أساليب عمل لجنة المؤتمرات

أساليب العمل

في كل عام، تعمل المجموعات الإقليمية ذات الصلة بشكل غير رسمي لاختيار الرئيس وأعضاء المكتب لتلك السنة بالذات.

ويُعيَّن الرئيس وأعضاء المكتب خلال الدورة التنظيمية للجنة المؤتمرات.

وفي الحالات التي تنطوي على طلب يتعلق بالطلبات المخصصة، مثل تمديد/إضافة الاجتماعات والخروج عن الجدول الزمني المعتمد للمؤتمرات والاجتماعات في ما بين الدورات أو طلب استثناء للاجتماع خلال الدورة العامة للجمعية العامة، عادة ما تتوصل لجنة المؤتمرات إلى توافق في الآراء من خلال التعميم الإلكتروني للوثائق اللازمة.

وخلال السنة تؤدي اللجنة، في إطار ولايتها، الوظائف التالية، عند الاقتضاء:

1 - استعراض الإطار الاستراتيجي المقترح لفترة السنتين التالية (يشار إليه بالبرنامج 1، الذي يركز على شؤون الجمعية العامة والمجلس الاقتصادي والاجتماعي وإدارة المؤتمرات) وإحالة توصياتها إلى رئيس لجنة البرنامج والتنسيق. ومع انتقال الأمانة العامة إلى دورة ميزانية سنوية تبدأ من عام 2020، وفقاً لقرار الجمعية العامة 72/266، ما زالت مجريات أعمال اللجنة غير واضحة.

2 - الموافقة بالنيابة عن الجمعية العامة على أي خروج على الجدول الزمني المعتمد للمؤتمرات والاجتماعات فيما يخص مكان الاجتماع. فقد يكون لتغيير التواريخ أو المكان آثارٌ مالية. ولذلك، ينبغي للأمناء الاتصال على الفور بأمين لجنة المؤتمرات كلما أثيرت أي مسألة لتغيير التواريخ أو الأماكن.

3 - كفالة الاستخدام الأمثل لخدمات المؤتمرات من خلال وضع مؤشر مرجعي بنسبة 80 في المائة خلال السنوات الست الأخيرة من دورات الهيئة. وفي حال عدم بلوغ ذلك المؤشر، تستشير اللجنةُ الهيئةَ المعنية، عند الاقتضاء، بناء على طلب من الجمعية العامة. وتبلّغ الجمعية العامة بالنتائج في تقرير اللجنة. لذلك فمن مصلحة الهيئة المعنية تحقيق أعلى نسبة استخدام ممكنة.

المصادر

مركز جامع

جدول المؤتمرات

اليومية

نظام الوثائق الرسمية

قرارات الجمعية العامة