代表手册
一. 一般资料 二. 联合国大会和主要委员会 四. 传播媒介、大众和图书馆服务 五. 为代表团提供的设施和服务
三. 会议事务
文件的分发 文件处理 口译 日刊 会议事务 会议记录 席位安排 录音 写好的讲稿 大会事务和会议事务部负责提供会议服务，包括口译、会议记录以及文件的编辑、翻译、复制和分发。
有关会议事务的一般问题可向规划和会议事务科(S-1537室，电话分机3.6540)查询；有关文件问题，可向文件管制处(S-1552室，电话分机3.6594)查询。
会议日程
规划和会议事务科每日编制次日的会议日程，印在《日刊》里面，开列会议的地点和其他有关的会议消息。有关会议时间表的问题可向会议服务股(电话分机3.7348)查询。
会议时间
上午会议时间一般是上午10时至下午1时，下午会议时间是下午3时至下午6时。
由于会议需求量大，而可用的设施有限，会议必须准时开始，上述时间规定也要尽可能遵守。因此，敦请各代表团准时出席。最好尽可能将有关会议排在一起，以便使提供的服务获得最大的利用。但为便利转换场地，不相关的会议之间应有短暂间隔时间。
只有当原定供排定正式会议使用的服务不再需要时，区域集团会议或其他非正式会议才可加以利用。
安提瓜和巴布达代表团经抽签获选在大会第五十五届会议期间占大会堂的第一个席位。因此,安提瓜和巴布达代表团将坐在前排的最左端(主席台秘书长座位的一边)。依惯例其他会员国代表团将按国名的英文字母顺序依次安排席位。各主要委员会的席位也适用同一安排。席位安排平面图印本可向大会事务和会议事务部会议服务股(S-B1-02室，电话分机3.7348)索取。 谨请各代表团成员不要在大会堂照相，也不要在代表团座席上接听移动电话。
联合国日刊每日以英文和法文印发。大会期间用阿拉伯文、中文、法文、俄文和西班牙文等六种正式语文印发。《日刊》可在因特网查得，其内容包括:
(a) 会议日程；
(b) 个别会议的议程;
(c) 会议记要；
(d) 通告。《日刊》办公室位于S-2940室，下午4时30分以后可供查询(电话分机3.3888)。
以大会的六种正式语文的任何一种所作发言都口译成其他正式语文。根据大会议事规则第五十三条，代表也可用正式语文以外的一种语文发言。在此情况下，有关代表团必须提供口译或以正式语文之一提出书面发言稿。秘书处接受这项口译或发言稿为发言正式文本，由联合国口译员据此译成其他正式语文。但是有关代表团应提供懂得该发言所使用的语文和该发言所译成的 正式语文的人员给联合国口译员，以便在整个译稿宣读的过程中指引口译员，并且保证发言人和口译员的时间密切配合。
正式语文的发言译稿
如果以一种以上正式语文提供发言稿，该代表团应明确指定那一个发言稿为正式文本。代表团如提供发言译稿，应在第1页明确指出究竟应“照稿宣读”，还是“以实际发言为准”。
如果代表团希望逐字宣读它们的译稿，发言者的讲话如与讲稿有任何出入，增删部分就不可能在口译中反映出来。
如果代表团认为，发言者的讲话可能与讲稿有出入，它们应该选择“以实际发言为准”，口译就以发言者的讲话而不以译稿为准。在这种情况下，代表团应该知道听众所听到的口译将不一定与它们在发言前或发言期间分发给听众和新闻界的译稿一样。
请在会议室发言的代表注意：他面前的传声器要等到主席请他发言时才能发生扩音作用。为了确保发言的录音和口译做得尽可能好，请代表对准传声器清楚发言，特别是在报告数字、引述或者述说高度技术性的事情时，以及在宣读讲稿(另参看第页)时，尤其请这样做。敲打传声器作试验,掀翻文件印页,使用移动电话等杂音也应予避免。 各代表团经常受到发言时限的限制,但恳请在任何情况下都以正常速度* 发言,使口译可以准确、完整地翻译发言。为了时限而加快发言速度,口译质量将受影响。
对于各主要机关的全体会议、大会主要委员会的会议以及某些其他机关的有限和选择性的会议，都制作会议记录。会议记录分逐字记录(PV)或简要记录(SR)两种。这些记录由秘书处编制，各代表团可以加以更正。不过，改变实际发言的原意或有所增补或改动的更正不能受理。
逐字记录是利用原文以外的其他语文的口译，全文记载会议的情况。
请代表注意，如书面发言稿的任何部分没有实际宣读，就不会载于该会议的记录中。
简要记录是以精简、节略的方式，记载会议的情况，其目的并非要记载每一个发言，或记载发言的全文。
联合国各机构的书面记录(逐字记录或简要记录)按照大会和其他主要机构作出的一些决定制作。 此外，尚有会议录音可供参考(见第29页)。
会议记录的更正
对会议记录的更正，请由有关代表团的一名成员签字，寄给或送交以下办公室：逐字记录请寄给或送交C-178室逐字记录处处长；简要记录请寄交或送交联合国广场二号DC2-0794室正式记录编辑科科长。更正应该以备忘录的方式作出和/或写在记录的副本里。如果不寄来备忘录，有关代表团的一名经授权的官员应在作了更正的记录的封面上签名和写上官衔。
更正如用手写，请代表团确保书写清晰，并清楚标明应该加插在什么地方。 A. 逐字记录 逐字记录(PV)的更正只限于针对实际发言即只针对发言原文有错漏之处。如有代表团要求更正，将以有关发言的录音核对。B. 简要记录
简要记录(SR)的更正不应针对文字风格，也不应大段增添，以免扰乱简要记录的总体均衡。 更正不得以整篇讲稿的形式提出。 更正的印发 联合国各机关的记录，只有在若干情况下才更正重发，并且仅限于安全理事会的会议和经济及社会理事会全体会议的记录。其他机构包括大会及其各主要委员会的记录只印发一次，经核可的更正将汇集成一个更正本，定期印发。只有在错漏严重，实质上影响到会议的进行时，才立即印发更正。在逐字记录发生上述情况时，这种例外更正措施只针对发言原文的错漏。如有必要，其他文本将根据经改正的原文文本加以订正。在全体会议和各主要委员会会议的讲稿应事先交给会议事务干事至少30份，以帮助秘书处尽量提供最佳服务。如果代表团没有这样做，请它们在发言者发言之前提供六份讲稿给口译和记录员。准备使用影视材料时也应提供播音稿。
讲稿的电子版(最好作为MS WORD文件夹的附文),,在千年首脑会议网址)。如果代表团希望将讲稿分发给各国代表团、各专门机构、观察员、口译员、记录员和新闻专员，须提供300份。在大会分发的讲稿应交到大会堂左边的文件收发台。
在大会堂分发代表团的来文和材料，必须事先征得大会和经社理事会事务司(电话分机3.2332，S-2925室或电话分机3.7787)批准。必须由有关代表团在开会前分发。
文件的翻译和印制
代表团若想将文件提交联合国任何机构审议，请交给秘书长或有关机构的秘书。文件管制处的工作人员无权直接接受代表团的文件加以翻译或复制。
文件的类别如下：
(a) “普通(General)”文件；
(b) “限量(Limited)”文件，其编号前有英文字母L。这类文件属暂时性质，例如决议草案及其修正案。开会时提出的这类文件，如果迫切需要，便立即通过特别安排加以翻译，印制预发本，标记为“临时”文件，只发给与会者。经过编辑的文本和经过审校的译件会在较后印发；
(c) “限发(Restricted)”文件，其编号前有英文字母R，这类文件只包括在印发时其内容不便公开的那些文件；
(d) 会议室文件或工作文件，其编号前用“CRP”或“WP”等英文字母标明。这些文件只是非正式文件，用一种或一种以上的语文编写，在一次会议或多次会议的过程中使用，并且只发给出席讨论这些文件的会议与会者和其他有关的人。文件的分发
总部每天印发一份当天分发的文件一览表。一览表可在因特网内查得。根据所提出的要求，每日分发给代表团的文件可于周日上午7时30分至9时30分，在北草坪区车辆入口处的代表团文件分发处领取。
设在秘书处大楼汇合层的代表团文件站(S-B1-060室，电话分机3.7373)，周日办公时间开放。
会议室的文件分发处将备有份数有限的文件，内载提议草案供进行中的会议采取行动。
有关分发安排的特别要求可以书面或打电话向分发科科长提出(NL-314室，分机3.7345或3.8062)。
有关自动收到文件的安排，请打电话到分机3.7344号接洽。如第二次要求文件请亲自到S-B1-60室或打电话分机3.7373号。
在会议上只可以分发联合国的正式文件
联合国光盘系统以所有正式语文储存纽约、日内瓦和维也纳分发的所有文件的电子版本。各国常驻联合国代表团及其他政府办公室均可免费调用。储存于光盘系统的文件已按联合国书目资料系统编制索引，可供检索、调阅和打印及下装。
关于光盘系统的详情可打电话分机3.6587或3.3861查询。
广播和会议工程股藏有所有全体会议和主要委员会会议的全部录音。
复制的会议录音带可供出售，请向音响档案分股(GA-013C室，电话分机3.7658或3.0673)订购。
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