن إرفاقه بوثيقة إلكترونية لتحديد هوية منشئ/مرسل الوثيقة بشكل متفرد.
|
| التحويل إلى الصيغة الرقمية |
- عملية تحويل المواد التناظرية إلى الشكل الرقمي بهدف التخزين في الكمبيوتر. مثل القيام بمسح وثيقة ورقية لعمل نسخة رقمية لها.
|
| التخلص |
- مجموعة من العمليات المرتبطة بتنفيذ قرارات الاحتفاظ بالسجلات، أو تدميرها، أو نقلها والتي يتم توثيقها لدى السلطات المعنية بالتخلص من المستندات أو غير ذلك من الجهات.
المعيار الدولي ISO/TR15489-1، بند 3.9
|
| التصرف |
|
| التصنيف |
- هيكل فكري يرتب العناصر في شكل مجموعات أساسية ومجموعات فرعية بناء على قواعد محددة مسبق.
|
| التوقيع الإلكتروني |
|
| التشفير |
- إجراء أمني يقوم بترجمة البيانات الإلكترونية المدونة في شكل نص عادي إلى شفرة سرية إما بواسطة كود أو نظام تشفيري لكي يجعله غير مفهوم دون مساعدة الكود أو نظام التشفير الأصلي.
|
| التحليل الوظيفي |
- تحليل نشاط العمل إلى بنية هرمية من الوظائف، والأنشطة، والمعاملات.
|
| التحكم الفكري |
- إنشاء أدوات، مثل الكتالوجات وأدوات المساعدة على البحث، لتيسير الوصول إلى محتوى السجلات والمحفوظات من المعلومات.
|
| الترتيب الأصلي |
- ترتيب حفظ السجلات أو المحفوظات متى كانت قيد الاستخدام النشط.
|
| التصنيف |
- عملية تحديد فئة أو فئات الأنشطة التجارية والسجلات التي تنشئها، وتجميعها - إن أمكن - على شكل ملفات بغرض تسهيل التوصيف والتحكم ووضع الروابط وتحديد وقت التخلص منها وإمكانية الوصول إليها.
المنظمة الدولية لتوحيد المقاييس المعنية بوضع المعايير الدولية ISO/TR15489-2، بند 4.3.4
|
| التنقيح |
- هو عملية إخفاء بعض محتوى السجل قبل إتاحته للجمهور.
|
| التسجيل |
- في الأنظمة التي يستعان فيها بالتسجيل، يكون الغرض منه تقديم الدليل على إنشاء سجل ما أو جمعه في نظام السجلات. ويشتمل التسجيل على معلومات وصفية موجزة حول المادة المسجلة في سجل، وتعيين معرف فريد للسجل.
المنظمة الدولية لتوحيد المقاييس المعنية بوضع المعايير الدولية ISO/TR15489-2.، بند 4.3.3
|
| التقييم |
- عملية تحديد قيمة معينة لسجل ما بغرض تحديد فترات الاحتفاظ.
|
| تحليل وتقييم المخاطر |
- تقييم للمخاطر المرتقبة واحتمالات حدوثها وأثرها على السجلات والمحفوظات.
|
| تدمير السجلات |
- هو التخلص النهائي من السجلات.
|
| س |
| السياق |
- الظروف التنظيمية، والوظيفية، والتشغيلية التي تحيط بإنشاء المواد، أو استلامها، أو تخزينها، أو استخدامها، وعلاقتها بغيرها من المواد. وبجانب المحتوى والهيكل، فإن السياق هو أحد المكونات الثلاثة الأساسية للسجل.
[SAA: Glossary of Archival and Records Terminology]*
|
| الاستئناف بعد الكوارث |
- عملية استعادة مجموعات السجلات، والعمليات ذات الصلة بعد وقوع كارثة.
|
| السجلات الإلكترونية |
- سجلات تتمثل في بيانات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، والتي تتميز بأن لها:
i) هيكل: وهو صيغة السجل الإلكتروني وأي روابط للمرفقات أو غير ذلك من الوثائق ذات الصلة؛
ii) محتوى: وهو المعلومات الكائنة بهيكل السجل الإلكتروني والتي تمثل الدليل على المعاملة؛ و
iii) سياق: أي المعلومات التي توثق المصدر في إطار المعاملة التي ترتبط به، ومنشئ السجل الإلكتروني وتاريخه، وعنصر الأمن، وإمكانية الوصول إليه، ولغته، والتصرف فيه، وصيغته، وما إلى ذلك والتي عادة ما تنفصل في الهيكل عن المحتوى.
|
| السجلات الحيوية |
- السجلات اللازمة لضمان التشغيل المتواصل لمؤسسة ما حال وقوع كارثة أو غير ذلك من الأحداث المعطلة لظروف التشغيل الطبيعية [على سبيل المثال، انقطاع التيار الكهربي]
|
| السجلات المؤقتة |
- أي بيانات أو معلومات مطلوبة لوقت محدود فقط لضمان استكمال عمل روتيني أو للإعداد لسجل تالٍ.
|
| السجلات الموضوعية |
- السجلات المرتبطة بالأنشطة الرئيسية للمؤسسة، أي تلك الأنشطة المميزة للمؤسسة.
|
| السجلات شبه النشطة |
- السجلات التي قلما يُرجع إليها، ومن ثم فهي في الغالب بعيد عن محل العمل.
|
| السجلات الإدارية |
- السجلات الإدارية شائعة بالنسبة لأغلب المؤسسات. ومن أمثلتها المراسلات الروتينية، أو الاتصالات بين المكاتب، والسجلات المرتبطة بالموارد البشرية، والأجهزة والإمدادات، والمرافق، والمواد المرجعية، وتقارير الأنشطة الروتينية، ومهام العمل، ودفاتر المواعيد، وسجلات المكالمات الهاتفية.
[SAA: Glossary of Archival and Records Terminology]*
|
| السجلات النشطة |
- السجلات التي يكثر استخدامها بغض النظر عن تاريخ إنشائها، والتي تعد لازمة للقيام بالأعمال الراهنة التي ترتبط بإدارة أو مهمة المؤسسة. وعادة ما يتم حفظ هذه السجلات داخل المكتب لتظل في متناول الأيدي.
|
| سلسلة السجلات |
- الوثائق المرتبة حسب نظام ما لحفظ الملفات أو التي تم الاحتفاظ بها كوحدة نظر لانتمائها إلى نفس عملية الجمع أو الحفظ، أو لأنها تقع ضمن نفس النشاط، أو نظر لاشتراكها في نفس النسق، أو نظرا لعلاقة أخرى تنبع من إنشائها، أو استلامها، أو استخدامها.
الوصف الأرشيفي للمعايير الدولية العامة (ISAD)، قسم 0.1
|
| سجل رسمي |
- النسخة الأصلية أو الرسمية من أحد سجلات الأمم المتحدة.
|
| سجل/سجلات |
- أي بيانات أو معلومات تحتفظ بها الأمم المتحدة كدليل على معاملة ما، بغض النظر عن شكلها أو الوسط الذي يتضمنها.
|
| سجلات غير نشطة |
- سجلات لم تعد هناك حاجة إليها من حيث الحاجة اليومية للعمل، ولكن من الممكن أن يستدعي الأمر الاطلاع عليها لأسباب إدارية، أو قانونية، أو تاريخية.
|
| سلسلة |
|
| سجلات البريد الإلكتروني |
- أية رسائل يتم إنشاؤها أو إرسالها أو استلامها في نظام بريد إلكتروني والتي تتطلبها المؤسسة للتحكم في أو دعم أو توثيق عملية تقديم البرامج أو تنفيذ العمليات أو اتخاذ القرارات أو تبرير القيام بالأنشطة.
|
| م |
| المساءلة |
- المبدأ القائل بأن الأفراد، والمؤسسات، والمجتمع جميع مسؤولون عن أفعالهم ويجوز أن يطلب منهم تفسيرها للآخرين.
المعيار الدولي ISO/TR15489-1، بند 3.2
|
| المواد المولّدة رقمي |
- المعلومات التي تم إنشاؤها في صيغة إلكترونية.
|
| المجموعة |
- تجميع اصطناعي للوثائق التي تم جمعها على أساس بعض الخصائص المشتركة بينها دون النظر إلى مصدر هذه الوثائق. ولا يجب الخلط بينها وبين الصندوق الأرشيفي
الوصف الأرشيفي للمعايير الدولية العامة (ISAD)، قسم 0.1
|
| المحتوى |
|
| المنشئ |
- الفرد، أو المجموعة، أو المؤسسة المسؤولة عن إنشاء السجل.
|
| المحفوظات |
- السجلات التي يتم تقييمها لتقدير قيمتها الأرشيفية وهي المكان الذي تُخزن فيه العناصر ذات القيمة الأرشيفية.
|
| المتابعة |
- إنشاء، وجمع، وحفظ المعلومات الخاصة بنقل السجلات واستخدامها.
المعيار الدولي ISO/TR15489-1، بند 3.19
|
| المعاملة |
- أصغر وحدة من وحدات نشاط العمل.
|
| الماسحة |
- جهاز ضوئي يقوم بتحويل الصور التناظرية إلى صور رسومية يستطيع الكمبيوتر قراءتها.
|
| المعايير |
- مقياس أو مرجع لتحديد جودة أو ممارسة منشودة.
|
| المراسلة الفورية |
- تبادل الرسائل بين الأطراف في الزمن الحقيقي عبر شبكة كمبيوتر.
|
| المحفوظات المؤقتة |
- مركز سجلات المقر الرئيسي حيث يحتفظ قسم إدارة المحفوظات والسجلات بالسجلات التي لن تظل جزءا دائما من محفوظات الأمم المتحدة. حيث يتم تدمير تلك السجلات في النهاية.
|
| المحفوظات المحلية |
- مخزن منخفض التكلفة على غرار المستودعات يستخدم لتخزين السجلات شبه النشطة وغير النشطة - انظر وحدة التخزين الثانوية.
|
| المتطلبات النموذجية |
- المواصفات النموذجية لمتطلبات نظام إدارة السجلات الإلكترونية.
|
| المصدر |
- العلاقة بين السجلات والمؤسسات أو الأفراد الذين قاموا بإنشائها، وجمعها، و/أو صيانتها واستخدامها للقيام بأنشطتهم الشخصية أو أنشطة المؤسسة.
الوصف الأرشيفي للمعايير الدولية العامة (ISAD)، قسم 0.1
|
| موثوق |
- يتمتع بالسلطة والثقة كدليل
Electronic Archivists Workbook. ICA 2005.
|
| موسوعة |
- الموسوعة هي عبارة عن قائمة محكمة الترتيب من المصطلحات المرتبطة ببعضها البعض من خلال علاقات دلالية، أو هرمية، أو ترابطية، أو ترادفية. ويسترشد بهذه الأداة في تخصيص مصطلحات التصنيف للسجلات المفردة
المنظمة الدولية لتوحيد المقاييس المعنية بوضع المعايير الدولية ISO/TR15489-2، بند 4.2.3.2
|
| محلل أعمال |
- الشخص الذي يقوم بتحليل العمليات والإجراءات الخاصة بقسم أو وحدة وظيفية.
|
| مسح السجلات |
|
| مقياس درجة الرطوبة |
- أداة تستخدم لقياس الرطوبة النسبية.
|
| مركز السجلات |
|
| مكتب السجلات |
- مكتب السجلات هو المكتب أو الوحدة الإدارية المُعدة لصون، والحفاظ على نسخ السجلات (الرسمية) والتخلص منها.
|
| مقياس الرطوبة والحرارة |
|
| مدونة الأخلاقيات |
- منظومة مكتوبة تضم معايير السلوك الأخلاقي شاملة الموضوعية، والصدق، والاجتهاد.
|
| معلومات |
- بيانات في سياق بغض النظر عن الوسط المسجلة عليه.
|
| ن |
| النقل |
- هي عملية نقل السجلات كجزء من دورة حياتها.
|
| النشاط |
- يمكن تقسيم كل مهمة من المهام المنوطة بالمؤسسة إلى عدد من "الأنشطة"، وهو مصطلح يستخدم إشارة إلى فئة من الإجراءات المتخذة لتنفيذ مهمة بعينها. ويجوز تقسيم هذه الأنشطة بدورها إلى عدد من المعاملات.
|
| نظام تصنيف الملفات |
- نظام يصف الفئات القياسية والمستخدمة لتنظيم السجلات ذات السمات المشتركة.
|
| نسخة |
|
نظام إدارة السجلات الإلكترونية
(ERMS) |
- نظام لإدارة السجلات الإلكترونية وهو: عبارة عن نظام للمعلومات يجمع السجلات الإلكترونية ويحفظها بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني في شكل سجلات رسمية.
|
| نشر المستندات المقيدة |
- إتاحة المواد التي كانت سرية في السابق للجمهور.
|
نظام الإدارة الإلكترونية للوثائق والسجلات
(EDRMS) |
- نظام تلقائي يمزج ما بين الإمكانات الوظيفية لنظام الإدارة الإلكترونية للوثائق ونظام إدارة السجلات الإلكترونية.
|
| نظام حفظ الملفات |
|
نظام الإدارة الإلكترونية للوثائق
(EDMS) |
- نظام تلقائي يتيح أدوات تحكم في إنشاء وإدارة الوثائق المنشأة إلكتروني بما في ذلك رسائل البريد الإلكترونية.
|
| و |
| الوصف |
- هو عملية حفظ، وتحليل، وتنظيم، وتسجيل المعلومات التي تعمل على تحديد، وإدارة، والتعرف على مكان المواد الأرشيفية وسياق السجلات وتفسيرها.
الوصف الأرشيفي للمعايير الدولية العامة (ISAD)، قسم 0.1
|
| الوثيقة |
- المعلومات أو الغرض المسجل والذي يمكن التعامل معها كوحدة مستقلة بذاتها.
المعيار الدولي ISO/TR15489-1، بند 3.10
|
| الوظيفة |
- المستوى الأعلى/الأشمل من نشاط العمل في مؤسسة ما
|
الوصف الأرشيفي للمعايير الدولية العامة
(ISAD(G |
- الوصف الأرشيفي للمعايير الدولية العامة. هو معيار نشره مجلس المحفوظات الدولي يضع قواعد عامة محددة لوصف المواد الأرشيفية، بغض النظر عن صيغها، من أجل إيجاد أوصاف متسقة وكافية، ولتيسير تبادل وتكامل هذه الأوصاف.
[SAA: Glossary of Archival and Records Terminology]*
|
| الوثيقة الرسمية |
- المنشورات الرسمية للأمم المتحدة (انظر وثيقة الأمم المتحدة).
|
| الوصاية |
- مسؤولية العناية بالوثائق بناء على حيازتها الفعلية. ولا تتضمن الوصاية دائم الملكية القانونية أو حق التحكم في الوصول إلى السجلات.
الوصف الأرشيفي للمعايير الدولية العامة (ISAD)، قسم 0.1
|
| الوصول |
- هو حق، أو فرصة، أو سبيل العثور على المعلومات، أو استخدامها، أو استعادتها.
المعيار الدولي ISO/TR15489-1، بند 3.1 |
| وثائق الأمم المتحدة |
- المنشورات الرسمية للأمم المتحدة (انظر الوثيقة الرسمية).
|
| وحدة التخزين الثانوية |
- وحدة تخزين منخفضة التكلفة على غرار المستودعات تستخدم لحفظ السجلات شبه النشطة والسجلات غير النشطة - انظر المحفوظات المحلية.
|
| وسط التخزين |
- المادة الفعلية، أو الحاوية، و/أو الوسط الحامل الذي يتم تسجيل المعلومات عليه (أي الورق، أو الفيلم، أو الشريط المغناطيسي).
الوصف الأرشيفي للمعايير الدولية العامة (ISAD)، قسم 0.1
|
